大數(shù)據(jù)背景下的開放教育人事檔案信息化建設(shè)研究

[摘 要]隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)既是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是開放教育轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理模式的必要條件。文章在分析廣西廣播電視大學(xué)人事檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從強(qiáng)化檔案信息意識(shí)、構(gòu)建大數(shù)據(jù)利用平臺(tái)、加強(qiáng)制度建設(shè)和優(yōu)化人才隊(duì)伍等方面，提出了如何在大數(shù)據(jù)背景下開展開放教育的人事檔案信息化建設(shè)策略和構(gòu)想。

[關(guān)鍵詞]開放教育;人事檔案;檔案信息化

引言

當(dāng)今時(shí)代，隨著科技和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)各領(lǐng)域中的數(shù)據(jù)正在不斷地增長(zhǎng)，由數(shù)據(jù)爆發(fā)帶來(lái)的改革創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)重組、技術(shù)革新、模式改革等社會(huì)效益正日益顯現(xiàn)，“一個(gè)數(shù)據(jù)產(chǎn)生重大價(jià)值、數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨”[1]。開放教育是大數(shù)據(jù)信息時(shí)代中教育行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，伴隨著高校開放教育內(nèi)部管理體制、人事制度的調(diào)整和改革，各類人事檔案數(shù)據(jù)信息日益復(fù)雜多樣，要實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效、優(yōu)質(zhì)的信息管理，勢(shì)必給人事檔案信息化管理工作提出更高的要求。

一、大數(shù)據(jù)與開放教育人事檔案信息化

（一）大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

“大數(shù)據(jù)”是信息時(shí)代的產(chǎn)物，它的出現(xiàn)最早可回溯至上世紀(jì)80年代。“大數(shù)據(jù)”概念提出之后，它的內(nèi)涵隨著時(shí)代的發(fā)展得到不斷地豐富。至今為止，學(xué)術(shù)界仍未對(duì)“大數(shù)據(jù)”的內(nèi)涵有統(tǒng)一的定義。既有“數(shù)據(jù)說(shuō)”：“大數(shù)據(jù)”是指由社會(huì)相關(guān)組織或個(gè)體經(jīng)多種手段采集、伴隨網(wǎng)絡(luò)行為而產(chǎn)生的，蘊(yùn)含了數(shù)據(jù)原始來(lái)源信息和采集信息者的真實(shí)意圖、喜好的收集信息的龐大數(shù)據(jù)組;也有“技術(shù)說(shuō)”：“大數(shù)據(jù)”是依托計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段，通過收集、分析、研究、整合等方式而形成的數(shù)據(jù)集架構(gòu)形式。但無(wú)論學(xué)術(shù)界對(duì)其如何定義，“大數(shù)據(jù)”的內(nèi)涵均包含以下幾個(gè)特點(diǎn)，即數(shù)據(jù)量大：海量數(shù)據(jù)、眼花繚亂;來(lái)源復(fù)雜：類型繁多、廣泛分布;傳遞高速：傳遞快捷、處理及時(shí);價(jià)值遞減：數(shù)據(jù)的價(jià)值與需求時(shí)限成反向遞減關(guān)系。

（二）大數(shù)據(jù)背景下開放教育人事檔案信息化的必要性

1. 新時(shí)期人事檔案管理的必然要求

信息技術(shù)的發(fā)展帶來(lái)了依靠“互聯(lián)網(wǎng)+”的大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的必然。國(guó)務(wù)院在2015年7月印發(fā)的《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》中指出：“互聯(lián)網(wǎng)+”是把互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果與經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域深度融合，推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步、效率提升和組織變革，提升實(shí)體經(jīng)濟(jì)創(chuàng)新力和生產(chǎn)力，形成更廣泛的以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)設(shè)施和創(chuàng)新要素的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形態(tài)[2]。通俗地講，“互聯(lián)網(wǎng)+”就是互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)的結(jié)合從而帶來(lái)新的產(chǎn)業(yè)增值。人事檔案是檔案家族中的重要組成部分，它承載著社會(huì)組織、個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷，是全面反映社會(huì)個(gè)體的全面的歷史記錄，具有重要的參考、憑證價(jià)值。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境下，信息化建設(shè)是有效提高人事檔案管理水平的強(qiáng)力推手，更是深度挖掘人事檔案管理中的大數(shù)據(jù)，使之更好地為社會(huì)所利用，實(shí)現(xiàn)檔案歷史文化價(jià)值傳承的必然要求。另外，人事檔案信息化建設(shè)，是檔案信息化建設(shè)的重要構(gòu)成，也是人事檔案管理順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然改革。為此，中組部在2017年發(fā)布了《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》通知，明確了要大力開展人事檔案的數(shù)字化開發(fā)和信息化建設(shè)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn);在2018年11月，中央辦公廳新版《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）中也提到，要“加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系?！盵3]由此可見，無(wú)論是大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的外在要求還是新時(shí)期檔案體系中信息化建設(shè)的內(nèi)在需要，進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)非常必要。

