抽水蓄能電站工程項目檔案管理實踐

黃純 王育瑾 劉慧敏

摘 要：清遠抽水蓄能電站（以下簡稱“清蓄電站”）在通過檔案驗收的同時就取得了廣東省重大項目建設檔案“金冊獎”。本文通過對電站工程檔案管控過程的分析和研究，探索出適合抽水蓄能電站建設項目檔案管理的新思路、新方法。

關鍵詞：抽水蓄能電站;項目檔案管理;“金冊獎”;檔案管理實踐;管理方法

項目檔案管理工作對抽水蓄能電站項目建設來說屬一個至關重要的環(huán)節(jié)，然因抽水蓄能電站項目本身的特殊性，項目檔案工作在具體開展過程中會出現(xiàn)不同程度的問題或難點。清蓄電站在項目檔案管理實踐中通過前端控制、中間管控、整改完善等環(huán)節(jié)的有效推進，最終順利實現(xiàn)了檔案管理目標，證明了強有力過程管控、人員隊伍強化建設、溝通渠道暢通、過程專業(yè)指導、約談機制建立、完工結算把控等多種管理手段是行之有效、可復制推廣的。

1 建設項目檔案管理現(xiàn)狀

1.1 工程項目復雜、工期長所帶來的檔案工作難點

抽水蓄能電站項目工程建設工期較長，參建單位較多，這些特點致使項目檔案形成周期長、來源廣、專業(yè)性和整體性強、數(shù)量多、載體形式多樣，較大增加了檔案工作的管理難度。以廣東清遠抽水蓄能電站建設為例，清蓄電站建設總工期10年（前期4年，建設期6年），參建單位100多家，其中主標單位就有16家，各參建單位所承建的項目工期長短不一、規(guī)模大小不一、開展實況不一、檔案管理人員及業(yè)務水平不一，影響著檔案文件歸檔的及時性和高效性，制約著項目檔案工作整體進度。

1.2 現(xiàn)行國標及行業(yè)標準適用性欠缺

在清蓄電站工程檔案專項驗收工作開展前，抽水蓄能建設項目檔案分類尚未頒布國家及行業(yè)標準（2018年6月7日頒布的《抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案分類導則（GB/T 36294—2018）》，于清蓄電站工程檔案專項驗收之后正式實施），再加上抽水蓄能電站工程自身的獨特性質(zhì)，現(xiàn)有的電力國標和行標制度無法完全適用于抽水蓄能建設實際情況，工作標準亦不夠明確，在具體工作的開展過程中多依靠“投石問路”，實際操作存在不少困難。且驗收評定標準日趨嚴格，這也對檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。

1.3 檔案意識不夠且缺乏專業(yè)檔案人員

檔案意識的養(yǎng)成也非一朝一夕，需久久為功，尤其是參建單位各方。在實際情況中，部分項目團隊對檔案重視不夠、檔案意識欠缺，檔案人員業(yè)務水平和技能參差不齊，多為業(yè)務技術人員兼職檔案員，或是文員兼職檔案員，部分從事檔案工作的人員還未經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識培訓，導致參建單位檔案人員對建設單位檔案管理要求不清晰、把握不到位，在檔案工作開展過程中出現(xiàn)進度遲緩、歸檔質(zhì)量不高、多次返工等情況，影響著建設單位整體檔案管理目標的推進。此外，建設單位檔案專職人員隊伍不穩(wěn)定，在項目建設全生命周期過程中人員多次變動，在很大程度上也不利于檔案工作的持續(xù)推進。

2 建設項目檔案管理實踐

2.1 目標設定及保障機制

項目檔案工作目標設定——金冊獎。為保證項目檔案能更好地服務于電站的建設管理，清蓄公司于2012年確立了圓滿完成檔案專項驗收，獲得廣東省重大建設項目檔案工作的最高榮譽獎“金冊獎”的電站檔案管理目標，該目標在實踐過程中從未動搖。

目標實現(xiàn)保障機制。目標的實現(xiàn)須聚人力物力財力所能發(fā)揮的最大合力來予以保障，且在各個環(huán)節(jié)都需加以重視。為更好推進檔案“金冊獎”目標的實現(xiàn)，清蓄公司在過程中充分研究了檔案工作需求，由公司一把手直接管理檔案工作，建立健全檔案管理工作體系，設立了以清蓄公司為核心的、涵蓋各主要參建單位在內(nèi)的檔案工作領導小組及檔案工作小組，配齊滿足檔案工作需要的人員和設施設備，完善檔案信息化建設，實行過程管控、人力資源優(yōu)化配置、溝通渠道暢通、時間節(jié)點分析、約談機制建立、完工結算控制等多種管理手段，從硬件和軟件上來保障了項目檔案工作的順利開展，全力保障檔案目標的推進。

