信息社會視角下檔案工作的優(yōu)化方法

陳世萍

摘 要：信息社會，各行各業(yè)的工作模式得以革新或重組。同樣，檔案工作也被賦予了新的使命，與此同時也面臨著新的挑戰(zhàn)，因此也需要及時優(yōu)化檔案工作方法，以快速適應(yīng)時代對檔案管理工作提出的新要求、新標(biāo)準(zhǔn)。本文主要通過對信息社會背景下檔案工作優(yōu)化的重要意義和需要遵循的原則進行分析，剖析在信息化背景下檔案工作中所存在的問題，并嘗試提出了相應(yīng)的優(yōu)化對策，以期對我國檔案信息化工作現(xiàn)狀的改善起到一定的助力作用。

關(guān)鍵詞：信息社會;檔案工作;優(yōu)化

一、信息社會中優(yōu)化檔案工作的重要意義

信息是信息時代最重要的資源，信息社會的一個重要特征，是社會衍生的信息和社會對信息的需求同時激增，這種態(tài)勢對信息服務(wù)業(yè)提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，導(dǎo)致社會信息服務(wù)和信息技術(shù)業(yè)的空前發(fā)達。檔案信息是社會信息中最可靠、最系統(tǒng)，因而也最具價值的原生信息，它與社會活動的關(guān)系最為密切。檔案信息的管理水平及其提供利用的程度，直接關(guān)系到社會秩序的穩(wěn)定、經(jīng)濟發(fā)展的速度和文化建設(shè)的繁榮，關(guān)系到各行各業(yè)工作的安全與效率。

1.有利于檔案工作水平的提升

在信息社會中，幾乎所有工作都難以避免地需要朝著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展轉(zhuǎn)型。檔案工作承載著對信息記錄存儲、歸類分析的職能，不論是對于特定的單位、行業(yè)還是對于整個國家、社會，都有著極其重要的意義，需要能夠?qū)π畔⑦M行永久保存并且易于檢索的工作方式。傳統(tǒng)的檔案工作方式運用紙質(zhì)檔案，不僅在存儲中會占用大量的物理空間，還對存儲環(huán)境的溫度、濕度要求較高，而且即使在較為完美的環(huán)境中也不能永久保存，也存在著易丟失、易污損、難以檢索等缺陷。而順應(yīng)時代潮流，將傳統(tǒng)的檔案工作優(yōu)化為數(shù)字信息模式，建立完備的檔案數(shù)據(jù)庫，能夠讓檔案存儲不再受時間和物理空間條件的限制，在云端就能永久存儲海量信息。而構(gòu)建一個易于檢索又能夠在云端對檔案信息進行計算、歸類分析的檔案信息系統(tǒng)，又能讓檔案的檢索、分析工作更為便捷，大大提升檔案工作的效率和水平。

2.有利于保證檔案的時效性和真實性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通常更新緩慢，在“更新、調(diào)入、退還”等環(huán)節(jié)有時需要當(dāng)事人和相關(guān)單位去走一道道手續(xù)才能完成。而在保存期間又容易受到儲存環(huán)境的影響而造成不同程度的損毀甚至是丟失，同時也為不法分子對檔案的篡改和竊取提供了可能。利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案工作，將檔案內(nèi)容數(shù)字化，存儲于安全的系統(tǒng)環(huán)境中，在安全加密的網(wǎng)絡(luò)線路中進行及時的信息更新和共享，并在每一次更新時都留下痕跡，不但保證了檔案更新的時效性，更保證了其內(nèi)容的完整、真實可考。

二、優(yōu)化檔案工作的原則

當(dāng)社會的網(wǎng)絡(luò)化趨勢成為時代潮流，檔案工作從對象、內(nèi)容到程式、方法都在發(fā)生變化時，檔案工作者必須根據(jù)新的技術(shù)環(huán)境和社會需求重新設(shè)計，重新建構(gòu)整個檔案信息管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)體系和運轉(zhuǎn)模式，努力實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化共享。否則，檔案館、室工作便無法在發(fā)展了的社會環(huán)境中有效運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)其應(yīng)有的功能。網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作自身發(fā)展的必然與必要選擇。

