大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用

孫巧玲

摘 要：隨著時(shí)間的推移，科技水平的高速發(fā)展，我們即將迎來一個(gè)全新的時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代”，信息化的全面普及，帶給我們方便快捷的同時(shí)，也在考驗(yàn)著我們對(duì)新時(shí)代新事物的接受與優(yōu)化能力，如何將新興的大數(shù)據(jù)管理模式與企業(yè)文書檔案的信息化應(yīng)用相結(jié)合就是本文要討論和闡明的問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè);文書檔案;信息化管理;利用

引 言

企業(yè)文書對(duì)一個(gè)企業(yè)來說是非常重要的重要憑證，它是一個(gè)企業(yè)在生產(chǎn)管理中對(duì)于國(guó)家、社會(huì)所產(chǎn)生責(zé)任的文字記錄，對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說它是正常生產(chǎn)運(yùn)行的重要憑證和依據(jù)，所以企業(yè)文書檔案的管理利用方法的革新對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說是非常重要的。也是一個(gè)企業(yè)在社會(huì)上賴以生存不可或缺的重要條件與依據(jù)，它的管理方法是否科學(xué)化對(duì)于提升一個(gè)企業(yè)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力來說至關(guān)重要，這就是筆者要討論的話題。

一、在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)于企業(yè)文書檔案的概述

企業(yè)文書檔案是企業(yè)具有基礎(chǔ)指導(dǎo)意義的文件，它包含了企業(yè)發(fā)展中的諸多文件，例如關(guān)于企業(yè)策劃的文件、企業(yè)往來文書、指導(dǎo)建設(shè)文件，合同等等。以往的企業(yè)文書檔案多為人工整理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不僅耗費(fèi)精力而且工作效率不高，沒辦法高效便捷的將所有資料檔案規(guī)整完畢，而且人工整理的另一個(gè)弊端就是容易出錯(cuò)，同時(shí)在查詢時(shí)也極為不方便，種種原因致使企業(yè)沒辦法做出規(guī)模調(diào)整改進(jìn)，限制了影響了企業(yè)效率，企業(yè)的發(fā)展。

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的逐步推進(jìn)企業(yè)文書檔案的管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，信息化技術(shù)的普及也必將改變企業(yè)文書檔案的管理方式，在檔案管理中，數(shù)字化的處理方式不單單是解決了人力浪費(fèi)問題，同時(shí)提高了效率，強(qiáng)化了準(zhǔn)確性，做到了方便快捷，省時(shí)省力，甚至還可以做到及時(shí)傳遞，實(shí)時(shí)共享，有效的提高企業(yè)效率，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理主要內(nèi)容

（一）企業(yè)文書檔案的數(shù)字化管理

為了從根本上提高企業(yè)文書檔案管理的水平，革新處理方式，提升工作效率，所以有了對(duì)企業(yè)文書檔案數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)意義上，企業(yè)文書檔案通過人力整理分析，以柜、盒、文書的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，費(fèi)力占地。企業(yè)隨著時(shí)代發(fā)展而發(fā)生變革，文書檔案的管理方式也隨之改變，數(shù)字化的技術(shù)應(yīng)用其中，通過計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行文書檔案的整理與儲(chǔ)存。這種不同于傳統(tǒng)文書檔案的管理方式，又被稱為數(shù)字化檔案，它們也是大數(shù)據(jù)時(shí)代的重要組成部分。數(shù)字化的管理方式實(shí)現(xiàn)了文件的高效整合與資源共享，為企業(yè)的高速發(fā)展提供了可能。

（二）企業(yè)文書檔案的安全化管理

作為新時(shí)代的企業(yè)文書檔案管理方式，方便快捷是他的優(yōu)勢(shì)，高效處理是他的核心，但伴隨著數(shù)字化帶來的便捷同時(shí)，也帶了數(shù)字信息化的一大弊端“安全性問題”作為新的管理模式，他在諸多方面還存在著些許問題，而作為信息化的受用者，這些潛在的問題，我們不得不重視起來。首先作為網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)，日常硬件防護(hù)一定要做到“定時(shí)、專人、專業(yè)”

1.定期進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)所有文書檔案管理設(shè)備進(jìn)行全面檢測(cè)，包括硬件軟件的及時(shí)更新、實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)正確性、安全性的檢測(cè)。

