新時(shí)期檔案信息化管理研究

侯桂明

摘 要：當(dāng)前已經(jīng)步入新時(shí)代，高科技手段更是日新月異，尤其是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)近年來(lái)呈現(xiàn)出良好的發(fā)展勢(shì)頭，并滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，同時(shí)在檔案管理工作當(dāng)中也得到了進(jìn)一步深化，傳統(tǒng)檔案管理工作于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)彼此之間融合度日漸加深，對(duì)于檔案管理信息化發(fā)展起到了非常積極的效果。下文當(dāng)中主要結(jié)合實(shí)踐，對(duì)檔案信息化的內(nèi)涵與特點(diǎn)進(jìn)行分析與闡述，研究檔案信息化管理的必要性，并提出一些有效的建議，旨在進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展需求。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;信息化

現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了普及應(yīng)用，對(duì)社會(huì)各行各業(yè)信息化發(fā)展也起到了很好的促進(jìn)作用，推動(dòng)社會(huì)快速進(jìn)入信息化時(shí)代，各行各業(yè)與信息技術(shù)之間的聯(lián)系更加緊密，并成為社會(huì)與各行業(yè)發(fā)展的重要手段。與此同時(shí)，我國(guó)正在推行“互聯(lián)網(wǎng)+”策略。所以檔案信息化發(fā)展也成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)信息技術(shù)手段應(yīng)用，不斷提升檔案管理信息化水平，才能更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要。

1 檔案信息化管理內(nèi)涵

1）信息化的內(nèi)涵。信息化有著非常豐富的內(nèi)涵，不同學(xué)者從各個(gè)層面進(jìn)行分析與研究，在信息化內(nèi)涵上有著不同的理解。有人將信息化認(rèn)為是通過(guò)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)化來(lái)處理信息內(nèi)容，具有非常高的信息化服務(wù)能力。當(dāng)前信息化時(shí)代已經(jīng)全面到來(lái)，信息化的高速發(fā)展與現(xiàn)代信息化技術(shù)以及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是密不可分的。

2）檔案信息化管理。在現(xiàn)代高速發(fā)展背景下，對(duì)于檔案管理工作提出的要求也越來(lái)越高，有關(guān)部門(mén)在管理檔案過(guò)程當(dāng)中，推進(jìn)信息化檔案管理成為重要發(fā)展趨勢(shì)，需要在檔案管理工作當(dāng)中融入信息技術(shù)手段，并通過(guò)信息化技術(shù)提供相應(yīng)的服務(wù)，特別是當(dāng)前信息化的高速發(fā)展，加強(qiáng)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作深度融合，普及應(yīng)用信息化技術(shù)，檔案管理工作模式以及方式改革起到了極大的促進(jìn)效果，改變了過(guò)去以紙質(zhì)媒介進(jìn)行檔案管理的傳統(tǒng)方式，檔案通過(guò)信息化技術(shù)手段進(jìn)行管理其作用優(yōu)勢(shì)非常的突出，同時(shí)在檔案管理工作內(nèi)容方面也產(chǎn)生了深刻變革，在保證檔案質(zhì)量的同時(shí)，推動(dòng)其向更高層面高效發(fā)展。

2 檔案管理工作存在的嗯。問(wèn)題

1）在檔案管理信息化建設(shè)方面，還缺乏足夠的重視，需要進(jìn)一步擴(kuò)大投入力度。檔案管理紛繁復(fù)雜，涉及很多方面，工作流程相對(duì)繁瑣，同時(shí)檔案管理工作，也無(wú)法創(chuàng)造直觀的經(jīng)濟(jì)效益。正因如此很多單位都對(duì)此項(xiàng)工作視而不見(jiàn)，認(rèn)為此項(xiàng)工作可有可，無(wú)重視程度存在很大不足，同時(shí)也沒(méi)有針對(duì)檔案管理工作制定相應(yīng)的規(guī)范流程，嚴(yán)重影響此項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，導(dǎo)致管理工作當(dāng)中問(wèn)題重重，質(zhì)量效率很難保障，更阻礙到檔案管理信息化發(fā)展。而且由于對(duì)此項(xiàng)工作沒(méi)有引起足夠的重視，資金投入非常有限，人員投入也存在很大不足，嚴(yán)重阻礙到此項(xiàng)工作的順利發(fā)展與推進(jìn)。

2）還應(yīng)當(dāng)亟待提升工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。在檔案管理工作實(shí)際，很多工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還存在很大不足，知識(shí)面有限，不能熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，綜合素質(zhì)還亟待提升，與現(xiàn)代高效率、高質(zhì)量的檔案管理工作需求很不適應(yīng)，檔案管理工作存在很大的變化性，是一個(gè)長(zhǎng)期處于動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程，要求工作人員應(yīng)當(dāng)努力接受新的知識(shí)，提高自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，這樣才能更好地適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的新要求。

