企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的措施探究

汪艷霞

摘 要：隨著我國社會(huì)的進(jìn)步與科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。目前，傳統(tǒng)型的企業(yè)文書檔案管理體系已經(jīng)不能滿足企業(yè)的發(fā)展需求，企業(yè)文書的檔案管理系統(tǒng)迎來重要的改革時(shí)期，現(xiàn)代化的企業(yè)檔案文書管理在逐漸地被推廣使用。但是在實(shí)際應(yīng)用過程中，部分企業(yè)對此缺乏足夠的重視程度，企業(yè)內(nèi)部缺少行之有效的管理方案及工作人員勞動(dòng)量大、效率低等諸多問題亟待解決。本文將對現(xiàn)階段我國企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化管理做出簡要探討，分析其面對的問題并提出具體解決措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);文書檔案;信息管理;措施

引 文

文書檔案作為一個(gè)企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容之一，其關(guān)乎著企業(yè)能否保持健康發(fā)展。企業(yè)通過對系列文書檔案的搜集整理及調(diào)看查閱實(shí)現(xiàn)對企業(yè)各重要數(shù)據(jù)的充分利用。隨著企業(yè)的規(guī)模不斷被擴(kuò)大，文書數(shù)據(jù)的不斷增多，傳統(tǒng)的文檔在員工的管理中存在著混亂。為切實(shí)提高企業(yè)文書檔案管理工作的工作效果及質(zhì)量，引入現(xiàn)代化信息管理技術(shù)勢在必行。雖促進(jìn)著企業(yè)的發(fā)展，但也暴露出諸多問題。

一、企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化信息管理內(nèi)容

與傳統(tǒng)的文書管理不同，檔案現(xiàn)代化信息管理旨在于將內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，將傳統(tǒng)文書檔案的內(nèi)容以數(shù)字化的處理方式進(jìn)行整理、收集及保存等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對文書檔案的有效管理。

（一）數(shù)字化

在科技迅速發(fā)展的今天，若想對文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理，數(shù)字化是其基礎(chǔ)。工作人員通過對數(shù)字化設(shè)備的熟練使用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描備份。以傳統(tǒng)的檔案管理為基礎(chǔ)，掃描備份文件來查詢信息有助于提高企業(yè)的整體工作效率。目前部分較先進(jìn)的公司已經(jīng)將運(yùn)用電子文書變成常態(tài)化，公司任何部門可在想要查詢信息的第一時(shí)間獲取到電子文書檔案，快速便捷[1]。

（二）網(wǎng)絡(luò)化

員工熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)通過電子文檔的形式進(jìn)行綜合分類管理，打破傳統(tǒng)管理中長期存在的空間限制因素。與此同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)文書檔案可在公司內(nèi)外進(jìn)行便捷化的傳輸，其實(shí)時(shí)性得到強(qiáng)化。

（三）安全化

網(wǎng)絡(luò)安全已成為所有互聯(lián)網(wǎng)用戶最為關(guān)注的問題，對于企業(yè)而言，必須保證信息管理的安全，避免出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部核心機(jī)密外泄，造成企業(yè)在未來的發(fā)展中存在困難。

二、對企業(yè)文書檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理的分析

利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對傳統(tǒng)的文書檔案管理工作進(jìn)行全面升級后，實(shí)現(xiàn)后續(xù)的數(shù)字化，大幅度提升管理的效率以及質(zhì)量。在數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用下，企業(yè)文書下達(dá)時(shí)間迅速，不再拘泥于空間的限制。此外，大大降低工作人員的工作強(qiáng)度，將檔案進(jìn)行電子化，減少了存貯檔案的空間的同時(shí)，提升了查閱效率。與此同時(shí)，通過數(shù)據(jù)庫的形式對紙質(zhì)檔案備份管理，在紙質(zhì)問價(jià)丟失損壞后，可依據(jù)電子文件進(jìn)行復(fù)原，并避免了數(shù)據(jù)永久性的丟失。雖然其有諸多的優(yōu)點(diǎn)，在在實(shí)際應(yīng)用的過程中，還存在著一系列問題，若不妥善處理，將對企業(yè)未來的發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響[2]。