1.信息安全

檔案資料的真實性是其作為特種信息發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，因此無論是在形成還是在提取、傳遞過程中，檔案信息的安全性決定了該檔案資料是否具有價值的首要判斷標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)是一把“雙刃劍”，在檔案管理工作當(dāng)中，信息技術(shù)在為檔案工作的飛躍發(fā)展提供了技術(shù)支持的同時，也讓檔案工作面臨了一些新的隱患，信息安全問題是檔案信息化首要考慮的因素。由于檔案信息被數(shù)字化之后，一般會存儲于電腦硬盤或云端，那么在進行信息共享時，由于涉及到的網(wǎng)絡(luò)線路、產(chǎn)生的信息層次也會比較多，一旦所處的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不夠安全、加密不夠到位，也會讓檔案信息容易受到攻擊和篡改，無法保障檔案信息的真實。因此，在信息時代，保證信息安全是檔案信息化工作的重中之重。

2.制度規(guī)范

在任何行業(yè)當(dāng)中，規(guī)范的制度是一切工作步入正軌的前提，在信息社會尤其如此，由于檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，對待檔案工作更是如此，專業(yè)細(xì)化的工作制度是減少人為因素影響，保證檔案工作科學(xué)性與真實性的必要條件。檔案工作的制度除了需要保證傳統(tǒng)的信息采集、檔案收集、歸檔入庫、檢索調(diào)取等工作有序進行，還要使得信息化建設(shè)所需要進行的影像掃描、信息錄入、信息存儲、系統(tǒng)建立、管理權(quán)限等工作有規(guī)可循、有據(jù)可依。保障檔案的存取流程科學(xué)、合理、便捷、高效，具備相應(yīng)的邏輯基礎(chǔ)，因此制度規(guī)范的建立也是檔案管理工作優(yōu)化的基礎(chǔ)準(zhǔn)則之一。

3.保證效益

付出與收益平衡是檔案數(shù)字化工作中不得不考慮的一個環(huán)節(jié)，檔案數(shù)字化并不是憑空想象或者是簡便處理就能夠完成的，相反，在檔案數(shù)字化改革的初期，相關(guān)單位需要做的不僅僅是檔案整理工作，也不僅僅是紙質(zhì)檔案加工成數(shù)字檔案的簡單操作，檔案數(shù)字化的過程更傾向于是一個從無到有的開拓階段。檔案數(shù)字化建設(shè)會使檔案數(shù)據(jù)信息分析工作完成得更加高效，所涉及的信息內(nèi)容、獲得的結(jié)果也更為多元，能夠為檔案相關(guān)的領(lǐng)域發(fā)展提供更多幫助，這就是檔案信息化能夠獲得的效益。而相應(yīng)的，檔案數(shù)字化建設(shè)需要相關(guān)單位在時間、人力、物力、財力方面大量投入，如何確保投入之后可以收效更多，保證投入與產(chǎn)出比，也是今后檔案信息化建設(shè)工作當(dāng)中必須思考的問題。

三、目前檔案工作存在的問題

面對以計算機網(wǎng)絡(luò)為主導(dǎo)的信息技術(shù)革命，檔案館、室的傳統(tǒng)技術(shù)手段已遠遠落后于技術(shù)發(fā)展，也因此使得傳統(tǒng)服務(wù)模式的局限性表現(xiàn)得愈加突出。信息技術(shù)逐步改變檔案工作的管理對象和可用手段，計算機技術(shù)滲入到檔案文件管理的各個環(huán)節(jié)，紙質(zhì)文件被越來越多的數(shù)字化文件所代替。這些變化促使檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式過渡，最終將徹底改變現(xiàn)有檔案工作的面貌。

1.檔案數(shù)字化程度較低，重視程度不夠

目前來看，我國的檔案信息化建設(shè)工作的主要阻礙就是檔案數(shù)字化程度不高。檔案信息的數(shù)字化是一切檔案信息化工作后續(xù)的前提，然而如今很多單位還延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作模式，沒有及時開展數(shù)字化建設(shè)工作。或者只是對檔案信息進行了簡單的錄入、制表，沒有建立起完備的數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)。還有一些單位雖然已經(jīng)開始著手進行檔案信息化工作，但苦于沒有財政撥款，用來工作的設(shè)備老舊、過時，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定、安全漏洞多，卻無法及時更新，也不能順利、安全地完成檔案信息化工作。究其原因，是相關(guān)單位的工作思維較為陳舊，沒有充分認(rèn)識到當(dāng)今時代背景下，檔案信息化工作對于單位和社會的重要性。

