辦公室文書檔案收集及歸檔工作管理措施研究

徐裕華

摘 要：從機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r進行分析，辦公室文書檔案收集管理工作有著其不可替代的重要作用，關(guān)系到了機關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展，特別是我們社保局這一特殊部門，關(guān)系到參保人工傷保險、養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育報銷、辦理退休等切身利益的問題，為領(lǐng)導(dǎo)決策及工作提供借鑒和參考作用。辦公室文書檔案相關(guān)管理工作是機關(guān)事業(yè)單位在開展后續(xù)工作的基礎(chǔ)，要求機關(guān)事業(yè)單位日常工作時，對所有的文書檔案進行有效的收集與歸檔，了解在日常工作不同工種的工作的目的以及工作的方式，加強文書檔案的相關(guān)管理工作，提高文書檔案在當(dāng)前應(yīng)用的整體效果。

關(guān)鍵詞：辦公室文書;檔案收集;歸檔工作;管理措施

現(xiàn)階段提高辦公室文書檔案收集管理工作的整體質(zhì)量與效率，對單位發(fā)展而言有著十分積極的影響，需要領(lǐng)導(dǎo)加強對所有工作人員的管理，并且加強提高對辦公室文書檔案收集管理工作的重視程度、規(guī)范其管理方式，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的工作態(tài)度，促使所有工作人員在日常工作時能夠以一種積極向上的態(tài)度工作，提高工作的整體效益，同時也能夠讓人們感受到辦公室文書檔案存在的積極影響，提高文書歸檔、收集的整體質(zhì)量。

1 提高檔案人員對文書檔案收集與歸檔工作的認(rèn)識

1.1 針對相應(yīng)信息資源提供者

部分檔案人員對管理工作認(rèn)知不足，相關(guān)觀念欠缺，導(dǎo)致檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)難以提升，當(dāng)前需要通過不同的方式提高辦公室文書檔案工作人員的工作意識，了解在新時期、新的歷史條件下，有關(guān)文書檔案收集與歸檔工作的全新工作要求。第一，應(yīng)明確不同信息的提供者是誰，在文書檔案中及所有內(nèi)容需要簡潔明了，并且信息真實可靠，保證所有的信息都能夠及時的查閱、及時地應(yīng)用在其中，要求所有資源提供者在最初提供相應(yīng)資料中所包含的數(shù)據(jù)以及事項等內(nèi)容，做到真實并且可靠。并且要求所有的信息資源提供者擁有積極主動的思想，能夠認(rèn)真的配合檔案人員的工作要求，提供相應(yīng)的資源。第二，文書檔案的收集管理人員也應(yīng)該了解到自己在實際工作時去工作的重要性，明確工作中的工作要點以及工作內(nèi)容是什么，要求所有辦公室文書檔案收集管理人員需要向提供者科普檔案收集，以及當(dāng)歸納的基礎(chǔ)流程，并且告訴提供者其工作的重要性。要求提供者所提供的檔案是真實有效的，是能夠滿足辦公室文書檔案收集歸納管理需求的同時，需要設(shè)置相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同部門工作人員所提供的資料進行深度分析，嚴(yán)格按照工作人員提供的資料進行進一步的落實與管理，分析其資料存在的重要意義，了解資料中的內(nèi)容是否是真實的。如果資料存在虛假或者是殘缺的狀況，辦公室文書歸納管理者可以直接對提供者進行批評，或者選擇懲罰措施，追究相應(yīng)的責(zé)任，如果所提供的資料是正確的并且真實的則可以進行褒獎。促使文書檔案能夠始終滿足機關(guān)事業(yè)單位在開展相應(yīng)活動時的活動需求，給予活動一定的參考意見。

