加強檔案信息化建設?提升檔案信息化管理成效

王譯

摘 要：在當前信息化時代背景下，各行各業(yè)都加快了信息化建設的步伐。在檔案工作中引入信息化技術，加快推進檔案信息化建設的進程，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化保存，全面提高檔案信息的查詢、開發(fā)和利用水平，更好的發(fā)揮出檔案信息的重要價值。文中分析了檔案信息化建設的重要性，并進一步對加強檔案信息化建設的策略進行了具體的闡述，以此來促進檔案信息化管理水平的提高，進一步提升檔案信息化管理成效。

關鍵詞：檔案;信息化建設;基礎設施;信息化管理體系;數(shù)據(jù)庫;安全

檔案信息在社會發(fā)展過程中越來越受到重視，而且檔案成為獲取信息資源的主要途徑。為了能夠進一步提高檔案服務水平，需要重視信息技術在檔案工作中作用的發(fā)揮，強化檔案信息化管理水平，打造數(shù)字化檔案管理模式，更好的發(fā)揮出檔案的實際效能。特別是隨著信息技術的快速發(fā)展，其為檔案信息化的實現(xiàn)提供了良好的契機。而且通過推進檔案信息化管理的實現(xiàn)，借助于網(wǎng)絡優(yōu)勢來提高檔案信息開發(fā)利用水平，以此來促進檔案信息共享目標的實現(xiàn)，有利于更好的發(fā)揮出檔案的價值。

1 檔案信息化建設的重要性

1.1 便于檔案的利用和存儲

檔案信息化管理的實現(xiàn)，主要是通過利用計算機技術來實現(xiàn)檔案的數(shù)字化處理和存儲，依托于檔案信息數(shù)據(jù)庫來將檔案信息歸集在一起，為檔案信息利用和高效檢索提供重要的保障。特別是檔案信息管理系統(tǒng)的應用，通過將檔案信息完整的錄入到系統(tǒng)中，全面提高檔案管理過程的便捷性，而且通過采用數(shù)字化存儲形式也進一步提高了檔案信息存儲的容量，為檔案工作的開展提供更多便利的條件，有利于進一步推進檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

1.2 檔案信息查詢更具便捷性

在信息化時代背景下，檔案數(shù)量不斷增加，這也對檔案傳統(tǒng)儲存方式帶來了較大的挑戰(zhàn)。而且采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，后續(xù)查詢和借閱整個過程較為復雜。通過利用信息化手段來進行檔案信息儲存，充分的利用電子空間的無限性特點，檔案信息存儲更為便捷和規(guī)范，能夠為檔案信息查詢提供更多的便利。

1.3 推進檔案信息資源的共享

檔案與人們的日常生活和工作存在緊密的聯(lián)系，特別是在大數(shù)據(jù)時代背景下，在海量信息下為檔案管理工作帶來了較大的難度。同時人們對檔案信息需求呈現(xiàn)出快速增長的態(tài)勢，對檔案信息資源共享的期望較高。檔案信息化建設工作的開展，不僅為檔案開發(fā)利用提供了便利條件，而且檔案服務質(zhì)量也有了較大程度的提升。并充分的借助于網(wǎng)絡化平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，使檔案能夠更好的發(fā)揮出服務功能。

2 加強檔案信息化建設的具體策略

2.1 基礎設施的建設

檔案信息化建設離不開重要的基礎設施。而且檔案信息化管理對于系統(tǒng)軟件和硬件建設具有較高的要求，因此需要做好軟硬件設施的配置工作，充分的利用計算機的精準性和強在的儲存空間來實現(xiàn)對檔案信息的收集、整理、編輯和儲存，全面提高檔案管理水平。

2.2 構建完善的檔案信息化管理體系

在檔案信息化建設工作推進過程中，需要有具體的規(guī)范和標準作為指導。因此要重視構建檔案信息化管理體系，積極建立健全檔案信息化建設過程中各種規(guī)章制度，從而為具體工作的開展提供重要的依據(jù)。通過完善各項規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的落實，為檔案信息化建設提供重要的制度保障，以此來提升檔案信息化建設工作的整體水平。在實際工作開展過程中，還需要明確具體的信息化管理制度和完善運行機制，重視對電子文件的管控。檔案部門之間還要構建協(xié)同機制，協(xié)同推進檔案信息化建設的進程。特別是在當前電子政務推進過程中，需要做好系統(tǒng)之間的銜接，促進信息共享的實現(xiàn)。另外，還要重視相關法律法規(guī)的完善，積極劃分檔案信息化建設的任務，以此來確保檔案信息化建設總體目標的實現(xiàn)。

