試論事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理

關(guān)山

摘 要：事業(yè)單位具有社會(huì)服務(wù)的屬性，在事業(yè)單位日常管理當(dāng)中，文書(shū)檔案管理是重要的工作內(nèi)容，文書(shū)檔案的管理效率及管理質(zhì)量決定著事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量，也與民眾的切身利益息息相關(guān)。如何提高文檔案管理效率、實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的文書(shū)檔案管理是當(dāng)下事業(yè)單位需重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題?；诖?，本文將對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而提出實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的有效策略，以期提升事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書(shū)檔案;管理質(zhì)量;規(guī)范化

經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)與社會(huì)的高速發(fā)展為事業(yè)單位的改革帶來(lái)了契機(jī)，作為服務(wù)型機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位所涉及的業(yè)務(wù)范圍較廣，需要收集與整理書(shū)面資料數(shù)量較多，文書(shū)檔案管理工作所擔(dān)負(fù)的任務(wù)極為艱巨。因此，事業(yè)單位應(yīng)采用可行性的方法提升文書(shū)檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展，確保文書(shū)檔案的重要價(jià)值得以充分展現(xiàn)。

1 事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的重要性

在事業(yè)單位日常管理工作當(dāng)中，文書(shū)檔案的收集與管理是必不可少的環(huán)節(jié)，會(huì)對(duì)文書(shū)檔案的管理質(zhì)量產(chǎn)生決定性影響。事業(yè)單位應(yīng)選擇適合的方式進(jìn)行信息的有效收集，并采用合理的方式進(jìn)行信息分類，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的優(yōu)化。檔案管理人員應(yīng)結(jié)合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范進(jìn)行檔案資料的整理與編目，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理。文書(shū)檔案管理得以規(guī)范后，文書(shū)檔案的查找與鑒定更加便利，可有效節(jié)約檔案查找時(shí)間，還可對(duì)無(wú)價(jià)值檔案進(jìn)行及時(shí)淘汰與合理銷毀，以此促進(jìn)文書(shū)檔案管理水平的提升，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展，進(jìn)而降低文書(shū)檔案的損毀與丟失風(fēng)險(xiǎn)，使文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展更加流程化與規(guī)范化。

2 當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀分析

1）文書(shū)檔案管理不集中。缺乏集中管理是當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中面臨的主要問(wèn)題，檔案分散于各個(gè)部門(mén)，這會(huì)對(duì)檔案管理的高效開(kāi)展產(chǎn)生影響。部分事業(yè)單位有多個(gè)下屬單位，且各個(gè)單位都建立了檔案室，檔案管理人員數(shù)量眾多，且數(shù)據(jù)也極為分散。同時(shí)，各個(gè)單位之間的職能及服務(wù)對(duì)象并不一致，未能做到及時(shí)有效的溝通，因此工作效率難以有效提升。

2）檔案存儲(chǔ)成本高、安全性差。事業(yè)單位涉及的檔案類別及數(shù)量眾多，因此需要建立多個(gè)檔案室進(jìn)行檔案文件的存放，且需在各個(gè)檔案室中安裝空調(diào)設(shè)備或空氣干燥設(shè)備，同時(shí)還需配備檔案管理工作所需的計(jì)算機(jī)及其他設(shè)備，因此事業(yè)單位必須投入大量的資金用于相關(guān)建設(shè)，檔案存儲(chǔ)成本難以有效降低。部分事業(yè)單位由于空間有限，只能租借庫(kù)房進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，存儲(chǔ)成本更高。此外，由于檔案管理過(guò)程中對(duì)檔案管理制度執(zhí)行不嚴(yán)格，未能實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理，這為部分重要檔案帶來(lái)了損毀與丟失的隱患，檔案安全難以保障。

3）文書(shū)檔案管理人員數(shù)量不足且素質(zhì)尚需提升。由于文書(shū)檔案工作較為復(fù)雜，且具有一定的專業(yè)性，因此，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)及技術(shù)能力要求相對(duì)較高，檔案管理人員還需具備組織協(xié)調(diào)能力與執(zhí)行能力。然而部分事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理人員嚴(yán)重不足，或是還需兼任其他工作，因此無(wú)法將全部精力投入到文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中，致使文書(shū)檔案工作難以細(xì)致與高效完成，存在一定的失誤問(wèn)題，這會(huì)對(duì)相關(guān)人員帶來(lái)一定的利益損失。同時(shí)，部分文書(shū)檔案管理人員不具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)及能力，在文書(shū)檔案存儲(chǔ)、整理以及歸檔環(huán)節(jié)執(zhí)行力不高，且未能合理進(jìn)行檔案目錄的編制，致使檔案管理效率無(wú)法滿足相應(yīng)的需求。

