關于做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的思考

劉軼群

摘 要：檔案管理工作從狹義上來分析的話就是檔案業(yè)務工作，這也是檔案室與檔案館圍繞著檔案而展開的一系列業(yè)務工作，需要借助于科學且合理的檔案管理方式來做好這一項工作，從而有效發(fā)揮出檔案信息服務于其它各項事業(yè)的價值。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作相對而言效果并不理想，而為了改善這一現(xiàn)象，本文則就如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作進行了思考。

關鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);檔案管理工作;優(yōu)化措施

引言

在現(xiàn)如今經(jīng)濟社會迅速發(fā)展的時代背景之下，我國城市化進程也在不斷加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設也成為了現(xiàn)今城市化建設與發(fā)展的重要構成。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設過程中，逐漸開始形成了大量能夠體現(xiàn)出鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟社會發(fā)展面貌的圖表、文字、聲像、電子等各式各樣的文件資料，而這些具有存儲價值的文件材料在經(jīng)過系統(tǒng)化的整理、立卷與歸檔之后自然也就形成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，而如何有效做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，充分發(fā)揮出這些檔案的價值也成為現(xiàn)如今時代發(fā)展的重要問題，筆者也是基于此進行了如下分析：

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作不足及原因分析

1.不足之處

就目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作情況來分析，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館在工作期間都是應用傳統(tǒng)手工管理的方式來進行管理工作。例如，以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等等，這不僅在編制階段占用了大量的工作實踐，整個檢索過程也可謂是十分的繁雜。除此之外，為了能夠有效保護檔案，檔案館還編制出了兩套檔案，這也直接增加了保管費用，大量復制文件的出現(xiàn)也促使檔案管理工作因此而面臨著全新的安全問題，更甚至于還與檔案管理的嚴肅性相抵觸。在手工檔案查詢的模式下，信息獲得以及傳遞速度也可謂是十分的緩慢，這也能夠看出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作現(xiàn)如今還是存在著較多的不足之處，具體表現(xiàn)在以下兩個方面：

一方面，檔案管理手段較為滯后，無法滿足信息化時代發(fā)展需求。在信息技術時代背景之下，信息技術管理也成為檔案管理的重要手段，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)在管理期間應用手工管理方式來進行整理立卷、歸檔等工作則過于傳統(tǒng)，操作程序也十分的繁瑣，需要耗費較多時間，無法有效保障鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效率，也不利于這一項工作質(zhì)量的提升。

另一方面，檔案管理人員網(wǎng)絡化意識不足，在現(xiàn)如今這個網(wǎng)絡化時代背景之下，沒有緊跟時代發(fā)展步伐創(chuàng)新自身管理理念與方式，反而將檔案管理當作一個“保管型”的工作，最終管理質(zhì)量自然也較為低下。

2.原因分析

之所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作出現(xiàn)上述不足，主要原因可概括為幾個方面。

第一，鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門領導干部過多關注經(jīng)濟建設，且對檔案工作多抱有“精力上可以少投入一點、時間上可以緩一下”的認知，單位主管領導在工作中對檔案工作大多存在“會上強調(diào)得少、主動過問得少”情況，日常檔案工作缺乏清晰的工作制度和明確的運行機制也帶來了一系列負面影響，檔案管理人員在這種情況下往往“心有余而力不足”，日常工作順利開展自然會因此受到制約。

第二，各部門檔案工作意識不強。由于缺乏對檔案工作的積極性，很多部門都是在檔案員反復催促才被動進行資料收集、整理和移交的情況，移交材料的質(zhì)量往往因此受到影響，涉及部門多、跨度時間長的專項工作材料便屬于其中典型。

第三，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理受到的市、縣檔案局關注力度不足。在業(yè)務指導實踐中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理往往被忽視，同級機關單位長期屬于業(yè)務指導的重心所在，事前規(guī)范、事中指導、事后監(jiān)督因此出現(xiàn)的缺失也必須得到重視。

第四，工作經(jīng)費投入不足。投入充足的工作經(jīng)費，能夠有效改變鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理基礎薄弱現(xiàn)狀，但由于短期內(nèi)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理難以評估收益，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)不愿意提供相關經(jīng)費，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理配套設施申購等環(huán)節(jié)受到的負面影響必須引起重視。

第五，檔案管理專業(yè)人才缺乏。專業(yè)性很強的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對專業(yè)人才需求較高，檔案管理人員必須同時具備專業(yè)技能、較強的責任心、嚴謹細致的品質(zhì)，但受到崗位流動性大、培訓工作有效性有限等問題，現(xiàn)階段很多地區(qū)的檔案工作人員無法滿足鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作升級需要。

二、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的措施

1.領會鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設相關法律依據(jù)

