新時代檔案征集工作的實踐與探索

賴曉虹

摘 要：立足新時代，檔案事業(yè)發(fā)展迅速，檔案價值得到全社會重視與肯定，檔案征集備受矚目。鑒于檔案征集工作尚處于探索與完善時期，為了全方位做好檔案征集，要多角度進行優(yōu)化，對新時代檔案征集給予全新認識，剖析其存在的不足與問題，構(gòu)建針對性的發(fā)展戰(zhàn)略，強化從制度到流程的全面提升，實現(xiàn)檔案資源的豐富，為檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎。

關鍵詞：新時代;檔案征集;探索

前言

隨著知識社會的不斷發(fā)展，知識成為新時代突出特征，占據(jù)主導地位，促使檔案管理工作進入新階段，面臨著諸多機遇與挑戰(zhàn)?；诖耍瑱n案征集工作成為檔案管理的重中之重，直接影響檔案利用率，也是提升檔案質(zhì)量的關鍵。因此，要充分發(fā)揮檔案征集管理相關法律法規(guī)的作用，積極完善征集流程，做好環(huán)節(jié)管控，切實提升檔案資源收集與利用效率。

一、以新時代為視角全面認識檔案征集工作

1.檔案征集擁有嚴謹與專業(yè)的法律依據(jù)

從法律層面分析，檔案征集工作擁有嚴謹?shù)姆煞ㄒ?guī)依據(jù)，是檔案管理機構(gòu)進行檔案管理的重要職能。檔案征集工作受到法律法規(guī)的肯定、認可以及保護。結(jié)合《檔案法》可以發(fā)現(xiàn)，檔案的集中管理是國家政府義不容辭的責任與義務，這就使得檔案征集工作的開展獲得制度性保障，也是保障檔案接收、收集、整理以及保存工作得以順利開展的依據(jù)。同時，也將檔案征集工作作為檔案管理的核心內(nèi)容。

2.檔案征集工作有利于檔案資料的豐富與完善

在社會不斷發(fā)展進步中，檔案的價值受到更大范圍的肯定，檔案利用率大幅提升，這也是促使檔案需求不斷擴大的根本原因。同時，檔案管理與檔案需求之間出現(xiàn)矛盾，彼此發(fā)展不同步。檔案征集工作的開展深受傳統(tǒng)思維的制約，檔案利用范圍受限。但是，在當前的檔案征集中，鑒于信息網(wǎng)絡技術的應用，檔案征集突破時空限制，征集方式靈活多樣，有利于資源快速與高效的收集，其對豐富檔案資源有著不可替代的作用，對發(fā)揮檔案資源價值意義重大。

3.檔案征集是保護人類文化遺產(chǎn)的重要途徑

中華民族歷史悠久，中華文化在發(fā)展中得以沉淀與流傳。但是，很多珍貴的資料由于多種因素的影響，保存不完整，甚至丟失，在根本上對檔案資料的流傳產(chǎn)生阻礙，威脅歷史資料的完整性。通過檔案征集工作，能夠加大檔案收集力度，促使很多處于分散狀態(tài)的資料得以集中，珍貴的檔案資料得到有效的保護與利用，滿足社會需求。也就是說，對于新時代檔案管理工作，檔案征集的開展成為保護人類文化遺產(chǎn)的必要手段。

4.構(gòu)建新時期檔案征集大格局的必然選擇

對于檔案征集工作，成為豐富信息資源的重要手段，也是檔案事業(yè)得以長遠發(fā)展的根本，事關生存與進步，直接決定檔案業(yè)務的扎實性與穩(wěn)定性。從本質(zhì)上講，依托科學的檔案征集，能夠?qū)崿F(xiàn)對文化信息的有效傳承，達到彌補信息不足的問題，有利于城市記憶的恢復，成為檔案資源體現(xiàn)建設的重中之重。鑒于諸多歷史原因以及環(huán)境變化，檔案資源以分散狀態(tài)存在于不同機構(gòu)或民間，檔案資源保護工作迫在眉睫?；诖?，要 將檔案征集工作落到實處，有效保護珍貴檔案，促使其得到科學的處理，為新時期社會發(fā)展服務，這也是檔案部門新階段工作的核心。檔案征集只有列入工作發(fā)展規(guī)劃，才能構(gòu)建更加科學的制度與機制，提升征集實效性，保證創(chuàng)新性質(zhì)，拓寬渠道，增強信息豐富性，保證科學規(guī)范性，提升操作水平，構(gòu)建新時期檔案征集大格局。

