新時(shí)代加強(qiáng)國(guó)有企業(yè)辦公室工作的有效對(duì)策

季長(zhǎng)清

[摘 要] 在現(xiàn)階段的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，國(guó)有企業(yè)承擔(dān)著推動(dòng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要責(zé)任，從經(jīng)濟(jì)發(fā)展的宏觀角度來(lái)看，國(guó)有企業(yè)的建設(shè)水平與工作效益直接影響到未來(lái)的市場(chǎng)活動(dòng)。針對(duì)國(guó)有企業(yè)的工作特點(diǎn)，強(qiáng)化其辦公室工作水平，處理相關(guān)工作問題，對(duì)于推動(dòng)內(nèi)部建設(shè)、完善管理結(jié)構(gòu)有著極為重要的意義。

[關(guān)鍵詞] 國(guó)有企業(yè) 辦公室 工作 對(duì)策 思考

中圖分類號(hào)：F276.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

對(duì)于國(guó)有企業(yè)的相關(guān)活動(dòng)來(lái)說，辦公室工作相當(dāng)于承接各個(gè)環(huán)節(jié)的軸承，在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、內(nèi)部活動(dòng)等過程中，辦公室工作承擔(dān)著調(diào)節(jié)內(nèi)部工作矛盾、制定相關(guān)發(fā)展計(jì)劃的重要責(zé)任。將“強(qiáng)化辦公室工作”這一任務(wù)提上日程，對(duì)于提升國(guó)有企業(yè)的工作效率、處理相關(guān)工作矛盾有著不可忽視的發(fā)展價(jià)值。

一、國(guó)有企業(yè)辦公室工作的基本特點(diǎn)

（一）職能單位復(fù)雜化

從辦公室的基本工作特點(diǎn)與相關(guān)職能來(lái)看，其屬于“某一固定體系下的職能結(jié)構(gòu)”，承擔(dān)著調(diào)和生產(chǎn)矛盾、解決經(jīng)營(yíng)問題的重要責(zé)任。而在國(guó)有企業(yè)辦公室工作活動(dòng)中，其相關(guān)業(yè)務(wù)表現(xiàn)得更為復(fù)雜——在某一國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，辦公室工作衍生出了財(cái)務(wù)單位、職能單位、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)單位、后勤保障單位等多個(gè)基本結(jié)構(gòu)，這些結(jié)構(gòu)互相制約、彼此配合，在一定程度上限制或推動(dòng)著國(guó)有企業(yè)的發(fā)展。

以現(xiàn)階段的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)為例，在企業(yè)參與市場(chǎng)活動(dòng)的過程中，其需要內(nèi)部結(jié)構(gòu)與外部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的共同配合才能完成相關(guān)生產(chǎn)任務(wù)。在這一過程中，經(jīng)營(yíng)部門、管理部門等多個(gè)組織需要互相配合[1]，且規(guī)劃固定的職能活動(dòng)周期，根據(jù)相關(guān)建設(shè)計(jì)劃制定對(duì)應(yīng)的建設(shè)方案。從經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的角度來(lái)看，在國(guó)有企業(yè)發(fā)起市場(chǎng)活動(dòng)的過程中，各個(gè)職能部門似乎處于“各司其職”的狀態(tài)，但市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)形式是不穩(wěn)定的，在其經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與經(jīng)營(yíng)方式發(fā)生改變之后，各個(gè)職能管理部門處于“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的狀態(tài)，彼此之間的聯(lián)系十分復(fù)雜。

