EPR系統(tǒng)環(huán)境下出版企業(yè)內(nèi)部控制研究

摘 要：根據(jù)信息技術(shù)的飛速發(fā)展和企業(yè)改革的不斷深入，對企業(yè)管理要求越來越高，出版企業(yè)的管理正逐步走向信息化和精細(xì)化。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，為了使出版企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)與ERP完美結(jié)合，發(fā)揮最佳的內(nèi)部控制管理效果，加強(qiáng)內(nèi)部控制配置方式是許多出版企業(yè)的目標(biāo)，本文主要以出版企業(yè)運(yùn)行管理過程中的ERP系統(tǒng)環(huán)境為背景，以ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制管理和業(yè)務(wù)層面普遍存在的問題為對象，提供EPR系統(tǒng)管理的參考對策。

關(guān)鍵詞：EPR系統(tǒng);出版企業(yè);內(nèi)部控制

伴隨社會智能化方向的發(fā)展，ERP系統(tǒng)先進(jìn)的管理模式逐漸被人們所認(rèn)識和認(rèn)可，并在各個領(lǐng)域得到應(yīng)用。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用可以提高內(nèi)部控制的質(zhì)量和效率，但也面臨著許多挑戰(zhàn)，在激烈的市場競爭中，出版企業(yè)要占得優(yōu)勢，獲得自身的經(jīng)濟(jì)效益，需要不斷優(yōu)化內(nèi)部控制工作，提升自身整體管理質(zhì)量和水平。如何在ERP系統(tǒng)環(huán)境下構(gòu)建合適的內(nèi)部控制系統(tǒng)，是企業(yè)深入研究和探討的重要問題。

1 EPR系統(tǒng)和內(nèi)部控制概述

1.1 EPR系統(tǒng)概述

ERP系統(tǒng)有效地連接了企業(yè)的各個部門，是現(xiàn)代企業(yè)管理中一種非常有效的運(yùn)作模式，實(shí)現(xiàn)對生產(chǎn)、加工、銷售等各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的管控，實(shí)現(xiàn)資源共享互惠。對于企業(yè)而言，降低交易成本投入，為企業(yè)獲得較高的經(jīng)濟(jì)收益，經(jīng)濟(jì)收入才是維持出版企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的核心內(nèi)容，ERP系統(tǒng)的使用將會提高企業(yè)內(nèi)部管理控制的效率，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理的準(zhǔn)確性，確保出版企業(yè)各方面的最佳調(diào)配。

1.2 企業(yè)內(nèi)部控制概述

內(nèi)部控制本質(zhì)上是維護(hù)公司的經(jīng)營活動，實(shí)現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)，確保公司的信息管理和控制信息系統(tǒng)的正常高效運(yùn)作。內(nèi)部控制的目標(biāo)主要體現(xiàn)在以下方面：一是所有公司的生產(chǎn)和管理活動符合法律法規(guī)的要求，二是確保所有類型的資產(chǎn)和材料安全可靠，三是公司的財(cái)務(wù)報(bào)表的全面性和完整性。另外，國內(nèi)內(nèi)部控制主要目的是保證資產(chǎn)的安全和運(yùn)行能力，主要目標(biāo)是包括對企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的全面管理;保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性;管理企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)、經(jīng)營等過程的合理性和效率。

2 出版企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用EPR系統(tǒng)的優(yōu)勢

2.1 促使出版企業(yè)內(nèi)部控制高效全面

出版企業(yè)的所有信息都由EPR系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的整合，業(yè)務(wù)平臺可以從EPR系統(tǒng)環(huán)境內(nèi)提取出內(nèi)部控制所需的數(shù)據(jù)，EPR系統(tǒng)制度驗(yàn)證大大提高了內(nèi)部控制的效率，標(biāo)準(zhǔn)化的控制過程可以做到清晰準(zhǔn)確。管理者可以判斷主要控制點(diǎn)，選擇具有代表性的樣本，增強(qiáng)內(nèi)部控制管理的可操作性。在EPR系統(tǒng)環(huán)境下通過網(wǎng)絡(luò)連接，實(shí)現(xiàn)了出版企業(yè)多個部門業(yè)務(wù)處理的整體目標(biāo)。從事信息處理的員工可以通過EPR系統(tǒng)獲得及時有效的信息。保證信息的及時性和準(zhǔn)確性，有效解決了過去會計(jì)環(huán)境中各部門之間信息不一致的問題，大大提高了企業(yè)信息溝通的效率EPR系統(tǒng)的廣泛使用可以自動整合公司現(xiàn)有的信息技術(shù)，使分公司和子公司可以使用相同的數(shù)據(jù)中心或信息平臺，不僅如此主管部門還可以通過EPR系統(tǒng)對責(zé)任部門進(jìn)行有效的控制，及時解決存在的問題，使會計(jì)審計(jì)從被動應(yīng)對轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃颖O(jiān)管。