2. 開放教育中人事檔案管理模式轉(zhuǎn)變的必要條件

進(jìn)入“終身學(xué)習(xí)”“沒有圍墻的學(xué)?！钡拈_放式教育時(shí)代，開放教育賦予了教育體系中各個(gè)組織和職能部門更為鮮明的時(shí)代特點(diǎn)，即數(shù)字化的辦學(xué)、高效的組織、海量數(shù)據(jù)的共享和有效利用。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式是以人工的收集、整理、鑒定、歸檔為主，檔案載體為單一的紙質(zhì)載體模式，不僅效率低，而且在人事決策中，人事檔案信息關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)，常常存在“信息孤島”現(xiàn)象，無(wú)法滿足開放教育環(huán)境下要求日益高效的組織人事部門的管理工作需求。而“大數(shù)據(jù)”則要求人事檔案的管理能不受時(shí)間和空間的限制，在收集、整理、鑒定、歸檔、分析、利用等各個(gè)人事檔案管理環(huán)節(jié)都在基于大數(shù)據(jù)的環(huán)境下進(jìn)行，通過數(shù)據(jù)分析、挖掘等信息技術(shù)收集和處理人事檔案的大數(shù)據(jù)信息，使組織人事部門能迅速了解和掌握現(xiàn)有的人員信息、分析相關(guān)人才數(shù)據(jù)，進(jìn)而為組織人事工作提供人力資源上全方位的決策依據(jù)，提高組織人事部門的工作效率。而優(yōu)化各部門的工作職能和提高工作效率，也是在探索和發(fā)展開放教育中必不可少的因素。由此可見，基于大數(shù)據(jù)背景下的開放教育人事檔案的管理模式由紙質(zhì)變?yōu)殡娮?、由單一信息利用變?yōu)楹Ａ繑?shù)據(jù)的整合，人事檔案的信息化建設(shè)必不可少。

二、大數(shù)據(jù)背景下開放教育人事檔案信息化存在的問題

（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，人事管理觀念創(chuàng)新不夠

人事檔案意識(shí)的缺乏不利于信息化的建設(shè)的發(fā)展。檔案工作具有保密性，一段時(shí)期內(nèi)在社會(huì)中體現(xiàn)為社會(huì)大眾對(duì)檔案工作的缺乏了解，尤其是人事檔案工作，更因人事檔案是所有檔案類型中最為核心涉密的部分，社會(huì)對(duì)它的認(rèn)知更為匱乏，由此產(chǎn)生的對(duì)人事檔案不了解、對(duì)人事檔案工作很陌生，對(duì)人事檔案意識(shí)缺乏現(xiàn)象普遍存在。例如，就學(xué)校大部分員工而言，人事檔案就只是他們個(gè)人情況的記錄，不知道自身有哪些材料是要?dú)w檔的，有哪些材料是有其他查考價(jià)值的，到需要利用信息的時(shí)候才知道人事檔案的重要，但很多時(shí)候正是因?yàn)樽陨韺?duì)考核、獎(jiǎng)懲等材料平時(shí)積累的忽視，他們的個(gè)人檔案信息無(wú)法完整體現(xiàn)，他們對(duì)信息的利用效果往往大打折扣。又如，更有甚者不知道人事檔案的保密性，以為只要有需要，自己的檔案想看就看。再者，由于長(zhǎng)期以來(lái)兼職管理、非檔案學(xué)歷背景等原因，人事檔案管理員的檔案意識(shí)也不夠強(qiáng)，人事管理者在人事管理觀念上創(chuàng)新不足，對(duì)待人事檔案工作重視不夠，以至于在對(duì)內(nèi)人事檔案工作的基礎(chǔ)性管理和信息化的謀劃，以及對(duì)外人事檔案工作價(jià)值的宣傳普及上缺乏內(nèi)生動(dòng)力。