（二）出色的帶動(dòng)與承接效應(yīng)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，一些經(jīng)濟(jì)學(xué)者開始注意到辦公室工作的重要價(jià)值，并嘗試對(duì)其進(jìn)行重新定義。但在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，按部就班的市場(chǎng)發(fā)展態(tài)勢(shì)并沒有為這些專家創(chuàng)造好的機(jī)會(huì)，其參與市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的積極性較低，對(duì)于辦公室工作的基本了解嚴(yán)重不足，在這一時(shí)期，相關(guān)學(xué)者將辦公室工作定義為“整合過程”：在“整合過程”中，辦公室工作的市場(chǎng)價(jià)值在于文獻(xiàn)傳輸、數(shù)據(jù)處理，可用價(jià)值及實(shí)踐價(jià)值極低。而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的帶動(dòng)下，多種元素開始融入國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，辦公室職責(zé)被不斷細(xì)化、強(qiáng)化，在要求辦公室公職人員形式管理職責(zé)的過程中，管理者不僅要關(guān)注外界信息對(duì)當(dāng)前企業(yè)流動(dòng)效益的影響，更要關(guān)注辦公室內(nèi)部所表達(dá)出的“發(fā)散作用”。從這一角度來(lái)看，辦公室工作的基本效能獲得了新的發(fā)展：承上啟下，帶動(dòng)承接[2]。在國(guó)有企業(yè)發(fā)起的對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過程中，辦公室人員需要結(jié)合多方信息對(duì)當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行整理，如根據(jù)國(guó)家政策合理優(yōu)化經(jīng)營(yíng)結(jié)構(gòu)、根據(jù)市場(chǎng)需求調(diào)整經(jīng)營(yíng)方案等，這是與市場(chǎng)進(jìn)行對(duì)接的過程，需要辦公室的信息優(yōu)化。而在內(nèi)部經(jīng)營(yíng)及管理環(huán)節(jié)，辦公室承擔(dān)著風(fēng)險(xiǎn)管控、公務(wù)管理、后勤保障等任務(wù)，工作要求更為復(fù)雜，其職能也在發(fā)生改變：從外部交流轉(zhuǎn)向內(nèi)部監(jiān)督?？偟膩?lái)說，辦公室是國(guó)有企業(yè)內(nèi)部的中轉(zhuǎn)機(jī)構(gòu)，它的運(yùn)轉(zhuǎn)效率與國(guó)有企業(yè)的發(fā)展效率息息相關(guān)。

二、國(guó)有企業(yè)辦公室工作存在的問題

（一）服務(wù)效率不足，服務(wù)效能無(wú)法滿足需求

辦公室工作的開展質(zhì)量直接決定了國(guó)有企業(yè)的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，作為推動(dòng)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的深層動(dòng)力，及時(shí)處理相關(guān)事務(wù)、解決內(nèi)部管理問題已經(jīng)成為推動(dòng)辦公室工作高效開展的重要指標(biāo)?；仡櫖F(xiàn)階段的辦公室工作，需求與效能之間的矛盾依然十分明顯。大部分辦公室部門的管理活動(dòng)比較復(fù)雜，日常經(jīng)營(yíng)事務(wù)十分繁瑣。以本企業(yè)的地市分公司辦公室的相關(guān)活動(dòng)為例，在其發(fā)起相關(guān)活動(dòng)的過程中，其需要結(jié)合原有組織架構(gòu)、財(cái)務(wù)管控、安全監(jiān)管、投入產(chǎn)出和社會(huì)影響等問題進(jìn)行綜合考慮，并與財(cái)會(huì)部門、人力資源部門、經(jīng)營(yíng)部門建立實(shí)時(shí)互動(dòng)。在商業(yè)經(jīng)營(yíng)的角度來(lái)看，其基本工作類別十分復(fù)雜，涉及內(nèi)容十分繁瑣，一旦員工出現(xiàn)怠惰心理，將會(huì)出現(xiàn)“千里之堤潰于蟻穴”的負(fù)面現(xiàn)象。但部分部門仍沒有形成良好的工作作風(fēng)，在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中依然存在“人浮于事”的現(xiàn)象[3]，甚至有一小部分工作人員在主觀上并不具備服務(wù)意識(shí)，只是機(jī)械地履行工作職責(zé)，未能主動(dòng)改進(jìn)工作方法。在這種情況下，辦公室工作的監(jiān)管力度一旦下調(diào)，有這種表現(xiàn)的工作人員很容易產(chǎn)生服務(wù)質(zhì)量急劇下降的問題，這一問題是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)辦公室工作亟需解決的。為了避免工作人員無(wú)法結(jié)合市場(chǎng)及內(nèi)部經(jīng)營(yíng)需求完成相關(guān)調(diào)研任務(wù)，或是不能為單位的生產(chǎn)活動(dòng)提出可用的優(yōu)化方案的情況發(fā)生，國(guó)有企業(yè)管理者需要對(duì)各職位的工作人員進(jìn)行思想教育，結(jié)合新時(shí)代的思想潮流確定教育內(nèi)容的方向，帶領(lǐng)員工追趕新思潮。

