基層行政事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀與思考

盧云學(xué)

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)入新時(shí)代的步伐，行政事業(yè)單位的檔案管理工作也轉(zhuǎn)入科學(xué)化征集管理階段，構(gòu)成了系統(tǒng)化管理模式，發(fā)揮著記錄歷史，傳承文明，服務(wù)社會(huì)，造福人民的重要作用。本文圍繞傳統(tǒng)檔案管理制度及模式，探討了利用科技化手段做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升，力求不斷推進(jìn)基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的提升。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案;工作;措施

通過(guò)本人對(duì)基層行政事業(yè)單位當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)研，針對(duì)基層行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題，提別是檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、工作規(guī)范性不高、懂業(yè)務(wù)安心從事檔案管理人員儲(chǔ)備不足以及基層行政事業(yè)單位檔案管理工作的約束和阻礙因素進(jìn)行了歸納，提出了基層行政事業(yè)單位要積極建設(shè)自身完善的檔案管理人員隊(duì)伍，不斷完善和創(chuàng)新檔案管理工作方式和管理機(jī)制，從而為行政事業(yè)單位的檔案管理工作和其他各項(xiàng)日常工作奠定良好的檔案基礎(chǔ)。

1 檔案管理的相關(guān)概述

1.1 檔案管理的定義

檔案管理就是指在一個(gè)事業(yè)單位成立伊始以及發(fā)展過(guò)程中形成的一個(gè)龐大的資料庫(kù)，它包含著事業(yè)單位各方面的發(fā)展數(shù)據(jù)，而且它的類(lèi)型也是多種多樣：通知、告示、請(qǐng)示、通告、會(huì)議記錄、總結(jié)、信函等等。對(duì)檔案進(jìn)行管理，就是將進(jìn)行分類(lèi)整理，要用科學(xué)的方法和嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各類(lèi)各樣的檔案進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)的劃分，最后將歸類(lèi)后的檔案進(jìn)行合理妥善的保管。所以越是歷史悠久的事業(yè)單位，它們檔案越多且復(fù)雜，管理起來(lái)也比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤;基層行政事業(yè)單位由于檔案管理人員流動(dòng)性較快，機(jī)構(gòu)變動(dòng)比較頻繁，對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)熟練程度要求就更高更迫切。

1.2 對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理的重要性

檔案記錄著基層事業(yè)單位發(fā)展的全過(guò)程，要求有規(guī)范系統(tǒng)且有十分強(qiáng)的保密性，不合時(shí)機(jī)的泄密會(huì)對(duì)單位一系列政策的實(shí)施造成惡劣影響。首先，基層行政事業(yè)單位在處理問(wèn)題時(shí)，需要以檔案為憑證，有許多檔案是具有法律效力，在處理問(wèn)題時(shí)有很強(qiáng)的說(shuō)服性。其次，檔案具有很強(qiáng)的借鑒參考性，不管是處理什么事務(wù)，單位參考檔案中過(guò)往的事例去處理當(dāng)下的事務(wù)，是一種十分有效的解決方法。最后，檔案記錄的數(shù)據(jù)其真實(shí)性都是有保證的，具有很強(qiáng)的客觀(guān)性，全部數(shù)據(jù)都是以事實(shí)為基礎(chǔ)，不容許任何人更改。

2 提升基層行政事業(yè)單位檔案管理水平的策略

2.1 提高對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度

首先，基層行政事業(yè)單位要根據(jù)時(shí)代發(fā)展要求，加大單位內(nèi)部宣傳力度，統(tǒng)一干部職工的認(rèn)知水平，提高對(duì)檔案管理的重視程度，建立所有部門(mén)參入的全方位檔案管理目標(biāo)，同時(shí)聽(tīng)取內(nèi)部職工對(duì)檔案管理工作的看法想法，促進(jìn)檔案管理效率的改進(jìn)。其次，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予檔案管理人員充分的信任和跟其它重要部門(mén)同等的關(guān)注度，規(guī)范優(yōu)化管理制度，為他們及時(shí)提供所需的人力和物力上的支持，為工作人員實(shí)際管理操作提供制度保障，使得管理工作朝向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向邁進(jìn)。