（二）人事檔案信息利用率不高，無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)信息開發(fā)利用的需要

目前，從學(xué)校的人事檔案利用情況來(lái)看，人事檔案信息的利用率不高，信息利用不充分。具有學(xué)校人事管理權(quán)限的人事檔案約210多卷，2017年至2019年間，因各類查檔需求而產(chǎn)生的人事檔案信息利用行為如表1所示。從各年度查檔利用率來(lái)看，每年對(duì)人事檔案信息的使用情況還不足一半，其中在查檔利用關(guān)鍵要素?cái)?shù)據(jù)上，滿足于日常的信息統(tǒng)計(jì)管理上的利用較多，在數(shù)據(jù)提供和信息憑證上的利用較少;而且，這些查檔利用行為僅僅只是完成了“查”，在后續(xù)如何有效地“用”，即進(jìn)行信息的維護(hù)和管理則幾乎沒有體現(xiàn);再者，在這三年內(nèi)查檔的利用率還在逐年下降。無(wú)論是利用人事檔案信息的目的還是實(shí)際利用效果，這些都與快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代不相適應(yīng)，無(wú)法滿足利用大數(shù)據(jù)背景對(duì)人事檔案信息中各類人才信息要素的分析、統(tǒng)計(jì)以及人事檔案信息的再開發(fā)、再利用。

（三）大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)薄弱，缺乏有效的大數(shù)據(jù)平臺(tái)管理

學(xué)校人事檔案管理目前還停留在紙質(zhì)整理、利用階段，平時(shí)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的利用也僅僅只是通過查閱實(shí)體案卷進(jìn)行信息的提煉，偶爾只在進(jìn)行相關(guān)組織上報(bào)、人事調(diào)查、師資統(tǒng)計(jì)工作中對(duì)所查的檔案信息進(jìn)行二次加工，并更新至相應(yīng)的名冊(cè)、表格當(dāng)中。而且組織人事部門現(xiàn)有的數(shù)據(jù)工作平臺(tái)也只有干部系統(tǒng)、黨員系統(tǒng)、教師系統(tǒng)、師資系統(tǒng)等，未引進(jìn)行之有效的與人事檔案管理相關(guān)的檔案管理信息系統(tǒng)。而現(xiàn)有的數(shù)據(jù)系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，雖然各系統(tǒng)自帶人事檔案中的部分信息，但對(duì)人事信息數(shù)據(jù)采集效果與系統(tǒng)自有的挖掘技術(shù)密切相關(guān)。人事檔案數(shù)據(jù)采集缺乏有效的信息挖掘，無(wú)法實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代的高效便化管理。再者，如前面所提到的人事檔案意識(shí)缺乏的情況，部分管理人員認(rèn)為檔案工作僅僅只是狹義層面的收集、整理、立卷、入庫(kù)等工作，對(duì)信息技術(shù)的重要性認(rèn)識(shí)不夠，以至于對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代給人事檔案信息化帶來(lái)的機(jī)遇認(rèn)知存在偏差，對(duì)整合現(xiàn)有數(shù)據(jù)系統(tǒng)和建立健全有效的人事管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)也缺乏有效的認(rèn)識(shí)，這些都阻礙了人事檔案的信息化變革。

