關(guān)于完善城建檔案管理工作的思考和建議

譚志強(qiáng)

摘 要：城建檔案是城市建設(shè)和管理的重要依據(jù)。城建檔案的管理是否合理直接關(guān)乎城市的建設(shè)和發(fā)展，因此，做好城建檔案的管理工作是非常重要的。目前城建檔案的管理工作還存在一些不足的地方，需加以完善，從而保證城市建設(shè)持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城建檔案;完善

現(xiàn)代化城市建設(shè)的進(jìn)程不斷加快，這在無(wú)形之中對(duì)城市的城建檔案管理工作做了要求，需根據(jù)實(shí)際情況的變化不斷完善工作中的不足之處。本文針對(duì)城建檔案管理工作中出現(xiàn)的城建檔案收集不夠嚴(yán)格等問(wèn)題，加以分析并解決。

1 概述城建檔案管理

城建檔案記錄了城市的建設(shè)和發(fā)展，因而成為城市進(jìn)程發(fā)展的重要依據(jù)。建設(shè)單位在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理等活動(dòng)中形成的檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔后，移交至檔案管理部門。城建檔案管理部門按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，向社會(huì)提供服務(wù)，因此城建檔案管理是城市建設(shè)發(fā)展進(jìn)程中的重要工作。

2 城建檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

1）部分建設(shè)和施工單位對(duì)城建檔案工作的重視度不高。城市建設(shè)工作中不重視城建檔案工作的現(xiàn)象普遍存在。部分建設(shè)單位沒(méi)有意識(shí)到城建檔案的重要性，而是把工作重點(diǎn)放到建設(shè)工程的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理上，從而忽視工程的檔案的整理歸檔工作。因此在建筑工程竣工驗(yàn)收前的檔案預(yù)驗(yàn)收中，城建檔案管理部門應(yīng)對(duì)建設(shè)工程檔案資料的整理歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督、指導(dǎo)和驗(yàn)收。

2）城建檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不完善。部分城市僅設(shè)有市級(jí)城建檔案館，而縣區(qū)只在建設(shè)局設(shè)置資料室，存在結(jié)構(gòu)單一和檔案質(zhì)量不高的情況。同時(shí)各部門之間分工不明確，缺乏具備專業(yè)知識(shí)的工作人員，從而導(dǎo)致工作效率低下。

3）收集與整理檔案不夠嚴(yán)格。有些城建檔案工作人員在收集檔案時(shí)，只收集本地所需的檔案資料，造成檔案資料的分散。對(duì)檔案的整理沒(méi)有統(tǒng)一的要求，造成各地區(qū)檔案類別五花八門，沒(méi)有整齊的規(guī)范，不利于整個(gè)城市城建檔案的整合和管理。

4）信息化意識(shí)薄弱，檔案管理方式相對(duì)落后。現(xiàn)在已經(jīng)是信息化的時(shí)代，但有些城市在城建檔案管理方面仍然是采用以前手工服務(wù)的方法，單一落后的管理方式不僅不能及時(shí)獲取有效信息，而且浪費(fèi)人力資源，使城建檔案資料得不到有效的開(kāi)發(fā)和利用。

3 解決并完善檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

1）加強(qiáng)培訓(xùn)和宣傳，提高重視度。針對(duì)部分建設(shè)及施工單位人員對(duì)城建檔案管理的工作不重視這一問(wèn)題，檔案管理部門可以對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此提高重視度。人是生產(chǎn)力中的重要影響因素，促進(jìn)人在實(shí)際工作中起到積極影響也能夠?yàn)槌墙n案管理工作起到重要的促進(jìn)作用，只有每一個(gè)從事城建檔案管理工作的工作人員認(rèn)識(shí)到城建檔案管理工作的重要性，才能做好每一項(xiàng)檔案的收集與整理，從而促進(jìn)實(shí)際檔案管理工作的落實(shí)。因此，培訓(xùn)提升建設(shè)及施工單位人員對(duì)城建檔案管理工作的重視度就顯得尤為重要。

城建檔案部門可以不定期組織學(xué)習(xí)，對(duì)建設(shè)及施工單位負(fù)責(zé)資料人員進(jìn)行培訓(xùn)。在進(jìn)行培訓(xùn)之前，培訓(xùn)小組要明確培訓(xùn)的目標(biāo)，提升對(duì)城建檔案管理工作的重視度和責(zé)任意識(shí);培養(yǎng)內(nèi)容：講解城建檔案管理工作對(duì)城市建設(shè)和發(fā)展的重大意義，開(kāi)展城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。另外，在城市建設(shè)管理中也要加大對(duì)城建檔案管理工作重要性的宣傳。檔案管理部門可以編印城建檔案利用實(shí)例、制作宣傳片，通過(guò)電視、報(bào)紙等媒體宣傳城建檔案管理工作的法律法規(guī)和實(shí)用成果，使建設(shè)單位充分意識(shí)到城建檔案管理工作的意義，從而使建設(shè)單位能夠及時(shí)上交工程檔案。提升建設(shè)及施工單位對(duì)檔案管理工作的重視程度，完善城建檔案管理工作。