二、新時代檔案征集工作中存在的問題

1.檔案征集工作缺乏強有力的組織性，專業(yè)化與專門化不強

對于檔案征集工作，比較突出的問題是缺乏完善的征集機構(gòu)，人員結(jié)構(gòu)不合理，過于精簡，尚未構(gòu)建專門的征集機構(gòu)。另外，征集隊伍薄弱，沒有定崗定位，征集人員多由檔案管理機構(gòu)進行委派，缺乏一支“素質(zhì)強、業(yè)務精、作風硬、效率高”的專業(yè)征集人員隊伍。除此之外，征集工作處于附屬地位，尚未成為檔案管理的核心環(huán)節(jié)，缺乏完善與優(yōu)化的檔案征集網(wǎng)絡，規(guī)范性與系統(tǒng)性不強，工作效果不佳。

2.檔案征集意識薄弱，宣傳工作整體不到位

立足新時期，檔案征集工作異常嚴峻，面對發(fā)展初期，在館藏、征集范圍以及方法等方面尚未形成系統(tǒng)的模式，認識上不統(tǒng)一，相關法律法規(guī)不規(guī)范。也就是說，能夠支持檔案征集的宣傳資源十分有限。另外，檔案征集使用的宣傳方式缺乏系統(tǒng)性與先進性。隨著信息技術的發(fā)展，檔案征集工作的宣傳工作也要變換方式，力求多元性，促使大眾能夠更加清晰地了解檔案征集價值，掌握檔案征集的范疇。除此之外，檔案征集宣傳范疇有待擴大，力度亟待增強。檔案征集工作需要深入基層進行實踐，這也是獲取宣傳實效的基礎。但是目前，檔案征集宣傳工作多停留在表面，宣傳尚未深入人心。

3.檔案征集缺乏長遠規(guī)劃，統(tǒng)籌工作不到位

立足當前，檔案征集工作缺乏長遠規(guī)劃與設計，尚未結(jié)合時代發(fā)展以及行業(yè)要求，進行整體統(tǒng)籌，尤其缺乏完善科學的制度與機制，檔案整體工作方向不明確，范圍存在模糊性，征集工作凸顯隨意性與隨機性;檔案征集工作極具系統(tǒng)性，離不開多個部門、主體以及機構(gòu)的配合，僅靠檔案部門的力量是不足的，尤其是面對檔案價值在全社會認識的不完整性，使得大眾對檔案征集了解不夠透徹，使得一些資料存在于民間，大眾自我進行保存，不懂得進行集中管理的價值，對專業(yè)工作認可度不高，尤其質(zhì)疑檔案保管條件與能力，對檔案征集的有序開展造成阻礙;在目前的征集工作實踐中，很多資料較為零散，數(shù)量有限，信息量有限，影響系統(tǒng)挖掘與研究，威脅信息價值的實現(xiàn);在檔案管理中，征集費用有限，尤其是面對極具價值、珍貴的檔案，檔案征集遇到費用難題，甚至影響征集目標的實現(xiàn);檔案征集人員也存在業(yè)務能力不佳、素質(zhì)不高的問題。

4.檔案征集缺乏深入探索研究，實踐性亟待增強

對于檔案征集工作，其是豐富檔案資源的重要途徑，因此，整個工作的開展需要從實踐出發(fā)。但是，當前的檔案征集工作更多依賴的是口頭信息的發(fā)布，未真正進行深入探索與研究，征集手段單一，范圍較窄，利用途徑也少之又少，影響檔案的利用，無法滿足全社會對檔案的真正需求。