4）文書(shū)檔案管理模式有待更新。管理模式的陳舊落后對(duì)文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展起到了一定的阻礙作用。在計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)字檔案管理技術(shù)逐步融入各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的當(dāng)下，事業(yè)單位還未實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化與數(shù)字化的文書(shū)檔案管理，因此其檔案管理質(zhì)量與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求并不一致，進(jìn)而限制了其服務(wù)質(zhì)量的提升。部分事業(yè)單位雖應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)，但卻未能實(shí)施良好的管理，未能結(jié)合本單位的工作屬性，也未對(duì)文書(shū)檔案的管理特點(diǎn)進(jìn)行分析，研發(fā)出的管理軟件可操作性不強(qiáng)，并且所使用的技術(shù)及設(shè)備也未能及時(shí)更新。部分事業(yè)單位雖引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)卻處于閑置狀態(tài)，依然采用人工方式進(jìn)行文書(shū)檔案管理，這些問(wèn)題的存在阻礙了文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化

發(fā)展。

3 事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案規(guī)范化管理的有效策略

1）重視文書(shū)檔案管理工作。由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)文書(shū)檔案的重視不足致使文書(shū)檔案管理工作未能高效推進(jìn)，檔案管理質(zhì)量也難以提升。因此，事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化，領(lǐng)導(dǎo)層需從自身理念的轉(zhuǎn)變?nèi)胧郑匾暀n案管理工作，積極進(jìn)行管理思維與管理模式的轉(zhuǎn)變，以服務(wù)民眾作為文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的目標(biāo)，并對(duì)檔案管理人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督，以自身的行為帶動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的高效開(kāi)展。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)積極進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作重要性的宣傳，提高全社會(huì)對(duì)檔案管理工作的了解，進(jìn)而使之積極主動(dòng)的配合文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。此外，事業(yè)單位還應(yīng)從資金及政策兩方面獲取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政部門(mén)的支持，為檔案管理工作提供充足的人員及管理資金，提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范檔案管理秩序，建立起綜合、全面、高效的檔案室。

2）確保文書(shū)檔案管理政策的有效落實(shí)。在領(lǐng)導(dǎo)重視文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，還要確保各項(xiàng)管理制度的貫徹與落實(shí)，才可保障文書(shū)檔案管理工作的有效開(kāi)展。（1）合理配置文書(shū)檔案管理人員。事業(yè)單位應(yīng)以各個(gè)部門(mén)的工作性質(zhì)為依據(jù)，結(jié)合其工作量而進(jìn)行文書(shū)檔案管理人員的配置，并確保所配備工作人員的能力可勝任該崗位工作，并對(duì)各個(gè)崗位的工作職責(zé)進(jìn)行明確，制定與實(shí)施責(zé)任終身制度。（2）共享公共資源。由于事業(yè)單位有多個(gè)下屬單位，各個(gè)單位分別進(jìn)行文書(shū)檔案管理設(shè)備及基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)必然會(huì)造成資源浪費(fèi)，因此，應(yīng)對(duì)各部門(mén)的資源進(jìn)行有效整合與合理規(guī)劃，打造可實(shí)現(xiàn)公共資源共享的系統(tǒng)，合理進(jìn)行辦公設(shè)備的配置與共用，以此節(jié)約辦公資源。（3）及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新與升級(jí)，以此保障檔案管理工作的高效與安全開(kāi)展。事業(yè)單位應(yīng)引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，使用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，進(jìn)而構(gòu)建出更加系統(tǒng)與完善的檔案管理體系。

3）建立與優(yōu)化檔案管理制度。文書(shū)檔案管理制度是否科學(xué)合理決定著檔案管理工作能否高效開(kāi)展。因此，事業(yè)單位要詳細(xì)分析與了解文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題，對(duì)其不足之處進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整與改進(jìn)，對(duì)文書(shū)檔案管理制度的缺陷問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的完善，以此為文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化與高效化開(kāi)展提供制度保障。同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)及技能進(jìn)行強(qiáng)化，通過(guò)定期的培訓(xùn)加深其對(duì)文書(shū)檔案管理工作的了解，使之具備實(shí)踐操作能力，并具備良好的保密意識(shí)。此外，事業(yè)單位還要對(duì)檔案管理人員的工作績(jī)效情況進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)，制定科學(xué)完善的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位管理工作當(dāng)中，文書(shū)檔案管理是管理工作的重心，促進(jìn)文書(shū)檔案管理質(zhì)量及效率的提升有利于強(qiáng)化事業(yè)單位的管理質(zhì)量，提升其服務(wù)能力，可滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展下對(duì)文書(shū)檔案管理日益提升的需求。事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際，推進(jìn)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)步伐，重視文書(shū)檔案管理工作，確保文書(shū)檔案管理政策的有效落實(shí)并建立與優(yōu)化檔案管理制度，為文書(shū)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]張利萍.芻議事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理[J].卷宗，2019（4）：80.

[2]宋敏.談機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的強(qiáng)化途徑[J].科技資訊，2019（6）：237-238.

[3]薛春子.推進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理的策略探討[J].才智，2018（25）：202.