（二）工作效率不足，部門協(xié)調(diào)不到位

為了提升辦公室工作的開展效率，建立完備的內(nèi)部產(chǎn)業(yè)事務(wù)處理鏈條，當(dāng)前諸多國(guó)企尤其是中央企業(yè)按照要求，以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為基本管理框架，推出了較為嚴(yán)格的管理制度，但回顧相關(guān)辦公室管理工作，似乎并沒有取得較為出色的管理效果。這一尷尬局面的出現(xiàn)與當(dāng)前所施行的管理制度息息相關(guān)：在過度強(qiáng)調(diào)個(gè)人效能、單位效能及部門效能等概念的情況下，相關(guān)人員崗位對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目的督辦力度并不強(qiáng)，督辦制度的制定缺乏科學(xué)價(jià)值。在日常管理活動(dòng)中，管理人員的重點(diǎn)在于“督”，對(duì)于“辦”的監(jiān)管力度嚴(yán)重不足，隨著市場(chǎng)活動(dòng)的復(fù)雜化、高速化發(fā)展[4]，固有的管理理論并不能處理新的管理矛盾，辦公室的內(nèi)部工作效能并不能為企業(yè)提供解決相關(guān)問題的機(jī)會(huì)。以后勤保障工作為例，在辦公室工作環(huán)節(jié)，其需要對(duì)車輛管理、物業(yè)管理、物料保障和日常辦公等多個(gè)流程進(jìn)行管理，并結(jié)合市場(chǎng)產(chǎn)需要求開展聯(lián)系、協(xié)調(diào)等工作，幫助其他單位完成相關(guān)生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)任務(wù)。但部分員工依然存在工作拖沓現(xiàn)象，在接受一些職責(zé)范圍模糊的工作任務(wù)時(shí)，不能第一時(shí)間以解決問題為目標(biāo)，只是簡(jiǎn)單地完成任務(wù)中明確屬于本職工作的部分，沒有主動(dòng)與其他部門進(jìn)行協(xié)調(diào)聯(lián)系，導(dǎo)致工作效率降低。這種情況下，國(guó)有企業(yè)辦公室的員工并非是合作緊密的整體，相當(dāng)于一件儀器的零件松散地組合在一起，每次工作都要提前做許多協(xié)調(diào)工作，無(wú)形中浪費(fèi)了一定的人力、物力、財(cái)力。

（三）責(zé)任意識(shí)不足，未能有效防范風(fēng)險(xiǎn)

辦公室工作是帶有市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)意識(shí)的文職工作，相關(guān)從業(yè)人員的文化素質(zhì)與工作素質(zhì)會(huì)直接影響到有關(guān)工作的開展進(jìn)度。在國(guó)企內(nèi)部辦公室工作管理活動(dòng)中，管理機(jī)制脫軌、文化素質(zhì)相對(duì)不高的問題依舊存在。少數(shù)辦公室的勞動(dòng)效率較低，服務(wù)意識(shí)較差，其不僅沒有樹立“事不過夜”的服務(wù)理念，對(duì)于基本檔案、合同的管理工作也有失穩(wěn)妥，線下合同、填寫漏洞等問題依然時(shí)有發(fā)生；除此之外，實(shí)際工作中也發(fā)現(xiàn)一些辦公室的基礎(chǔ)工作效率較低，其并沒有對(duì)基層油站的服務(wù)效能進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在重點(diǎn)工作推進(jìn)督辦的過程中，上下級(jí)的銜接工作并不完美，對(duì)于基層油站的網(wǎng)絡(luò)安全認(rèn)識(shí)也不夠全面。最后，部分國(guó)有企業(yè)基層辦公室的事務(wù)性工作負(fù)擔(dān)過于繁重，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，其并不會(huì)要求員工參與職能培訓(xùn)、工作素質(zhì)培訓(xùn)等活動(dòng)，受到文化水平、服務(wù)水平、學(xué)習(xí)能力的綜合限制，辦公室工作并不能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。通過以上種種問題可以發(fā)現(xiàn)，部分辦公室工作人員的責(zé)任意識(shí)還比較薄弱，在重復(fù)性的工作中逐漸放松了警惕，沒能意識(shí)到細(xì)節(jié)之處的錯(cuò)誤與漏洞可能引發(fā)的后果。與此同時(shí)，企業(yè)的管理者也要思考監(jiān)督方面的問題，將細(xì)化責(zé)任與強(qiáng)化監(jiān)督的行動(dòng)融入實(shí)際工作，合理有序地解決一些員工并沒有建立相應(yīng)的流程優(yōu)化機(jī)制、個(gè)人服務(wù)素質(zhì)及服務(wù)意識(shí)較低的現(xiàn)象。

三、提升辦公室工作效能的具體手段

（一）強(qiáng)化督查督辦，推進(jìn)工作落實(shí)

