淺談如何做好文書檔案管理工作

摘 要：隨著時代的發(fā)展，文書檔案管理需要改變傳統(tǒng)的管理模式，提高管理現(xiàn)代化水平。在進行文書檔案管理時需要轉(zhuǎn)變思想觀念，提高對文書檔案管理的重視，管理。文書檔案管理人員要提高專業(yè)素養(yǎng)，提高管理效率。本文主要從做好文書檔案管理工作進行分析，對文書檔案管理中存在的問題進行探討，并且提出相應(yīng)對策，希望文書檔案管理可以滿足新形勢下的企業(yè)要求，為企業(yè)管理提供資料。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理;對策

文書檔案管理可以為企業(yè)開展決策、進行信息交流以及管理提供參考，文書檔案為企業(yè)的領(lǐng)導者提供了第一手資料，提高了決策的科學性和有效性。目前，隨著科技的發(fā)展，文書檔案管理工作需要進行創(chuàng)新和發(fā)展，突破傳統(tǒng)文書檔案管理模式，提高文書檔案管理水平。對于文書檔案管理中存在的問題需要進行完善和優(yōu)化，采取必要的措施提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平，保證文書檔案管理的完整性和全面性，適應(yīng)新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

1 做好文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理工作需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識，并且提高對文書檔案管理的重視，文書檔案是一項內(nèi)部資料，因此具有機密性。文書檔案可以為企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)活動提供資料，可以幫助企業(yè)做出正確的決策。在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的過程中，企業(yè)面臨著復雜的市場環(huán)境，競爭壓力加劇，文書檔案管理可以避免檔案出現(xiàn)泄漏和遺失，保證文書檔案的完整性。企業(yè)對文書檔案進行管理，可以方便對信息的查詢，創(chuàng)造良好的信息發(fā)展環(huán)境，因此需要提高文書檔案管理的規(guī)范性和高效性。

2 當前文書檔案管理工作中存在的問題

1）文書檔案管理的重視程度不足。企業(yè)的管理人員對于文書檔案管理工作缺乏足夠重視，并且文書檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的作用不夠明顯，因此管理者將文書檔案管理邊緣化，對文書檔案多是保管相關(guān)文件，避免文件出現(xiàn)丟失以及泄漏現(xiàn)象，對于文書檔案管理的認識不足，缺乏檔案管理意識。因此文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和完整性，文件形成不夠規(guī)范，影響文書檔案管理的質(zhì)量，導致管理工作存在漏洞，需要完善。

2）文書工作和檔案管理存在脫節(jié)問題。文書檔案管理是一項專業(yè)性、系統(tǒng)性的管理工作，但是在實際的管理中，由于對文書檔案管理缺乏了解，專業(yè)水平不足，因此在管理中經(jīng)常出現(xiàn)文書管理和檔案管理脫節(jié)的問題。管理人員實行文書和檔案分模塊管理方式，因此文書管理和檔案管理具有獨立性，兩者之間在管理中存在較大距離。由于文書管理人員和檔案管理人員之間溝通不足，因此在管理過程中公文格式以及文書的處理工作存在很多不規(guī)范現(xiàn)象。檔案管理工作的內(nèi)容更加復雜，多種檔案管理形式 不利于實行統(tǒng)一的、規(guī)范性的管理，因此需要改善文書管理和檔案管理脫節(jié)問題。

3）文書檔案管理沒有集中保管。企業(yè)內(nèi)部各部門對于文書檔案管理的意識不足，各部門的文書檔案比較分散，沒有形成統(tǒng)一管理，各部門之間的合作和溝通比較少，因此不利于文書檔案管理工作的開展。很多部門將檔案留在自己的部門認為方便開展工作，因此黨群部將黨務(wù)相關(guān)檔案進行留存、經(jīng)營文書檔案留在經(jīng)營部等等，這樣分散保管在程序愛你人員流動以及部門重新編制之后一些檔案會遺失和泄漏，并且一些重要檔案因為沒有及時進行歸檔，會導致檔案丟失，不利于企業(yè)工作的開展，缺乏相應(yīng)參考依據(jù)。被泄漏的檔案會嚴重影響企業(yè)的發(fā)展，造成經(jīng)濟損失。

