高校圖書館紙本圖書采購合同相關(guān)問題探析

趙燕

摘 要：高校圖書館圖書采購合同作為采購環(huán)節(jié)的重要一環(huán)，其內(nèi)容設(shè)計(jì)及執(zhí)行情況直接關(guān)乎圖書館能否在采購中占據(jù)主動。本文從高校圖書館圖書采購合同的內(nèi)容入手，研究合同內(nèi)容主要條款的設(shè)計(jì)以及在合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督工作。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;圖書采購;合同

近年來，隨著高校圖書館經(jīng)費(fèi)的不斷增長和學(xué)校對圖書采購工作規(guī)范化程度的加深，越來越多的高校圖書館普遍采用公開招標(biāo)的采購方式來選擇圖書供應(yīng)商。一些高校采用內(nèi)部自行招標(biāo)的方式，還有部分高校選擇公開招標(biāo)的方式，通過公開招標(biāo)，能吸引更多的供應(yīng)商參與競爭，增加了圖書館的選擇性，但與此同時，也存在標(biāo)書制作中夸大其詞，對其自身服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行刻意美化等問題。針對圖書招標(biāo)中的這些遺留問題，圖書館在合同的簽訂和執(zhí)行過程中一定要掌握主動，通過合同的內(nèi)容對供應(yīng)商進(jìn)行約束和考核，不能反受其制。因此，研究如何通過圖書采購合同內(nèi)容來約束供應(yīng)商，要求其加大合同執(zhí)行力度，更好地履行合同規(guī)定內(nèi)容，使得圖書館在圖書采購和合同執(zhí)行過程中有法可依，從而更好地維護(hù)自身利益就顯得十分有意義。

一、合同的內(nèi)容

《合同法》第十二條中明確指出，合同的內(nèi)容由當(dāng)事人約定，一般包括以下條款：

1.當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所。當(dāng)事人名稱必須是單位全稱，不能簡寫，以免今后產(chǎn)生合同糾紛。

2.標(biāo)的。即當(dāng)事人雙方權(quán)利義務(wù)指向的對象。標(biāo)的必須明確，紙本圖書的采購標(biāo)的包括圖書的品種、圖書類別等內(nèi)容，合同中都需明確體現(xiàn)。

3.數(shù)量。如果是資格招標(biāo)該項(xiàng)可以省略，若是非資格招標(biāo)，該項(xiàng)必須明確。

4.質(zhì)量。對于紙本圖書來講，圖書的質(zhì)量要求非常嚴(yán)格，是否盜版，是否有缺頁、污損、印刷模糊、裝訂不合格、附件缺損等質(zhì)量問題，以及出現(xiàn)這些問題后的處理方式，合同中都應(yīng)有明確的條款來加以限制。

5.合同價款。合同中須有明確的價款項(xiàng)，紙本圖書通常會用實(shí)洋和碼洋來區(qū)分折扣前后的價格，另外，結(jié)算及付款方式、支付方式、支付期限等問題也需有明確的說明，以免在支付過程中造成糾紛。

6.合同履行期限、地點(diǎn)和方式。履約期限就是指合同的有效期，通常是從合同簽訂之日起開始計(jì)算，有時根據(jù)需要也會另行規(guī)定，但必須要明確合同有效的起止日期。紙本圖書的合同履行地點(diǎn)通常為圖書的交貨地點(diǎn)，也就是圖書館。履行方式一般在合同條款中的雙方權(quán)利義務(wù)一項(xiàng)中具體明確，包括交貨方式、驗(yàn)收方式、加工細(xì)則等等內(nèi)容。

7.違約責(zé)任。違約責(zé)任的內(nèi)容主要包括乙方延期交貨以及乙方所提供產(chǎn)品的質(zhì)量不合格等問題的具體處理辦法，這些處理辦法越詳盡越好。

8.其他條款。這一條款是根據(jù)圖書館自身需要，對上述條款中仍存在未到之處的，再根據(jù)自身需要進(jìn)行設(shè)計(jì)。

二、圖書采購合同的主要條款設(shè)計(jì)

