知識管理在圖書檔案管理中的功能及應用

侯莉

摘 要：隨著科技的發(fā)展，人類開始邁入知識經(jīng)濟時代，知識管理成為各國關注的重點問題。作為知識經(jīng)濟時代的重要內(nèi)容之一，知識資源能夠推動社會、經(jīng)濟、文化等實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，對人類的生產(chǎn)生活有著重要作用?；诖?，本文就知識管理在圖書檔案管理的應用展開研究，首先闡述了知識管理功能，其次對當前檔案管理情況進行分析，最后對其在圖書檔案管理中的應用進行探究，希望能夠為知識管理和圖書檔案的結(jié)合應用發(fā)展提供參考。

關鍵詞：知識管理;圖書檔案管理;功能

知識經(jīng)濟時代下，知識管理成為當今社會一種新的管理形式，其與知識經(jīng)濟發(fā)展需求相符，能夠在實際管理中發(fā)揮作用，對于檔案、資料以及文獻等實行知識管理，不僅能夠提高檔案資料的使用率，同時也能夠保證檔案資料的完整度，對整個人類社會的存在和發(fā)展十分重要。而知識管理的完善，能夠為以信息為主的知識經(jīng)濟發(fā)展奠定基礎，符合時代發(fā)展潮流，是圖書檔案管理實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的途徑之一。

一、知識管理在圖書檔案管理中的功能

1.知識管理概述

（1）內(nèi)涵。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，知識已經(jīng)成為當今社會具有一定價值性的資源，其也成為一種管理方式。知識社會發(fā)展中，知識本身具有價值性，對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定作用，現(xiàn)階段，很多知識都決定著企業(yè)的生存發(fā)展。隨著社會競爭的加大，企業(yè)為了能夠占據(jù)一定的競爭地位，就需要擁有更多知識資源，并對其及時更新，對此，企業(yè)需要做好知識管理工作，圍繞知識，通過對知識資源的整合利用建立完善的知識競爭體系，獲取競爭優(yōu)勢，推動企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展?？傊?，知識管理符合社會發(fā)展趨勢，新形勢下，企業(yè)需要有效利用知識管理，提高競爭。

（2）特征。知識具有流動性以及共享性，重視這兩個特性，充分利用集體智慧，進而提高組織創(chuàng)新和應變能力，促使組織能夠在激烈的市場競爭中占據(jù)一定地位，并鼓勵組織員工，使組織員工能夠提高自覺性與能動性，組織要重視組織及人才，在內(nèi)部營造學習氛圍。

（3）核心。知識管理的重點就是收集分析各種信息以及知識，并將其共享出來，實現(xiàn)知識創(chuàng)新，同時能夠提高知識的附加值，進而提高組織創(chuàng)新能力。知識管理核心就是建設能夠運用并創(chuàng)造知識的組織，作為組織重要資源，知識能夠為組織提高競爭力，組織通過對知識資源進行嚴格管理，并通過知識共享使知識的價值充分發(fā)揮出來，豐富組織知識資源，進而建立知識共享新機制。組織利用知識管理創(chuàng)新經(jīng)營管理，提高管理效率和質(zhì)量。

2.知識管理功能

現(xiàn)階段，我國圖書檔案管理部門在檔案管理工作中引入了知識管理方法，以實現(xiàn)創(chuàng)新管理，進而對我國圖書檔案管理事業(yè)的發(fā)展起到推動作用。知識管理功能主要表現(xiàn)在以下兩方面：

（1）有利于顯現(xiàn)個人知識

圖書檔案管理受到市場競爭的影響，其已經(jīng)不存在固定性，檔案管理人員較高的流動性使得組織無法實現(xiàn)平衡發(fā)展，因此，需要注意組織內(nèi)部資源保存和信息分享工作，這是圖書檔案管理的基礎工作。知識管理的典型特點就是能夠顯現(xiàn)知識，建立科學規(guī)范的知識制度需要管理人員密切配合，共同協(xié)作，而這就需要管理人員具備豐富的知識，營造良好的學習環(huán)境，管理人員需要提高自身素養(yǎng)，積極參與培訓學習，將發(fā)展目標集中到圖書檔案管理工作中，管理時，要注意總結(jié)和歸納經(jīng)驗，并與其他管理人員展開交流溝通，及時找到問題解決方法，建立統(tǒng)一的檔案管理組織，提高競爭力。

