基于全面風(fēng)險管理理論的高職院校人事檔案管理研究

何宗哲　黃曉云　趙群　黃春蓓

摘 要：高職院校人事檔案經(jīng)過多年的發(fā)展和實(shí)踐，人事檔案安全風(fēng)險管理逐漸受到重視。本文以高職院校人事檔案風(fēng)險為研究對象，運(yùn)用全面風(fēng)險管理理論，從目標(biāo)維度、組織層級和風(fēng)險管理要素維度等三個維度分析、研究高職院校人事檔案安全風(fēng)險管理，提出人事檔案風(fēng)險管控措施，發(fā)揮人事檔案在教學(xué)中的地位與作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案風(fēng)險;高職院校;全面風(fēng)險管理

在校企合作、產(chǎn)教融合和“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案背景下，高職院校人事檔案經(jīng)過多年的發(fā)展和實(shí)踐，逐漸意識到人事檔案安全管理不能僅僅從人事檔案管理部門的角度進(jìn)行考慮，而應(yīng)該從全校、從部門與部門之間的聯(lián)系進(jìn)行全面、全方位的把控。并且，不同的風(fēng)險組合在一起會有不一樣的結(jié)果。因此，對高職院校人事檔案進(jìn)行全面風(fēng)險管理，將有助于分析、建立人事檔案安全管理體系，提出風(fēng)險管控措施，發(fā)揮人事檔案在組織、人事及教學(xué)等工作中的作用與地位。

一、高職院校人事檔案安全管理存在的主要風(fēng)險

近年來，國家對人事檔案安全管理問題給予了高度重視，并強(qiáng)化了對人事檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案安全管理要求。高職院校人事檔案蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，要使人事檔案信息得以充分發(fā)揮，就必須保障人事檔案及人事檔案信息的安全。目前，高職院校人事檔案安全管理主要存在以下三個方面的風(fēng)險：

1.人事檔案風(fēng)險管理體系不夠完善

2018年底，《檔案館安全風(fēng)險評估指標(biāo)體系》的出臺，為我國檔案事業(yè)的安全風(fēng)險管理指明了方向，并進(jìn)一步促進(jìn)了人事檔案安全管理工作的開展。但是由于檔案概念的范圍較廣，而人事檔案屬于涉密性質(zhì)，因此在涉密信息管理方面的內(nèi)容，如人事檔案信息的共享、遠(yuǎn)程閱檔、異地出具檔案證明等方面還需進(jìn)一步深入研究、探討和細(xì)化。此外，國家關(guān)于檔案風(fēng)險管理方面的法律法規(guī)還不夠全面，仍需進(jìn)一步地優(yōu)化，使高職院校人事檔案風(fēng)險管理有法可依、有路徑可查，使人事檔案安全管理更科學(xué)化、更深入人心。

2.人事檔案安全風(fēng)險管理意識較為薄弱

人事檔案管理人員的安全風(fēng)險管理意識，對人事檔案的安全管理工作的開展起著關(guān)鍵性的作用。人事檔案數(shù)字化作為一個新興事物，其建設(shè)到完成需要一個過程。因此，高職院校在開展人事檔案整理及人事數(shù)字檔案建設(shè)的過程中，部分人事檔案安全風(fēng)險點(diǎn)可能是人事檔案管理人員沒有遇見過或沒有意識到的，這無形中就給人事檔案帶來風(fēng)險隱患。特別是如果這個風(fēng)險屬于重大風(fēng)險源，便會給高職院校的人事檔案安全造成極大的威脅，甚至?xí)?dǎo)致不可挽回的人事檔案損失，并會在社會上造成不良的影響。因此，在信息化時代對人事檔案管理人員提出了更高的人事檔案安全風(fēng)險要求，既要做好人事檔案日常管理工作，同時也需要具備豐富的人事檔案安全風(fēng)險管理知識，并能為高職院校人事檔案安全風(fēng)險控制的決策提供必要的方案建議。

3.人事檔案風(fēng)險管理工作的科學(xué)性有待加強(qiáng)

