淺談高校檔案社會化服務現(xiàn)狀及保障措施

顧冬琴

摘 要：當前，高校檔案服務過程中存在著中保管輕利用的情況，在檔案的利用上主要以校內(nèi)服務為主，對于社會化服務不夠重視。基于此，本文從高校檔案社會化服務的現(xiàn)狀出發(fā)，找出其中存在的主要問題，并提出相應的保障措施，希望能夠提升高校檔案社會化服務水平提供相應的參考。

關鍵詞：高校檔案;社會化服務;保障措施

伴隨著我國高校教育改革近年來的不斷深化，高校檔案服務工作也在不斷的完善和創(chuàng)新，從而能夠適應當前新的形勢下高校教育、管理以及社會方面的需求。作為在高校檔案管理當中的中心環(huán)節(jié)，服務體系的構(gòu)建和運行也發(fā)生著重要的轉(zhuǎn)變。逐漸從傳統(tǒng)的封閉式、單一式轉(zhuǎn)向開放化、現(xiàn)代化的管理。高校檔案社會化服務對于高校檔案館的宣傳、用戶拓展等多個方面具有非常重要的作用，因此針對高校檔案社會化服務的現(xiàn)狀進行研究具有重要的意義，通過提出相應的保障措施，從而提升高校檔案社會化服務的積極作用。

1 高校檔案社會化服務現(xiàn)狀分析

1.1 高校檔案服務的時代背景

我國在上世紀九十年代初專門頒布了《普通高等院校檔案管理辦法》，按照辦法的要求逐漸建立起了較為完善的檔案門類，并實現(xiàn)了高校檔案的集中式管理，為高校檔案服務工作奠定了良好的基礎條件。近年來，隨著國內(nèi)經(jīng)濟的不斷發(fā)展和社會的進步，社會上對于高校檔案信息的需求變得越來越高。在此背景下，國內(nèi)諸多高校的檔案館逐步對外開放，成為面向社會的高校信息平臺，為社會各界人士提供相關的檔案信息。

1.2 高校檔案社會化服務的功能定位

現(xiàn)階段，高校檔案服務逐漸向社會化靠攏，針對服務的功能定位也變得更加多元化。即由豐富的視頻、音頻等多種新興媒介替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案服務。在當前網(wǎng)絡信息技術不斷發(fā)展的背景下，高校檔案社會化服務的渠道也變得更加豐富多樣，用戶能夠在查詢檔案信息時，通過網(wǎng)絡等形式進行快捷操作，無需親自到檔案館去查閱信息。最后，高校檔案管理人員對社會上的用戶提供服務時變得更為主動，并且提供服務的層面和領域也變得更加廣泛，擺脫了原有的你來我查的服務模式。

1.3 高校檔案社會化服務的方式

當前，高校為滿足社會用戶對于檔案信息的需求，采取了多種相關的服務方式。主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，大多數(shù)的高校當中都設定了專門的檢索工具，主要的目的是方便用戶對于檔案的查找，各大高校的檔案部門將校內(nèi)的檔案資料按照不同的類別進行劃分，對于具體的數(shù)量、年份、來源等信息都進行了有效的說明;另一方面，高校檔案服務原有的服務方式當中包含有信函、傳真、郵件等，但是伴隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，這些方式顯然無法適應當前用戶的需求。因此，各高校在進行檔案社會化服務的過程中，逐漸向著數(shù)字化和資源整體化的方向發(fā)展，并且在發(fā)展的過程當中，將網(wǎng)絡信息服務作為檔案社會化服務當中的重要部分，從而為更多的用戶提供相應的服務。

2 高校檔案社會化服務存在的問題

2.1 與社會互動少，服務理念落后

現(xiàn)階段，多數(shù)高校的檔案館還是一種比較封閉與半封閉的經(jīng)營狀態(tài)，由于檔案館與社會互動的比較少，這就會大大的降低群眾使用檔案館的滿意度。高校檔案館的社會屬性被越來越多的群眾忽略與遺忘，就會缺少服務社會的資源與途徑。再有就是極大的阻礙著社會資源的傳播性與資源的取得性。這樣問題的出現(xiàn)，必定會嚴重影響信息的共享性與用戶的滿意度，對于高校檔案館的管理和發(fā)展都是不利的。

2.2 硬件軟件落后，信息完整度較低

在互聯(lián)網(wǎng)的影響下，高校檔案社會化服務也出現(xiàn)了諸多的問題。主要表現(xiàn)在其的硬件與軟件比較落后。高校檔案社會化服務硬件的落后主要是由于學校計算機工作的年限時間較長，由于機身的老化，導致計算機的運行速度較慢，經(jīng)常性的出現(xiàn)死機、卡機的情況。所以很大程度上由于硬件的原因，使得高校檔案社會化服務的水平不斷降低。另外，由于軟件的因素也制約著高校檔案社會化服務的發(fā)展，主要表現(xiàn)在高校的計算機操作系統(tǒng)、檔案的管理系統(tǒng)、簽到系統(tǒng)等都有著很大程度的滯后性。并且嚴重影響著其工作效率，嚴重的甚至導致系統(tǒng)的崩盤。還有部分高校的檔案館沒有將互聯(lián)網(wǎng)技術充分的運用，尤其是現(xiàn)代的信息技術與網(wǎng)絡技術沒有充分的展現(xiàn)出來，導致各部門之間在工作的時候信息流通的不夠充分，致使信息出現(xiàn)碎片化的情況。