（2）有利于挖掘潛在資源

在實際操作時，知識管理的主要對象不是知識本身，其還涉及了知識管理中建立的管理體制，其在實際進行時，最終目的是能夠使用知識，提高知識利用率。也就是說，知識管理中，管理工作者需要提高知識利用率，對此，需要在實際管理時挖掘檔案中的潛在資源，將知識擴展開來，實現(xiàn)創(chuàng)新應用，挖掘新知識，而這就需要管理人員憑借知識管理知識來管理檔案資源，擴大檔案容量，進而在現(xiàn)有檔案中將潛在知識挖掘出來，提高相關知識利用率。

二、檔案管理現(xiàn)狀分析

信息時代下，檔案管理實現(xiàn)了電子化發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案存儲轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒋鎯?，其不僅能夠使檔案信息實現(xiàn)真正共享，同時也能夠確保信息真實，便于檔案閱讀和提取。電子化管理檔案可以為社會大眾提供更加便利的服務，建立信息化檔案管理系統(tǒng)可以提高管理效率，將管理科學性發(fā)揮出來，被人們所采用，真正實現(xiàn)為社會服務的目的。但是，當前檔案管理也存在一些問題，管理人員本身素質(zhì)不高，對電子信息技術(shù)不夠了解，一般檔案管理人員年齡普遍偏大，這類人本身缺乏專業(yè)訓練和專業(yè)知識，對電子系統(tǒng)相對陌生，在檔案存儲和管理上相對困難。同時，實際管理中，檔案工作基礎設施不完善，沒有及時更新，設備老舊，導致工作效率和管理質(zhì)量較低。

三、圖書檔案管理中知識管理的具體應用

1.檔案信息管理應用

檔案信息管理應用主要體現(xiàn)在顯性知識和隱性知識應用。

（1）顯性知識應用。檔案中涉及的思想、史實就是顯性知識，這些知識能夠被用戶直接接受，將其作用發(fā)揮出現(xiàn)需要進行組織管理。首先，檔案管理者需要利用專業(yè)知識將檔案信息分類，并根據(jù)類別為用戶提供，讓用戶全面了解相關的知識信息。檔案信息涉及面廣，包含的知識比較多，用戶在了解這些顯性信息后會自行加工創(chuàng)新，將圖書檔案價值充分發(fā)揮出來。其次，拓展圖書檔案傳播渠道，知識管理中，不僅需要收藏保管相關信息，還需要重視檔案價值，并利用其價值，實現(xiàn)知識創(chuàng)新，這就需要加強圖書檔案的傳播共享，利用互聯(lián)網(wǎng)、沙龍等渠道加大傳播流動。

（2）隱性知識應用。隱性知識是在個人經(jīng)驗和個人思想、信念等基礎上形成的一種知識，圖書檔案中所包含的隱性知識無法單純用語言傳播，因此，需要對其進行組織管理，將其轉(zhuǎn)換成顯性知識，實現(xiàn)知識的交流和共享。

2.檔案實體管理應用

知識管理能夠促使人們對圖書檔案價值重新認識，作為知識載體，圖書檔案屬于戰(zhàn)略資源，其不僅記錄了歷史信息，和各種資源憑證，同時也需要開發(fā)利用。圖書檔案管理需要注意將實體管理轉(zhuǎn)移到信息和知識管理上，改變傳統(tǒng)的人工管理方式，采用先進的新技術(shù)進行管理，進而在其中應用知識管理，有效開發(fā)利用圖書檔案信息，完善檔案實體管理。