2.管理較為混亂，常常無規(guī)可循

一些單位，尤其是一些私營的企業(yè)單位，對于檔案工作本身就不夠重視，幾乎沒有成文的檔案管理制度，也往往沒有專門的檔案室，甚至也沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理和信息化建設(shè)的工作人員，全靠人事、行政、網(wǎng)絡(luò)維護等崗位的工作人員“兼職”進行，甚至一些小微企業(yè)尚未按照法律法規(guī)要求保存相關(guān)檔案材料。在繁忙的日常工作中，無規(guī)可循的檔案管理工作往往被忽略、遺忘，直接造成檔案管理不利的局面。一旦出現(xiàn)檔案遺失等嚴(yán)重后果，由于分工不明，無法責(zé)任到人，工作人員也往往互相推諉。甚至在某些不良事件發(fā)生后，在需要查詢相關(guān)的材料的時候才發(fā)現(xiàn)根本無據(jù)可循。而有些單位雖然制定了一系列的檔案管理制度，但基本以領(lǐng)導(dǎo)的意思為準(zhǔn)，導(dǎo)致制度缺乏專業(yè)性和可行性，實行的效果不佳。

3.工作人員專業(yè)素質(zhì)不高

上一條問題中提及了一些單位中存在讓其他崗位的工作人員兼職管理檔案的問題，這也是造成檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)的一個重要原因。目前在很多單位中，負(fù)責(zé)檔案管理和檔案信息化建設(shè)工作的都不是具有檔案管理和信息技術(shù)專業(yè)背景的人才，這些非科班出身的工作人員也往往并沒有受過系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，其日常工作基本上停留在跟著同部門領(lǐng)導(dǎo)和前輩同事所傳授的工作經(jīng)驗“現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣”，導(dǎo)致掌握的技能碎片化，工作方法和理念也較為陳舊，無法很好地適應(yīng)信息時代檔案管理工作的需求。不但如此，大部分“身兼數(shù)職”的檔案管理人員也疲于應(yīng)付繁雜的日常工作，無法兼顧到檔案管理和信息化建設(shè)的工作，又因為缺乏相關(guān)的專業(yè)素養(yǎng)，極易導(dǎo)致看起來“不太重要”并且“不是本職工作”的檔案工作被擱置、延遲，甚至遺忘。

4.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性不足

檔案信息化工作對網(wǎng)絡(luò)安全的要求很高，但在一些單位中，這一點也沒有引起工作人員的足夠重視。一些被臨時分派到相關(guān)崗位的工作人員由于專業(yè)素養(yǎng)不夠，又沒有進行過專業(yè)技能培訓(xùn)，完全沒有能力完成維護檔案信息安全所需的工作。還有的工作人員雖然掌握了一定的信息技術(shù)，但對檔案信息安全、保密的重要性和需求認(rèn)識不深，認(rèn)為檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境只需要參照日常工作網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)來進行維護就夠了，所以不會主動進行進一步的安全維護和信息加密工作。而很多單位設(shè)備極其老舊，也無法用于完成較高級別的網(wǎng)絡(luò)安全維護工作。而在系統(tǒng)登錄管理權(quán)限方面，許多單位也存在著權(quán)責(zé)不清、管理混亂的問題，往往是部門領(lǐng)導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)維護人員和普通職工共用權(quán)限，也有著很大的安全隱患。

四、檔案工作的優(yōu)化對策

1.提高重視程度，盡快完成檔案數(shù)字化

相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該提高對當(dāng)今時代的認(rèn)識水平，意識到檔案信息化建設(shè)工作對于本單位和社會的重要性，并且要切實知曉本單位進行檔案信息化工作的現(xiàn)實需求，進而更好地領(lǐng)導(dǎo)各個下屬部門進行有序、高效的檔案數(shù)字化建設(shè)工作。檔案信息化工作較為繁雜，需要相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員通力合作，明確分工，責(zé)任到人，對現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案信息進行準(zhǔn)確地采集錄入，更需要對存在污損、脫漏、空白等問題，難以準(zhǔn)確錄入的檔案進行盡可能地核實，盡量確保數(shù)字化檔案信息的完整性和真實性。建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)不能滿足于錄入現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案內(nèi)容，更要與社會各單位聯(lián)網(wǎng)，對相關(guān)信息進行及時地更新，并豐富內(nèi)容，以便進行更精確的分類、檢索和計算，滿足相關(guān)領(lǐng)域的更多需求。這些工作都是需要建立在完成檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)之上的。