（四）人事檔案管理體制不夠健全，管理制度不夠完善

目前，在大力發(fā)展開放教育的背景下，廣播電視大學(xué)在積極推進(jìn)部門的職能規(guī)劃和制度建設(shè)，但就目前情況來(lái)看，人事部門管理體制還不夠健全，尤其體現(xiàn)在對(duì)人事檔案工作的職能梳理和建章立制上。截至目前，校組織人事部門建立的規(guī)章制度包含干部監(jiān)督、黨組發(fā)展、人事管理、薪酬管理、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面，但組織人事工作中的重要工作之一——人事檔案工作的管理規(guī)范尚不健全。制度的不健全帶來(lái)了人事檔案工作效率不高以及未能形成人事部門和其他部門業(yè)務(wù)上人才數(shù)據(jù)的及時(shí)共享機(jī)制等問題。例如，雖然有中組部關(guān)于人事檔案工作的具體規(guī)范，但由于全國(guó)各系統(tǒng)、各單位性質(zhì)不同，在具體管理人事檔案上各有一套管理辦法，這時(shí)制定適合自身情況的管理制度來(lái)規(guī)范業(yè)務(wù)工作就很有必要。在大數(shù)據(jù)時(shí)代和建設(shè)開放教育的背景下，人事制度還未健全，會(huì)導(dǎo)致諸如收集不齊全、歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范、保存不妥當(dāng)?shù)葐栴}，由此而產(chǎn)生在人事數(shù)據(jù)的挖掘和共享上存在滯后問題，進(jìn)而不利于開放教育建設(shè)的大數(shù)據(jù)共享。

（五）人事檔案管理專業(yè)人才缺乏，基礎(chǔ)性投入不足

一方面，在現(xiàn)階段較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)，由于學(xué)校人事變動(dòng)較為頻繁，組織人事部門人員少等原因，在人事檔案管理工作上一直由人事部門相關(guān)業(yè)務(wù)人員兼職負(fù)責(zé)，且從近10年的人員變動(dòng)情況來(lái)看，兼職從事人事檔案管理的人員都不具備檔案管理專業(yè)或工作背景。只有近年來(lái)開始配備了1名有檔案管理專業(yè)和檔案管理工作經(jīng)歷的人員專門負(fù)責(zé)人事檔案的工作，另外也配備了1名有文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員在組織人事部門兼職管理人事檔案。即便如此，由于在構(gòu)建開放大學(xué)和高職學(xué)院等大環(huán)境中組織人事部門工作日益繁雜，加上人員變動(dòng)頻繁，專職從事人事檔案工作的人員除了人事檔案管理外，往往更多的時(shí)間是花在處理大量的其他日常工作上。這也是導(dǎo)致學(xué)校人事檔案管理跟不上大數(shù)據(jù)時(shí)代需要人事檔案信息化的重要原因。另一方面，有的相關(guān)人員人事檔案意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致了對(duì)人事檔案的基礎(chǔ)性投入不夠，這主要表現(xiàn)為缺少人事檔案工作專項(xiàng)資金，人事檔案庫(kù)房面積小、設(shè)施老化，不完全符合檔案庫(kù)房“八防”要求以及沒有真正做到庫(kù)房、整理室和工作室的三室分離等。對(duì)人事檔案工作的基礎(chǔ)性投入不足是進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)的主要阻力，也與大數(shù)據(jù)時(shí)代需要依靠投入較好的軟硬件進(jìn)行數(shù)據(jù)采集的要求相悖。