（1）流程知識管理。首先，拓展檔案信息收集范圍，豐富的館藏對于圖書檔案管理十分重要，當前館藏中，主要為文書檔案，但是隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文件也需要予以重視，此外，還需要主義收集口述、實物等檔案及其資料。其次，對檔案進行合法鑒定，加強檔案的鑒定工作，對各種檔案進行分類鑒定，普通檔案可以采用宏觀鑒定法，特殊檔案采用直接鑒定法，便于圖書檔案的管理和開發(fā)應用。再次，圍繞知識單元整理檔案，知識管理中，圖書檔案管理重點在于知識和信息，對其分類整理，在知識單元基礎上篩選檔案，用計算機存儲分類，通過數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)檢索功能為用戶提供使用服務。最后，合理配置資源，在檔案管理中應用知識管理，要平衡好價值檔案和檔案效益關系，通過現(xiàn)有經(jīng)驗和分配理論對圖書資源進行合理分配，提高檔案管理效益。此外，圍繞用戶提供知識服務，將用戶作為核心進行檔案實體管理，提供知識服務，將圖書檔案中的知識深入挖掘出來，并提供檢索渠道，便于用戶獲取知識，同時為用戶提供知識創(chuàng)新服務。

（2）知識管理技術(shù)應用。知識管理中，現(xiàn)代信息技術(shù)為其提供了保障，知識管理技術(shù)也就是計算機技術(shù)的應用，其能夠使紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，在信息技術(shù)基礎上對檔案進行管理，運用數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡、人工智能等技術(shù)管理檔案知識，提高檔案管理效率。

3.檔案機構(gòu)管理應用

（1）知識服務與組織文化結(jié)合。組織文化在一定程度上能夠激勵、約束組織成員，其會在成員活動中外化出來，在組織文化中融入知識服務，能夠使檔案部門形成新的知識服務理念，提高員工服務素質(zhì)，強化員工專業(yè)素養(yǎng)，并推動知識共享。

（2）開展知識共享合作活動。圖書檔案管理部門通過與其他部門的溝通合作能夠提高彼此的合作意識，并在合作中將彼此的知識管理經(jīng)營分享出來，提高知識管理服務質(zhì)量，同時，能夠滿足內(nèi)部人員的檔案信息需求，確保組織運行正常。

（3）實現(xiàn)技術(shù)管理模式。信息技術(shù)在檔案機構(gòu)管理中的作用也十分突出，其能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，利用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)建立網(wǎng)絡聯(lián)盟，實現(xiàn)機構(gòu)的信息化管理。例如建立辦公自動化系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)等，不僅能夠提高管理效率，同時也能夠減少資源浪費現(xiàn)象。知識管理系統(tǒng)通過存儲利用大量數(shù)據(jù)，為知識共享目標奠定了技術(shù)支持，同時也提高了檔案機構(gòu)的創(chuàng)新水平。

四、圖書館檔案管理知識管理應用優(yōu)化措施

1.加大力度投入人才和技術(shù)

信息時代下，要想提高圖書檔案管理水平，就需要提高檔案管理人員素質(zhì)，豐富管理人員知識，更好的應用知識管理方法，提高檔案管理水平。在進行檔案管理時，相關部門需要為管理人員提供學習培訓機會，積極參與繼續(xù)教育活動，并建立文化氛圍，為人員提供情景演練機會，使管理人員能夠在后續(xù)工作中將知識管理模式主動加入到管理工作中，通過信息技術(shù)使知識管理和檔案管理實現(xiàn)有機結(jié)合。同時，管理人員利用培訓學習能夠提高專業(yè)水平，使其能夠靈活運用知識管理內(nèi)容，完善檔案管理工作。同時，檔案管理人員需要提高服務意識，轉(zhuǎn)變工作觀念，建立社會服務理念，多學習他人長處，彌補自身不足，努力提升自己。此外，相關部門需要重視對圖書檔案管理設備的更新維修、管理保養(yǎng)，引進先進的管理系統(tǒng)和電子設備，加大技術(shù)投入，建立檔案信息管理系統(tǒng)，為檔案管理工作提供堅實的技術(shù)保障和基礎設施保障，進而使圖書檔案管理實現(xiàn)信息化發(fā)展。