3）缺乏完善的檔案管理制度。檔案信息化工管理工作的高效開(kāi)展，需要確保此項(xiàng)工作管理流程更加的科學(xué)與規(guī)范，這是高效完成此項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，然而就目前而言，在檔案信息化建設(shè)方面，還處于初步階段，有關(guān)制度還很不完善，不能科學(xué)統(tǒng)一規(guī)劃電子檔有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息化管理持續(xù)高效推進(jìn)形成很大阻礙，難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。

3 新時(shí)期檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的措施

1）充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理工作重要性。首先對(duì)檔案信息化建設(shè)給予充分重視，才能推動(dòng)此項(xiàng)工作持續(xù)健康發(fā)展，特別是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展需求，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理工作未來(lái)發(fā)展方向，將此項(xiàng)工作作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，同時(shí)投入充足的人力物力以及財(cái)力，更好地支持此項(xiàng)工作快速發(fā)展。作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身所承載的歷史使命，認(rèn)識(shí)到檔案館是持續(xù)健康發(fā)展離不開(kāi)檔案信息化建設(shè)，而且在工作實(shí)際將傳統(tǒng)的工作觀念有效打破，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開(kāi)展檔案信息化管理工作，提高新時(shí)期檔案信息化管理整體水平，創(chuàng)造更大的效益。

2）構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。為了有效提高檔案管理效率與質(zhì)量，必須要有高素質(zhì)的工作人員來(lái)完成，這也是提升此項(xiàng)工作信息化發(fā)展的重要前提與基礎(chǔ)，只有具備較高的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，才能更好地開(kāi)展檔案信息化管理工作，滿(mǎn)足此項(xiàng)工作業(yè)務(wù)需求。所以檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際，對(duì)工作人員展開(kāi)相應(yīng)的培訓(xùn)工作，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，特別是了解掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用，了解和掌握計(jì)算機(jī)及有關(guān)軟硬件的維護(hù)與使用，開(kāi)發(fā)利用新的軟件，并融通網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)，采集加工電子檔案信息，努力構(gòu)建一支專(zhuān)業(yè)化的檔案信息管理隊(duì)伍，提高幼人員的綜合素質(zhì)與能力，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。

3）對(duì)檔案信息化管理制度完善與提升。檔案管理工作涉及的方面眾多，紛繁復(fù)雜是其主要特點(diǎn)，檔案管理工作人員在工作實(shí)際不僅要對(duì)檔案信息進(jìn)行全面收集，還需要適當(dāng)?shù)募庸ず吞幚?，面臨的工作任務(wù)非常的繁雜，所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)管理，能夠規(guī)范檔案管理工作的流程，確保標(biāo)準(zhǔn)流程的統(tǒng)一性，為保障檔案管理信息化獲得持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。但是在檔案信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，電子文件載體穩(wěn)定性比較差，很容易發(fā)生損壞，而且上傳至網(wǎng)上的電子檔案信息，很容易發(fā)生一些安全隱患，所以為了確保檔案信息化工作的高校開(kāi)展，要針對(duì)性地構(gòu)建完善的管理制度，避免出現(xiàn)檔案丟失或者遺漏。工作人員必須要保持較強(qiáng)的責(zé)任心，檔案管理工作高效開(kāi)展。

4）運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)推進(jìn)檔案信息化管理工作高效推進(jìn)。首先必須要確保電子檔案信息數(shù)據(jù)安全性和真實(shí)性還有保密性，這些都需要將先進(jìn)的信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，確保彼此之間密切的聯(lián)系，現(xiàn)代科技手段是開(kāi)展檔案信息化管理工作的重要支撐。在高度開(kāi)放的環(huán)境條件下進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作水平，推動(dòng)其信息化發(fā)展才能更好地共享各類(lèi)信息數(shù)據(jù)，使其服務(wù)能力進(jìn)一步增強(qiáng)，只有將有關(guān)技術(shù)水平大幅提升，才能將各種危險(xiǎn)有效消除，避免檔案信息的丟失和遺漏，實(shí)現(xiàn)智能化檢索信息，確保檔案信息的安全性與保密性。

5）完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。為了進(jìn)一步檔案信息管理高效化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，加強(qiáng)內(nèi)外部公共服務(wù)網(wǎng)建設(shè)，使網(wǎng)站應(yīng)用效果得到大幅提升，發(fā)揮網(wǎng)站對(duì)檔案信息服務(wù)能力宣傳的重要作用，對(duì)文件信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)逐步完善，在相應(yīng)的條件下應(yīng)用有效的硬件設(shè)備，通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，才能更好地進(jìn)行檔案管理，通過(guò)技術(shù)層面不斷促進(jìn)檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)信息交換，管理以及信息共享方面的信息可靠性，做好安全保護(hù)工作，確保檔案信息數(shù)據(jù)全面性與安全性，推動(dòng)檔案信息化管理的高效開(kāi)展。

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