1.2 針對負責(zé)文書檔案收集與歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員

辦公室內(nèi)文書歸檔收集工作人員，除了需要著重了解文書收納與歸檔的內(nèi)容，以及具體的步驟，明確自己的工作，了解自己在實際工作目的以及工作意以外，還需要領(lǐng)導(dǎo)者加強對這一方面的管理。由于有部分領(lǐng)導(dǎo)人員并不認(rèn)為文書收納歸檔十分重要，導(dǎo)致在工作中檔案員粗心大意，檔案人員的工作態(tài)度也難以滿足文書歸檔收納的實際需求。例如2016年社保局局長找檔案室需要緊急查詢多年前的一份“有關(guān)解決困難企業(yè)職工醫(yī)保問題”的文件，我在電子系統(tǒng)怎么都查詢不到，最后按照年份拿出文件，按目錄表逐一查詢，最終在其中一盒文件中找到。這件事讓我記憶深刻，由于檔案員的失誤一份重要文件沒有錄入信息，為查詢工作帶來麻煩，也降低了工作效率。為此，需要通過以下兩種不同的方式，提高文書辦公室文書檔案收集歸納的整體效果：第一，在文書檔案歸納與收集的過程中，應(yīng)明確所有內(nèi)容的職責(zé)劃分，并且了解每一個人所承擔(dān)的工作責(zé)任，做好崗位的劃分，才能讓檔案人員在日常工作時，其工作質(zhì)量得到提升。對所有辦公室文書檔案收集、歸檔人員上崗之前需要進行基礎(chǔ)培訓(xùn)以及相應(yīng)的考核，只有考核質(zhì)量達標(biāo)，并且培訓(xùn)效果好才能讓其上崗工作，需要在上崗之前能夠準(zhǔn)確的了解到自己在日常工作時其工作的整體內(nèi)容、工作的相關(guān)步驟，并且在了解之后安排任職，從最初就盡可能的避免觀念的欠缺，或者是由于能力欠缺而導(dǎo)致辦公室文書檔案收集質(zhì)量較差等一系列現(xiàn)象的出現(xiàn)。第二，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員更需要做好職責(zé)的劃分，在日常工作時需要了解工作存在的工作的意義，可以對所有檔案人員進行不定期的抽查，明確其在工作的過程中是否存在著誤區(qū)，或者是工作質(zhì)量較差工作不能夠滿足實際需求等一系列的問題。進行抽查時，還需要對文書檔案進行收集、歸檔工作，抽查不合格的文書檔案，重新進行返回要求其按照辦公室文書檔案的收集規(guī)定進行工作。如果檔案人員出現(xiàn)了高頻率的失誤，比如說在文書檔案中存在著非常明顯的歸納錯誤需要直接對其進行處罰，如果造成了非常嚴(yán)峻的后果，則需要對工作人員直接進行開除處理。

2 需求結(jié)合當(dāng)下科技發(fā)展，對文書檔案收集與歸檔工作方式進行優(yōu)化改良

現(xiàn)代化經(jīng)濟的飛速發(fā)展，辦公室文書檔案收集與歸納工作的質(zhì)量得到了提升，但是從現(xiàn)階段我國部分辦公部分單位或者是機關(guān)事業(yè)單位而言。在進行文書檔案歸檔與收納時，仍舊以人力資源為主導(dǎo)，并沒有使用現(xiàn)階段的信息化工作，導(dǎo)致工作過程中，工作量較大，并且檔案人員所需要承擔(dān)的工作內(nèi)容較多，導(dǎo)致工作人員的收納和歸檔效率較低，存在著一定的人為失誤率。人為失誤率雖然可以降低，但是確實不可避免的，落后的文書檔案收集與歸檔工作，一定會導(dǎo)致機關(guān)或者事業(yè)單位在日常管理時，其管理質(zhì)量下降。為此，在當(dāng)前需要結(jié)合現(xiàn)代的科技發(fā)展，緊緊的跟上時代發(fā)展的潮流，對文書檔案管理工作的理念進行優(yōu)化與創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與云技術(shù)都可以將其進一步應(yīng)用在文書檔案收集與歸檔工作中，利用該技術(shù)提高工作的整體質(zhì)量，并且將該技術(shù)引入到文書檔案的收集與歸檔。對現(xiàn)存的工作方式逐一的進行改變，提高所有檔案人員在工作時的工作質(zhì)量與工作效率，減少工檔案人員在工作中由于收集檔案的質(zhì)量較差，導(dǎo)致失誤率越來越高等一系列問題，同時還需要降低在互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案人員不熟悉互聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容，無法進一步的提高互聯(lián)網(wǎng)的使用效果等一系列的問題，明確互聯(lián)網(wǎng)存在的意義，了解如何進一步地使用互聯(lián)網(wǎng)進行辦公室文書檔案的收集管理，促使辦公室文書檔案的數(shù)據(jù)管理質(zhì)量更佳，更能滿足現(xiàn)階段辦公室檔案管理的實際需求。特別是利用互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)進行文書檔案的收集與歸檔工作，由于其本身可以存儲大量的文書檔案，并且并不占用空間資源和紙質(zhì)資源，只需要調(diào)動相關(guān)的檔案，通過密碼賬號登錄云端，可以隨時隨地的將檔案內(nèi)容調(diào)出，滿足現(xiàn)階段辦公室文書檔案收集管理時的整體要求，并且讓整體的過程更加簡單，收集的速度更加便捷?？傮w而言，利用現(xiàn)代化科技，能夠?qū)⑥k公室文書檔案收集歸檔質(zhì)量更佳，并且提高文書檔案的收集管理質(zhì)量，無論是在收集分類、后期調(diào)用等，相比于傳統(tǒng)的人工管理方式其質(zhì)量都更好。