三、新時代如何做好檔案征集工作

在檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的環(huán)境下，檔案征集工作以全社會為對象，成為新時期檔案管理部門重要工作內(nèi)容。面對檔案征集工作中的諸多問題，需要變被動征集為主動出擊，明確征集對象，改善征集手段，掌握征集標準，構(gòu)建更加高效的征集工作體系與機制，將其貫徹在征集工作全流程，落實相關規(guī)則與標準，推動檔案征集工作的順利開展。

1.積極創(chuàng)新檔案征集思路，增強責任感與使命感

立足新時代，檔案管理工作進入新時期，檔案征集工作面臨巨大發(fā)展壓力。因此，要結(jié)合檔案管理實際，增強檔案征集工作的使命感與責任感。面對社會的飛速發(fā)展，加之大眾對檔案使用的增加，檔案資源的豐富成為必然，以便更好滿足全社會的檔案需求。另外，要對傳統(tǒng)的征集理念與思路進行轉(zhuǎn)換。征集與利用相輔相成，利用是征集的目標，征集是實現(xiàn)利用的前提與基礎，需要將兩者進行有機統(tǒng)一，才能實現(xiàn)檔案資源豐富的目的。除此之外，檔案征集工作具有緊迫性與使命感，主要源于檔案資料的有限性特點，需要抓緊時間進行征集與利用，有效發(fā)揮其服務社會的價值。

2.做好檔案征集的統(tǒng)籌與規(guī)劃

鑒于檔案征集工作的特殊性，需要由檔案管理機構(gòu)進行牽頭，對整個檔案征集工作進行統(tǒng)籌管控，促使征集工作能夠有組織、有計劃、有目標地開展，避免出現(xiàn)征集的重復，強化征集成本的控制;積極建立檔案征集工作機制，形成完善的征集制度，涉及征集的范圍、征集辦法等，設置征集流程，明確征集對象，便于全社會參與其中;檔案征集工作開始之前，需要做好規(guī)劃，制定征集方案，保證與檔案管理實際相符，推動征集工作有序開展。另外，檔案征集工作的開展離不開資源支持，尤其是專項資金支持更是重中之重。因此，要正確處理經(jīng)費投入與產(chǎn)出的關系，保證二者呈現(xiàn)正比關系。提前做好征集費用支出計劃，納入預算范疇，以便提升征集效率與效果，改善征集工具與設備。

針對征集方法，要遵守檔案管理以及征集的相關法律法規(guī)，明確征集模式，促使征集工作涉及的征集方、送征方等權(quán)責清晰，維護檔案征集的準確性、安全性以及有效性。

3.構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的信息溝通機制，強化征集范圍與渠道的拓寬

對于檔案征集工作，為了保證有序開展，檔案管理機構(gòu)需要重視構(gòu)建信息溝通機制，目的是促使檔案征集部門能夠與更多主體保持良好的溝通與協(xié)調(diào)，加強與展覽館、博物館、圖書情報行業(yè)、信息行業(yè)等的合作，實現(xiàn)信息互通，拓寬征集范疇，增加檔案征集來源渠道。在檔案征集工作中，相互協(xié)作是最為有效的辦法。一方面，通過與征集范圍出現(xiàn)交叉重疊的征集機構(gòu)進行合作，能夠減少能源消耗。另一方面，也能夠了解不同檔案征集機構(gòu)的征集方向，有利于資源共享。只有構(gòu)建良好的溝通交流機制，才能在檔案征集領域形成良性循環(huán)，促進檔案征集工作的有序發(fā)展。

