提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

許風臣

摘?要：伴隨我國當前經(jīng)濟與科技的穩(wěn)定發(fā)展，各個企業(yè)在發(fā)展的過程中都得到一定的改進。辦公室文秘是辦公室里面很重要的一個職位，占據(jù)了一個非常重要的地位。在辦公室的日常工作中，辦公室文秘的工作任務是最繁重、最核心的。因此，相關部門應該重視辦公室文秘工作，保證其有較高的工作質(zhì)量和水平。辦公室文秘工作者要做到工作認真負責，加強工作責任感，把學到的專業(yè)知識更加恰當?shù)卦诠ぷ髦惺褂谩?/p>

關鍵詞：提高;辦公室;文秘工作質(zhì)量;水平;有效策略

【中圖分類號】C931.4??【文獻標識碼】A?【文章編號】1674-3733（2020）18-0247-01

引言

在我國經(jīng)濟實力逐漸壯大，科學技術不斷創(chuàng)新的今天，文秘許多事務性工作看似簡單、瑣碎繁雜、微不足道，其實其責任重大，其工作水平的好壞直接影響整個辦公室、乃至整個機關事業(yè)單位的工作效率，甚至影響組織和領導的形象，故不容小覷。隨著社會經(jīng)濟、政治、文化的發(fā)展，辦公室文秘工作應與時俱進、不斷更新工作理念與方式，努力提高整體綜合素質(zhì)，全面提升工作水平，以適應新形勢發(fā)展的需要。

1?辦公室文秘工作質(zhì)量提升的重要性

在一家企業(yè)之中，辦公室通常是集管理工作和行政工作為一體的主要場所，其主要承擔各項行政管理工作，不僅需要及時向上級對各項工作的開展情況進行清晰匯報，還需及時向下級明確傳達上級的命令和任務，同時，必須對每一個細節(jié)進行有效處理。除此之外，辦公室不僅需要對企業(yè)內(nèi)部的各項工作以及各方面工作人員之間的關聯(lián)性進行有效協(xié)調(diào)，還需要對外進行經(jīng)濟交易以及相應的溝通工作。由此可見，辦公室文秘工作人員的工作質(zhì)量能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的管理水平產(chǎn)生直接影響，所以需要企業(yè)增加對文秘工作的重視，并采取相應的措施促使其工作質(zhì)量不斷得到提升。

2?提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

2.1?健全辦公室各項規(guī)章制度

文秘人員是辦公室對內(nèi)和對外的一扇窗，是工作形象與精神面貌的綜合體現(xiàn)。建立并不斷完善辦公室各項規(guī)章制度，是提高辦公室文秘工作水平的前提，一則為文秘人員提供工作指南，二則也是一種可激勵文秘人員工作熱情強有力的組織保障和政治保障，完善文秘人員入職、培訓、管理等各項規(guī)章制度。詳細來說，依據(jù)其工作崗位和職位的需要，主要有招聘、入職、管理、人員調(diào)動、培訓、薪資發(fā)放、經(jīng)費管理、檔案管理、文件管理、印章管理、衛(wèi)生管理、考勤管理以及內(nèi)部安全管理等各個方面的制度完善。對于每個文秘人員來說，首先應該樹立服務意識和大局意識，嚴格遵守辦公室關于文秘工作崗位的各種規(guī)章制度，一定要遵規(guī)則、遵制度辦事，立足工作崗位，扎扎實實把本職工作做實做細做好，從而提升辦公室文秘工作水平。

2.2?增加文秘工作者的數(shù)量

文秘工作者的數(shù)量少是企業(yè)和政府機構文秘工作進展緩慢的主要原因。人員太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就無法正常進行。這就導致了很多辦公室文秘的工作每天都完成不了，工作任務堆積如山。讓大部分文秘工作者都望而卻步，感到巨大的壓力。但是文秘工作的人員數(shù)量增加的數(shù)量不要太多，因為人員太多，工作者的工作效率就會降低，這樣就難以發(fā)揮每個人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合適的數(shù)量，以更好、更有效率地開展工作。

