企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的問題與對策

彭洋

摘 要：企業(yè)檔案信息資源屬于檔案管理工作的基礎準備，在企業(yè)管理中需要先保證企業(yè)檔案信息資源的整齊、完備，再談信息資源的開發(fā)利用。隨著現(xiàn)代企業(yè)文化的不斷完善，有序地對檔案信息資源進行開發(fā)利用已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的條件之一。因此，如何做到檔案信息資源的合理開發(fā)、有效應用，為企業(yè)創(chuàng)造更完備的發(fā)展前景，是各個企業(yè)的管理層以及相關工作人員應該認真考慮的問題。本文從企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性、現(xiàn)存問題以及應對對策幾方面入手，通過深入剖析為相關企業(yè)的綜合性發(fā)展提供理論參考。

關鍵詞：企業(yè)檔案;信息資源;開發(fā)利用;對策

引言

近來，檔案信息資源開發(fā)利用的問題被各個企業(yè)所重視，企業(yè)檔案是企業(yè)在經(jīng)營過程中的重要記錄，不僅詳實記錄了企業(yè)的歷史背景，還對企業(yè)的未來建設有重要指導意義?？萍蓟瘯r代的到來讓企業(yè)檔案信息資源的存在凸顯出來，只有將企業(yè)檔案的開發(fā)利用提上日程，將信息資源最大化的呈現(xiàn)出來，才能讓企業(yè)檔案信息資源成為發(fā)展動力，促進企業(yè)發(fā)揮其最大價值。

一、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

首先，從企業(yè)管理層的決策來說，做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用可以讓企業(yè)管理更具準確性。在企業(yè)的經(jīng)營活動中，管理者需要以大量信息資源為基礎，那么企業(yè)檔案就是其中一項依據(jù)。新進管理者可以通過檔案了解企業(yè)的歷史以及發(fā)展動向，前輩管理層也可以通過回溯來更加準確地把握未來企業(yè)經(jīng)營目標，在企業(yè)檔案信息資源的支持下，企業(yè)管理者必將做出對企業(yè)發(fā)展最好的規(guī)劃。其次，企業(yè)檔案為企業(yè)文化的建設做出貢獻。在長期的企業(yè)經(jīng)營活動中，企業(yè)的生產(chǎn)活動變遷、企業(yè)市場經(jīng)濟的改變都被記錄在檔案中，形成了無比珍貴的企業(yè)知識體系，這對企業(yè)文化的建設與發(fā)展都起到發(fā)揚作用。同樣，企業(yè)想要長遠發(fā)展，更離不開企業(yè)文化的奠基，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用是幫助企業(yè)文化一步步形成的工具。在企業(yè)文化的推廣過程中，企業(yè)可以建立屬于自己的形象，企業(yè)的核心競爭力也會隨之增強。最后，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用為企業(yè)經(jīng)濟效益提供保障。企業(yè)檔案的管理能夠體現(xiàn)企業(yè)最根本的需求，對信息資源合理開發(fā)利用后，企業(yè)投標競標、科研投入、硬件改造等過程面臨的問題都會迎刃而解，企業(yè)經(jīng)營制度會越來越完善，企業(yè)的后期發(fā)展方向會越來越明確。由此可見，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用對企業(yè)經(jīng)營來講是有益的，企業(yè)經(jīng)營良好經(jīng)濟效益自然會隨之提高。

二、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的問題

1.信息資源的開發(fā)力度不夠

目前，很多企業(yè)受傳統(tǒng)經(jīng)營方式所限，沒有意識到企業(yè)檔案管理與信息資源開發(fā)利用的必要性，企業(yè)中的檔案管理部門沒有形成信息資源的長期開發(fā)思想，這就限制了企業(yè)管理的方式。部分企業(yè)檔案管理人員仍然秉承“保存收據(jù)，按時記錄，無需拓展資源”的想法，對于信息資源的開發(fā)利用完全沒有重視，企業(yè)檔案的利用率極低，這就導致企業(yè)認識不到檔案信息資源的無限潛能，無法實施信息資源開發(fā)的新舉措，從而使檔案信息資源起不到作用，限制了企業(yè)的健康發(fā)展。部分企業(yè)做到了合格的檔案管理與借閱，但是在信息資源的開發(fā)上沒有做足功夫，如果企業(yè)不能跟隨現(xiàn)代化進程的腳步，把信息資源的開發(fā)列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，那么企業(yè)在不久的將來也會面臨經(jīng)營危機。

