大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案管理及信息化應(yīng)用的策略研究

廖丹丹

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，已經(jīng)逐漸改變了各個(gè)領(lǐng)域的工作模式，在文書檔案管理方面也不例外。但文書檔案管理想要跟上大數(shù)據(jù)的步伐，還需進(jìn)一步改革。就現(xiàn)在的很多文書檔案館來說，其中還存在很多弊端，因?yàn)楣ぷ魅藛T還未認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代的必要性。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在時(shí)代的發(fā)展，需要管理人員盡快完成改革，另外，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便利可以為檔案管理提高工作效率，應(yīng)該合理利用現(xiàn)在的科技進(jìn)行工作。本文通過現(xiàn)在文書檔案管理信息化現(xiàn)狀，分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，論述了未來大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理應(yīng)該對(duì)應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;挑戰(zhàn);應(yīng)對(duì)策略

大數(shù)據(jù)（big data），是由維克托·邁爾-舍恩伯格提出的，自大數(shù)據(jù)概念提出后就在業(yè)內(nèi)引起了軒然大波，特點(diǎn)可分為五條：大量、高速、多樣、價(jià)值、真實(shí)性[1]。后來因?yàn)榇髷?shù)據(jù)可以很高效的為企業(yè)整合數(shù)據(jù)，已運(yùn)用在各個(gè)大型企業(yè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，文書檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的潮流進(jìn)行改革，傳統(tǒng)的模式只在意對(duì)于檔案的整理與保存，就現(xiàn)在的情況來看這種模式的管理過于局限，并沒有好好利用其中的資源。所以在接下來的改革中對(duì)書文檔案管理工作提出了新的要求。在書文檔案管理工作中廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館的改革就適應(yīng)了時(shí)代的要求，在接下來的改革中可以學(xué)習(xí)廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館的先進(jìn)科學(xué)手段，為接下來的工作提供思路。

1 檔案管理信息化現(xiàn)狀

信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了檔案管理工作性質(zhì)的變革，廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館為了適應(yīng)時(shí)代的要求，深入學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)理論，積極進(jìn)行改革，將檔案信息整合到網(wǎng)絡(luò)信息上。并為以后工作帶來了便利，在開展工程中取得了一定的成果。但是其它文書檔案管理企業(yè)在改革過程中并未對(duì)大數(shù)據(jù)認(rèn)識(shí)徹底，還存在以下幾方面的問題：

1.1 檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的意識(shí)差

上文中提到，工作人員對(duì)大數(shù)據(jù)并未認(rèn)識(shí)徹底，所以在日常的工作中對(duì)大數(shù)據(jù)的使用并未得到足夠的發(fā)揮，導(dǎo)致工作開展不順利。這就要求工作人員深入學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)理論，將工作中數(shù)據(jù)處理水平低下、使用方法不當(dāng)?shù)鹊仍蚪鉀Q掉，為接下來工作提高效率。另有原因表明，大數(shù)據(jù)使用不恰當(dāng)，是因?yàn)楣镜墓芾眢w制不充分，這些原因都是影響大數(shù)據(jù)合理適用的直接原因。各個(gè)企業(yè)應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館的改革態(tài)度，在改革前一定要深入學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)理論。

1.2 單位各個(gè)部門的管理數(shù)據(jù)相對(duì)獨(dú)立

就管理局而言，每天整理的文書都是不同的，內(nèi)容也曾多樣化發(fā)展。所以在整理文書時(shí)需要將各個(gè)部門的資料整合到一起，方便以后工作中對(duì)各類文書的數(shù)據(jù)整合，也方便上級(jí)管理人員的檢查，可以避免很多不必要的麻煩。但在實(shí)際工作中，各個(gè)部門是相處協(xié)助、相互監(jiān)督的形式存在，再加上各個(gè)部門所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容是不同的，這就表明在數(shù)據(jù)收集時(shí)會(huì)有難度，如果工作不仔細(xì)，造成數(shù)據(jù)遺漏問題，那么大數(shù)據(jù)最終得到的數(shù)據(jù)會(huì)不精準(zhǔn)?，F(xiàn)在各個(gè)部門的職責(zé)獨(dú)立性為文書檔案的管理增加了難度[2]。

1.3 缺乏對(duì)檔案信息統(tǒng)一管理

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，公司要對(duì)各位入職員工進(jìn)行采集信息，所以檔案管理也應(yīng)該將員工的檔案合理保存，在以前員工的資料都是以紙質(zhì)的方式保存的，甚至沒有獨(dú)立的地方放置員工的資料，所以就造成信息不完整，直接影響數(shù)據(jù)錄入的完整性。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

2.1 管理方式發(fā)生變化

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)文書管理方式的要求也有所提高，廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館同樣面臨一樣的問題，和其他企業(yè)一樣注重對(duì)館內(nèi)檔案的收藏，并未認(rèn)識(shí)到合理利用檔案的優(yōu)點(diǎn)，嚴(yán)重形象了檔案管理的發(fā)展。所以我國的檔案管理應(yīng)該積極學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)理論，注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)的整合，建立完整的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。將往日紙質(zhì)的數(shù)據(jù)信息錄入到多媒體中，因?yàn)殡娮影娴臄?shù)據(jù)更容易保存，為接下來的工作提供保障，要切實(shí)把檔案變成一種數(shù)據(jù)資源，而不是一堆可有可無的廢紙。經(jīng)現(xiàn)在調(diào)查管理局對(duì)檔案的保存還過于傳統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化檔案管理還有待時(shí)日。