2.2 強(qiáng)化內(nèi)部控制的有效手段

傳統(tǒng)的控制功能由于主觀因素、環(huán)境條件和員工方法的制約，使得內(nèi)部控制不能高效運(yùn)行，內(nèi)部控制效果不佳。由于ERP系統(tǒng)的自動化和必要性，設(shè)計(jì)該系統(tǒng)的人員必須在規(guī)定的時間內(nèi)按照流程進(jìn)行操作。ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制的有效手段和工具，EPR制度的廣泛應(yīng)用，豐富了出版企業(yè)的內(nèi)部控制方法，使出版企業(yè)的內(nèi)部控制更加高效和靈活，具備了糾錯、檢查和預(yù)防的能力。此外，在EPR制度環(huán)境下，出版企業(yè)內(nèi)部控制由過去人的控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿?、事、機(jī)器的綜合控制。在EPR制度環(huán)境下，出版企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)趨于公平、扁平化，內(nèi)部控制水平大大提高，經(jīng)營者的授權(quán)使得相關(guān)業(yè)務(wù)部門責(zé)任更明確，內(nèi)部控制的影響更大。在這樣的控制環(huán)境中，主觀因素和人為因素的影響都減少了，EPR系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用完善了企業(yè)的管理理念、內(nèi)部控制方法和創(chuàng)新基礎(chǔ)。

3 EPR系統(tǒng)環(huán)境下出版企業(yè)內(nèi)部控制面臨的問題

3.1 編務(wù)流程業(yè)務(wù)不熟練

編務(wù)過程中主要有以下幾種問題：第一，項(xiàng)目提前設(shè)置時，項(xiàng)目信息存在不真實(shí)、不準(zhǔn)確，存在隨機(jī)、重復(fù)的輸入現(xiàn)象，沒有專門的人員進(jìn)行糾錯，容易混淆項(xiàng)目信息。第二，在ERP系統(tǒng)中，專家和作者的收費(fèi)信息沒有得到正確的維護(hù)，導(dǎo)致了支付標(biāo)準(zhǔn)和收款項(xiàng)目的風(fēng)險。第三，合同管理不嚴(yán)謹(jǐn)，有時候出現(xiàn)實(shí)際合同信息和ERP系統(tǒng)不一致，或合同管理不直接反映在ERP系統(tǒng)，無法做到財(cái)務(wù)部門的合同審核和付款的一致性。第四，編務(wù)成本的核查不完整，不符合行業(yè)的要求，重復(fù)輸入費(fèi)用驗(yàn)證數(shù)據(jù)，增加單本費(fèi)用，與實(shí)際費(fèi)用數(shù)據(jù)不相符，費(fèi)用入庫時間久，沒有及時匯總這都延誤了費(fèi)用數(shù)據(jù)使用，影響了單冊費(fèi)用核算和成品數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

3.2 成本管理項(xiàng)目不明確

從成本管理的角度，首先，當(dāng)使用ERP系統(tǒng)解決網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下數(shù)據(jù)遷移問題時，一些出版企業(yè)未能及時解決并確認(rèn)數(shù)據(jù)，加上互聯(lián)網(wǎng)的快速流動，有不同程度的ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和交易之間的賬戶不一致的項(xiàng)目，為年終財(cái)務(wù)清算階段留下隱患。其次，在日常的文檔處理中，出版賬目數(shù)據(jù)混亂，隨著時間的推移，無法對費(fèi)用的確認(rèn)和刪除，無法對費(fèi)用的支付進(jìn)行審核，也無法在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)成品庫存的核算。最后，書籍出版完成后，沒有定期進(jìn)行階段性的數(shù)據(jù)整理，ERP系統(tǒng)的庫存數(shù)據(jù)與實(shí)際運(yùn)營情況不符。