（一）檔案管理安全要求高

黑客技術(shù)的日益發(fā)展，造成目前所謂的互聯(lián)安全均是相對而言的，基于此原因，企業(yè)身處網(wǎng)絡(luò)化的今天，其檔案管理存在著極高的安全風(fēng)險(xiǎn)。同行業(yè)激烈的商業(yè)競爭，不排除部分企業(yè)為了謀取利益，采取惡劣的競爭手段威脅企業(yè)的文書檔案管理。此外，雖然電子文件先對于紙質(zhì)文件方便，但問價(jià)也易于被進(jìn)行篡改，安全風(fēng)險(xiǎn)不容忽視。

（二）檔案管理人員要求較高

傳統(tǒng)的文書管理只要以紙質(zhì)為主，未涉及過多的計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此對人員的專業(yè)素質(zhì)要求較低。然而對檔案進(jìn)行信息化管理首先需要員工具有一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，能夠較好的運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作。此外，由于電子文件易發(fā)生更改，為比避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)變更、泄露、丟失等問題的出現(xiàn)，企業(yè)在任用人員時(shí)需考驗(yàn)員工對公司的忠誠度，選擇正確的人上崗。

三、企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的應(yīng)對措施

（一）對信息化系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)隔離

現(xiàn)階段企業(yè)文書檔案的管理普遍存在電在問價(jià)保密性差、外泄事故時(shí)常發(fā)生這一問題，為有效避免此類問題再次發(fā)生，可進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)隔離。企業(yè)在信息網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部網(wǎng)及外部網(wǎng)中設(shè)置隔離，保護(hù)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的安全。企業(yè)首先在路由器上設(shè)置物理隔離，此層隔離可將已被屏蔽掉的IP地址進(jìn)行過濾，隨后選擇可靠、安全性高的地址進(jìn)入到信息化網(wǎng)絡(luò)。其次第二層隔離為設(shè)置防火墻，防火墻實(shí)時(shí)監(jiān)測系統(tǒng)是否遭遇網(wǎng)絡(luò)攻擊、對數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾、對訪問進(jìn)行各項(xiàng)管理等[3]。兩層防護(hù)將有效的提升檔案管理過程中的潛在安全隱患。

（二）提高管理人員的綜合素質(zhì)

對企業(yè)文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理需要工作人員強(qiáng)大的個(gè)人能力，企業(yè)為確保員工可平穩(wěn)的實(shí)現(xiàn)工作的過渡，需加強(qiáng)對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需從改善企業(yè)硬件設(shè)施著手，在資金方面加大對硬件的投入及建設(shè)力度，升級硬件設(shè)施，滿足現(xiàn)代化辦公需要，為管理人員能營造出氛圍良好的辦公環(huán)境。企業(yè)只有對硬件進(jìn)行大力的投入，購進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，讓員工有機(jī)會(huì)了解先進(jìn)設(shè)備的使用，在不斷練習(xí)后熟練的掌握，才能提高員工的專業(yè)技能。其次，組織管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)方式主要應(yīng)以員工自學(xué)為主，企業(yè)培訓(xùn)為輔。企業(yè)可結(jié)合實(shí)際情況建立學(xué)習(xí)獎(jiǎng)勵(lì)制度，促使員工共形成時(shí)刻學(xué)習(xí)進(jìn)步的思想，強(qiáng)化終身學(xué)習(xí)的理念。可定期組織考核，將員工的考核成績例如員工的業(yè)績考核之中，與員工的升遷、薪水等進(jìn)行直接聯(lián)系。一系列措施的根本目的即在于督促員工強(qiáng)化自身專業(yè)素質(zhì)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。最后，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)集中商議如何如何加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門間的相互在合作，通過進(jìn)行部門間的交流了解各個(gè)部門的真實(shí)需求。運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段，加強(qiáng)檔案管理人員獲取信息的渠道，逐步提高員工自身素質(zhì)，更好的服務(wù)于企業(yè)。

結(jié)束語

將信息化管理手段及管理理念科學(xué)合理的應(yīng)用于文書檔案管理工作之中，使企業(yè)文書檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。企事業(yè)單位若想將各類文件信息進(jìn)行充分的運(yùn)用，必須重視我呢書與檔案的管理?？偠灾?，雖然目前企業(yè)我呢書檔案的信息化管理在實(shí)際的應(yīng)用中存在著問題，但其必將成為歷史的發(fā)展趨勢。企業(yè)若想在行業(yè)內(nèi)長期的存在立足，必須順應(yīng)時(shí)代的潮流，合理運(yùn)用信息化技術(shù)，服務(wù)于企業(yè)，力爭實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)

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