電力檔案管理中存在的問題及措施

鄭麗霞

摘要：電力檔案類別多、復(fù)雜，管理難度大，為了更好地服務(wù)電力企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展，本文分析了電力檔案管理中的問題，并針對(duì)存在的問題提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電力工程;檔案資料;管理;問題;措施

引言

電力企業(yè)檔案是企業(yè)的一種無形資產(chǎn)，其在電力事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著極為重要的促進(jìn)作用，是企業(yè)順利運(yùn)行的重要組成部分，為企業(yè)提供了重要信息，因此在電力企業(yè)管理中檔案管理工作極為重要。新形勢(shì)下，信息資源為企業(yè)更好參與社會(huì)生活和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供了重要保障，在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用和推廣信息化，革新傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷優(yōu)化辦公軟件環(huán)境，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的有效提升。新時(shí)期電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的開展，是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)。

1電力檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理網(wǎng)絡(luò)未落實(shí)到位

隨著電力事業(yè)的發(fā)展，電網(wǎng)企業(yè)對(duì)檔案管理也提出了新的更高的要求，制定了相關(guān)的管理制度，例如《電網(wǎng)公司檔案工作評(píng)估辦法》《電網(wǎng)公司檔案管理辦法》《電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)定》等。檔案管理的地位也有所提高，建立了以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為主管、檔案管理部門負(fù)責(zé)人分管、檔案員具體負(fù)責(zé)、兼職檔案員協(xié)助管理的四級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，然而這些并未落實(shí)到位。與主營(yíng)業(yè)務(wù)相比，檔案設(shè)施建設(shè)的投入依然較少，難以充分滿足檔案管理需要;并且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，兼職檔案員積極性不高、工作效率低等，反映出企業(yè)的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，思想上不夠重視。

1.2檔案管理人員配置不足。電力檔案類別，既有文書檔案、合同檔案、會(huì)計(jì)檔案等通用類檔案，也有基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等專業(yè)性很強(qiáng)的檔案，而且電子檔案應(yīng)用越來越廣，紙質(zhì)檔案并未退出檔案管理范疇，這種情況對(duì)人員配置提出了更高的要求。然而現(xiàn)實(shí)情況是，檔案管理人員不僅數(shù)量不足，許多人要身兼數(shù)職，并且檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，不少人忙于收集、整理、分類、編目和排架等繁雜事務(wù)，很少有時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)和新技術(shù)，使得檔案新技術(shù)應(yīng)用、信息化管理有所欠缺。

2加強(qiáng)電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

2.1加快企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

在檔案信息化建設(shè)中，建立健全的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系發(fā)揮著極為重要的作用。為了能夠促使檔案管理真正實(shí)現(xiàn)信息化，應(yīng)嚴(yán)格遵照國(guó)家有關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合電力企業(yè)實(shí)際情況，建立健全完善的、可操作的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。首先，以高瞻遠(yuǎn)矚的眼光進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，并用心考慮到企業(yè)實(shí)際情況及信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)，對(duì)發(fā)展目標(biāo)予以明確，在規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展道路中納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)。其次，要對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系予以完善，在最短的時(shí)間內(nèi)將電子文件歸檔制度、檔案信息整合、采集以及安全管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)制定出來，把現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格落到實(shí)處，對(duì)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系予以總結(jié)完善，將信息化建設(shè)中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，從而真正實(shí)現(xiàn)可持續(xù)利用數(shù)字檔案資源，有效解決電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)所存在的不足，促使有限的資源得以充分、合理利用。

2.2加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)安全管理

安全保存檔案信息是檔案歸檔整理的重要基礎(chǔ)，數(shù)字化檔案信息通暢是在計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)，因此要加大計(jì)算機(jī)防火墻設(shè)置力度，避免感染病毒，使檔案信息存儲(chǔ)位置的安全性得到保證。特別是電力企業(yè)的諸多檔案信息屬于國(guó)際電網(wǎng)建設(shè)的保密性信息，電力企業(yè)必須對(duì)數(shù)據(jù)的使用權(quán)限以及安全級(jí)別予以確立，同時(shí)把檔案信息化管理法規(guī)嚴(yán)格落到實(shí)處，在最短的時(shí)間內(nèi)把內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)解決。把問責(zé)制度有效落到實(shí)處，針對(duì)歸檔錯(cuò)誤行為，應(yīng)及時(shí)將責(zé)任落到相關(guān)管理人員頭上，以此使檔案數(shù)據(jù)的安全得到保證[1]。