2.3 檔案電子化滯后，信息獲取較難

現(xiàn)階段部分高校還是有很多的檔案是由紙質(zhì)作為傳播的媒介，紙質(zhì)的媒介對于原始文件的儲存是非常有利的，但是對于檔案服務的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展卻沒有半分的好處。所以，在這樣的基礎上，就應當不斷地結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的快捷性與便捷性的優(yōu)勢，將以往紙質(zhì)的檔案電子化，并且將其進行檔案備份，在保證原始憑證的保留基礎上，還可以第一時間將有效的文件傳送給需要的客戶，進而大大的提升工作的效率。從檔案信息的資源收集方向來看，高校將信息準確、全面的收集起來還存在著很大的困難，這也是高校檔案館現(xiàn)階段需要著重加強的方向。

2.4 服務管理滯后，服務內(nèi)容單一

現(xiàn)階段，很多高校的檔案館還是實行的傳統(tǒng)的管理模式，并且信息服務方式還較為落后與單一，并且檔案館只是有到館查閱資料與復印的最基礎的服務，對于那些互聯(lián)網(wǎng)的信息服務方式還是沒有。因此，就顯得檔案館的服務就很難滿足社會上不同用戶的檔案信息需求。尤其是在當前生活快節(jié)奏的影響下，用戶專門到高校檔案館進行資料的查詢是非常浪費時間的，也嚴重影響著檔案館的使用率，久而久之人們就不回去檔案館查詢資料，高校的檔案館社會化服務就會失去其存在的意義。

3 完善高校社會化服務的保障措施

3.1 樹立科學服務理念，加強與外界用戶互動

科學服務理念的樹立，主要是要求高校在進行過社會化服務的過程當中不僅需要對上門的用戶提供相應的服務，還要積極搜尋潛在的用戶，并且將檔案的使用服務作為學校形象建設工作的重點。高校要積極開展主動式的社會化服務，為用工提供相應的檔案信息。針對不同層次的用戶要進行深層次的研究和分析，根據(jù)不同的檔案信息需求主動提供相關的服務。另外，還要加強和外界用戶之間的互動，大力宣傳學校的檔案社會化服務，從而改善社會公眾對于檔案的片面認知，讓更多的社會公眾了解和使用檔案。

3.2 建立數(shù)據(jù)庫，加強檔案館資源建設

在互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境的影響下，不斷地加強數(shù)據(jù)庫的建設與加強檔案館資源的建設是真正實現(xiàn)高校檔案社會化服務的基礎要素，更是為廣大用戶有效使用檔案基礎保證。現(xiàn)階段網(wǎng)絡時代的發(fā)展速度不斷地加快，越來越多的用戶喜歡依賴網(wǎng)絡平臺。傳統(tǒng)的檔案館的服務形式不能滿足與當前的發(fā)展趨勢，因此，高校在信息資源的建設方面要不斷地對數(shù)據(jù)庫進行修整與完善，優(yōu)化檔案館的館藏結(jié)構(gòu)，積極建設以網(wǎng)絡為基礎的檔案信息資源體系，為廣大社會用戶不斷地提供更加便利的條件與檔案服務。

3.3 利用社交資源開展檔案社會化服務

網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展使得國內(nèi)各類社交平臺的發(fā)展逐漸加快，高?？梢酝ㄟ^運用社交資源來進行檔案社會化服務。首先，要時刻關注社會公眾經(jīng)常使用的社交媒體的平臺，并且要選擇用戶多的平臺，這樣可以極大對用戶的覆蓋范圍一次性開始對多個平臺進行推送檔案服務。第二步要做的就是推送的信息一定要保證是聚焦社會熱點的信息，檔案服務內(nèi)容也要與時代的發(fā)展相結(jié)合，并且推送的信息符合社會大眾比較關心的熱點。

3.4 建立用戶需求導向的信息服務體系

高校在進行檔案社會化服務的過程當中要將現(xiàn)有的信息進行有效整合，實現(xiàn)信息服務體系的完善和創(chuàng)新。通過進一步了解社會用戶對于檔案信息的相關需求，加強內(nèi)部資源整合，充實高校檔案館的檔案信息資源，找到信息服務的切入點，對內(nèi)部的信息資源進行優(yōu)化調(diào)整，為檔案館的信息服務體系提供一個良好的服務水平和優(yōu)秀的服務質(zhì)量。

4 結(jié)論

社會化需求的提升為國內(nèi)各大高校檔案服務的發(fā)展提供了全新的機遇，但是同樣也帶來了諸多的挑戰(zhàn)。通過本文對高校檔案社會化服務的現(xiàn)狀梳理，研究得出現(xiàn)階段所面臨的主要問題包括：與社會互動少，服務理念落后;硬件軟件落后，信息完整度較低;檔案電子化滯后，信息獲取較難;服務管理滯后，服務內(nèi)容單一。針對上述問題，本文從樹立科學服務理念，加強與外界用戶互動、建立數(shù)據(jù)庫，加強檔案館資源建設、利用社交資源開展檔案社會化服務、建立用戶需求導向的信息服務體系四個方面提出了相應的保障措施。希望通過本文的研究能夠為國內(nèi)高校進行檔案社會化服務提供有效的參考和借鑒。

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