3 對檔案管理體系進行逐步完善

在進行辦公室文書檔案收集與管理體系中，主要可以通過兩個不同的方面進行管理，提高辦公室文書檔案收集的整體質(zhì)量。

3.1 對人員管理制度進行完善

辦公室文書檔案收集與歸檔工作中涉及了整個單位或是機關(guān)內(nèi)所有的部門以及檔案人員，需要對各股室門以及檔案人員進行科學(xué)的管理，保證在檔案收集時可以根據(jù)各部門的實際需求將檔案數(shù)據(jù)管理質(zhì)量得到提升，而加強對檔案人員管理制度的完善。其目的是結(jié)合現(xiàn)階段不同股室與檔案人員工作的實際狀況，確保該工作制度的可行性，同時提高工作的整體效益，在實際工作中要求檔案人員管理制度完善，注意以下兩點：第一，對所有檔案人員的工作內(nèi)容以及職責(zé)進行明確的劃分，由于部分的部門存在著一個崗位對應(yīng)多個工作人員的情況，一旦出現(xiàn)問題，工作人員相互推諉責(zé)任的現(xiàn)象或者是一個崗位的內(nèi)容與職責(zé)并不清晰，在劃分時相對含糊造成了職責(zé)不明，最終都會影響到辦公室文書檔案歸納管理工作的工作效益，甚至?xí)C關(guān)事業(yè)單位帶來負面的影響。第二，檔案人員在實際工作時，缺乏對工作質(zhì)量的整體考核要求，無論是對辦公室文書檔案歸檔、收集，或者對檔案人員進行考核，對局內(nèi)的其他工作人員定期進行考核，都需要將考核的結(jié)果放入到文檔中，幫助管理者了解其整體的工作效益與工作狀態(tài)，一旦發(fā)現(xiàn)工作質(zhì)量較差的情況，則需要與其進行溝通，并且提高整體管理的效益，而工作質(zhì)量優(yōu)秀的檔案人員，對其進行一定的獎勵。

3.2 對文書檔案管理制度進行完善

對于現(xiàn)階段文書檔案管理制度進行進一步的完善，其目的是確保在文書檔案管理中所有的內(nèi)容都是正確的、可靠的，并且通過加強對所有檔案人員的專業(yè)管理，能讓檔案人員了解到辦公室文書檔案管理收集的工作意義，如何進一步提高其工作狀態(tài)。要求管理者定期在單位內(nèi)開展相應(yīng)的培訓(xùn)制度，加強對辦公室文書檔案收集的重視程度，讓檔案人員能夠感受到管理者對其的關(guān)懷，并且主動、自發(fā)的學(xué)習(xí)有關(guān)辦公室文書檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。進行檔案歸檔時，還需要明確其歸檔的范圍，并且提高歸檔的整體質(zhì)量，通過對辦公室文書檔案收集、管理，降低在文書檔案收集管理時的難度，同時也可以提高文書檔案收集管理的整體質(zhì)量，促使文書檔案使用效果更佳。

4 結(jié)語

綜上所述，文書檔案管理工作在現(xiàn)階段能夠直接反映出社會活動或者是機關(guān)事業(yè)單位在日常經(jīng)營管理時的整體管理狀態(tài)。對單位而言能夠提高信息的收納效果，并且在不同時期下可以直接將以往的工作經(jīng)驗調(diào)出來，幫助管理者分析未來的發(fā)展方向，了解到行業(yè)以及市場的發(fā)展規(guī)律，促使該事業(yè)單位的發(fā)展質(zhì)量更佳。

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