三、大數(shù)據(jù)背景下開放教育人事檔案信息化建設(shè)的策略構(gòu)想

（一）增強(qiáng)檔案信息化意識(shí)，轉(zhuǎn)變?nèi)耸鹿芾碛^念

在大數(shù)據(jù)背景下推進(jìn)人事檔案信息化，在思想上必須從提高檔案意識(shí)和更新人事管理觀念抓起。一方面，需要提高管理者和其他員工的檔案認(rèn)知水平。一是管理者需要充分認(rèn)識(shí)人事檔案的重要價(jià)值，通過員工培訓(xùn)、政策宣講、案例通報(bào)等有效手段，對(duì)人事檔案的知識(shí)、政策等內(nèi)容進(jìn)行線上、線下的宣傳，主動(dòng)普及人事檔案意識(shí)，讓廣大教職工認(rèn)識(shí)到什么是人事檔案、它與自身有什么利益相關(guān)、為什么要重視人事檔案工作等;二是可組成人事檔案信息化的專職管理團(tuán)隊(duì)，向大眾普及信息化的意識(shí)，使所有人充分能認(rèn)識(shí)人事檔案工作和檔案信息化工作的專業(yè)性、科學(xué)性，以及在大數(shù)據(jù)應(yīng)用中的價(jià)值性。另一方面，人事管理觀念需要更新和轉(zhuǎn)變，要將人事檔案管理納入黨建管理、人事管理和開放教育的發(fā)展規(guī)劃中?！稐l例》中提到，要“將干部人事檔案工作列為黨建工作目標(biāo)考核內(nèi)容”[3];另外，根據(jù)全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作部署的有關(guān)需要，從2019年12月起凡新進(jìn)入審核范圍的干部人事檔案，均需要進(jìn)行專項(xiàng)審核。因此，在學(xué)校往后的重要規(guī)劃中，應(yīng)將人事檔案工作作為常態(tài)化的重點(diǎn)工作，納入開放教育的建設(shè)體系，讓更多的人認(rèn)識(shí)到人事檔案的價(jià)值和信息化帶來(lái)的效益對(duì)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展的重要意義。

（二）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案信息平臺(tái)

1.給予充分的資金與技術(shù)支持。信息化建設(shè)離不開先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，要以2019年12月起開展的干部人事檔案專項(xiàng)審核“全覆蓋”工作為契機(jī)，不僅要提供專門的資金經(jīng)費(fèi)保障、引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理手段，保障實(shí)體檔案的有效整理，還要加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，及時(shí)更新管理設(shè)施設(shè)備、保障必要的檔案數(shù)字化、信息化場(chǎng)所等，確?；A(chǔ)投入保障到位。

2.拓展人事檔案信息來(lái)源渠道。在收集人事檔案材料時(shí)，不僅要收集傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，要積極拓展人事檔案信息的來(lái)源渠道，注重利用互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段進(jìn)行信息收集。例如，可充分利用現(xiàn)有的組織人事工作管理系統(tǒng)平臺(tái)，注重搜集、分析平時(shí)工作中產(chǎn)生的關(guān)于師德師風(fēng)、職稱晉升、教師培訓(xùn)、工作績(jī)效、人才專業(yè)技能等凸顯教師個(gè)人個(gè)性化、職業(yè)技能等領(lǐng)域的數(shù)據(jù)信息，圍繞這些數(shù)據(jù)信息逐步建立起以教師個(gè)人為基礎(chǔ)的除實(shí)體人事檔案外的大數(shù)據(jù)信息庫(kù)，從而提高人事檔案的信息利用率。

3.提高人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理水平。首先，在實(shí)體檔案整理完成后積極引進(jìn)和構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)，并不斷優(yōu)化和改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)人事信息的有效存儲(chǔ)。其次，探索構(gòu)建多層次的數(shù)據(jù)庫(kù)，在實(shí)現(xiàn)保存原有紙質(zhì)數(shù)字化檔案信息的同時(shí)，對(duì)前文所提到的人事檔案信息庫(kù)的數(shù)據(jù)也進(jìn)行有效地存儲(chǔ)和利用，減少人事檔案數(shù)據(jù)信息與其他組織人事管理系統(tǒng)中的重復(fù)數(shù)據(jù)，提升利用效率。