高校圖書采購合同是在參照國家《合同法》的基礎(chǔ)上制定的，是圖書采購和加工質(zhì)量的有效保障，因此，建議由圖書采購一方來擬定圖書采購合同的每一個條款，其設(shè)計(jì)也應(yīng)該本著保障自身權(quán)利的原則來進(jìn)行。

1.合同概況

合同概況里的內(nèi)容應(yīng)該包括項(xiàng)目的名稱、項(xiàng)目的內(nèi)容及項(xiàng)目中標(biāo)金額，如果是資格招標(biāo)，沒有辦法標(biāo)明合同金額，也應(yīng)該明確顯示圖書中標(biāo)的折扣率，以方便日后的賬目結(jié)算工作。此外，對于一些大碼洋圖書以及中小學(xué)教材等特殊類全價圖書，折扣可另行要求。

2.結(jié)算及付款方式

這一條款中應(yīng)明確三點(diǎn)：

（1）甲方在圖書送達(dá)并驗(yàn)收無誤后的支付期限和支付方式。（2）在結(jié)算過程中，乙方應(yīng)嚴(yán)格按照國家發(fā)票管理的相關(guān)規(guī)定開具發(fā)票，乙方在同一張發(fā)票上反映其碼洋、銷售折扣、實(shí)洋三項(xiàng)內(nèi)容，甲方收到發(fā)票后按實(shí)洋付款。這一條款可根據(jù)學(xué)校財(cái)務(wù)部門的實(shí)際結(jié)算要求來進(jìn)行調(diào)整，以確保賬目結(jié)算工作的順利進(jìn)行。（3）為確保結(jié)算工作的順利進(jìn)行，乙方應(yīng)在本年度甲方財(cái)務(wù)部門結(jié)賬前半個月內(nèi)將書款發(fā)票交至甲方，如有延誤，導(dǎo)致相關(guān)書款未能及時在本年度內(nèi)完成支付的，甲方將拒絕在下一年度內(nèi)支付，對乙方造成的相關(guān)損失由乙方自行承擔(dān)。這一條款對乙方交付發(fā)票的時間做了明確規(guī)定，以確保圖書采購一方有足夠的財(cái)務(wù)結(jié)算時間。

3.驗(yàn)收

驗(yàn)收條款是圖書采購合同中比較重要的一個條款，因?yàn)閳D書到館后，如未認(rèn)真驗(yàn)收就結(jié)款，將給圖書采購工作帶來極大被動，因此必須要在驗(yàn)收條款中明確以下幾點(diǎn)：

（1）甲方收到乙方所供圖書后，應(yīng)及時清核驗(yàn)收。若發(fā)現(xiàn)圖書出現(xiàn)購重、缺頁、污損、印刷模糊、裝訂不合格、附件缺損或有質(zhì)量問題的（如圖書使用3個月內(nèi)出現(xiàn)掉頁或斷膠），乙方在接到甲方通知的5個工作日內(nèi)負(fù)責(zé)調(diào)換，由此產(chǎn)生的一切費(fèi)用由乙方自行承擔(dān)。（2）乙方應(yīng)在甲方通知的時間期限內(nèi)，解決甲方提出的關(guān)于貨物驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及要求，如超期完成的，甲方將不支付該批次圖書價款，并由乙方自行領(lǐng)回。（3）乙方保證所有圖書均由國家認(rèn)證的正規(guī)出版社出版，不得有盜版、政治問題、涉黃涉恐涉暴、格調(diào)低下、印刷錯誤、嚴(yán)重?fù)p壞的圖書。

4.甲乙雙方權(quán)利和義務(wù)

這一項(xiàng)是為了維護(hù)雙方的權(quán)利和義務(wù)，應(yīng)該在擬定合同時抓住主動權(quán)，盡可能保護(hù)甲方權(quán)利，