2.檔案管理的制度不夠規(guī)范

在市場經(jīng)濟下，很多現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)了解了國家出臺的檔案管理的規(guī)范條例，但是企業(yè)內(nèi)部這些條例卻沒有發(fā)揮其應有的作用。很多企業(yè)的檔案管理部門只給出了管理制度，卻沒有嚴格按照規(guī)定進行下去。往往檔案管理這部分工作是細碎而繁雜的，管理者沒有足夠的精力去關注每一次的工作記錄情況，這就讓檔案管理人員松懈了下來。造成的后果在企業(yè)經(jīng)營活動的進程中慢慢顯現(xiàn)出來，檔案的調(diào)取工作、整理工作一拖再拖，在真正需要借取檔案資料時拿不出來，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率也因此受到制約。以上問題在大部分企業(yè)中都存在，所以各企業(yè)不能抱有僥幸心理，制定規(guī)范化的檔案管理制度，科學地進行檔案管理工作監(jiān)督是企業(yè)目前的重點任務之一。

3.檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)性較差

對于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作來說，從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響工作進行的流暢程度以及完成效率。沒有掌握專業(yè)技能的開發(fā)人員會對信息資源的整合不能形成體系化的工作流程，加之其不熟悉操作，沒有進行過專業(yè)訓練，在剛開始做此類工作時會手忙腳亂，影響工作進程。但是目前社會上真正接受過專業(yè)訓練并且能夠熟練運用先進設備進行信息資源開發(fā)的人才少之又少，這讓企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用陷入僵局。企業(yè)的專業(yè)檔案管理人員工資低、培訓少、學習機會和晉升空間都比較少，這就導致職工的工作態(tài)度散漫，能力提高較少。與此同時，企業(yè)對檔案信息資源開發(fā)人員的管理缺少規(guī)范，企業(yè)內(nèi)部缺少培訓課程，外部沒有與其他企業(yè)聯(lián)合學習經(jīng)驗，就會導致檔案管理人員沒有學習機會，也就沒有專業(yè)方面的提高。從企業(yè)自身角度來說，對專業(yè)人才的聘用與發(fā)掘是現(xiàn)在的工作重點，只有從根本提高了檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)才能呈現(xiàn)出欣欣向榮的趨勢。

4.檔案信息資源的開發(fā)與管理意識淡薄

近年來，即使在國家法律法規(guī)、企業(yè)規(guī)章制度的指導下企業(yè)員工已經(jīng)逐漸意識到檔案信息資源開發(fā)利用的重要性，但還是存在很多職工對信息資源開發(fā)認識不足的情況，絕大多數(shù)的職工對檔案管理、信息資源開發(fā)利用的意識不夠，往往會忽視企業(yè)的文件資料在工作中發(fā)揮的作用。企業(yè)的檔案管理部門在工作時只能做到基礎整理，檔案分類歸納、檔案歸檔等工作沒有全方面展開，檔案利用效率低、檔案信息資源不完整的問題仍然存在?，F(xiàn)在的企業(yè)檔案信息資源管理工作已經(jīng)不僅僅是簡單地歸納整理，檔案管理部門只要能收集更多企業(yè)的經(jīng)營信息，企業(yè)就會依據(jù)信息資源找到科技發(fā)展的方向，那么企業(yè)的業(yè)務水平也會隨之提高。由此可以看出，檔案管理部門的開發(fā)意識、檔案資源的完整、規(guī)范對企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用。