2.建立知識學習空間

知識社區(qū)運行時，其可以被看作是人才庫，該社區(qū)內(nèi)人才流動快，庫內(nèi)人才基本是在動態(tài)飽和狀態(tài)中，同時，網(wǎng)絡社區(qū)建設導致管理人員能夠使各種人才聚集，為該社區(qū)的運行收集更多具有專長的人才。通過建立網(wǎng)絡人才社區(qū)，為各種專業(yè)人才的隱性和顯性知識傳播奠定了基礎。而在網(wǎng)絡社區(qū)平臺中，專業(yè)人才也可以按照本身觀點探討相關知識信息，使各種知識能夠在社區(qū)中實現(xiàn)傳輸共享，進而構(gòu)成知識傳輸鏈?？傊?，隨著各種知識社區(qū)的建立，各個社區(qū)通過相互交流溝通擴大了知識的傳播范圍，使知識社區(qū)范圍哭到，為管理人員實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展起到積極的作用，同時也為知識傳輸交流起到了推動作用。

3.創(chuàng)新檔案管理模式

在圖書檔案管理中引入知識管理理念和方法，管理人員可以憑借先進的技術(shù)和管理方法來管理圖書檔案，在管理時，管理人員需要處理圖書館業(yè)務信息和系統(tǒng)作業(yè)。知識管理模式的應用能夠?qū)D書檔案使用者情況直接顯示出來，進而建立智能化圖書館，并在此基礎上對市場動態(tài)情況以及方向有所掌握?？傊噍^于傳統(tǒng)圖書檔案管理方式而言，知識管理理念和技術(shù)應用在最大程度上能夠創(chuàng)新管理模式，推動管理服務的開展，為管理者了解并掌握使用者信息需求提供幫助，進而使檔案管理能夠市場新動向充分挖掘出來，提高圖書檔案管理服務質(zhì)量。

4.建立知識信息庫

隨著市場環(huán)境的變化，新時代下，我國圖書館檔案管理工作者在進行管理作業(yè)時，需要學習相關的管理知識，并在此基礎上積極吸收學習檔案管理知識和相關技能，進而提高自身的管理水平，滿足圖書檔案管理工作需要。在實際應用中，顯性知識可以為圖書檔案管理事業(yè)發(fā)展起到推動作用，這類知識寶庫管理理論和實踐等。因此，管理人員需要在實際作業(yè)中將圖書館現(xiàn)有條件作為基礎，在管理時加強知識學習，提高相關能力。此外，管理者還不需要利用圖書館技術(shù)平臺，通過技術(shù)手段實現(xiàn)知識的傳輸共享，進而提高本身的知識素養(yǎng)以及他人的知識水平。

圖書檔案管理者在高科技幫助下學習知識，共享知識，這是知識管理范圍，管理者在共享知識時，需要利用圖書館內(nèi)部的資源才能夠?qū)崿F(xiàn)。因此，這一管理模式在推行時需要保證檔案資源實現(xiàn)高效管理，為管理者和他人知識水平提升起到帶動作用。當前，圖書館在實行知識管理方法過程中，需要建立知識庫，在知識管理基礎上推動圖書管理檔案管理實現(xiàn)智能化管理。

四、結(jié)束語

綜上所述，知識作為國家生產(chǎn)發(fā)展的基礎資源，其能夠為國家發(fā)展起到引領作用，這種資源既具有顯性性質(zhì)，也具有隱性性質(zhì)，在生活中隨處可見，其為當前圖書檔案管理工作起到了一定的推動作用，豐富了檔案管理功能，增強了檔案管理能力，在實踐生活中有著重要的價值。知識管理中，人們需要將重點放在知識傳播和交流方面，加大知識共享力度，推動知識的轉(zhuǎn)化，使其能夠轉(zhuǎn)變?yōu)橹R管理，這對管理人員的要求也相對較高。因此，本文就知識管理在圖書檔案管理中的應用提出了加大力度投入人才和技術(shù)、建立知識學習空間、創(chuàng)新檔案管理模式、建立知識信息庫等措施，為管理能力提高、加大知識管理推廣，提高知識管理競爭力起到推動作用。

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（作者單位：濟寧市旅游公共服務中心）