（1）甲方必須定期向乙方提供圖書訂單或在乙方提供的供書場所現(xiàn)購圖書。（2）乙方有義務(wù)并需主動配合甲方完成甲方交付乙方的擬訂購訂單書目與甲方已有館藏書目、甲方已先期交付其他供書商的訂單進(jìn)行查重比對，如出現(xiàn)甲方交付乙方的訂購書目與已有甲方館藏或已訂購書目重復(fù)，造成圖書重復(fù)訂購所產(chǎn)生的一切加工、物流、人力、耗材、損耗、圖書污損廢棄等問題，責(zé)任全部由乙方自行承擔(dān)。（3）乙方收到甲方訂單后，嚴(yán)格按照甲方提交的訂單及時組織配書，配書情況在5個工作日內(nèi)回告甲方，乙方不得搭配甲方未訂圖書。（4）如乙方不能按甲方要求供書（包括訂單、數(shù)據(jù)、圖書加工等），可視為乙方違約，甲方有權(quán)單方解除合同。（5）明確乙方根據(jù)甲方的購書需求及書目訂單要求，和提供評率，可按星期、按月，具體根據(jù)甲方的實(shí)際要求來制定。（6）明確加工費(fèi)用和任務(wù)由誰來承擔(dān)，如加工質(zhì)量不符合甲方要求是乙方需履行哪些義務(wù);如乙方在接到甲方通知后未按甲方工作要求及標(biāo)準(zhǔn)完成圖書加工，甲方有權(quán)拒絕支付該批圖書的相關(guān)采購書款。（7）明確提出乙方提供新書時，同時提供該批新書分類和編目數(shù)據(jù)，對分類要求、數(shù)據(jù)格式、編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量提出要求。如乙方未按要求提供數(shù)據(jù)或提供錯誤數(shù)據(jù)，甲方有權(quán)拒絕支付該批圖書的相關(guān)采購書款。（8）現(xiàn)在許多高校的圖書采購招標(biāo)都采用資格招標(biāo)，不明確限定采購金額，甲方有權(quán)對采購的圖書分類范圍進(jìn)行調(diào)整，如乙方交付圖書響應(yīng)甲方需求（具體如：到書率、到書響應(yīng)時間、加工質(zhì)量、編目質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等方面）上不滿足合同要求及乙方投標(biāo)文件中乙方承諾，甲方有權(quán)停止乙方的后期采購。同時甲方將對本年度內(nèi)乙方的到書率、到書響應(yīng)時間、加工質(zhì)量、編目質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量等進(jìn)行跟蹤評測，作為下一年度招標(biāo)采購重要評判參考依據(jù)。（9）如乙方提供的圖書涉及危害國家安全及盜版等違法出版物，甲方有權(quán)單方隨時終止合同，拒付乙方書款，并由乙方承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律責(zé)任。

5.其他條款

（1）本合同如遇修改、補(bǔ)充，甲乙雙方另行商定。（2）甲乙雙方的任何一方如遇不可抗力未能履行合同條款或未能完全履行合同時，應(yīng)及時通知對方，經(jīng)對方證實(shí)后，允許延期履行、部分履行或不履行合同，可免于承擔(dān)違約責(zé)任。（3）項(xiàng)目的招標(biāo)文件、乙方的投標(biāo)文件及招標(biāo)現(xiàn)場的答疑記錄為本合同不可分割的部分，具有同等的法律效力。（4）雙方應(yīng)嚴(yán)格遵守此合同，任何一方不得單方面不執(zhí)行該合同任何一條或全部條款。否則，由此給對方造成的一切經(jīng)濟(jì)損失及相關(guān)法律責(zé)任，將由違約方承擔(dān)。（5）乙方承諾合同期內(nèi)的新書到貨率不低于95%（以甲方提供的訂購書單作為100%為參照），若未配齊圖書，須及時向甲方反饋信息。（6）乙方承諾提供給甲方的圖書，均為國家認(rèn)證審核通過的，由正規(guī)出版社出版的印刷型圖書。（7）乙方承諾按照甲方提供的《編目加工要求細(xì)則》對甲方定購圖書進(jìn)行加工，《編目加工要求細(xì)則》見附件。（8）在本合同執(zhí)行中如發(fā)生糾紛，甲乙雙方應(yīng)本著友好合作的精神協(xié)調(diào)解決;協(xié)商解決不成時，任何一方均可依法向合同簽訂地人民法院提起訴訟。（9）本合同未盡事宜，經(jīng)雙方另行商議后形成書面文字，作為補(bǔ)充條款，補(bǔ)充條款與本合同具有同等的法律效力。（10）合同有效期，本合同自簽字蓋章完畢之日起生效，有效期為*年，（具體采購期限為自本合同簽訂之日起至本年度自然年度末）。

