辦公室文書檔案收集與歸檔研究

肖妙婷

摘 要：在事業(yè)單位日常的管理運(yùn)行和辦公中會(huì)產(chǎn)生大量的書面材料，其中大部分屬于文書的范疇。文書是指用來記錄信息、表達(dá)意圖的文字材料，事業(yè)單位中的文書承擔(dān)著記錄、傳遞信息的作用。文書檔案管理工作就是對(duì)這些文書進(jìn)行歸檔、保存、管理等一系列的處理程序。鑒于此，文章結(jié)合筆者多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)辦公室文書檔案收集與歸檔研究提出了一些建議，僅供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;收集與歸檔;方法

在辦公室工作中，文書檔案管理占據(jù)舉足輕重的地位，其管理水平與辦公室工作狀況息息相關(guān)。因此，要重視對(duì)辦公室文書檔案管理工作相關(guān)問題進(jìn)行系統(tǒng)分析，探討價(jià)值所在，管理問題，構(gòu)建科學(xué)有效的發(fā)展策略，依托先進(jìn)的管理體系，發(fā)揮高素質(zhì)管理人員的能力，落實(shí)文書檔案管理新模式，有效發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，全面提升辦公室文書檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性，為辦公室以及單位可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

1 辦公室文書檔案收集與歸納管理的重要性

1）單位整體工作效率明顯提升。辦公文檔的管理是公司日常工作的重要前提，因?yàn)楣镜倪\(yùn)作方式及其職位特點(diǎn)非常復(fù)雜、勞動(dòng)密集型，往往需要大量的財(cái)力和物力，但往往達(dá)不到預(yù)期的效果，所以辦公文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化就是。這樣可以降低復(fù)雜工作流的復(fù)雜性，并大大減少不必要的工作量。文件管理人員可以降低復(fù)雜性、確保效率并提高效率。同時(shí)提高企業(yè)效率和進(jìn)步，改善企業(yè)的管理和發(fā)展。

2）規(guī)范化管理方式的改變。隨著科技的不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們的生活發(fā)生了巨大的變化，信息社會(huì)的到來使得數(shù)據(jù)井噴式爆發(fā)與融合，且信息量日益龐大，因此傳統(tǒng)的管理模式顯然不適用于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作，在科技逐漸普及的現(xiàn)代社會(huì)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流，借助目前高效的軟件對(duì)數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行處理和儲(chǔ)存，將這些復(fù)雜的工作內(nèi)容進(jìn)行簡化。因此，計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件應(yīng)用已經(jīng)逐步走進(jìn)辦公室日常檔案管理工作當(dāng)中，管理人員可以充分利用計(jì)算機(jī)帶來的便捷，對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)性的分類，再進(jìn)行存儲(chǔ)和高效管理，在高科技應(yīng)用的基礎(chǔ)上，極大豐富了企業(yè)的管理模式。

3）提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益。在這一背景下，文書檔案收集和歸檔工作更加繁雜，如何保證文書檔案收集、歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、時(shí)效性，保障文書檔案質(zhì)量，并對(duì)文書檔案中有價(jià)值的信息進(jìn)行提取、整理、加工成為一個(gè)重要的問題。加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集、歸檔工作有利用于充分發(fā)揮其參考、利用價(jià)值，給事業(yè)單位帶來更大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔現(xiàn)狀

1）資料收集不夠全面。辦公室文書檔案收集歸檔還存在一些普遍性的問題，就是收集資料不全面，主要表現(xiàn)為文書檔案缺頁、漏頁，或者文件中缺少印章;文稿保存的多是成文件，領(lǐng)導(dǎo)簽批等珍貴資料未得到及時(shí)收集等。文書檔案內(nèi)容多、材料來源渠道廣泛，又體現(xiàn)著十分重要的價(jià)值，日常文書工作中存在著思想認(rèn)識(shí)不足，文書檔案收集工作得不到有關(guān)部門的支持等。這些因素直接導(dǎo)致了文書檔案收集不完整、不全面。