3.3 企業(yè)信息溝通不到位

出版企業(yè)處于信息系統(tǒng)建設(shè)的初始階段，EPR應(yīng)用系統(tǒng)涉及財(cái)務(wù)和供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，在經(jīng)營管理方面，沒有正式的總體規(guī)劃和建設(shè)計(jì)劃，在業(yè)務(wù)擴(kuò)張的狀態(tài)下，無法滿足多個項(xiàng)目的集中管理，多級項(xiàng)目管理系統(tǒng)往往具有特別的聯(lián)系，出版企業(yè)尚未達(dá)到建立嚴(yán)格的管理網(wǎng)絡(luò)的條件，尤其不能滿足層次分析和績效評價的要求。

3.4 內(nèi)部風(fēng)險評估不健全

公司在日常業(yè)務(wù)中存在許多內(nèi)外部風(fēng)險，如技術(shù)風(fēng)險、業(yè)務(wù)風(fēng)險、數(shù)據(jù)質(zhì)量風(fēng)險等，不受企業(yè)地理位置限制，用戶都可以訪問系統(tǒng)并控制相關(guān)業(yè)務(wù)參數(shù)。ERP管理的分布式系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)將給企業(yè)內(nèi)部控制帶來潛在的風(fēng)險，在系統(tǒng)目的實(shí)現(xiàn)之前，由EPR系統(tǒng)建立的一個獨(dú)立的業(yè)務(wù)流程，整合企業(yè)運(yùn)營的各個方面，完成各部門之間的相關(guān)業(yè)務(wù)。但系統(tǒng)建立后，加強(qiáng)了ERP系統(tǒng)各業(yè)務(wù)流程的隸屬度，由于這種從屬關(guān)系，出現(xiàn)了新的業(yè)務(wù)風(fēng)險問題，從ERP系統(tǒng)建設(shè)的角度來看，對風(fēng)險防控認(rèn)識不夠，內(nèi)部控制因素沒有科學(xué)地整合到ERP系統(tǒng)中，不能在業(yè)務(wù)流程層面進(jìn)行控制。同時，如果不對ERP系統(tǒng)實(shí)施安全防護(hù)措施，就會存在數(shù)據(jù)泄漏和調(diào)制的風(fēng)險，系統(tǒng)維護(hù)管理人員并不注意用戶的姓名和密碼，任何人都有可能參與系統(tǒng)操作，就增加了風(fēng)險發(fā)生的概率。

4 優(yōu)化EPR系統(tǒng)環(huán)境下出版企業(yè)內(nèi)部控制的對策

4.1 提高編務(wù)流程準(zhǔn)確性

提高主體選擇和項(xiàng)目設(shè)置的準(zhǔn)確性，編務(wù)工作是整個出版企業(yè)管理信息的來源，編務(wù)工作信息來源的準(zhǔn)確性直接影響到整個出版過程的數(shù)據(jù)。因此，加強(qiáng)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)編務(wù)的重要性，正確填寫ERP系統(tǒng)的主體信息，如果相關(guān)業(yè)務(wù)部門沒有嚴(yán)格添加或排除選擇的主體，則將重復(fù)選擇或配置項(xiàng)目文件，它將影響財(cái)務(wù)核算、統(tǒng)計(jì)分析和查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性。當(dāng)項(xiàng)目建立后信息出現(xiàn)錯誤時，需要及時修改相關(guān)的項(xiàng)目信息，以確定項(xiàng)目信息是否正確，如作者信息或項(xiàng)目信息無法繼續(xù)發(fā)布，管理負(fù)責(zé)部門應(yīng)立即解釋其操作為無效。

