淺論檔案信息化管理

劉玉柱

摘 要：隨著檔案管理所承載的信息量多樣化、復雜化等趨勢發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作方式已經不能夠適應信息化社會發(fā)展的要求。而且當前檔案管理信息化也存在著較多問題，需要亟待完善，以促進檔案管理信息化的發(fā)展和提升檔案信息化管理的效率。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;問題分析

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音象及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，許多單位檔案存在數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題，要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理的信息化。在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化已經成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇，這種發(fā)展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

1 檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的服務。用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對此，檔案信息有其獨特優(yōu)勢，可以發(fā)揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作各個環(huán)節(jié)現代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案管理自動信息化系統(tǒng)是一項運用多學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，研究探討如何提高檔案管理自動信息化水平，加強對系統(tǒng)的協(xié)調組織、管理變得尤為重要。

2 現今建設檔案管理信息化所面臨的問題

2.1 檔案信息化管理的安全意識較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此要注意檔案信息內容的保護，然而這是各級檔案工作者常常忽略的，為檔案信息安全帶來隱患。網絡環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環(huán)境內大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失。因此，加強檔案管理所在網絡環(huán)境的安全建設就尤為重要。

2.2 檔案信息化管理硬件設施水平不高

檔案信息化建設離不開各種硬件設施，如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、光盤以及光盤刻錄機等。硬件設施的購買需要花費大量的資金，于是使一些事業(yè)單位寧愿停留在傳統(tǒng)的冗雜的檔案管理模式。這是十分不可取的，這勢必會造成在檔案信息收集和傳遞工作中效率低下，這也違背了時代的發(fā)展要求。所以，要舍得投入財力才能使硬件設施符合現代化檔案管理的要求，加速檔案信息化建設，實現高效便利的檔案管理信息化。

2.3 檔案信息管理人員的素質有待提高

檔案信息化管理人才是實現檔案信息化的主導力量，現有的各級各類檔案管理機構中的檔案工作者大部分是檔案專業(yè)人員，而這些專業(yè)人員缺乏信息社會應用的信息素質，不適應高速發(fā)展的計算機網絡工作環(huán)境。嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術、又精通檔案業(yè)務的復合型人才，這些很不適應檔案信息化建設和發(fā)展的需要。實現檔案管理現代化，人才是關鍵，隊伍建設刻不容緩。

首先，檔案教育應及時調整專業(yè)格局，從課程內容、教學方法和手段、教育層次和形式教育等全面更新。其次，對在職人員進行各種形式的再教育，以適應教育發(fā)展的需要。最后，單一的人員結構已不能滿足檔案管理現代化的需要，應注意引進多方面的專業(yè)人才，充實檔案人員隊伍，建立復合型多層次的專業(yè)技術隊伍，以適應檔案管理現代化的需要，適應信息時代的挑戰(zhàn)。

3 提升檔案信息化管理的措施

3.1 更新觀念，增強檔案管理現代化意識

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變?yōu)殚_放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發(fā)展的需要。

3.2 加強基礎設施建設

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。

3.3 建立復合型檔案管理人才隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現檔案信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質量。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現象。計算機技術人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培養(yǎng)其事業(yè)心和奉獻精神;有計劃地組織進修，掌握信息技術的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂;研究專門人才成長、流動規(guī)律，以形成最佳人才結構，這些方面都需要給予重視。

4 結語

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時代發(fā)展的需要，更好地服務社會。

參考文獻

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