2）現(xiàn)代技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案工作方式的沖擊，檔案資料的收集處理方法落后。現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了一定的沖擊，過去的管理模式無法滿足新時(shí)代檔案工作的需要。例如，辦公自動(dòng)化（OA）當(dāng)前在辦公室工作中獲得了較為廣泛的應(yīng)用，一些原本靠人來完成的工作逐漸轉(zhuǎn)移到了各種設(shè)備中完成。一方面，檔案文書的收集和歸檔的部分工作可以通過計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，效率大大提高，大大減少了文書檔案收集歸檔的勞動(dòng)強(qiáng)度和部分重復(fù)性工作。但在同時(shí)也帶來了信息密度的大幅度提高，信息形式的多樣化，對(duì)于檔案收集、歸檔的技術(shù)性提出了更高的要求;另一方面，由于受到事業(yè)單位性質(zhì)的影響，其仍無法實(shí)現(xiàn)“無紙化辦公”，文書檔案往往以紙質(zhì)、數(shù)字兩種形式并存，增加了檔案工作的難度。此外，部分單位在檔案信息化建設(shè)上的支持力度不夠，相關(guān)設(shè)備落后、性能較差，也對(duì)信息時(shí)代檔案處理的效率造成了一定的影響。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔對(duì)策

1）積極構(gòu)建健全的文書檔案管理制度，加快規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展。在管理工作中，制度發(fā)揮不可替代的保障性作用。在辦公室文書檔案管理中，要重視制定完善的文書檔案管理機(jī)制，加快制度建設(shè)，營造有效的發(fā)展環(huán)境，保證各項(xiàng)工作有據(jù)可依。具體講，要依據(jù)相關(guān)檔案管理規(guī)定，構(gòu)建與單位實(shí)際情況相適應(yīng)的檔案管理規(guī)定，保證管理流程與環(huán)節(jié)的科學(xué)性。另外，要落實(shí)文書檔案管理責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化責(zé)任劃分與分工的明確，落實(shí)對(duì)管理環(huán)節(jié)的量化考核，促使文書檔案管理工作按部就班地開展，更顯規(guī)范化、流程化與科學(xué)化。

2）全面提升檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)。具體講，要重視開展培訓(xùn)，尤其是落實(shí)崗前培訓(xùn)，保證考核通過之后才能上崗。另外，要定期舉行專業(yè)管理培訓(xùn)，傳達(dá)最新的管理思維，傳授先進(jìn)的檔案管理方法，強(qiáng)化管理人員知識(shí)體系的完善與更新。除此之外，要為管理人員創(chuàng)設(shè)行業(yè)交流的機(jī)會(huì)，以便吸取更多先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，掌握現(xiàn)代性信息技術(shù)，切實(shí)提升管理水平。除此之外，要重視思想建設(shè)，轉(zhuǎn)變管理思維，遵守檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，在掌握先進(jìn)理論知識(shí)的同時(shí)，將規(guī)范化管理貫徹在工作實(shí)踐之中，保障工作流程的科學(xué)性與高效性，以便更好地開展文書檔案管理工作。

3）創(chuàng)新文書檔案收集、歸檔方式和方法。一方面，要增強(qiáng)文書檔案收集歸檔的主動(dòng)性。改變傳統(tǒng)的“坐等上門”收集方式，文書檔案工作者要提前制定文書檔案收集指南，深入辦公室等文書檔案生成部門一線，加強(qiáng)與各個(gè)部門之間的聯(lián)系，強(qiáng)化文書檔案移交業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，從源頭提升文書檔案收集的質(zhì)量和水平。另一方面，還要暢通檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系渠道，做好重要文書檔案的隨時(shí)收集歸檔，以及文書檔案收集歸檔過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)溝通解決。此外，隨著辦公自動(dòng)化無紙化的普及，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)協(xié)助做好電子文書檔案的收集和歸檔。如，基于單位內(nèi)部信息化管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立與各部門之間聯(lián)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)渠道及時(shí)將文書信息傳遞至檔案管理部門，避免因文書檔案收集或者交接不及時(shí)導(dǎo)致文檔資料缺項(xiàng)等，做到“應(yīng)收盡收”“應(yīng)歸盡歸”。

4）存取數(shù)字化。數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)關(guān)鍵做好以下兩項(xiàng)任務(wù)：一是做好紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。需要通過計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，依照色彩模式、分辨率和存儲(chǔ)格式等技術(shù)參數(shù)把紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換成可以在計(jì)算機(jī)間傳輸、利用、處理的數(shù)字化信息。二是實(shí)現(xiàn)檔案存取數(shù)字化。一般包括目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)兩方面內(nèi)容。兩個(gè)庫可以通過檔案管理系統(tǒng)同時(shí)建立，也可以單獨(dú)建立。

4 結(jié)束語

綜上所述，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案收集、歸檔中存在的一些問題，事業(yè)單位要積極采取措施，探討通過完善文書檔案收集和歸檔管理制度，提高檔案管理人員素質(zhì)，改革創(chuàng)新文書檔案工作方法，提高文書檔案收集、歸檔效率和質(zhì)量，從而為檔案資源的利用奠定良好的基礎(chǔ)，使其價(jià)值得到更好的發(fā)揮。

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