三、圖書采購合同執(zhí)行中的問題

合同簽訂完畢并不意味著圖書館可以高枕無憂了，因?yàn)榧词箵碛性偻陚涞暮贤?，在?zhí)行過程中也難免會出現(xiàn)這樣那樣的問題，筆者擁有多年紙本圖書采購經(jīng)驗(yàn)，就主要存在的問題進(jìn)行了梳理。

1.書目信息不全

現(xiàn)在絕大多數(shù)的專業(yè)書商都能定期為圖書館提供書目信息，有的甚至還能定期為圖書館整理出一些圖書專題信息，方便圖書館的采購。但是，這并不能掩蓋書商出于利益考慮而有選擇地給圖書館提供書目的事實(shí)。因此，圖書采訪人員經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)，雖然書單來自不同的供貨商，但往往書目信息大同小異，因?yàn)樗麄兯峁┑臅看蠖鄶?shù)都是折扣低且容易獲取的，而往往一些知名出版社的書目數(shù)據(jù)，由于其出版行為的相對獨(dú)立性，他們與書商的合作關(guān)系并沒有那么密切，因此提供給書商的書目數(shù)據(jù)往往是不全的，這就無形之中給圖書采訪人員的工作增加了難度。

2.配送周期過長

通常情況下，圖書館會在合同中對圖書的配送周期提出要求，這個周期一般不超過3個月，因?yàn)橛行﹫D書的出版印刷量很有限，如果書商不能積極與出版社溝通，配送周期就會拉得很長，而周期越長越影響圖書館的到貨率，圖書如不能及時到貨，將會嚴(yán)重影響圖書館后續(xù)的圖書加工、上架以及讀者的借閱需求。尤其是一些熱門的新書，讀者的閱讀需求是很強(qiáng)烈的，如果能在讀者需要的一個月能將圖書采購?fù)瓿刹⒓庸ど霞?，將大大提升讀者的閱讀體驗(yàn)和對圖書館服務(wù)的滿意度。

3.到館圖書與下訂圖書不符

有多年采購經(jīng)驗(yàn)的采訪人員都知道，在圖書到館驗(yàn)收的過程中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)所到的圖書與自己下訂的圖書不符的問題。為了提高采購經(jīng)費(fèi)的使用率，一般高校圖書館都不會采購重印版的圖書，當(dāng)然再版或修訂版的另當(dāng)別論。此外，對于一些小開本、中小學(xué)、少兒類、教材類圖書也不予采購。但在具體的執(zhí)行過程中，書商往往不能完全按照采購人員的需求，圖書到館驗(yàn)收過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)一些圖書并不在采訪人員的采購范圍之內(nèi)，或到館圖書的版次、數(shù)量與下訂不符等，遇到這些情況，圖書館出于自身利益考慮，必須及時做退貨處理。

4.到貨率無法達(dá)到合同要求

圖書采購合同中一般都會明確規(guī)定圖書的到貨率，大多數(shù)圖書館對到貨率的要求是3個月內(nèi)達(dá)到98%以上，雖在合同中有明確規(guī)定，但實(shí)際上3個月的實(shí)際到貨率一般都在80%左右，甚至更低。到貨率低，尤其是新書到貨率低是書商們普遍存在的問題。對于一些出版量小的專業(yè)類圖書來講，如果錯失了最佳采購時機(jī)，一旦圖書斷銷，今后將很難再采購上該種圖書，將會造成圖書館的缺藏。