5.沒有及時統(tǒng)計檔案的實際利用價值

在企業(yè)的實際生產(chǎn)工作中，僅僅對企業(yè)檔案進行整理、對檔案利用次數(shù)進行統(tǒng)計，而對企業(yè)檔案的實際利用價值沒有重視起來，這對企業(yè)最終的收益計算是一種損失。每年的年終總結時，檔案管理部門通常只是統(tǒng)計年度的檔案利用人數(shù)、卷宗應用情況等，不會對各種內(nèi)容進行總結，也沒有結合企業(yè)經(jīng)營情況反饋相應問題。企業(yè)各級檔案部門對于信息資源沒有匯編整理，即使對檔案材料的情況了如指掌，也不能為企業(yè)創(chuàng)收。企業(yè)檔案資料需要系統(tǒng)性地整理分類，只有這樣才能深層次挖掘信息資源的價值，有針對性的把所有有利于企業(yè)經(jīng)濟建設的檔案開發(fā)出來。雖然管理人員對檔案使用數(shù)據(jù)也會有一定需求，但僅僅依靠數(shù)據(jù)是不能說明企業(yè)的發(fā)展變化情況的，數(shù)據(jù)所展現(xiàn)的只是企業(yè)大致情況，不能揭示企業(yè)真正的訴求，因此將數(shù)據(jù)背后的深層含義挖掘出來，才是檔案管理人員與管理層人員的重要工作。

三、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的對策

1.提高企業(yè)對檔案信息資源開發(fā)利用的重視

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用是企業(yè)檔案部門工作的核心，因此只有相關工作人員對信息資源的開發(fā)先一步重視起來，才能帶動企業(yè)各部門的共同關注。企業(yè)首先要對檔案信息資源的開發(fā)利用有一定認知，這是一種企業(yè)文化的展現(xiàn)形式，并且對企業(yè)發(fā)展有指導意義。企業(yè)管理固然重要，但如果缺少信息資源開發(fā)利用，那么企業(yè)也是無法健康發(fā)展的。企業(yè)檔案管理人員要先做到熱愛自己的本職工作，工作時不馬虎、不糊弄，不消極工作，及時處理企業(yè)內(nèi)部的不同聲音，緊緊把握市場的實時動向，在專業(yè)技能的提升上肯下功夫，這樣就能在企業(yè)里形成重視檔案信息資源開發(fā)利用的風氣。下一步需要企業(yè)領導的配合，在企業(yè)內(nèi)部舉行信息資源的講座、檔案文化的追溯活動、各種信息資源競賽等促進其他員工對其產(chǎn)生興趣，從而宣揚企業(yè)文化，為企業(yè)的經(jīng)營活動打好基礎。

2.從檔案管理入手，創(chuàng)建實用的檔案管理體系

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的成果展示，進行檔案管理要著眼于基礎檔案留存與檔案深層加工兩方面。在基礎檔案留存方面，大部分企業(yè)做的很好，無需贅述。在檔案深層加工方面，企業(yè)需要做到不斷拓展數(shù)據(jù)庫，建立健全檔案管理體系，才能切實提高企業(yè)檔案管理的水平。檔案管理體系中包括企業(yè)制度的規(guī)范化管理，硬件設備的配齊配全，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)培訓等。比如，隨著現(xiàn)代化的計算機不斷升級，簡便式打印機已不能滿足工作需要，企業(yè)應該及時更新設備，如掃描儀、打印機，甚至是3D建模機器都應合理配備。想要創(chuàng)建實用的檔案管理體系，需要為全體員工提供最便利的檔案查用系統(tǒng)，這需要企業(yè)將檔案信息平臺建設成為對企業(yè)內(nèi)部開放的公眾平臺，然后將檔案分類整理，實現(xiàn)資源共享自由。企業(yè)同樣可以將檔案開發(fā)為軟件，這樣對檔案的存儲也是一種保障。在做到檔案存取自由后，還需考慮檔案的反饋問題，如果檔案管理系統(tǒng)的工作人員不能及時得到其他人的反饋，那么給雙方的工作都會帶來困擾。檔案管理體系采用內(nèi)部賬號登陸方式，可以避免雙方的交流不暢通的麻煩，同樣可以避免企業(yè)機密外泄的風險，是一舉兩得的方式。反饋問題的方式不僅僅局限于線上反饋，同樣可以開展線下問卷調(diào)查、匿名投票等方式，這能夠提升企業(yè)經(jīng)營活動的效率，為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的內(nèi)部管理體系。

3.加強檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)培養(yǎng)