2.2 項目檔案過程管控

一是嚴格落實前端控制。以清蓄電站項目檔案實踐為例，在實踐中，清蓄公司嚴格落實檔案全生命周期管理，自項目籌建伊始就高度重視檔案工作各項部署，將檔案工作責任明確到人，檔案重點工作計劃納入部門或公司年度重點工作，檔案文件歸檔要求納入合同條款，更在合同項目動工之初就嚴格落實檔案交底（不僅是上級公司向業(yè)主項目部檔案交底，還包括業(yè)主項目檔案部門聯(lián)合技術部門對參建單位所進行的檔案工作交底），檔案人員切實參與項目合同結算審批流程，在結算環(huán)節(jié)對竣工文件歸檔整編進行嚴格把關，認真落實好檔案文件歸檔的源頭控制和全過程控制。

二是有力實施中間管控。在日常項目管理及目標緊迫階段，必須認真開展年度計劃編制和落實，清蓄電站在項目檔案管理實踐中，通過采用檔案月度例會制度、落實中間檢查、發(fā)布情況通報、簽訂“檔案工作責任書”、 增加業(yè)務部門把關流程、主要參建單位合署辦公等多種手段確實有力地保證了檔案工作順利開展。

三是暢通溝通渠道。溝通渠道暢通與否制約著各項工作的順利開展，尤其為檔案工作攻堅期，制約效力更甚。為聚力推進檔案驗收目標，在攻堅期，清蓄電站通過周例會專題匯報、工程例會、檔案專題會議、重點約談等方式，積極尋求業(yè)務部門、當?shù)卣案鲄⒔▎挝坏拇罅χС郑冀K保持溝通渠道暢通高效，為檔案目標的推進保駕護航。

四是專業(yè)力量支持。在建設項目檔案管理中，來自外部的專業(yè)支撐，能從更高標準、更高質(zhì)量的層面給項目檔案以具體工作的指導和意見，在很大程度上幫助了項目檔案質(zhì)量的提升，同時也還保證了檔案工作的正確方向，真正達到事半功倍的目的。清蓄電站在整個項目管理過程中，累計邀請上級公司及檔案專家蒞臨現(xiàn)場檢查指導工作30余次，得益于這些外部的專業(yè)指導和支持，電站整體項目檔案工作的質(zhì)量得到了全面提升。在外力的支撐和引領同時還須不斷學習借鑒先進，持續(xù)提升檔案人員的業(yè)務能力和專業(yè)素養(yǎng)，不斷強化人員隊伍建設，使得檔案工作內(nèi)外兩向同時施力，極大地推動項目檔案工作高質(zhì)高效開展。

3 建設項目檔案管理實踐成效

移民檔案驗收順利完成。得益于當?shù)卣肮绢I導的高度重視，清蓄公司于清蓄電站首臺機組投產(chǎn)發(fā)電后的次年即2016年的6月順利完成征地移民檔案驗收，清蓄電站建設征地移民安置竣工驗收也于當年9月份順利通過。

項目檔案專項驗收順利通過。在“金冊獎”的目標引領下，清蓄電站于電站全面投產(chǎn)后第二年即2018年10月即以“優(yōu)秀”成績通過了廣東省檔案局組織的項目檔案專項驗收，并于2019年2月獲廣東省檔案局頒發(fā)的“2018年度廣東省重大建設項目檔案金冊獎”榮譽。在項目檔案工作管理成果的基礎上，清蓄公司還于2019年圓滿完成了廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范化測評，獲評企業(yè)檔案工作二級甲等規(guī)范單位，鞏固了現(xiàn)有的檔案工作成果。

4 結語

抽水蓄能電站工程復雜，涉及專業(yè)廣、工程變更多、建設工期長，如果沒有一套系統(tǒng)、科學、有效的全過程管控辦法，將很難形成完善的工程項目檔案。清蓄電站首先設立“檔案完整”、“金冊獎”的工作目標，而后圍繞“目標”設置組織機構，配置專業(yè)人員和設施設備，制定相應的工作流程、規(guī)章制度以及檔案專（兼）職人員的崗位職責。通過分類咨詢、分級培訓、定期檢查，將檔案的收集整理完成情況與參建單位的工程付款掛鉤，與相關人員的工作績效掛鉤，從而實現(xiàn)項目檔案的全過程管控。

實踐證明，清蓄電站工程檔案項目管控辦法是行之有效的，可供行業(yè)借鑒。