機(jī)關(guān)檔案室電子文件歸檔工作探討

宮國裕

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用越來越普及，電子文件成為黨政機(jī)關(guān)辦公行文的主要載體。機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)也將由紙質(zhì)檔案歸檔轉(zhuǎn)為電子文件歸檔。如何做好電子文件歸檔工作是機(jī)關(guān)檔案室檔案信息化建設(shè)的重要課題。

關(guān)鍵詞：電子文件;歸檔;意義;不足

1 新形勢下做好機(jī)關(guān)檔案室電子文件歸檔工作的意義

1）有助于開展全文檢索。檔案管理人員在計算機(jī)管理系統(tǒng)利用文字圖表類電子文件時，通常情況下都是在檢索目錄信息后才會顯示掃描件，這樣一來正文內(nèi)容無法提供檢索?，F(xiàn)階段很多機(jī)關(guān)單位經(jīng)常利用檔案通過圖像識別、關(guān)鍵詞著錄、人工錄入等方式為其提供內(nèi)容檢索，受多種因素的影響，計算機(jī)管理系統(tǒng)無法覆蓋全部文書檔案，加之工作量較大，因此無法進(jìn)一步滿足用戶的需求[1]。因此，檔案管理人員可以通過電子文件的收集最大限度地實現(xiàn)檔案內(nèi)容的檢索，有效保證查準(zhǔn)率和查全率。

2）有助于開展深層統(tǒng)計分析?，F(xiàn)階段，很多機(jī)關(guān)單位都開展了檔案目錄信息統(tǒng)計分析。由于缺乏完善的檔案全文信息，從而無法有效為深層次統(tǒng)計分析提供素材，在很大程度上制約了檔案收集和服務(wù)的利用。目前，已有各種互聯(lián)網(wǎng)全文檢索系統(tǒng)，如谷歌、百度等，尤其是對全文檢索方面數(shù)據(jù)的積累，有效實現(xiàn)了智能檢索，為用戶提供了諸多便利。時代在發(fā)展，隨著檔案全文信息的有效積累，高效、及時的智能檔案一定會助推檔案服務(wù)利用的發(fā)展。因此，做好電子文件歸檔管理工作至關(guān)重要。

3）有助于擴(kuò)增檔案信息資源總量。近年來，隨著信息化的深入推進(jìn)，涌現(xiàn)了海量的數(shù)字信息。隨著社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)文件歸檔方式已無法有效歸納或管理海量的數(shù)字信息。基于此，則需要不斷革新歸檔方式，才能更好地實現(xiàn)數(shù)字信息歸檔，促使檔案資源總量的擴(kuò)增，切實為社會提供良好的服務(wù)[2]。

4）有助于提高檔案信息的安全性。眾所周知，在傳統(tǒng)的檔案服務(wù)利用中，對檔案內(nèi)容的控制只能采取人工干預(yù)的方式，因此大大增加了人為因素，埋下了諸多安全隱患。在新形勢下，隨著全文信息的收集歸檔，可以充分利用軟件系統(tǒng)有效控制檔案內(nèi)容，這樣電子文件就可以降低檔案管理的難度，減少檔案管理人員的工作量，更好地提供管控嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)一致的檔案服務(wù)利用。

2 機(jī)關(guān)檔案室電子文件歸檔工作中存在的不足

1）認(rèn)識不足。首先是對檔案信息化認(rèn)識不足，有些人認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案室檔案信息化就是管理機(jī)讀目錄就行，沒有深入理解信息化工作內(nèi)容和目標(biāo);其次是在“雙套制”背景下，有些人認(rèn)為電子文件歸檔就是拷貝一份文件的電子版，認(rèn)為可紙質(zhì)檔案歸檔，電子文件可有可無;再次有些機(jī)關(guān)工作人員對檔案工作的認(rèn)識僅限于紙質(zhì)文件，認(rèn)為電子文件管理是單位信息部門的事，跟檔案工作無關(guān);最后即使個別機(jī)關(guān)檔案室有電子文件歸檔想法，也不知道如何開展工作。

2）歸檔制度不完善。相對于紙質(zhì)檔案歸檔，電子文件歸檔相關(guān)制度建設(shè)嚴(yán)重滯后。國家標(biāo)準(zhǔn)方面，國家檔案局于2002年頒布了《電子文件歸檔和管理規(guī)范》，當(dāng)時我國對電子文件的研究尚處于探索階段，隨著實踐的深入，其中的一些表述和要求已不能同現(xiàn)實需要相適應(yīng)[3]。例如，《電子文件歸檔和管理規(guī)范》對電子文件的歸檔范圍僅僅表述為參照國家有關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并未考慮電子文件的形成規(guī)律和多樣性對歸檔的影響。部門規(guī)章方面，大多數(shù)機(jī)關(guān)檔案室沒有明確電子文件歸檔責(zé)任主體，沒有建立本單位的電子文件歸檔范圍和保管期限表，電子文件歸檔工作尚無章可循。