4.構(gòu)建檔案信息資源整合的大數(shù)據(jù)平臺(tái)。無(wú)論是引進(jìn)還是自主研發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，完成對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)的檔案信息資源整合，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)共享平臺(tái)是關(guān)鍵。首先，要注重人事檔案管理系統(tǒng)和人事系統(tǒng)間的兼容性和通用性，其中包括軟硬件的更新、匹配，避免在大數(shù)據(jù)檢索情況下數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰的情況。其次，加強(qiáng)人事檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。一是要整合數(shù)據(jù)庫(kù)檔案基礎(chǔ)信息。通過設(shè)定文件檢索、分類、統(tǒng)計(jì)、編碼等基礎(chǔ)模塊和必要的涉密信息分級(jí)管理控制權(quán)限等，將可公開共享利用的檔案信息和還處于涉密階段的部分信息分開管理。二是要不斷完善現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫(kù)后續(xù)功能的開發(fā)利用設(shè)計(jì)。人事檔案管理伴隨人事檔案工作和開放教育人事工作的變革需要實(shí)時(shí)更新，所以，在保證人事檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)日常運(yùn)行的同時(shí)，還應(yīng)考慮到結(jié)合開放教育人事工作的變化需要而產(chǎn)生的平臺(tái)功能的及時(shí)更新，不斷優(yōu)化管理流程，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)字化服務(wù)。再次，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)共享帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)防范。一方面，技術(shù)人員既要在調(diào)研的基礎(chǔ)上應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，防止因前期準(zhǔn)備工作不充分帶來(lái)的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用效果不佳的情況，也要在全面系統(tǒng)地了解掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上為人事檔案工作在利用、共享等問題提出解決方案，探索構(gòu)建一套防范數(shù)字資源的無(wú)效分析帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。另一方面，相關(guān)部門需要將如何防范人事檔案信息丟失或泄露帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)列為重點(diǎn)工作，在人事檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化開發(fā)和利用中，為防范數(shù)據(jù)外泄風(fēng)險(xiǎn)提供必要的人力物力和財(cái)力的保障。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，創(chuàng)造良好工作新局面

1.優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)，制定配套制度。制度在于執(zhí)行，執(zhí)行在于擔(dān)當(dāng)，學(xué)校應(yīng)將人事檔案信息化建設(shè)納入頂層設(shè)計(jì)，要以2020年這一“制度建設(shè)年”為契機(jī)，在構(gòu)建制度、優(yōu)化組織人事部門職能的基礎(chǔ)上，重視人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃;并制定相關(guān)的配套制度，如大數(shù)據(jù)應(yīng)用研發(fā)制度、人事檔案管理制度和相應(yīng)的工作獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，從宏觀整體上保障在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行人事檔案信息化工作。

2.細(xì)化制度建設(shè)，落實(shí)責(zé)任分工。一是需要優(yōu)先制定實(shí)體人事檔案管理基礎(chǔ)性制度，如人事檔案收集整理制度、查詢利用制度、庫(kù)房保管準(zhǔn)則、工作人員職責(zé)等，填補(bǔ)人事檔案管理制度空白，并以此作為人事檔案管理工作的基礎(chǔ)性規(guī)范;二是需要研究制定相應(yīng)的信息化管理制度，如信息系統(tǒng)的引入與管理制度、電子檔案與紙質(zhì)檔案銜接制度、人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理制度等，并積極推進(jìn)與大數(shù)據(jù)環(huán)境和技術(shù)相融合的相關(guān)技術(shù)領(lǐng)域的制度研發(fā)，從技術(shù)制度制定層面保障人事檔案信息化的開展;三是要明確每一位人事檔案管理者的工作內(nèi)容，在配合適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度的條件下落實(shí)責(zé)任分工，使其盡職盡責(zé)，充分發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性。

3.強(qiáng)化監(jiān)督管理，建立審查機(jī)制。由于人事檔案本身涉密性高，由前文所述開展大數(shù)據(jù)環(huán)境下的人事檔案信息化勢(shì)必會(huì)面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)問題，所以在制度建設(shè)的同時(shí)還應(yīng)強(qiáng)化對(duì)人事檔案相關(guān)制度的制定和實(shí)施等各環(huán)節(jié)的監(jiān)督。可由紀(jì)檢監(jiān)察部門等成立專門的監(jiān)督組，確立專門的審查監(jiān)督機(jī)制，對(duì)相關(guān)工作人員的工作進(jìn)行及時(shí)有效的檢查和監(jiān)督，出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋或公開，以避免出現(xiàn)工作推進(jìn)不力、數(shù)據(jù)更新不及時(shí)、相關(guān)信息泄密等問題。

（四）重視信息人才培養(yǎng)，優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍

1.要充實(shí)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。檔案管理作為專業(yè)性極強(qiáng)的工作，開展信息化建設(shè)的前提條件是必須掌握人事檔案管理專業(yè)知識(shí)與技能。在繁雜的開放教育工作中要提高人事檔案基礎(chǔ)工作效率進(jìn)而推進(jìn)信息化建設(shè)，專業(yè)的檔案管理人才必不可少。學(xué)校應(yīng)優(yōu)化部門職能設(shè)置和人員配置，明確現(xiàn)有檔案專業(yè)人員工作范圍，讓該部分人員能抽出更多的時(shí)間全身心投入檔案工作中，真正實(shí)現(xiàn)專職管理，提高工作效率。