2.強化管理意識，完善管理制度

盡快建立起完善的管理制度，提高檔案管理工作本身的效率和質(zhì)量，是優(yōu)化檔案工作最有效的方法，也是更好地完成檔案信息化建設(shè)的必要條件。這也需要相關(guān)的單位在提高對檔案管理工作重視程度的基礎(chǔ)上，投入更多的人力、物力和財力，為檔案管理工作提供專門的空間、設(shè)備，并安排專業(yè)的工作人員制定起有效、可行的工作制度，讓檔案管理工作有規(guī)可循，從而順利開展。制定檔案管理制度需要針對各單位的自身特點來進行，切不可照搬其他單位的現(xiàn)成制度，在試行的時候，也要特別留意制度與本單位現(xiàn)實情況的貼合程度，及時進行補充和完善。

3.提高工作人員的專業(yè)水平

單位應(yīng)該保證從事檔案工作的職工擁有與崗位需要所匹配的專業(yè)素養(yǎng)，請專業(yè)技術(shù)人員來對臨時調(diào)崗過渡的員工進行必要的技術(shù)培訓(xùn)，確保其有能力完成檔案管理和檔案信息化建設(shè)工作。如果不得不出現(xiàn)“身兼數(shù)職”現(xiàn)象，也要適當(dāng)?shù)販p輕相關(guān)工作人員的工作量，確保其有精力完成繁雜的檔案管理工作。相關(guān)單位也應(yīng)該及時調(diào)整部門崗位分工，對檔案管理和檔案信息化建設(shè)工作設(shè)置專人專崗，并及時向社會招聘有檔案管理、信息技術(shù)專業(yè)背景的人才來進行相關(guān)的工作，從而確保本單位檔案工作能夠保質(zhì)保量地開展。

4.強化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全

信息社會，網(wǎng)絡(luò)安全是為檔案信息化工作開展保駕護航的重中之重。相關(guān)單位需要安排有過硬專業(yè)背景的工作人員進行此項工作，為存儲著重要檔案信息的設(shè)備建立起安全的系統(tǒng)，有效的網(wǎng)絡(luò)防火墻，并對信息共享中的網(wǎng)絡(luò)線路及時進行加密，確保檔案信息在存儲中和共享傳輸過程中不被惡意攔截、竊取和篡改。同時，應(yīng)對存儲檔案信息的設(shè)備定期進行維護和更新，防止因設(shè)備老化、損壞造成不必要的麻煩。也要對已經(jīng)存儲的檔案進行備份，并對存儲在設(shè)備和云端里的檔案信息定期進行抽檢，以防安全維護不力導(dǎo)致重要信息在未經(jīng)察覺的時候丟失。

五、結(jié)語

總而言之，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)是時代發(fā)展的必然要求，就現(xiàn)階段實際情況來看，我國已具備了檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)必備的基礎(chǔ)條件。信息化在人類文明方面引導(dǎo)著世界文明的發(fā)展進程，是當(dāng)今社會種不可阻擋的發(fā)展趨勢，各行各業(yè)都在追逐著信息化的發(fā)展潮流。在信息化社會發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)改變著人類對信息資源的獲取、傳遞、保管、存儲、開發(fā)和利用的傳統(tǒng)方式，網(wǎng)絡(luò)成為信息資源生存的基本環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)成為國家、地區(qū)、組織和人與人之間交流的橋梁，網(wǎng)絡(luò)帶來了自動化、流程化、規(guī)范化和高效率。面對這種時代的改變，我們只有順應(yīng)時代的進步，運用現(xiàn)代化的管理手段，更新管理理念，重組業(yè)務(wù)流程，改變服務(wù)手段，進行管理理念的創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量，帶動體制改革，提升管理水平，開發(fā)檔案資源，為社會提供更好的信息服務(wù)。

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（作者單位：河南省體育工作大隊）