2.2 檔案管理工作內(nèi)容和重心的轉(zhuǎn)變

在現(xiàn)在社會(huì)，要求轉(zhuǎn)變檔案管理工作內(nèi)容和重心。上文中提到過，傳統(tǒng)的檔案管理只負(fù)責(zé)將檔案的信息按照類目進(jìn)行整合，而現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代下要求建立數(shù)字檔案，有完整的數(shù)據(jù)庫。將以往的工作內(nèi)容與重心放在信息化的管理技術(shù)下，嚴(yán)格把控對(duì)檔案的審核，要確保檔案的真實(shí)性，保證大數(shù)據(jù)的精確。只有在真實(shí)的情況下，才能挖掘出真正有潛力的信息。經(jīng)數(shù)據(jù)調(diào)查，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低下，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。在對(duì)檔案進(jìn)行分類、歸檔時(shí)都相當(dāng)復(fù)雜，因?yàn)槲臅鴻n案已經(jīng)隨著社會(huì)發(fā)展呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，自然就造成上文中所說的歸檔復(fù)雜與工作效率低下的問題，手忙腳亂的情況下已經(jīng)無心對(duì)數(shù)據(jù)潛在價(jià)值的開發(fā)[3]。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)要求提升

因?yàn)橐酝鶎?duì)檔案管理關(guān)注度不高，所以就造成了檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)差的后果。加上傳統(tǒng)的檔案管理工作太過單一，工作難度并不高，在招收工作人員方面都是采用兼職制的模式，只是簡(jiǎn)單的將檔案進(jìn)行分類、歸檔、存取。這種模式的管理工作并不需要專業(yè)的人員操作。但是隨著大數(shù)據(jù)的到來，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)有了提高，要求管理人員需要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，因?yàn)橐獙⒓堎|(zhì)檔案歸屬到計(jì)算機(jī)上，從而建立一套完整的數(shù)據(jù)。世界的變化是日新月異的，在招聘檔案管理人員時(shí)要招收一些能夠接受新鮮事物以及理念的工作人員，有較強(qiáng)的變通能力和服務(wù)理念，確保在未來的工作中能夠適應(yīng)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的對(duì)應(yīng)策略

接下來，我們可以看看廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館在應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理，如何將傳統(tǒng)的工作模式改革成信息化的檔案管理，上文中提到過的不足同樣也是廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館的不足，所以具備一個(gè)先進(jìn)的理念是改革成功的重要因素。

3.1 更新檔案管理理念

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作不受人們的關(guān)注。而導(dǎo)致工作管理人員專業(yè)素養(yǎng)的缺乏。以至于檔案管理工作遲遲止步不前。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館認(rèn)識(shí)到了其中的不足，決定加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，提升工作人員對(duì)改革的重視度。從培養(yǎng)專業(yè)人才開始抓起，向社會(huì)公開招聘相關(guān)專業(yè)人才，另外聘請(qǐng)相關(guān)人員對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行培訓(xùn)，從而為改革做好人才儲(chǔ)備。其次將紙質(zhì)的檔案歸屬到計(jì)算機(jī)上，建立一個(gè)數(shù)字模型，將檔案實(shí)現(xiàn)信息化，注重對(duì)檔案內(nèi)潛在信息的開展與研究[4]。

3.2 加快檔案管理職責(zé)內(nèi)容和重心的轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對(duì)檔案管理的工作有了進(jìn)一步的提升，不再是以前對(duì)檔案的信息收集、分類整理、類目歸檔之類的單一要求。廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館在進(jìn)行人才培養(yǎng)后，將檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案和文字檔案的統(tǒng)一管理。在思想上有了提升，已經(jīng)不再是被動(dòng)地接收檔案、歸檔檔案，而是主動(dòng)研究檔案里的資源，再次進(jìn)行資源開發(fā)。因此，從被動(dòng)接收演變成為主動(dòng)服務(wù)，是廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館人才培養(yǎng)的主要目的。隨著管理人員的服務(wù)意識(shí)不斷提高，已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案資料真實(shí)性的重要性，在研究檔案潛在價(jià)值的同時(shí)也會(huì)認(rèn)知考察檔案的真實(shí)性。另外還要?jiǎng)訂T全體員工的積極參與，對(duì)信息化檔案管理提出自己的意見，只有全員共同努力，才能達(dá)到文書檔案信息數(shù)字化的管理體系。

3.3 提升檔案管理者的綜合素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)文書檔案管理提出了全新的要求，上文中講到的檔案管理工作內(nèi)容和重心的轉(zhuǎn)變和檔案管理人員素質(zhì)要求提升，是改革過程中最重要的兩點(diǎn)。這兩點(diǎn)都需要檔案管理人員有較高的綜合能力。因?yàn)闄n案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響了信息化檔案管理的改革質(zhì)量，所以廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館把精力放在了培養(yǎng)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍上面，做好人才貯備的同時(shí)也要注意對(duì)專業(yè)人才道德素質(zhì)的培養(yǎng)?，F(xiàn)在信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)的傳播速度非常快，共享性是網(wǎng)絡(luò)的一大特點(diǎn)，所以廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館要保護(hù)好檔案資源，避免有心之人惡意操作，使信息泄露。同時(shí)還要制定一套晉升制度，避免人才的流失。

4 結(jié)束語

綜上所述，廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館應(yīng)時(shí)代的要求，積極進(jìn)行文書檔案管理信息化的改革。將傳統(tǒng)模式的弊端一一列舉，面對(duì)人們對(duì)檔案管理的不重視與工作效率低下等問題，全面突破。只有從思想上重視檔案管理，才能進(jìn)行對(duì)檔案管理工作的資源開發(fā)與利用。另外，重視對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和對(duì)人才道德素質(zhì)的樹立。相信未來的廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館會(huì)在時(shí)代的帶領(lǐng)下越走越遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)

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