4.綜合使用多元化征集模式，強調(diào)融合與發(fā)展

為了擴展收集范圍，實現(xiàn)對各行各業(yè)信息的全面收集，強化文化傳承，要以全社會為背景，進行大范圍信息征集，可以對征集載體進行拓展，如老照片、影像資料等，有效增強社會感召力與凝聚力，以便得到更大范圍的認同、效應以及支持。另外，能夠轉(zhuǎn)變檔案征集觀念，提高檔案資源建設水平，最大限度滿足社會對檔案資源的更大需求。另外，要積極構(gòu)建檔案征集平臺，以便激發(fā)更大規(guī)模的大眾參與檔案征集工作，增強大眾對檔案信息自覺意識，保證檔案部門與社會公眾的密切聯(lián)系，強化更大互動的帶動，引起社會更大范圍的關注，為征集工作的有序進行奠定基礎;采取彈性征集的手段。在檔案征集中，捐贈檔案征集是重要方式，因此，對于此類征集，需要采取一定方式進行鼓勵，如頒發(fā)證書等，以便提高捐贈方式的熱情。在面對價值突出、所有者不愿意捐贈的情況，可以在征得同意之后，進行復制或者收購。對于捐贈完成的資料，捐贈者享有優(yōu)先使用權(quán)，同時，可以對檔案資料的利用以及公開性限定條件，確定權(quán)限，雙方簽訂協(xié)議，以便有效維護雙方權(quán)益，這對促進檔案工作順利開展意義重大。

5.依托先進信息技術，提升檔案征集技術應用水平

隨著科技的不斷進步，大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術影響力不斷擴大，這也為檔案征集模式的擴展創(chuàng)造條件。具體講，檔案工作需要面向全社會，在新媒體的作用下，實現(xiàn)對檔案征集工作的大力宣傳，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)、微信、微博等平臺的作用，對檔案信息進行大范圍發(fā)布，實現(xiàn)對傳統(tǒng)宣傳模式的拓展，鼓勵與引導更多社會組織、公眾等參與征集活動，切實提升檔案征集效率，也大大深化檔案征集的深度與廣度。

6.拓展征集主體，形成全社會參與機制

在檔案征集中，民間資源豐富，因此，檔案征集工作需要進行管理創(chuàng)新，拓寬收集領域，積極引導社會力量參與征集活動。具體講，要鼓勵媒體、民間組織、社會活動等加大宣傳影響，在全社會范圍內(nèi)增強對檔案征集工作的認識，積極投入工作實踐，提供更多資源的線索。另外，依托各界民眾力量，主要涉及群眾組織、社會組織以及個人等，構(gòu)建志愿者隊伍，促使其充分發(fā)揮檔案征集工作社會力量的作用，積極進行檔案征集工作的宣傳。除此之外，檔案管理機構(gòu)可以定期組織相關論壇、展覽等，大力宣傳檔案征集工作的成果，普及檔案知識，壯大檔案征集工作的隊伍，為征集工作有序發(fā)展提供更加強大的群眾基礎。

7.加強人員建設，培養(yǎng)高素質(zhì)征集隊伍

在當前檔案征集工作中，檔案工作人員發(fā)揮關鍵性作用，其面臨更高標準與要求，需要具備較強的專業(yè)能力與素質(zhì)，綜合能力成為關鍵，否則，很難適應新時期檔案征集工作的需求。因此，在這種背景之下，需要積極培育復合型人才，保證擁有較強的職業(yè)精神，責任心突出，檔案管理知識豐富，能夠善于進行多學科之間的融合，分析能力較強，融合檔案知識、信息知識、文化知識等于一體。另外，要結(jié)合時代發(fā)展要求，積極進行自身突破，善于對知識結(jié)構(gòu)進行調(diào)整與更新，尤其正確認識信息技術帶給征集工作的影響，分析其優(yōu)勢所在，積極應用于檔案征集工作實踐，切實提升檔案征集水平。對于管理者，要積極開展培養(yǎng)與培訓工作，保證培訓內(nèi)容的先進性與合理性，落實考核，積極進行效果跟蹤，尤其傳達檔案征集在新時期的新任務，明確要求，增強培訓針對性，切實提升人員素質(zhì)與能力。

四、結(jié)束語

綜上，在新的發(fā)展時期，檔案征集成為影響檔案資源體系建設的關鍵，也是制約檔案開發(fā)利用的重要因素。因此，要重視檔案征集工作的有序開展，積極轉(zhuǎn)變思路，開拓創(chuàng)新，堅持與時俱進，依托先進的檔案征集管理機制，采取科學高效的征集方法，拓寬征集范疇，保持與社會密切合作，贏得社會民眾的熱心支持，逐步進行積累與整合開發(fā)，實現(xiàn)檔案征集深度與廣度延伸，為檔案價值的發(fā)揮提供堅實的保障。

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（作者單位：廣東江肇高速公路管理中心）