歸根到底，開發(fā)人員才是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的主體，那么他們的工作能力直接決定了企業(yè)信息資源的開發(fā)潛能。加強檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)培養(yǎng)要從以下幾個方面入手，一是開發(fā)人員的意識要緊跟市場潮流，不能落后于市場的發(fā)展，“落后就要挨打”，及時創(chuàng)新，敢于改革，這是評價開發(fā)人員的標準。二是開發(fā)人員的思想應該超前一步，如果僅僅保持企業(yè)跟隨市場的風向，那么企業(yè)是無法做到行業(yè)頂尖的，只有引領信息資源開發(fā)方向的企業(yè)才能成為行業(yè)中的佼佼者。三是在工作中不斷進取，學習更先進的信息技術，這樣開發(fā)人員就能用最先進的方式完成最優(yōu)秀的企業(yè)檔案服務。四是依據(jù)開發(fā)人員的真正工作能力，給予相應的薪水，如果企業(yè)只對開發(fā)人員做出各種要求，卻不付出相應的薪酬，那么很可能造成人才流失，失去專職信息資源開發(fā)人才對企業(yè)來說是莫大的損失。不難看出企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用與企業(yè)的經(jīng)濟、管理密切相關，加強檔案信息資源開發(fā)人員的專業(yè)培養(yǎng)是企業(yè)檔案管理工作的關鍵。

4.強化企業(yè)檔案信息資源開發(fā)意識，增強服務觀念

針對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)人員意識淡薄的問題，因為很多從業(yè)人員對圖像、聲像等實物檔案信息資源的開發(fā)和管理意識較弱，而企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用又是企業(yè)檔案工作的重中之重，那么只有強化開發(fā)意識，增強服務觀念，才能讓檔案管理人員對工作負責，促進企業(yè)向生產(chǎn)經(jīng)營更高目標奮進。在新時代企業(yè)應該對員工進行檔案信息資源意識培養(yǎng)，在信息公開性、及時性方面建立工作制度。公開性是要求對企業(yè)的機密文件保密的同時，對員工開放企業(yè)的背景文化信息等，讓員工充分了解企業(yè)文化，這有利于企業(yè)的長久發(fā)展。及時性是要求企業(yè)檔案管理人員有服務意識，明白匯編檔案信息資源是為企業(yè)員工服務的項目之一，不能存在僥幸心理，要落實工作內(nèi)容，提高工作效率?？傊瑢τ谄髽I(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，企業(yè)應該突破傳統(tǒng)枷鎖，強化檔案管理人員的工作意識，將服務觀念貫徹始終，為企業(yè)員工提供更好的信息平臺。

5.利用先進科技加速對檔案信息資源的開發(fā)利用

隨著信息化時代的不斷建設，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的工作將從傳統(tǒng)的檔案借閱轉換為電子信息查詢。為此，在企業(yè)內(nèi)普及企業(yè)信息平臺的應用，實現(xiàn)全體員工查閱檔案自動化管理;合理應用通訊技術，實現(xiàn)檔案信息資源傳遞的實時化;科學運用光學技術，實現(xiàn)信息高密度存儲。做到以上幾點，企業(yè)就能將信息資源以最快、最新、最廣泛的方式配合經(jīng)營活動，提高企業(yè)檔案運營的效率。同時，為了保證企業(yè)后期工作的順利進行，在檔案信息資料的開發(fā)過程中，需要按目錄輸入信息，做到邊分類邊錄入，自動生成檔案管理系統(tǒng)，使信息檢索更加簡便，提高員工的工作搜索速度。檔案信息資源的開發(fā)得到落實后，企業(yè)應當建立數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，包括成立信息資源的數(shù)據(jù)庫、健全信息開發(fā)利用的基礎設備、建立信息資源的安全防火墻。數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)在應用過程中需要注意與時代接軌，盡量采用先進技術和大眾軟件，便于數(shù)據(jù)庫的長久保存。

四、結束語

綜上所述，企業(yè)檔案管理與信息資源開發(fā)利用對企業(yè)經(jīng)營活動、生產(chǎn)管理、文化建設、經(jīng)濟效益都具有深遠意義，針對企業(yè)對信息資源開發(fā)利用不重視、檔案管理制度不完善、專職人才缺乏等問題，需要企業(yè)管理者盡快重視起來，將規(guī)范檔案管理體系提上日程，加大開發(fā)人員的技能培養(yǎng)投入，以此做到現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理與科學信息資源開發(fā)利用。企業(yè)做到信息資源廣泛利用后，必將實現(xiàn)檔案價值的最大化開發(fā)，為企業(yè)未來的發(fā)展畫下美好藍圖。

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（作者單位：四川九洲電器集團有限責任公司）