3）歸檔信息基礎(chǔ)薄弱。機(jī)關(guān)檔案室缺少電子文件歸檔所必需的軟硬件條件。表現(xiàn)在：大多數(shù)機(jī)關(guān)檔案室檔案信息化建設(shè)滯后于單位信息化建設(shè)，僅僅配備計算機(jī)單機(jī)用于日常紙質(zhì)檔案整理和機(jī)讀目錄管理，沒有接入單位局域網(wǎng)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)時沒有考慮電子文件歸檔問題，沒有預(yù)留歸檔接口。

4）歸檔電子文件不完整。一些機(jī)關(guān)檔案室雖然開展了電子文件收集歸檔工作，但保存的電子文件普遍存在不完整的問題。表現(xiàn)在僅歸檔保存了電子文件本身，而忽視了背景、結(jié)構(gòu)信息等元數(shù)據(jù)的保存。這樣，使得電子檔案的原始性、真實性、完整性得不到保障，影響檔案憑證作用的發(fā)揮。

3 機(jī)關(guān)檔案室電子文件歸檔工作的有效對策

1）積極轉(zhuǎn)變思想觀念，強(qiáng)化文件規(guī)劃管理。電子文件是機(jī)關(guān)單位信息資源不可或缺的重要部分。在新形勢下機(jī)關(guān)單位檔案管理系統(tǒng)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用情況，必須要立足于實際，從前端入手，科學(xué)合理地設(shè)置業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能，同時還要制定出電子文件歸檔程序和時間。在此過程中，一方面需制定電子文件歸檔格式、歸檔方式以及電子文件檔案管理系統(tǒng)接口等制度，并進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，確保電子文件管理的安全。另一方面，還要采用先進(jìn)的技術(shù)手段，進(jìn)一步控制電子文件的質(zhì)量。與此同時，還必須將對電子文件的管理貫穿于電子檔案全過程的控制和監(jiān)督中，最大限度確保電子文件的可靠性、可用性、真實性和完整性。

2）構(gòu)建歸檔管理制度，確保電子文件規(guī)范完整。在新形勢下，要想順利有效地開展電子文件歸檔管理工作，需構(gòu)建科學(xué)合理的電子文件管理制度，因為這是進(jìn)一步實現(xiàn)電子文件歸檔管理目標(biāo)的重要途徑。第一，建立健全電子文件管理規(guī)范，確保電子文件歸檔管理工作的有序開展。要求檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，了解有關(guān)電子文件歸檔和管理方面規(guī)范體系。與此同時，還需開展電子文件歸檔和管理標(biāo)準(zhǔn)體系的研究，立足當(dāng)前電子文件歸檔管理的實際進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，從而構(gòu)建宏觀的電子文件歸檔體系框架，建立電子文件歸檔管理和電子文件安全保障方面的制度標(biāo)準(zhǔn)，并確保標(biāo)準(zhǔn)的操作性和指導(dǎo)性。第二，構(gòu)建電子文件全過程管理制度。為做好電子文件歸檔管理工作必須要靠制度來約束檔案管理人員，確保電子文件檔案的真實性、完整性以及原始性。電子文件與紙質(zhì)文件相比較，前者所涉及的問題非常多，同時也受諸多因素的制約，如果單純依靠檔案部門的一己之力是難以完成的。這就需要電子文件形成部門、綜合業(yè)務(wù)管理部門、電子文件收流轉(zhuǎn)部門、計算機(jī)信息管理部門以及檔案部門加強(qiáng)交流溝通，形成合力，營造一個良好的電子文件歸檔環(huán)境，形成全面且優(yōu)質(zhì)的電子文檔。

3）確保電子檔案管理的安全性。使用現(xiàn)代化的技術(shù)措施對電子檔案的真實性、完整性和安全性進(jìn)行保護(hù)，可以使用防火墻技術(shù)在組織與其他網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間建立障礙，避免檔案管理系統(tǒng)被非法訪問或盜竊;對電子檔案應(yīng)用加密技術(shù)，防止計算機(jī)病毒的入侵;定期更新計算機(jī)軟件;做好電子檔案的備份等。同時，還要提高檔案管理者的安全防范及保密意識。

4）培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人才。檔案管理人員在檔案信息化中始終處于主導(dǎo)性地位，是最重要的建設(shè)資源。在當(dāng)今現(xiàn)代化的信息時代，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)是具備檔案管理專業(yè)知識和相應(yīng)計算機(jī)能力的復(fù)合型人才。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員檔案專業(yè)知識和信息技術(shù)等方面的培訓(xùn)。

4 結(jié)束語

綜上所述，電子文件歸檔涉及諸多先進(jìn)技術(shù)和檔案管理知識，因此機(jī)關(guān)單位管理者一定要認(rèn)識到電子文件歸檔管理的重要性，克服機(jī)關(guān)單位人力、物力方面的局限，重點加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，制定完善的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。

參考文獻(xiàn)

[1]楊禎.電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].城建檔案，2019（12）：12-13.

[2]蔣余芬.移動智能終端電子文件管理關(guān)鍵問題探討[J].通訊世界，2019，26（12）：40-41.

[3]米蘭.新形勢下如何做好電子文件歸檔管理工作[J].城建檔案，2019（11）：62-63.