四、圖書采購合同的執(zhí)行監(jiān)督

采購合同簽訂完畢之后，合同的執(zhí)行過程中仍會陸續(xù)出現(xiàn)一些問題，例如書目信息缺失、配送時限較長、到貨率低、加工數(shù)據(jù)有誤等問題，再好的合同如果沒有后續(xù)有效的監(jiān)督執(zhí)行，都不能達(dá)到預(yù)期的效果，因此，作為圖書館的采訪人員，應(yīng)該在圖書館采購、供貨、加工等各環(huán)節(jié)中嚴(yán)格把關(guān)，有效監(jiān)督，確保合同的執(zhí)行。

1.對書目信息的審核監(jiān)督

書目信息是圖書采訪工作的重要依據(jù)和來源，目前圖書館獲取的大部分書目信息都來源于供應(yīng)商。但因?yàn)槔鎲栴}，絕大部分供應(yīng)商給圖書館所提供的書目信息其實(shí)是經(jīng)過二次過濾的，也就是說他們把那些折扣高且利潤低的圖書已經(jīng)先期過濾掉。面對這些問題，圖書采訪人員如果不主動出擊，通過出版社、專業(yè)媒體平臺、網(wǎng)絡(luò)等多種方式搜集這些被過濾掉的書目信息，圖書館將有很大可能錯失這些真正有價值的書目。因此，圖書采訪人員需要經(jīng)常與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，給他們“擰擰螺絲”，要求其提供全品種書目信息。

2.對新書采購的監(jiān)督

眾所周知，圖書的出版發(fā)行有很強(qiáng)的時效性，新出版的圖書銷售價格會比較高，但當(dāng)新書上市一段時間后，往往會降低其銷售價格，供應(yīng)商出于利潤考慮，通常都會選擇降價后再采購，但是往往一些熱銷的好書就會在這之前已經(jīng)銷售完，造成圖書館無法采購上這部分圖書。即使采購上，很大可能也會過了最佳入藏時間。因此，作為圖書館采訪人員，我們應(yīng)該及時關(guān)注出版動態(tài)，并要求供應(yīng)商第一時間提供所需書目信息，以防這一部分新書的缺購。

3.對圖書驗(yàn)收過程的監(jiān)督

圖書驗(yàn)收是檢驗(yàn)圖書質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。通過驗(yàn)收，對于所到圖書的數(shù)量、缺頁、破損、污穢、裝訂、盜版等問題進(jìn)行逐一核對，并確保與發(fā)書清單完全相符。如有不符或損毀等問題必須按合同規(guī)定時間調(diào)換或退款。

4.對圖書到貨率的監(jiān)督

目前，國內(nèi)高校圖書館大部分都采用資格標(biāo)的方式，這使得圖書館在合同的執(zhí)行過程中掌握了主動權(quán)，圖書館可根據(jù)供應(yīng)商的書目信息質(zhì)量、到貨率及服務(wù)質(zhì)量等因素來調(diào)整下一階段各供應(yīng)商的供貨比例。到貨率是這些考核指標(biāo)中的一個關(guān)鍵因素，一些供應(yīng)商在應(yīng)標(biāo)時往往夸大其到貨率，但在實(shí)際的執(zhí)行過程中會暴露很多問題，供應(yīng)商提供書目信息之外圖書的到貨率往往會比較低。針對這種情況，圖書采訪人員要做到及時關(guān)注和統(tǒng)計(jì)這些供應(yīng)商的到貨率，并要求到貨率不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行整改，如整改效果仍不理想的，可作為下一年度采購的重要依據(jù)。

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[2]劉玉勇.淺析高校圖書館中文紙質(zhì)圖書采購中的合同法問題[J].價值工程，2014

（作者單位：新疆師范大學(xué)圖書館）