2.2 全面掌握檔案管理內(nèi)容

積極發(fā)展和基層行政事業(yè)單位檔案信息服務(wù)相關(guān)的產(chǎn)業(yè)。一是現(xiàn)階段檔案管理工作并不僅僅是儲(chǔ)存檔案記錄的部門(mén)。在社會(huì)持續(xù)發(fā)展的新時(shí)期，我國(guó)基層行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作同樣需要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，對(duì)檔案管理工作所涉及的內(nèi)容予以適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，促使其可以變成檔案信息資源協(xié)調(diào)中心，在為檔案材料應(yīng)用人員提供良好服務(wù)的同時(shí)，發(fā)展和信息服務(wù)與之相關(guān)的產(chǎn)業(yè)，構(gòu)建出將搜集、查詢(xún)、處理以及服務(wù)為核心工作的檔案管理工作，全面落實(shí)基層行政事業(yè)單位檔案信息資料共享。二是現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用十分常見(jiàn)，各種信息材料均不斷流于網(wǎng)絡(luò)。因此，在愈發(fā)龐大的信息材料背景下，基層行政事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理機(jī)構(gòu)不可能把所有信息材料予以進(jìn)一步處理加以應(yīng)用，因此，每個(gè)檔案機(jī)構(gòu)都需要對(duì)傳統(tǒng)各自獨(dú)立的布局進(jìn)行有效的調(diào)整，把互聯(lián)網(wǎng)所具有的優(yōu)勢(shì)應(yīng)用于檔案管理工作中，以此實(shí)現(xiàn)信息資源共享，同時(shí)把信息材料的實(shí)質(zhì)性?xún)r(jià)值和意義全方位的展現(xiàn)出來(lái)。三是需要積極提升檔案主體意識(shí)?；鶎有姓聵I(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該積極強(qiáng)化檔案主體意識(shí)，每一位檔案管理工作者都應(yīng)該具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和一定的檔案保密意識(shí)。

2.3 整合檔案管理的具體流程

首先，在一個(gè)事業(yè)單位的內(nèi)部，每個(gè)部門(mén)都不是孤立地進(jìn)行工作的，文書(shū)檔案管理的工作人員如果想要提高自己的工作效率，就要與其他的部門(mén)做好溝通交流。其次，如果有能夠合并的工作流程，工作人員要及時(shí)加以合并，這樣對(duì)于減小工作壓力也是十分有幫助。最后，要及時(shí)地汲取其他部門(mén)，乃至其他檔案工作做得好的單位的工作經(jīng)驗(yàn)，有可以借鑒的資源就要及時(shí)地借鑒，這樣不僅可以幫助工作人員在整理文書(shū)檔案的過(guò)程中少走彎路，還能夠有效地實(shí)現(xiàn)資源的整合利用。

2.4 樹(shù)立科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的推動(dòng)下，行政事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)是發(fā)展的必然趨勢(shì)，單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，樹(shù)立科學(xué)的檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。再是檔案管理信息化建設(shè)不能盲目跟風(fēng)，要根據(jù)自身單位的人員、資金、工作性質(zhì)等綜合考慮，確保各項(xiàng)工作的開(kāi)展符合本單位的基本要求，設(shè)定檔案管理信息化的短期和長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)，從而確保檔案管理信息化建設(shè)有條不紊地進(jìn)行。

2.5 規(guī)范制度保證體系化管理

規(guī)范統(tǒng)一的管理制度是檔案體系化建設(shè)的重要一環(huán)。從檔案的收集到整理就要開(kāi)始區(qū)分檔案類(lèi)別，對(duì)于收集好的信息資料進(jìn)行組合，形成種類(lèi)不同的編制文檔，后按照時(shí)間的順序逐一排列，形成管理秩序。對(duì)于查找率比較高的檔案可以進(jìn)行標(biāo)記，無(wú)論是線(xiàn)上的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的標(biāo)注還是線(xiàn)下的重要檔案分別管理，都是可行的方法。此外，就是對(duì)已經(jīng)整理好的檔案的鑒定工作，一般對(duì)于事業(yè)單位歷史年代比較強(qiáng)的檔案信息要重點(diǎn)檢測(cè)，根據(jù)不同檔案的歷史年限不同，其保留和檔案儲(chǔ)存放置方式也會(huì)有不同。對(duì)于保留時(shí)間超過(guò)年限的可以及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，防止對(duì)于后續(xù)的檔案更新和線(xiàn)下檔案庫(kù)的整理造成阻礙。最后，就是檔案保管，對(duì)于重點(diǎn)管理的檔案需要結(jié)合科技手段，增加其保密性。

2.6 逐步采用智慧化檔案館標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理

由于紙質(zhì)的檔案管理工作具有較低的靈活性和便捷性，隨著信息化管理技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，基層行政事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用信息化技術(shù)，對(duì)原有檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和大數(shù)據(jù)處理逐漸形成全新的檔案管理工作信息化管理模式。隨著信息化管理技術(shù)和平臺(tái)的應(yīng)用，檔案信息的查詢(xún)和管理獲得了更加便捷和高效的管理質(zhì)量，更多的采用電子檔案，更有利于保存、流傳和查閱，有效提升檔案管理工作獲得更高的穩(wěn)定性和安全性，為數(shù)字檔案加工提供所需要的內(nèi)涵，為未來(lái)智慧檔案建設(shè)打好基礎(chǔ)。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期的檔案管理工作對(duì)于基層行政事業(yè)單位的發(fā)展十分重要?；鶎有姓聵I(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理工作者的思想境界，建立健全大數(shù)據(jù)管理運(yùn)行機(jī)制，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新。因此，對(duì)基層行政事業(yè)單位而言，新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化十分重要，它既是時(shí)代不斷發(fā)展的核心要求，也是促進(jìn)基層行政事業(yè)單位可持續(xù)健康發(fā)展的有效措施。本文主要針對(duì)新時(shí)期基層行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路進(jìn)行的探討與分析，僅供參考。

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