4）檔案收集整理不規(guī)范。檔案收集整理的完整性和全面性直接影響檔案管理的質(zhì)量，但是在實際的檔案管理工作中，檔案收集整理存在不規(guī)范問題。主要包括對于材料的收集存在不規(guī)范性，很多文件在形成過程中沒有按照相應(yīng)的規(guī)定進行書寫，比如文件中的字號、字體、格式、文書類型、紙張大小等等都和標準不符，因此文件的使用不具有參考性。歸檔文件的整理不符合相應(yīng)規(guī)定，檔案管理人員在對文件進行整理的過程中需要對歸檔文件進行分類、整理，按照歸檔規(guī)定進行。但是在實際操作中文書檔案管理人員缺乏規(guī)范性，比如使用自己容易消失的傳真紙進行歸檔，材料的種類多樣，檔案管理人員重視紙質(zhì)資料，忽視其他類型的文件。并且在檔案收集和整理中附件以及其他說明沒有進行妥善管理，導致文件不夠全面。

3 做好文書檔案管理工作的對策

1）管理環(huán)節(jié)規(guī)范化。目前對于文書檔案管理工作的要求提高，文書檔案管理需要滿足企業(yè)的需求，因此在管理過程中應(yīng)該提高管理水平，并且實施規(guī)范化管理，在進行文書檔案的歸檔時按照類型以及處理程序的差異等進行分類和整理，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建完善的文書檔案管理制度，并且得到落實。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和普及，文書檔案管理需要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行開展工作，檔案管理電子信息化模式得到發(fā)展。在規(guī)范化管理過程中，管理人員需要將文書處理環(huán)節(jié)和檔案管理相協(xié)調(diào)，二者共同管理，對文書檔案進行分類歸檔。為了保證文書的全面性和完整性，需要對文書進行登記。檔案歸檔之后可以對檔案進行篩選，一些無用檔案可以進行清理，有效提高檔案管理的質(zhì)量和效率，實現(xiàn)高效工作。對案卷進行整合，對于一些內(nèi)容相近的檔案可以進行合并，對于一些比較分散的信息重新組卷和整理，并且關(guān)聯(lián)案卷應(yīng)該進行整合，在查詢和應(yīng)用時快速找出關(guān)聯(lián)案卷。做好題名工作，通過精準性題名的使用提高檢索效率，因此檔案管理人員要具備信息化管理手段，提高現(xiàn)代化管理水平。

2）文書檔案管理制度的完善。文書檔案管理制度的制定可以為檔案管理人員提供依據(jù)和參考，在制度規(guī)定的范圍開展工作，對管理工作進行規(guī)范。因此文書檔案管理制度的制定需要引起領(lǐng)導者的重視，意識到文書檔案管理工作的重要性，建立管理機制，對文書檔案管理進行細化，明確管理流程。完善文書檔案管理制度需要管理人員提高專業(yè)素養(yǎng)，掌握管理知識，并且對相關(guān)政策進行學習和理解，制度的制定需要圍繞企業(yè)的實際發(fā)展情況，具有針對性和可行性。文書檔案管理工作是一項綜合性的工作，需要對各個環(huán)節(jié)進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，因此制度的制定需要對檔案的歸檔、管理、處理等環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，保證各環(huán)節(jié)的連接性和有序性。

3）提升工作人員的綜合素質(zhì)。文書檔案管理對專業(yè)水平具有一定要求，因此對于管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)的要求比較嚴格。企業(yè)對于檔案管理人才的選用要進行嚴格的考察，在聘用檔案管理人員時需要對專業(yè)水平進行測試，并且具備實踐能力，保證應(yīng)聘者可以勝任文書檔案管理工作。并且對于企業(yè)中的文書檔案管理人員定期開展培訓活動，提升綜合素養(yǎng)，靈活應(yīng)用最新的檔案管理技術(shù)，增強檔案資料的收集、整理、歸檔能力。各部門之間需要加強合作，將各部門的檔案進行匯總，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，保證檔案的完整，避免出現(xiàn)遺失問題。檔案管理人員要與各部門進行協(xié)調(diào)和合作，提高檔案文書的管理水平。

4 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，在進行文書檔案管理的過程中要明確管理中存在的問題，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理觀念，采用信息化技術(shù)提高檔案電子信息化水平，管理人員要具備專業(yè)水平，提高專業(yè)性和實踐性，通過提高文書檔案管理水平，可以為企業(yè)提供決策依據(jù)，推動企業(yè)長遠發(fā)展。

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作者簡介

邱百榮（1984-），女，漢，天津，本科現(xiàn)職稱助理館員，天津市醫(yī)源衛(wèi)生人才服務(wù)有限責任公司。