4.2 嚴(yán)格成本管理預(yù)算

編輯和紙質(zhì)版印刷費(fèi)用管理：一是在ERP系統(tǒng)中設(shè)置編輯和紙質(zhì)版印刷成本的標(biāo)準(zhǔn)操作速度，防止出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)成本過高、輸入錯誤、重復(fù)等問題。二是確定收取金額的時間和人員責(zé)任權(quán)限，將圖書裝入倉庫時，需要準(zhǔn)確收取編輯和紙質(zhì)版印刷費(fèi)用，使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行編輯打印，進(jìn)入倉庫一周內(nèi)沒有編輯、印刷、審批的，可在ERP系統(tǒng)中設(shè)置管理層，按照時間節(jié)點(diǎn)完成必要的審核。三是確認(rèn)后產(chǎn)生費(fèi)用，后續(xù)按專項(xiàng)審批流程進(jìn)行審批。四是費(fèi)用結(jié)算后，對財(cái)務(wù)部要求的必要費(fèi)用進(jìn)行添加和計(jì)算到EPR系統(tǒng)內(nèi)。紙成本管理：實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的人工成本管理，根據(jù)與各紙廠供應(yīng)商的合同，在采購的前端設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，并在打印前確認(rèn)紙張數(shù)量，避免人工輸入錯誤，紙張應(yīng)用程序是自動生成的，有關(guān)部門和財(cái)政部門在支付票據(jù)時，應(yīng)當(dāng)同時審查票據(jù)，嚴(yán)格控制票據(jù)支付步驟。為了確保項(xiàng)目成本的利益，出版企業(yè)必須選擇一個方法或根據(jù)實(shí)際情況結(jié)合多種方法的印刷方式，盡可能降低總價費(fèi)用。

4.3 加強(qiáng)企業(yè)平臺信息化建設(shè)

在初期演示操作過程中，對多個部門在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的業(yè)務(wù)問題進(jìn)行記錄，軟件實(shí)施顧問通過業(yè)務(wù)教育和防御更有效地分析和解決問題，同時對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，及時調(diào)整業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，形成規(guī)范的業(yè)務(wù)操作流程，指導(dǎo)實(shí)際運(yùn)營和實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。設(shè)置重要的業(yè)務(wù)鏈路控制節(jié)點(diǎn)，內(nèi)部需要審批的業(yè)務(wù)審批流程，通過控制節(jié)點(diǎn)將其發(fā)送給審批人，在手機(jī)端完成相關(guān)審批業(yè)務(wù)，進(jìn)而提高工作效率。在ERP信息系統(tǒng)的運(yùn)維中，需要建立信息系統(tǒng)操作流程、信息系統(tǒng)管理系統(tǒng)、批準(zhǔn)使用系統(tǒng)、用戶管理系統(tǒng)、定期備份系統(tǒng)等，將信息技術(shù)融入績效考核，通過信息技術(shù)成果評價來保障信息系統(tǒng)。按照規(guī)定的程序、系統(tǒng)和操作程序連續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行。

4.4 完善內(nèi)部風(fēng)險評估系統(tǒng)

企業(yè)應(yīng)認(rèn)識到多重風(fēng)險問題的重要性，明確認(rèn)識和理解所面臨的風(fēng)險，加強(qiáng)對風(fēng)險管理的認(rèn)識，針對企業(yè)存在的可控風(fēng)險，開展內(nèi)部控制管理工作，嚴(yán)格規(guī)范內(nèi)部控制制度建設(shè)，科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代信息手段，提高企業(yè)內(nèi)部控制效率。同時，企業(yè)應(yīng)注意信息系統(tǒng)的安全，按照系統(tǒng)運(yùn)行流程程序，科學(xué)控制是重要控制點(diǎn)，全面落實(shí)相關(guān)管理制度，為了防止犯罪分子隨意更改和竊取數(shù)據(jù)和信息，加強(qiáng)對用戶權(quán)利的管理，以降低信息獲取的風(fēng)險。

5 結(jié)束語

綜上，內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)的整合是一個長期的過程，需要出版企業(yè)管理層的能力進(jìn)一步提升，出版企業(yè)通過ERP系統(tǒng)明確了員工的職責(zé)和權(quán)限，不斷調(diào)整EPR系統(tǒng)的管理方法和業(yè)務(wù)流程，不斷完善和整合公司數(shù)據(jù)資源。同時，為了實(shí)現(xiàn)EPR系統(tǒng)流程的風(fēng)險管理，實(shí)現(xiàn)出版業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，強(qiáng)調(diào)出版企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的重點(diǎn)，將ERP系統(tǒng)作為出版企業(yè)內(nèi)部控制和管理的手段和工具，有助于出版企業(yè)健康發(fā)展。

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作者簡介

韓婧（1989-），女，北京，漢族，中級會計(jì)，研究方向：財(cái)務(wù)管理。