高職院校人事檔案安全風(fēng)險管理工作，涉及風(fēng)險管理制度建設(shè)、技術(shù)支持、系統(tǒng)管理、紙質(zhì)檔案管理等方方面面。由于國家尚未出臺統(tǒng)一的人事檔案風(fēng)險評價標(biāo)準(zhǔn)，因此各地、各單位在開展人事檔案安全風(fēng)險管理過程中，制定的制度、風(fēng)險控制的策略都會帶有一定的地方色彩，評估的標(biāo)準(zhǔn)無法統(tǒng)一，對同一風(fēng)險源的判斷也各有不同。因此，各人事檔案風(fēng)險管理單位在開展檔案風(fēng)險評估工作時就容易出現(xiàn)意見不統(tǒng)一的情況，實(shí)施的科學(xué)性有待進(jìn)一步研究和加強(qiáng)。

二、高職院校人事檔案全面風(fēng)險管理策略

全面風(fēng)險管理理論為我們打開了全方位、立體評估人事檔案安全風(fēng)險的窗口。要提高高職院校人事檔案安全管理水平，需從目標(biāo)維度、組織層級和風(fēng)險管理要素維度三個方面提升和改進(jìn)高職院校的人事檔案風(fēng)險管理，從而更好地為人事檔案的開發(fā)和利用保駕護(hù)航。

1.目標(biāo)維度

（1）提高站位，統(tǒng)籌全局

高職院校人事檔案，為學(xué)校發(fā)展建設(shè)、組織人事及教職工職稱評定等工作發(fā)揮了重要的基礎(chǔ)信息作用。而人事檔案安全問題，是人事檔案工作的底線。它不僅包含紙質(zhì)人事檔案安全、人事檔案信息安全，還包括設(shè)備安全和庫房安全等方面。而高職院校人事檔案風(fēng)險管理水平，很大程度上取決于管理層的風(fēng)險偏好和風(fēng)險處理的態(tài)度和方法。因此，管理層要提高站位，高度重視人事檔案安全管理工作，并具備系統(tǒng)的風(fēng)險管理知識，統(tǒng)籌全局，構(gòu)建高職院校人事檔案風(fēng)險管理體系。同時，對人事檔案管理人員要提出風(fēng)險管理要求，加強(qiáng)人事檔案安全風(fēng)險管理，推動風(fēng)險管理工作的有序開展。

（2）保障人事檔案風(fēng)險管理科學(xué)化、合理化

從目標(biāo)的角度出發(fā)，就要確保高職院校整個風(fēng)險管理的科學(xué)化、規(guī)范化和合理化。因此，高職院校人事檔案管理部門要從風(fēng)險組合、風(fēng)險容忍度、風(fēng)險偏好等方面進(jìn)行綜合的研究和分析，廣泛征集人事檔案管理相關(guān)部門、教職工的意見和建議，并提出合理性解決方案;由高職院校人事檔案管理部門從總體上把握和提出風(fēng)險評估的要求和方法，并建立風(fēng)險評估指標(biāo)體系，嚴(yán)格按照章程評估風(fēng)險并尋求解決策略，更好地規(guī)避風(fēng)險或化解風(fēng)險。此外，根據(jù)人事檔案風(fēng)險管理的特點(diǎn)，對人事檔案風(fēng)險實(shí)行監(jiān)控，及時辨識重大風(fēng)險源和一般風(fēng)險源，并呈報領(lǐng)導(dǎo)小組研究風(fēng)險控制策略，確保人事檔案安全工作有效、有序、科學(xué)和合理開展。

（3）定期報告人事檔案風(fēng)險管理情況

高職院校人事檔案風(fēng)險管理涉及方方面面，參與部門涵蓋組織部、校辦公室、財(cái)務(wù)、后勤、紀(jì)檢等多個部門。因此，人事檔案管理部門在開展年度風(fēng)險管理時，要定期向相關(guān)部門發(fā)布人事檔案風(fēng)險排查要求，同時定期向分管領(lǐng)導(dǎo)報告風(fēng)險管理情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并做好應(yīng)對的準(zhǔn)備。對于重大風(fēng)險源，要做好動態(tài)管理和監(jiān)控工作;對于突發(fā)風(fēng)險情況，要根據(jù)風(fēng)險應(yīng)對步驟及時做出應(yīng)對策略，及時、有效地控制好人事檔案風(fēng)險，并做好風(fēng)險應(yīng)對記錄和報告工作。必要時，及時向教職工公布人事檔案風(fēng)險應(yīng)對情況，增強(qiáng)教職工人事檔案安全意識，營造全員護(hù)檔的工作環(huán)境和工作氛圍。