要想真正做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，一定要深刻領悟鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案建設與管理工作開展的相關法律依據(jù)，這也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升的基礎與保障。我國《中華人民共和國檔案法》 是從事檔案管理工作最為基礎的法律制度，所以相關工作人員一定要對其形成良好的認識與把握，真正對其深意形成深刻領悟?！督ㄔO工程質(zhì)量管理條例》則對施工建設過程中相關單位的職責進行了明確，同時，還對相關檔案規(guī)定進行了明確，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員可以將其作為檔案管理工作重要法律依據(jù)之一。同時，還需要按照《城市建設檔案管理規(guī)定》之中的相關依據(jù)來展開相關工作。

2.加強組織落實

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量要想真正得以保障，首先，相關政府部門一定要加強重視與支持，因為只有人力、財力、物力等組織落實到位，這一項工作才能順利展開，否則自然也是空談。其次，在這一過程中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府一定要先提高重視，積極組織由鎮(zhèn)長作為組長、分管黨委副書記作為副組長的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理與建設工作領導小組，然后抽取相應的人員擔任檔案員職務，這樣才能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的順利實施奠定基礎。

3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案需要體現(xiàn)出鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設全貌

鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設內(nèi)容本身就十分的龐雜，涉及到社會各個方面：

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟建設。這一點主要指的是要結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際、圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)域特色來發(fā)展出優(yōu)勢項目、主導產(chǎn)業(yè)，借助于調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構、改善生產(chǎn)生活條件來發(fā)展出勞動密集型產(chǎn)業(yè)，這樣才能真正有效保障經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展。其次，則是指基礎設施建設，像是鄉(xiāng)鎮(zhèn)住宅、燃氣、道路等。最后，還有文化建設等等。

由此可見，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作在開展過程中一定要意識到其內(nèi)容的龐雜性，在檔案管理過程中確保其內(nèi)容、載體形式以及門類等各方面的詳細以及全面性，這樣才能真正將鄉(xiāng)鎮(zhèn)整個活動情況直觀的呈現(xiàn)出來。除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作在實施過程中還需要與鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設相同步。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設過程中，一定要做到檔案館建設與氣體基礎工程建設同步、檔案管理與城鎮(zhèn)建設同步發(fā)展的情況。

4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理期間要做到依法治檔

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量要想得以保障，在管理期間還需要依法治檔，真正將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作納入到法治軌道，嚴格按照《村莊和集鎮(zhèn)規(guī)劃建設管理條例》《中華人民共和國檔案法》等相關法律體系來進行管理，這樣就能讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作逐漸從之前的“人治”走向“法治”，這樣自然能夠及時步入法制化發(fā)展軌道。在這一過程中，縣（市）檔案管理部門一定要依法履行自身監(jiān)督與指導責任，積極構建出相應的執(zhí)法隊伍，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理期間所存在的一系列違法行為與事跡及時進行糾正，這樣才能真正有效提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量。

5.切實做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理各項工作

要想真正做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，在實際工作過程中一定要切實做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理各項業(yè)務工作，這樣才能真正有效提高這一項工作的質(zhì)量和效率。

首先，在管理過程中一定要做好地下管線工程檔案，將工作重點放在檔案接收以及收集等方面。同時，還需要及時增加檔案的館藏量，這樣才能真正有效保障檔案的完整以及齊全度。

其次，對聲像檔案管理工作一定要加強重視，對于一些重點建設項目更要及時進行跟蹤與建設，拍攝好舊城舊貌、新城新貌，這樣才能確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案能夠很好地體現(xiàn)出鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設與發(fā)展歷史。

再者，在進行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的時候，還需要嚴格按照國家相關規(guī)范來進行整理與歸檔。同時，對其管理環(huán)境進行優(yōu)化，這樣才能有效提高檔案管理工作效率。

最后，在發(fā)展過程中，還需要加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理專業(yè)隊伍建設，培養(yǎng)出一批高素質(zhì)、高能力的檔案管理專業(yè)隊伍，這樣才能真正有效提高這一項工作的質(zhì)量。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員素質(zhì)會直接影響檔案管理水平，所以在發(fā)展過程中一定要挑選出一批優(yōu)質(zhì)且熱愛檔案事業(yè)的工作人員。同時，對其展開專業(yè)培訓與教育，積極借助于有效手段來提高其能力，這樣才能有效提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量。

6.做好數(shù)字化網(wǎng)絡管理建設

要想真正做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，除了上述幾點之外，在實際工作過程中還需要做好數(shù)字化網(wǎng)絡管理建設，這也是現(xiàn)如今時代發(fā)展的必然趨勢，更是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升的關鍵。在宏觀網(wǎng)絡建設上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作需要解決三個問題：

