新時(shí)期如何做好社保部門(mén)文書(shū)檔案管理工作

丁琳玲

摘 要：規(guī)范管理是社保部門(mén)文書(shū)檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，并隨著新時(shí)期的科技不斷發(fā)展，管理手段和措施相應(yīng)發(fā)生新的變革。本文立足社會(huì)保障部門(mén)文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)，從檔案管理人員素質(zhì)提升、規(guī)范化檔案管理及實(shí)施信息化管理等三方面，闡述新時(shí)期做好社會(huì)保障部門(mén)文書(shū)檔案管理工作的策略。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;社保部門(mén);管理;策略

社會(huì)保障原包含的范圍面較廣，主要是指：社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)助和社會(huì)福利三個(gè)方面，其中社會(huì)保險(xiǎn)是覆蓋面最廣的一個(gè)項(xiàng)目，也是在職人員必須要參加的個(gè)險(xiǎn)種，社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)由職工個(gè)人、職工所在單位，國(guó)家補(bǔ)助三部分構(gòu)成。社保部門(mén)文書(shū)檔案的管理是建設(shè)社會(huì)保體系中最重要的內(nèi)容之一，社保檔案管理的規(guī)范、細(xì)致與否直接關(guān)系到參保大眾的合法權(quán)益。在現(xiàn)階段的政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位辦公中，信息化、自動(dòng)化技術(shù)的覆蓋范圍越來(lái)越廣泛。運(yùn)用計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)文書(shū)的打印、保管及傳輸也成為了當(dāng)前文書(shū)工作中的常態(tài)。那么，在這種信息化背景下，又該如何更加合理有效地進(jìn)行社保部門(mén)的文書(shū)檔案管理，并在順應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)穩(wěn)定基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文本檔案資料的可靠保管、精準(zhǔn)查詢(xún)呢？這已經(jīng)成為了新時(shí)期社保文書(shū)檔案管理人員亟待考慮的首要問(wèn)題。為此，本文就新時(shí)期如何做好社保部門(mén)文書(shū)檔案管理工作的一些策略進(jìn)行如下探討。

1認(rèn)知社保文書(shū)檔案管理特點(diǎn)，提高新時(shí)期檔案管理的針對(duì)性

在信息時(shí)代到來(lái)之際，社會(huì)保障部門(mén)文書(shū)檔案管理也逐步從過(guò)去的紙質(zhì)資料逐漸向硬盤(pán)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)備份等方面轉(zhuǎn)變。尤其針對(duì)數(shù)量巨大的文本檔案資料，將其進(jìn)行掃描存檔已然是時(shí)代進(jìn)步的必然趨勢(shì)[1]。由此而言，新時(shí)期社保文書(shū)檔案管理工作具備以下幾點(diǎn)與傳統(tǒng)文檔管理相去甚遠(yuǎn)的特點(diǎn)：

1.1工作強(qiáng)度降低。新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作極大的降低了文檔管理人員的工作強(qiáng)度，并改善了文本歸檔方式。傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中，文本檔案的分類(lèi)與歸檔都需借以人力完成，此后還需要進(jìn)行人工組卷，并將卷內(nèi)文件目錄、卷宗標(biāo)題、保管期限等信息謄寫(xiě)下來(lái)、手工裝訂立卷。這一整個(gè)工作流程異常繁瑣，且極易出錯(cuò)，效率普遍較低。而新時(shí)期的文檔管理則主要借助計(jì)算機(jī)完成相關(guān)操作，可在建檔內(nèi)容上加以修改、更正;針對(duì)固定項(xiàng)目則直接借助軟件填寫(xiě)關(guān)鍵信息即可;相同內(nèi)容只需通過(guò)快捷鍵操作，極大提升了工作準(zhǔn)確性與便捷性。

1.2工作效率提高。新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作效率普遍得到提高。借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行社保文檔整理后，不需要再經(jīng)過(guò)傳統(tǒng)紙質(zhì)資料管理中的復(fù)雜流程，免去了大量工作程序，降低了人為因素干擾，既提升了檔案管理水平，也提高了工作效率。

1.3文檔查閱方便。新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作顯著改善了以往紙質(zhì)文書(shū)查閱不便、查找困難的弊端。在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中，查閱檔案往往需要以手工查找，這就要求查找人員必須詳細(xì)掌握各類(lèi)文件資料的發(fā)文時(shí)間、文件名、關(guān)鍵詞等具體信息，才能有針對(duì)性的查找。這也就需要文書(shū)檔案管理人員具有極高的工作水平，即便如此，在遇到文件歸檔不明確、組卷錯(cuò)誤、案卷標(biāo)題錯(cuò)誤等情況時(shí)，仍無(wú)法準(zhǔn)確找到需要的資料。而新時(shí)期的文書(shū)管理中，采用計(jì)算機(jī)掃描的形式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔、建檔，可顯著提升檔案查詢(xún)速度。而且在查詢(xún)中不僅能夠有針對(duì)性的一對(duì)一精準(zhǔn)查找，還具有模糊查找、關(guān)鍵詞查找、時(shí)間段查找等檢索方式，可快速、準(zhǔn)確的找到需要的檔案資料。

2與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新管理，提高新時(shí)期檔案管理的實(shí)效性

新時(shí)期的社會(huì)保障部門(mén)文書(shū)檔案工作要根據(jù)其自身特征，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷提高新時(shí)期社保文書(shū)檔案管理的實(shí)效性。

