學(xué)?？蒲袡n案管理工作的創(chuàng)新研究

王婷婷

摘 要：在科研管理工作中，學(xué)校的科研檔案管理是非常重要的一個環(huán)節(jié)。但是目前國內(nèi)的一些學(xué)校在進行檔案管理中還是會存在著一些問題，為了能夠更好提高檔案管理質(zhì)量，應(yīng)該采用哪些有效措施是值得我們思考的，本文將就此話題進行探討。

關(guān)鍵詞：學(xué)校;科研檔案;檔案管理;創(chuàng)新措施

在學(xué)校的檔案中，科研檔案是其中非常重要的組成部分，不同歷史時期的科研水平都是靠它記錄的規(guī)模和質(zhì)量進行反映的，也屬于彰顯學(xué)?？蒲袑嵙Φ闹匾C據(jù)，更是許許多多的師生積累下來的珍貴財富。如何能夠順應(yīng)時勢，增強科研檔案的管理工作，從而保障科研工作水平是非常重要的。

1 目前學(xué)校檔案管理存在的不足

1）檔案管理制度有欠缺。雖然大部分學(xué)校都根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)來制定本校的檔案管理辦法，但是由于不夠具體，可操作性不強，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)很多漏洞，具體工作無法有效實施。傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)落后，并且影響到了學(xué)校不斷向前進步發(fā)展，正常一個完善的管理機制，是要將引進人才，獎勵政策以及技術(shù)設(shè)備更新等其他的機制進行協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)，但是目前學(xué)校的檔案管理機制內(nèi)，對于以上促進的作用機制沒有進行更好的落實，出現(xiàn)了人才稀缺，獎勵政策與檔案管理工作成績無關(guān)，工作人員毫無熱情，沒有積極向上的氛圍。導(dǎo)致在學(xué)校改革發(fā)展過程中，檔案管理的工作沒有起到更具有促進作用的成績。隨著新時期科技革命的不斷發(fā)展，有很多機遇可遇不可求，但是管理制度的落后，是對學(xué)校實施現(xiàn)代化建設(shè)的重要的障礙。因此學(xué)校必須要用更加妥善的方式來改變目前的狀況[1]。

2）科研檔案歸檔有遺漏?？蒲许椖康呢?fù)責(zé)人和參與者是形成科研檔案的主體，更是原始記錄形成的主題。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，科研檔案需要實行項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷歸檔的制度。但是由于相關(guān)人員的思想意識淡薄，通常只注重申請立項，發(fā)表科研成果等內(nèi)容。而忽略了檔案資料的積累以及歸檔，導(dǎo)致上交的檔案中關(guān)鍵性材料的缺失。特別是一些教師認(rèn)為這些成果都是自己的，通過“保密”“知識產(chǎn)權(quán)”等理由，逃避上交原始記錄，另外，由于在歸檔過程中，部門之間的聯(lián)系比較欠缺，檔案部門沒有掌握科研單位的進度，也不清楚接收的材料是否完整或重復(fù)，出現(xiàn)檔案歸檔有遺漏，殘缺不全的情況，檔案也失去了其原有的價值。

3）紙質(zhì)檔案管理方式落后。傳統(tǒng)的科研檔案通常采用的都是紙質(zhì)的案卷，這種形式的檔案一般情況下形成的周期都比較長，加工起來很有難度，成本相對來講也要高一些，而且想要查閱一些相關(guān)資料比較麻煩。這樣的管理方式已經(jīng)有些落后了，對于其自動化或者數(shù)字化的程度比較低，而且現(xiàn)在只靠傳統(tǒng)手工記錄的管理辦法已經(jīng)不能滿足學(xué)校科研檔案管理的新需求了，通過運用人工方式對科研檔案的收集整理，歸類立卷等工作量太大，錄入速度過慢，導(dǎo)致很多科研檔案資源的開發(fā)利用被約束。另外再加上經(jīng)費有限，很多學(xué)校沒有配備健全的現(xiàn)代化儀器，甚至于一些高校都沒有配備專門的科研檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致無法便捷的找到相關(guān)資料，也影響到了科研檔案管理的工作和使用效率[2]。

4）管理人員技術(shù)缺乏?？蒲袡n案的管理，其對人才的專業(yè)技能以及職業(yè)素養(yǎng)的要求都比較高，同時也需要既能懂得檔案的業(yè)務(wù)管理，又能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)等多方面發(fā)展的人才，同時這項工作也相對比較枯燥，是需要工作人員不斷的進行分類整理歸納的[3]。但是目前受到現(xiàn)行的管理體系的影響，檔案管理部門通常都是缺乏專業(yè)技術(shù)的工作人員，普遍專業(yè)素質(zhì)較低，很少有專業(yè)從事學(xué)習(xí)過檔案管理專業(yè)的，一般都是沒有經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)就可以直接上崗，對于一些必要的業(yè)務(wù)知識以及業(yè)務(wù)常識都非常的缺乏，同時對于一些辦公設(shè)備，辦公軟件使用的不夠熟練，包括一些必備的技能，都不能夠熟練的進行應(yīng)用，導(dǎo)致檔案的工作效率很低。而且檔案管理工作的職稱比較低，薪酬也不是很高，非專業(yè)的人員如果進行此項工作，很難形成更加有效的檔案管理體系，無論是對學(xué)校還是對學(xué)生都有很大的阻礙。