2）同時(shí)加強(qiáng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，提升內(nèi)部員工專業(yè)素質(zhì)。針對(duì)城建檔案管理機(jī)構(gòu)不完善這一問(wèn)題，可以加強(qiáng)對(duì)城建檔案室的建設(shè)，針對(duì)檔案的不同類別，規(guī)劃出檔案的不同區(qū)域，并進(jìn)行分類整理，提升利用檔案的效率。加大檔案室的經(jīng)費(fèi)投入，在檔案室內(nèi)設(shè)置防火、防潮、防蛀、通風(fēng)等設(shè)施，同時(shí)建立健全科學(xué)的管理制度，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段保護(hù)和管理檔案，確保檔案資料的安全。

3）工作人員要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。針對(duì)建設(shè)單位向城建檔案館報(bào)送檔案不及時(shí)的問(wèn)題，檔案管理部門的工作人員要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。積極的與建設(shè)單位溝通，宣傳有關(guān)檔案的法律、法規(guī)，使建設(shè)單位認(rèn)識(shí)到建設(shè)檔案的重要性，及時(shí)的把工程檔案報(bào)送到檔案館歸檔，并在歸檔時(shí)按照一定順序?qū)n案進(jìn)行整理，防止不同類、不同時(shí)檔案讀城建工作產(chǎn)生一定影響。做好各類城建檔案資料的接收、保管和利用等工作。

例如，城建檔案管理部門可以在建設(shè)工程施工過(guò)程中，抽調(diào)部分工作人員進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)了解情況，指導(dǎo)收集檔案資料。在具體的工程建設(shè)中，檔案管理工作人員要主動(dòng)參與到工程主體驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收等重要的環(huán)節(jié)中，進(jìn)行聲像檔案跟蹤采集。對(duì)出現(xiàn)的檔案資料整理不規(guī)范，檔案資料不齊全完整等問(wèn)題，要及時(shí)的提出來(lái)，與建設(shè)單位溝通，使城建檔案資料在建設(shè)工程完工后，能夠及時(shí)進(jìn)館入庫(kù)，如果涉及檔案更改問(wèn)題，則應(yīng)該進(jìn)行慎重更改，并要將檔案改動(dòng)所涉及的內(nèi)容進(jìn)行填充和歸檔，這是為了檔案的更改有據(jù)可依，保障檔案內(nèi)容真實(shí)性。在檔案管理方面也應(yīng)該遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)定，對(duì)紙質(zhì)檔案的填寫、裝訂與封存進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，從而保障城建檔案管理工作的有效性和重要性，促進(jìn)檔案項(xiàng)安全化方向發(fā)展。

4）加強(qiáng)信息化建設(shè)，改善檔案管理方式。針對(duì)信息化意識(shí)薄弱，城建檔案管理方式相對(duì)落后這一問(wèn)題，城建檔案管理部門可以加強(qiáng)信息化的建設(shè)，改善檔案管理方式。檔案管理部門可以改善以往的管理方式，以信息化的形式向大眾提供檔案資源，使檔案的利用率大大提升。而以大數(shù)據(jù)方式也能夠促進(jìn)檔案的信息錄入與檔案的后續(xù)瀏覽工作得以快速進(jìn)行，這樣能夠保障城建檔案管理部門順利開(kāi)展其工作，也能夠節(jié)省工作時(shí)間，提升工作效率。

例如，城建檔案管理部門可以創(chuàng)建一個(gè)城建檔案信息網(wǎng)站，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，并配備專門的人員進(jìn)行管理和維護(hù)。首先，可以在網(wǎng)站上征集大家對(duì)于檔案工作的意見(jiàn)和建議，隨后可以根據(jù)人們提出的意見(jiàn)和建議細(xì)化網(wǎng)站的各個(gè)板塊。同時(shí)，將一些紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子版，將其收錄在網(wǎng)站中。利用城建檔案信息網(wǎng)站面向全社會(huì)提供檔案服務(wù)。在社會(huì)檔案服務(wù)方面，則應(yīng)該利用關(guān)鍵字檢索的方式來(lái)幫助有需求的人員進(jìn)行檔案檢索，從而提升檔案檢索速度，與此同時(shí)也應(yīng)該保障檔案的真實(shí)性與有效性，而在后續(xù)維護(hù)方面，則需要相關(guān)人員進(jìn)行確實(shí)性的維護(hù)，從而提升檔案管理的安全性，防止第三方人員通過(guò)篡改網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的方式對(duì)城建檔案內(nèi)容進(jìn)行一定更改，影響城建檔案內(nèi)容的真實(shí)性與有效性，并且與其他地區(qū)的城建檔案管理部門信息相互補(bǔ)充，比如，不同的地區(qū)在建設(shè)檔案的收集、整理、歸檔的過(guò)程中一些好的經(jīng)驗(yàn)、好的做法進(jìn)行交流，以此做到資源的共享。加強(qiáng)信息化建設(shè)已是大勢(shì)所趨，城建檔案管理部門也要緊跟時(shí)代的步伐，不斷完善城建檔案管理工作，更好地為企業(yè)和群眾提供高效、便捷、智能化的城建檔案服務(wù)。

4 結(jié)論

本文就部分建設(shè)及施工單位人員對(duì)檔案管理工作的重視度不高;城建檔案管理機(jī)構(gòu)不完善;搜集與整理檔案不嚴(yán)格;信息化意識(shí)薄弱，檔案管理方式相對(duì)落后等問(wèn)題加以分析并給出了相對(duì)應(yīng)的解決措施。城建檔案的管理工作在整個(gè)城市的發(fā)展中起著重要的作用，城建檔案管理人員需不斷完善城建檔案管理工作，促進(jìn)城市持續(xù)健康

發(fā)展。

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