2.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性。文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)管理人員要求較高的工作，不僅需要管理人員具備良好的責(zé)任心，還要具備足夠的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及專(zhuān)業(yè)知識(shí)，尤其在現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，面對(duì)新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作，還需要相關(guān)檔案管理人員具有一定的信息技術(shù)能力[2]。從此一來(lái)才能在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的形勢(shì)下，順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量與效率的全面提升。而針對(duì)管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升，可通過(guò)加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)理論、信息技術(shù)培訓(xùn)，或組織知識(shí)講座等形式促進(jìn)文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平的提升，進(jìn)而構(gòu)建一支專(zhuān)業(yè)的、高素質(zhì)的管理隊(duì)伍。

2.2 嚴(yán)格工作要求，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性。在新時(shí)期的文書(shū)檔案管理工作中，加強(qiáng)管理工作的規(guī)范性也是做好管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在具體規(guī)范中，可從管理方法及管理程序等方面加強(qiáng)規(guī)范，具體措施如下：其一，徹底而細(xì)致的盤(pán)查文書(shū)檔案卷宗，從而及時(shí)將沒(méi)有使用價(jià)值或已過(guò)期的文書(shū)檔案淘汰;同時(shí)，還需要規(guī)避重復(fù)性文書(shū)檔案，降低文書(shū)檔案的管理與檢索難度[3]。其二，重組與整理文書(shū)檔案，針對(duì)內(nèi)容復(fù)雜且卷數(shù)較多的文書(shū)檔案資料可進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕M合整理，例如綜合內(nèi)容或其他方面有關(guān)聯(lián)的部分。針對(duì)缺少頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題的文書(shū)資料，則需要著重進(jìn)行信息完善，補(bǔ)充缺項(xiàng)漏項(xiàng)，以便于推進(jìn)文書(shū)檔案管理的規(guī)范化。其三，要注重文書(shū)檔案的提名工作。針對(duì)文書(shū)檔案做好分類(lèi)與標(biāo)號(hào)工作，能夠有效保證文書(shū)檔案的完整性，避免遺漏;而做好提名工作，才能有效提升文書(shū)檔案檢索準(zhǔn)確性。因此，將這二者結(jié)合，才能進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性。例如在機(jī)構(gòu)的簡(jiǎn)稱(chēng)方面，就需要加以規(guī)范，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)簡(jiǎn)寫(xiě)目錄，或統(tǒng)一使用全稱(chēng)，以免因機(jī)構(gòu)名稱(chēng)簡(jiǎn)寫(xiě)含糊而增加檢索難度，降低準(zhǔn)確性。

2.3 運(yùn)用信息技術(shù)，提升檔案管理與技術(shù)的融合性。伴隨我國(guó)近年來(lái)信息技術(shù)水平的不斷提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等都得到了廣泛的普及與應(yīng)用，在各企事業(yè)單位都發(fā)揮了極大的價(jià)值。而在企業(yè)的不但發(fā)展中，文書(shū)檔案數(shù)量也在快速增加，使文書(shū)檔案管理工作難度不斷增加。對(duì)此，子啊新時(shí)期的文書(shū)檔案管理中，也需注重將信息技術(shù)與文書(shū)檔案管理的結(jié)合，以提升管理效率。具體實(shí)施可從以下幾方面著手：第一，在整理文書(shū)檔案時(shí)，可將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入其中。結(jié)合目前國(guó)家頒布的相關(guān)整理規(guī)定，可將文書(shū)檔案以文件形成順序加以整理、打印。從而降低文書(shū)檔案歸檔難度，降低人力消耗，節(jié)約時(shí)間。第二，推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作向信息化、自動(dòng)化方向轉(zhuǎn)變是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，而要想合理推進(jìn)文書(shū)檔案信息化發(fā)展，還需要相關(guān)從業(yè)人員積極提升自身素養(yǎng)，并積極掌握崗位需求及變化，不斷完善自身專(zhuān)業(yè)水平，以更好的推進(jìn)文書(shū)檔案管理工作質(zhì)效的提升。第三，要在文書(shū)檔案管理工作的細(xì)節(jié)中融入信息技術(shù)，例如在文書(shū)檔案的形成及轉(zhuǎn)換中就可充分借助信息技術(shù)手段加以實(shí)現(xiàn)。第四，在文書(shū)檔案檢索中也可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，能夠顯著降低人工檢索難度，并規(guī)避人為失誤，促進(jìn)文檔檢索準(zhǔn)確性的提升，提高檢索效率。

3總結(jié)

綜上，在社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展中，文書(shū)檔案具有十分重要的地位和作用。對(duì)此，要隨著新時(shí)期科級(jí)水平的提高，文書(shū)檔案管理人員充分重視起文書(shū)檔案管理工作，并明確新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作特點(diǎn)，通過(guò)提升管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、推進(jìn)檔案管理信息化等形式，全面推進(jìn)社保文書(shū)檔案工作的完善與優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

[1] 徐源. 探究新時(shí)期如何做好文書(shū)檔案管理工作[J]. 時(shí)代金融， 2018， 000（003）：292，297.

[2] 楊吉平. 探究新時(shí)期如何做好文書(shū)檔案管理工作[J]. 卷宗， 2019， 009（001）：97-97.

[3] 周唯薇. 新時(shí)期事業(yè)單位如何做好檔案管理優(yōu)化工作[J]. 蘭臺(tái)世界， 2018（S2）：69-70.