2 應(yīng)對管理不足采取的創(chuàng)新措施

1）完善檔案管理制度。學(xué)校應(yīng)該按照相關(guān)的政策及規(guī)定，完善檔案的管理制度，特別檔案管理是一個比較復(fù)雜的工作，而且時效性非常強。通過行政的干預(yù)，制定完善管理制度、流程以及其他的制約方式，使其能夠做到有章可循。同時在落實科研檔案管理崗位的責(zé)任制時，要明確的其在管理過程中的責(zé)任，使檔案管理工作能夠有據(jù)可尋，從而使科研檔案管理工作能夠不斷的向優(yōu)質(zhì)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度化的方向發(fā)展。同時學(xué)校還應(yīng)當(dāng)積極的實行依法治檔，讓科研的管理部門和人員的檔案法制意識不斷提高，比如利用網(wǎng)絡(luò)平臺的推廣，專業(yè)人士講座等方式進行學(xué)習(xí)宣傳。貫徹落實國家各項政策中的相關(guān)內(nèi)容，從而使學(xué)校各部門領(lǐng)導(dǎo)及科研人員對科研檔案的重要性認(rèn)識進一步提高，加強法制意識。

2）健全檔案歸檔流程。強化健全檔案歸檔的流程，對促進學(xué)校的教學(xué)改革，教學(xué)創(chuàng)新以及教學(xué)發(fā)展服務(wù)起到一個非常重要的作用。在健全過程中，要不斷的圍繞學(xué)校中心進行工作，從而加強科研檔案的基礎(chǔ)性工作，從而實施更加規(guī)范、科學(xué)化的管理。在科研項目結(jié)項前，管理人員需要首先對相關(guān)的材料進行檢查和驗收，如果出現(xiàn)相關(guān)資料上交不齊全的情況，一律視為不合格，不可以進行結(jié)項。例如：第一，學(xué)校需要對檔案管理的相關(guān)人員以及科研人員在檔案歸檔、移交以及接受和管理等流程中做出明確的制度安排，使檔案能夠做到無論哪一個步驟，都能夠有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定以及相應(yīng)的措施。同時學(xué)校必須要明確歸檔時間，定期的與相關(guān)部門進行指導(dǎo)以及督促，輔助各個部門能夠?qū)⒂袃r值意義的資料歸檔完整。逐漸讓相關(guān)人員能夠意識到科研檔案不應(yīng)當(dāng)占為己有。第二，檔案部門的工作人員必須要積極響應(yīng)，貫徹落實相關(guān)制度，同時在熟悉科研工作流程的基礎(chǔ)上，提高與各部門人員時間的協(xié)調(diào)溝通能力，積極主動的輔助各部門做好歸檔的工作。

3）加強信息化技術(shù)應(yīng)用。對于學(xué)校科研檔案的管理來講，加強信息化技術(shù)的應(yīng)用是非常有必要的，他可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行科學(xué)檔案管理，使其能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化。這種工作需要與一些現(xiàn)代化的技術(shù)相結(jié)合（比如計算機，掃描儀等等），通過這些技術(shù)以及先進化的設(shè)備進行檔案的收集整理以及錄入，這樣的方式可以大幅度提高工作效率，從而可以保證所有工作能夠順利進行。利用這樣的方式可以加強科研檔案的管理工作，充分的利用學(xué)校以及校園網(wǎng)的優(yōu)勢，從而更好的提供各項工作服務(wù)[4]。

4）提高管理人員技術(shù)?？蒲袡n案的管理是具有非常強的專業(yè)性的，而且信息化的技術(shù)也不斷進行融合，這也需要管理人員具備非常高的信息化管理技能?？梢詮囊韵聝蓚€方面進行提升。一方面提高管理人員的自身政治素質(zhì)，從而培養(yǎng)其愛崗敬業(yè)的服務(wù)意識。另一方面要加強自身的專業(yè)知識。對于提高管理人員的管理水平有很大的幫助。另外管理人員還需要加強計算機網(wǎng)絡(luò)方面的技能，從而逐步的將管理方式從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化進行轉(zhuǎn)變。

3 結(jié)束語

總而言之，科研檔案的管理是需要不斷的創(chuàng)新，不斷的完善和提高的，這樣才能夠更好的為教學(xué)活動，科研發(fā)展提供更好的服務(wù)工作，提高管理的質(zhì)量以及管理的效率，使管理成本可以大幅度的降低，從而使學(xué)校的綜合實力以及競爭力不斷的提高。對未來的學(xué)校發(fā)展也有非常強的促進作用，也為提高科研檔案的整體質(zhì)量打好堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]于東梅.高校科研檔案管理中信息粘滯的成因及對策研究[J].實驗技術(shù)與管理，2020，37（01）：269-271.

[2]彭紅.信息時代高?？蒲袡n案管理工作創(chuàng)新模式探究[J].重慶交通大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2019，19（05）：119-124.

[3]周騫.信息時代高校辦公室檔案管理工作創(chuàng)新分析[J].現(xiàn)代國企研究，2018（10）：187.

[4]任莉新，曲紹燕，賈文麗.高?？蒲袡n案的分析與利用研究[J].四川檔案，2019，（6）：36-39.