2.3?科學規(guī)范地撰寫工作總結(jié)

文秘人員撰寫工作總結(jié)是文秘工作中的一項重要工作。當前文秘人員要深入總結(jié)工作中存在的問題和不足之處，通過對比分析、差異性分析，將在工作中總結(jié)出來的創(chuàng)新點和經(jīng)驗，寫在工作總結(jié)內(nèi)容上。通過每月堅持寫工作總結(jié)來提升自身的寫作能力，此外，可以快速完成領導交辦的各類寫作任務。

2.4?提高文秘收發(fā)工作細心程度

收發(fā)工作是一項工作內(nèi)容繁雜而且日工作量大的工作，要提高文秘收發(fā)工作人員的細心程度，無論在資料文件的收集、整理、保存、轉(zhuǎn)發(fā)還是工作業(yè)務轉(zhuǎn)達方面，都要做到事無巨細，要嚴格按照工作流程去按部就班工作，對細節(jié)的把控要細心，對接收的資料文件做好記錄并分類保存，對需要轉(zhuǎn)發(fā)的資料文件類別、數(shù)量，部門要做好細致的劃分，及時送達，并做好轉(zhuǎn)發(fā)記錄，不能漏發(fā)、少發(fā)，保證單位各項工作事業(yè)有序開展。

2.5?強化與各部門之間的聯(lián)系

文秘人員要正確處理辦公室與各部門之間的關系，企業(yè)各部門為了實現(xiàn)自身部門的利益，通常會與辦公室產(chǎn)生一些糾紛和矛盾。在執(zhí)行公司的管理政策時由于政策的部分內(nèi)容會影響到業(yè)務部門工作的開展，以及影響到業(yè)務部門部分人員的個人利益，進而會導致業(yè)務人員抵觸政策。因此文秘工作者要與業(yè)務人員進行充分溝通，加強與業(yè)務人員之間的協(xié)作，避免在執(zhí)行公司的政策制度時產(chǎn)生扯皮現(xiàn)象。

2.6?強化對專業(yè)技能的訓練

通常情況下，文秘工作的難度各不相同，所以要求辦公室文秘工作人員具有較高的專業(yè)水平。因此，企業(yè)、機關等工作單位應該專門規(guī)劃部分資金用以開展文秘工作人員的專業(yè)技能培訓工作，促使文秘工作人員的知識理念不斷更新、專業(yè)技能水平不斷提升。同時，對于文秘工作人員來說，在其自身獲得了思想的更新和技能水平提升的情況下，也能夠促進工作質(zhì)量和工作效率不斷提升。

2.7?優(yōu)化工作效率

首先，在實際的文秘工作落實過程中，要充分考慮到待處理事件的整體性特征，繼而注重選擇最為合適的操作方法，以求能夠?qū)崿F(xiàn)“事倍功半”的效果。其次，注意工作的計劃性。企業(yè)辦公室的文秘人員要養(yǎng)成超前意識，繼而落實到具體的工作中去。在開展每一天的工作之前，要將一天的任務量一一羅列好，按照工作性質(zhì)、輕重緩急等相關特點，來完成分類。將需要先完成好的任務，提前準備好相關事宜，方能行之有效地提高最終的辦事效率。當然了，企業(yè)的辦公室每天都有新的工作任務，亟待完成。因此，要將這些任務有機地插入到事先制定好的工作計劃表中。要讓企業(yè)辦公室的文秘工作具有極佳的彈性特點，避免過于死板地依計劃表進行。

結(jié)語

在辦公室內(nèi)部開展文秘工作，對于提高辦公室的行政管理工作效率具有重要的意義。文秘通過起草文件以及傳達文件，監(jiān)督政策文件的執(zhí)行，做好各類會議工作。此外，公司要給文秘人員開展必要的培訓，以提升文秘工作者的工作能力。

參考文獻

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