2.3 檔案數(shù)據(jù)庫的建設

在檔案信息化建設過程中，數(shù)據(jù)庫作為其中較為關鍵的一個環(huán)節(jié)。通過應用大數(shù)據(jù)和云計算技術來建立數(shù)據(jù)庫，不斷豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，并及時做好信息更新工作，這無論是對檔案管理水平還是檔案服務質(zhì)量的提升都具有極為重要的意義。特別是借助于互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，還能夠為檔案信息的利用提供更多的渠道和便利性。而且強大的檔案信息數(shù)據(jù)庫也有利于更好的利用檔案信息，充分的發(fā)揮出檔案信息的使用價值，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展打下堅實的基礎。

2.4 優(yōu)化系統(tǒng)功能，完善檔案服務

通過對檔案信息化管理系統(tǒng)進行不斷優(yōu)化，進一步豐富其功能，可以為檔案服務質(zhì)量的提升打下堅實的基礎。在具體檔案信息管理系統(tǒng)優(yōu)化過程中，基于檔案管理和利用作為出發(fā)點，積極構建完善的標準和規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理和利用一體化建設，全面提升檔案信息管理系統(tǒng)的實效性。利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的分類錄入，并建立對應的目錄數(shù)據(jù)庫，為檔案信息利用者提供快速檢索的便利。同時在網(wǎng)站上公布部分可公開的檔案信息，為檔案利用者提供更多的便利，并進一步推進檔案信息資源共享的步伐，使檔案服務不受時間和空間的限制。

2.5 加強檔案信息資源的安全管理

在檔案信息化建設過程中，相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案信息化的實現(xiàn)也隨之帶來了檔案信息安全問題。因此需要重視檔案信息資源的安全管理。具體需要通過設置檔案信息訪問權限，即只有具有訪問權限的人員才能獲取到相應的檔案信息，進一步提升檔案信息保密性。而且通過設置訪問權限后，也能夠針對不同人群提供檔案信息服務的針對性，促進檔案信息服務質(zhì)量的提升。對于具有檔案信息修改權限的人員，在針對檔案信息進行修改時，系統(tǒng)會自動對修改人員的資料信息進行自動保存，并具體顯示出已修改的檔案信息，進一步提高檔案信息的真實性和可靠性。而且也能夠進一步規(guī)范檔案管理人員的行為，確保檔案信息的安全。檔案信息管理系統(tǒng)在具體運行過程中，易受到病毒、黑客等諸多因素的影響，檔案信息安全受到較大的威脅。一旦檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰，檔案信息會出現(xiàn)丟失、毀損的情況。這就需要系統(tǒng)要能夠自動備份檔案信息，便于檔案信息及時恢復。而且還要采取異地備份的方式，這樣即使出現(xiàn)意外情況，也能夠及時恢復檔案信息資源。另外，還要針對檔案信息系統(tǒng)進行定期檢查和維護，避免發(fā)生病毒入侵和信息泄露的問題，并通過安裝具體的安全防護軟件及運用安全防護技術，及時發(fā)展系統(tǒng)運行異常情況并加以處理，進一步保證檔案信息管理系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和可靠性。

3 結束語

在當前信息技術快速發(fā)展的新形勢下，各行各業(yè)都將信息化建設作為重要的內(nèi)容。目前檔案信息化建設工作得以不斷推進，而且取得積極的成效。因此在實際工作中，還需要檔案工作者要重視自身觀念的轉(zhuǎn)變，并加強對檔案信息化建設的重視度，在實際工作中不斷的提升自身的信息素養(yǎng)，使其自身能夠滿足檔案信息化發(fā)展需求。各檔案管理部門還需要在實際工作中強化基礎設施建設，重視先進技術和設備的應用，引進專業(yè)的技術性人才，為檔案信息化建設工作的開展打下堅實的基礎。

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