2.3提高檔案管理工作人員的能力素質(zhì)。提高檔案管理工作信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，但是主要還是需要管理工作人員來進(jìn)行檔案管理工作。所以提升檔案管理工作水平，還應(yīng)該要加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)。在進(jìn)行檔案管理的過程中，可以采用老員工帶新員工的方式，提高檔案管理工作人員的工作能力。特別是電力企業(yè)這種大型企業(yè)中，一般檔案管理人員的工齡比較高，具有幾年或者是十幾年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，所以通過這些老員工，能夠有效地提高新員工的檔案管理能力，更好地開展檔案管理工作，同時(shí)老員工帶新員工，還能夠促進(jìn)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)和諧氛圍的營(yíng)造，提高檔案管理工作人員之間的團(tuán)結(jié)合作意識(shí)。電力企業(yè)應(yīng)該要定期地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作人員對(duì)于當(dāng)前新知識(shí)的了解程度以及最近的管理方式，從而不斷地提升自身檔案管理能力，提高檔案管理知識(shí)的儲(chǔ)備量，能夠與時(shí)俱進(jìn)，從而更好地開展檔案管理工作。同時(shí)還應(yīng)該要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的掌握程度，要提高對(duì)于先進(jìn)設(shè)備的了解，能夠熟練操作相關(guān)的設(shè)備，電力企業(yè)還應(yīng)該要積極引入高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員，從而不斷地提升檔案管理人員的整體水平。

2.4推行流程管理，規(guī)范檔案工作

長(zhǎng)期以來，檔案工作人員習(xí)慣了“移交、接收”的模式，業(yè)務(wù)部門有什么資料移交，就接收這些資料，結(jié)果常常出現(xiàn)相同類別的檔案，內(nèi)容卻大相徑庭，無形中給檔案管理增加不少難度，所以檔案管理也要進(jìn)行規(guī)范管理，建立標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，加強(qiáng)檔案的監(jiān)督、考核與驗(yàn)收工作，構(gòu)筑大檔案格局。利用ARIS流程管理平臺(tái)梳理和優(yōu)化檔案管理流程，例如電力建設(shè)項(xiàng)目通過確定項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)（典型如里程碑節(jié)點(diǎn)），總結(jié)提煉歸檔節(jié)點(diǎn)，并將其作為ARIS系統(tǒng)事件，這樣各個(gè)節(jié)點(diǎn)的項(xiàng)目參與者任務(wù)要求也明確了，由此產(chǎn)生任務(wù)表單，崗位、流程、任務(wù)一一對(duì)應(yīng)起來，使歸檔移交負(fù)責(zé)人、歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、歸檔形式、檔案接收人、檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)就非常清楚了，并通過流程圖清晰地顯現(xiàn)出來[2]。

2.5加大力度繼續(xù)宣傳

《檔案法》及《實(shí)施辦法》《檔案法》與《檔案法實(shí)施辦法》是指導(dǎo)各行各業(yè)檔案管理的基本準(zhǔn)則，同時(shí)也是保證企業(yè)檔案管理工作向科學(xué)化、統(tǒng)一化方向發(fā)展的重要依據(jù)，電力企業(yè)檔案管理工作要想得到有效創(chuàng)新，就需要積極宣傳兩項(xiàng)辦法，同時(shí)結(jié)合電力企業(yè)自身改革和發(fā)展特點(diǎn)，從制度方面入手，貫徹于落實(shí)兩項(xiàng)檔案管理基本辦法[3]。

2.6利用辦公自動(dòng)化，形成完整的檔案信息化管理系統(tǒng)

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息化文書檔案工作在實(shí)施的過程中，應(yīng)該充分的利用辦公自動(dòng)化，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等等。對(duì)文書檔案利用辦公自動(dòng)化進(jìn)行優(yōu)化加工，并且借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建完整的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的管理工作，不斷提升信息化文書檔案管理的工作效率和質(zhì)量[4]。

結(jié)束語

文書檔案管理工作是事業(yè)單位最重要的部分之一，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理意識(shí)，為事業(yè)單位的信息和資料提供有力的信息保障。這就需要在工作的過程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)首先要高度的重視，加快觀念的轉(zhuǎn)變，加快文書檔案信息化工作，搭建科學(xué)的文書檔案管理信息平臺(tái)，為文書檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王若熙.文書檔案管理信息化建設(shè)初探[J].信息記錄材料，2019，20（12）：62-63.

[2]周珺.新時(shí)期電力企業(yè)下如何做好檔案管理的保密工作[J].營(yíng)銷界，2019（48）：241+243.

[3]廖秀梅.電力企業(yè)檔案數(shù)字化質(zhì)量與安全保障研究[J].企業(yè)改革與管理，2019（22）：18+21.

[4]孫焱，范忠軍，孫藝冰，陳俊廷，王雪婷，張玉林.電力企業(yè)干部人事檔案一體化管理實(shí)踐[J].中國(guó)檔案，2019（11）：58-59.