2.要培養(yǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)人才。在大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)還離不開大數(shù)據(jù)技術(shù)人才?！案咝Ｈ耸聶n案管理已發(fā)展成集現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)性為一體的復(fù)合型管理模式，對(duì)管理人才的需求已經(jīng)突破了原有的檔案學(xué)專業(yè)人才，拓展到深諳信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息工程師、數(shù)據(jù)分析師等技術(shù)人才。”[4]一方面，學(xué)校應(yīng)充分利用開放教育的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和人才資源，加強(qiáng)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才的培養(yǎng)，大力研發(fā)大數(shù)據(jù)平臺(tái)相關(guān)技術(shù);另一方面，還要加強(qiáng)人事檔案工作人員的技能培訓(xùn)，促進(jìn)檔案專業(yè)人員在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用上的技能創(chuàng)新。

3.要優(yōu)化現(xiàn)有專業(yè)人才結(jié)構(gòu)。一是通過合理的人員提拔、輪崗等方式，讓越來(lái)越多的技能型人才接觸到人事檔案工作，充分發(fā)揮他們的大數(shù)據(jù)方面的技術(shù)特長(zhǎng)，助力人事檔案信息化建設(shè)。二是通過公開招聘、選調(diào)等形式合理充實(shí)檔案專業(yè)人才和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才，在職稱晉升等方面給予穩(wěn)定的條件，并在改革收入分配上給予更多的激勵(lì)，穩(wěn)定專業(yè)人才隊(duì)伍。三是通過校企合作等形式拓寬人才合作范圍，充分利用校外的大數(shù)據(jù)技術(shù)企業(yè)、檔案數(shù)字化企業(yè)、人才培訓(xùn)機(jī)構(gòu)中的高素質(zhì)人力資源，進(jìn)一步充實(shí)學(xué)校專業(yè)型、數(shù)字化人才隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案信息化建設(shè)仍舊是檔案界研究的重點(diǎn)課題，而人事檔案管理領(lǐng)域與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等信息技術(shù)領(lǐng)域也越發(fā)融合在了一起，因此，將人事檔案信息化建設(shè)放入大數(shù)據(jù)背景來(lái)探討是十分必要的。探索大數(shù)據(jù)應(yīng)用相關(guān)技術(shù)，將人事檔案信息化建設(shè)與構(gòu)建大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)相結(jié)合，能給人事檔案工作賦予新的意義，也更符合現(xiàn)代開放教育的開放、便捷和共享的辦學(xué)理念。目前，基于大數(shù)據(jù)平臺(tái)的人事檔案信息化建設(shè)還處于探索階段，雖然國(guó)內(nèi)有不少關(guān)于高校大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的研究，但文章提到的人事檔案信息化和大數(shù)據(jù)平臺(tái)構(gòu)建等還需要各個(gè)高校根據(jù)自己的實(shí)際情況在實(shí)踐中不斷探索和完善。

[參考文獻(xiàn)]

[1]繆其浩.大數(shù)據(jù)時(shí)代：趨勢(shì)和對(duì)策[J].科學(xué)，2013（4）.

[2]國(guó)務(wù)院.關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見（國(guó)發(fā)〔2015〕40號(hào)）EB/OL.（2015-07-04）[2020-02-02].中央政府門戶網(wǎng)站，http：//www.gov.cn.

[3]中共中央辦公廳.中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》EB/OL.（2018-11-28）[2020-02-02].中央政府門戶網(wǎng)站，http：//www.gov.cn.

[4]金滿銀.大數(shù)據(jù)視域下高校人事檔案信息化建設(shè)的思與行[J].機(jī)電兵船檔案，2019（3）.

[作者簡(jiǎn)介]謝軍（1986-），女，廣西桂平人，廣西廣播電視大學(xué)組織人事處科員，碩士，研究方向：檔案學(xué)、干部人事檔案管理、電子政務(wù)。

[責(zé)任編輯 時(shí)錦雯]