嚴(yán)格的管理制度是提升辦公室工作效能的必要保障。國(guó)有企業(yè)應(yīng)從內(nèi)部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與市場(chǎng)產(chǎn)需兩大角度入手，重新制定相應(yīng)的督查督辦管理制度，全面提升對(duì)內(nèi)管理職能。國(guó)有企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的監(jiān)管制度，突出重點(diǎn)落實(shí)督查督辦工作，根據(jù)各部門的工作職能要求下發(fā)對(duì)應(yīng)的督辦清單，明確落實(shí)責(zé)任，要求財(cái)務(wù)、后勤、運(yùn)輸及管理等部門相互配合，共同監(jiān)督，完成督查督辦活動(dòng)。對(duì)于未能及時(shí)完成的督辦任務(wù)，應(yīng)將其列入滾動(dòng)督辦計(jì)劃當(dāng)中，定期對(duì)其進(jìn)行處理[5]。為了提升辦公室工作的服務(wù)效能，管理人員應(yīng)要求各辦公室相應(yīng)通報(bào)制度，及時(shí)反饋并落實(shí)相關(guān)進(jìn)程，對(duì)于無(wú)法解決的督辦問題進(jìn)行集中處理，確保督辦工作的穩(wěn)定推進(jìn)。

管理人員應(yīng)圍繞作風(fēng)改進(jìn)狠抓督查督辦工作，積極深入基層，做好基礎(chǔ)調(diào)研工作，在群眾中吸取可用意見，為解決后續(xù)的經(jīng)營(yíng)及反饋問題做好準(zhǔn)備，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)決策提供依據(jù)。對(duì)于專題督辦、政府督辦等工作，國(guó)有企業(yè)可引入“合作制度”“項(xiàng)目小組分工制度”，委派工作能力較強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的專業(yè)人員參與項(xiàng)目攻堅(jiān)，在反饋?lái)?xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)確保相關(guān)建設(shè)活動(dòng)穩(wěn)定推進(jìn)。

（二）落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)防范，提高安全等級(jí)

管理風(fēng)險(xiǎn)是辦公室工作環(huán)節(jié)常見的形式，國(guó)有企業(yè)應(yīng)做好管理風(fēng)險(xiǎn)的防范與化解工作，積極解決內(nèi)部管理問題。國(guó)有企業(yè)應(yīng)在既往的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中積極吸取教訓(xùn)，做好內(nèi)部管理工作，針對(duì)財(cái)務(wù)管理、人員管理、制度管理建立對(duì)應(yīng)的監(jiān)管制度，對(duì)企業(yè)內(nèi)的檔案、印章進(jìn)行定期篩查，并要求專業(yè)人員對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，針對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)或即將出現(xiàn)的管理風(fēng)險(xiǎn)制定對(duì)應(yīng)的處理方案。為了提升自身的風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力，杜絕來(lái)自于企業(yè)內(nèi)部的管理問題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外合同的法律審核工作，委派專業(yè)的法務(wù)人員對(duì)當(dāng)前的合同進(jìn)行檢查，針對(duì)市場(chǎng)合作合同、經(jīng)營(yíng)合同、內(nèi)部管理合同等內(nèi)容，應(yīng)切實(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)防范工作，堅(jiān)決避免出現(xiàn)陰陽(yáng)合同等負(fù)面問題。對(duì)于已經(jīng)排查的管理風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)羅列相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理清單，要求各辦公室根據(jù)自身的工作情況逐一對(duì)照，積極解決管理問題。

（三）建設(shè)辦公文化，切實(shí)改進(jìn)作風(fēng)

管理者應(yīng)積極推行辦公室管理及整改工作，積極組織全體成員學(xué)習(xí)并掌握中石化企業(yè)的相關(guān)公文處理規(guī)范，依靠集中理論學(xué)習(xí)、循環(huán)TS系統(tǒng)練習(xí)不斷提升自身的服務(wù)水平，切實(shí)提高自身的服務(wù)素養(yǎng)。管理者應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)督教育，要求其積極掌握行文規(guī)則及工作規(guī)范，提升辦公室文化質(zhì)量表現(xiàn)水平。