2.專門有負(fù)責(zé)設(shè)備維修檢測(cè)管理人員，確保硬件設(shè)備的正常使用，確保設(shè)備日常的正常使用，并要做到隨時(shí)維修、隨時(shí)補(bǔ)救。

3.網(wǎng)絡(luò)安全管理團(tuán)隊(duì)，作為線上儲(chǔ)存管理系統(tǒng)，遇見潛在的黑客、病毒、系統(tǒng)漏洞都是不可避免的，所以要做到有專門專業(yè)的隊(duì)伍，對(duì)文書檔案的信息化管理做到實(shí)時(shí)防護(hù)，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，做到應(yīng)變及時(shí)，對(duì)文書檔案提供線上的安全防護(hù)力量。

（三）企業(yè)文書檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理

當(dāng)企業(yè)文書檔案的管理模式從之前的傳統(tǒng)人工調(diào)整為現(xiàn)在的數(shù)字化時(shí)，那么伴隨而來的就是網(wǎng)絡(luò)化管理，當(dāng)書面上的文字?jǐn)?shù)據(jù)同步到電腦計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)時(shí)，為了方便上傳數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡(luò)化是必不可少的，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用可以進(jìn)一步提升數(shù)字化的便捷程度，同時(shí)他還為企業(yè)文書檔案管理提供數(shù)據(jù)檢索支持，提升數(shù)字化的處理速度，優(yōu)化工作能力，可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地的管理，同時(shí)也為文書檔案數(shù)字化的傳遞，更改，共享提供線上條件。實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高效管理，快捷服務(wù)。

三、大數(shù)據(jù)背景中企業(yè)文書檔案的信息化利用分析

（一）線上企業(yè)文書檔案的優(yōu)勢(shì)與好處

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的背景下，企業(yè)文書檔案的管理模式應(yīng)該將大數(shù)據(jù)背景的優(yōu)勢(shì)合理運(yùn)用，現(xiàn)在的數(shù)據(jù)交換極其方便，簡(jiǎn)單網(wǎng)站，數(shù)據(jù)，文本就可以實(shí)現(xiàn)最基礎(chǔ)、最簡(jiǎn)單的線上數(shù)據(jù)交換，所以現(xiàn)在這樣的環(huán)境背景下，就給了我們大量極具價(jià)值的企業(yè)文書檔案可供參考和學(xué)習(xí)，顛覆傳統(tǒng)企業(yè)文書檔案的封閉形式，新興的處理方式 實(shí)現(xiàn)了快速高效的資源整合，資源共享與利用。利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化分類、線上歸檔、高效檢索、云儲(chǔ)存等等，為企業(yè)文書檔案的管理提供一系列的便捷服務(wù)，從本質(zhì)上改變企業(yè)文書的管理意義，實(shí)現(xiàn)新舊的交替，完善管理模式。

（二）加工處理企業(yè)文書檔案

基于大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，本著高效、簡(jiǎn)化的原則對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行再加工、二次處理。企業(yè)文書檔案的加工處理核心是文件的檢索能力，文件的準(zhǔn)確性。

1.對(duì)于文件檔案的分類是提升檢索效率的最佳途徑之一，運(yùn)用信息化的手段對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行收集、整理、錄入、儲(chǔ)存、整合、分類最終形成科學(xué)簡(jiǎn)潔的數(shù)字化企業(yè)文書檔案，在使用時(shí)以會(huì)議、合同、行程、規(guī)劃等內(nèi)容進(jìn)行分類管理和查詢，用科學(xué)的方法實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案檢索能力的提升。

2.當(dāng)上述企業(yè)文書檔案形成有效的資源管理框架之后，就可以將數(shù)據(jù)庫(kù)整合制作成網(wǎng)絡(luò)連接，并通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、專用網(wǎng)等各種網(wǎng)絡(luò)線上的形式對(duì)各個(gè)企業(yè)文書檔案進(jìn)行匯總形成資源共享平臺(tái)，并依托平臺(tái)對(duì)企業(yè)文書檔案實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵詞檢索，提升準(zhǔn)確性。

結(jié)束語(yǔ)

通過上文可知，企業(yè)文書檔案在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)信息化管理是必然的趨勢(shì)，隨著網(wǎng)絡(luò)水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書檔案的管理方法科學(xué)化具體化也迫在眉睫，所以為了將服務(wù)高效化，科學(xué)化，提升服務(wù)質(zhì)量，所以將信息化應(yīng)用到了檔案管理上。

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