一是以檔案部門作為中心，將鄉(xiāng)鎮(zhèn)文件材料的形成、歸檔以及積累等一系列工作環(huán)節(jié)置于自己的控制之下，以此來有效實現(xiàn)對涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設的不同專業(yè)、不同部門以及個人檔案工作的指導與監(jiān)督。

二是需要構建出層次化網(wǎng)絡，連通鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案相關部門，真正讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案運行環(huán)節(jié)因此而變得更加的連貫且順暢，這樣就能有效讓整個系統(tǒng)內(nèi)部指令變得更加的通暢。同時，還能有效避免鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息在網(wǎng)絡之中出現(xiàn)滯留或者消失等情況。

三是要在發(fā)展過程中真正實現(xiàn)相關網(wǎng)絡的一體化，這樣才能更好地促進檔案信息社會化與專業(yè)化發(fā)展。在微觀網(wǎng)絡建設這方面需要做好以下幾個內(nèi)容：

首先，構建出豐富的館藏，構建出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料存儲中心。檔案資料只有真正實現(xiàn)了一定數(shù)量的規(guī)模才能真正有效形成一個較為完善的信息資源，之后才能對其及時進行有效開發(fā)，并且產(chǎn)生相應的規(guī)模效應。

其次，在管理過程中還可以及時應用計算機技術來構建出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)據(jù)處理中心，對于涉及到各式各樣的信息數(shù)據(jù)也需要及時進行統(tǒng)一處理。

最后，在檔案管理期間還可以及時開發(fā)檔案資源，構建出鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息咨詢中心，有效讓管理的檔案信息服務于群眾，從而真正有效提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量和效率，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升。

7.加強檔案工作宣傳

為做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，加強檔案工作的宣傳也極為關鍵，這種宣傳是為了提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作分管領導的檔案意識。在具體實踐中，需多途徑、全方位加大檔案宣傳力度，比如，利用國際檔案日開展專題研討會、開展檔案知識競賽活動、基于檔案法頒布周年紀念日錄制講解檔案故事的節(jié)目等，由此邀請鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作分管領導參與、安排鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員現(xiàn)場觀摩學習、廣泛傳播檔案知識，檔案法律法規(guī)和業(yè)務工作的影響力即可有效提升，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作可由此獲得更多的領導關注和基層支持。

8.加大業(yè)務指導力度

還需要進一步加大業(yè)務指導力度，解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作實踐常見的“想干但不會干”問題。例如，堆積如山的未歸檔文件資料因不會做檔案鑒定而無法銷毀。為加大業(yè)務指導力度，可從《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作管理規(guī)范》的出臺入手，市檔案局需出臺該規(guī)范作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的依據(jù)標準。基于規(guī)范選擇檔案管理水平較高的鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為試點，即可在探索中形成檔案工作標準化模板，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作規(guī)范化開展提供支持。具體實踐還需要重點開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員的業(yè)務培訓工作，以此采取隨機培訓與年度計劃培訓相結(jié)合辦法，對于新任檔案員，為保證其較好融入工作中，需隨時開展檔案局小班授課，以此徹底消滅未經(jīng)業(yè)務培訓直接上崗問題。具體培訓需將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案分管領導納入范圍，以此提升其依法治檔意識與檔案意識，保證分管領導積極作為、主動盡責，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的良性發(fā)展可由此獲得有力支持。

9.依法監(jiān)管鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作

現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作之所以存在上文提及的各類問題，長期疏于監(jiān)管帶來的影響必須得到重視，因此，長效監(jiān)管必須圍繞鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展情況展開。具體實踐還需要轉(zhuǎn)變工作思路，法律手段管理應逐漸取代行政手段管理地位，業(yè)務監(jiān)督也需要逐步取代業(yè)務指導地位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展情況需成為年度檔案工作執(zhí)法檢查重點。還需要設法推進加大鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理違法違紀的處罰力度，以此嚴格遵循《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》對檔案安全責任事故進行追責。此外，還需要建立各級檔案工作聯(lián)系制度，通過隨機抽查、定期指導，層層傳導壓力，即可壓實主體責任，整體提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作水平，依法監(jiān)管在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中的重要性必須引起重視。

三、結(jié)語

綜上所述，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作對于城鎮(zhèn)發(fā)展與建設而言意義非常。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)在發(fā)展期間一定要正確認識這一項工作的重要性，加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理建設工作，科學保護、有效利用這些檔案資料，這樣才能真正為鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)劃與建設工作提供良好的服務，真正有效將檔案管理工作價值充分顯現(xiàn)出來。

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（作者單位：山西省繁峙縣集義莊鄉(xiāng)人民政府）