管理人員不僅要發(fā)起引導(dǎo)，更要積極建立互動(dòng)，通過對(duì)公文審核、公文流轉(zhuǎn)等工作的嚴(yán)格控制提升辦公室文化服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于比較復(fù)雜的服務(wù)要求，應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)精細(xì)化管理、現(xiàn)代化管理，并建立相應(yīng)的會(huì)議申報(bào)制度，積極解決市場(chǎng)活動(dòng)及內(nèi)部管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題。針對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的不良作風(fēng)，相關(guān)單位應(yīng)積極落實(shí)整改工作，通過會(huì)議整合、審批指正不良風(fēng)氣，要求各服務(wù)單位與辦公室部門開短會(huì)、說短話，在改進(jìn)會(huì)議風(fēng)氣的同時(shí)提升工作效率。

（四）檔案規(guī)范管理，合理整備資料

完善的檔案管理工作是保障辦公室工作穩(wěn)定開展的重要保障，相關(guān)單位應(yīng)建立完備的檔案資料管理制度，通過建立“資料庫(kù)”等信息儲(chǔ)備機(jī)制，提升辦公室信息的安全儲(chǔ)備等級(jí)。在檔案信息管理活動(dòng)中，國(guó)有企業(yè)應(yīng)積極組建高素質(zhì)的資料管理人員服務(wù)團(tuán)隊(duì)，依靠“一對(duì)一”的服務(wù)機(jī)制強(qiáng)化專職人員的從業(yè)素質(zhì)，并逐步提升其檔案管理業(yè)務(wù)效能。檔案管理人員應(yīng)履行定期上崗、責(zé)任管理上崗制度，為推動(dòng)資料整備工作的發(fā)展提供必要支持。

檔案管理工作應(yīng)以3年為周期，定期進(jìn)行檔案整理，辦公室人員不僅要保障檔案的完整性，更要加強(qiáng)檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，改善檔案管理環(huán)境。為了體現(xiàn)檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值，相關(guān)人員應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格約束，從人員調(diào)動(dòng)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、基本生產(chǎn)等多個(gè)角度入手，建立有依據(jù)、有證據(jù)的檔案管理機(jī)制。對(duì)于出現(xiàn)問題、存在疑問的檔案，應(yīng)及時(shí)上報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并協(xié)助其進(jìn)行調(diào)查，依靠追責(zé)問責(zé)機(jī)制與道德約束相互配合，保障辦公室工作的穩(wěn)定開展。

（五）改變企業(yè)形象，落實(shí)宣傳工作

宣傳工作也是辦公室工作的重要內(nèi)容之一。國(guó)有企業(yè)要營(yíng)造良好的企業(yè)形象，積極提升自身的對(duì)外競(jìng)爭(zhēng)力，應(yīng)全面落實(shí)正面宣傳與負(fù)面輿論的預(yù)防工作，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展?fàn)I造良好的輿論環(huán)境。在市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)及攻堅(jiān)環(huán)節(jié)，辦公室工作應(yīng)圍繞網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、管理提升、風(fēng)險(xiǎn)防范、油庫(kù)建設(shè)等角度展開正面宣傳工作，利用公眾力量加強(qiáng)正面引導(dǎo)，通過選樹典型的方式發(fā)揮榜樣的引領(lǐng)作用，建設(shè)出色的企業(yè)文化。國(guó)有企業(yè)應(yīng)積極培養(yǎng)辦公室在職人員的責(zé)任心，使其在新的一年積極沖刺新目標(biāo)，通過激勵(lì)機(jī)制、評(píng)定機(jī)制相互配合，激發(fā)員工的進(jìn)取意識(shí)，使其成為國(guó)有企業(yè)的中堅(jiān)力量，解決不良作風(fēng)問題，營(yíng)造積極向上的企業(yè)文化。對(duì)于已經(jīng)存在的員工作風(fēng)問題、企業(yè)文化問題，管理者應(yīng)與辦公室在職人員積極配合，解決負(fù)面輿論、不良作風(fēng)等問題，推動(dòng)辦公室工作的穩(wěn)定開展，為維持其穩(wěn)定建設(shè)而不懈努力。

四、結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)階段的國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，辦公室工作的組成成分極為復(fù)雜，相關(guān)人員不僅要承擔(dān)檔案管理、合同簽發(fā)、對(duì)外宣傳等工作，還要落實(shí)相關(guān)信息的優(yōu)化制度，解決信息應(yīng)用與企業(yè)發(fā)展之間的矛盾。管理者應(yīng)結(jié)合國(guó)有企業(yè)的未來(lái)發(fā)展態(tài)勢(shì)制定管理計(jì)劃，提升辦公室工作的開展效率，帶動(dòng)辦公室工作長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。

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