HSE管理體系審核的方法

蘇世亮 劉海英 牛淑明 楊鵬 紀(jì)曉棠

【摘 ?要】HSE管理體系是國際石油工業(yè)普遍采用的健康安全環(huán)境管理模式，20世紀(jì)90年代初被中國石油集團(tuán)公司所采用，從體系的被認(rèn)可，到建立以及運(yùn)行維護(hù)可以說既看到了健康安全環(huán)境管理不斷提升的成果。同時(shí)，也暴露出很多弊端。例如“內(nèi)部審核”經(jīng)常會被認(rèn)為效果不理想、達(dá)不到期望值，內(nèi)無從下手、沒有實(shí)際意義等。本文作者力圖在審核方法做簡單的闡述，期待能夠使“內(nèi)部審核”發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

【關(guān)鍵詞】查閱法;訪談法;現(xiàn)場觀察法

引言

內(nèi)部審核雖然有人員訪談、現(xiàn)場觀察與資料查閱等多種審核方法，但目前的審核是把更多的精力和注意力放在文件資料的審核上，這就會給受審核方一個(gè)誤導(dǎo)：實(shí)際工作與文件資料無關(guān)，造成受審核方不懂得運(yùn)用體系，內(nèi)部審核成了應(yīng)付檢查的一項(xiàng)工作。為了解決這些常見的問題，本文在以下幾方面進(jìn)行了簡要的闡述。

1.查閱法。

審核員在查閱文件和記錄時(shí)統(tǒng)稱為查閱法，審核員必須要審核職能部門的相關(guān)文件，確定其HSE活動是否符合相應(yīng)文件的規(guī)定，驗(yàn)證其符合性和有效性。

1.1查閱的重要性。

（1）查閱文件和記錄是審核員收集客觀證據(jù)、驗(yàn)證HSE活動是否符合要求的重要方法;

（2）進(jìn)一步調(diào)查HSE管理體系具體活動的規(guī)定，以便對其過程的有效性進(jìn)行判斷;

（3）通過查閱文件和記錄，可詳細(xì)了解HSE管理體系實(shí)施過程，是獲得HSE管理體系運(yùn)行效果的重要手段。

1.2查閱的范圍和內(nèi)容。

（1）一是圍繞審核目的、審核范圍和審核準(zhǔn)則來確定需要查閱的文件和記錄;二是調(diào)查受審核方在其職能范圍內(nèi)應(yīng)該和能夠提供的文件和記錄;

（2）查閱的主要內(nèi)容包括文件的符合性、有效性、可操作性和管理;記錄的客觀性、完整性、可追溯性和管理。

1.3查閱的方法。

HSE管理體系是基于PDCA模式來運(yùn)行的，文件、記錄的查閱也可采用PDCA的模式來實(shí)現(xiàn)，以查閱危害因素辨識、評價(jià)和控制措施的確定記錄為例：

策劃（PLAN），即查閱企業(yè)如何通過文件或者通知的形式從成立危害因素辨識的組織機(jī)構(gòu)開始，到搜集相關(guān)法律法規(guī)、案例等入手開始策劃;

實(shí)施（DO）即查閱辨識、評價(jià)小組如何開展工作的，如會議紀(jì)要、研討會等過程記錄;

檢查（CHECK）即查閱危害因素辨識形成清單后如何發(fā)布、實(shí)施、培訓(xùn)、交底等過程記錄;

改進(jìn)（ACTION）即查閱是否開展并形成動態(tài)的識別活動，是否對辨識清單提出相關(guān)改進(jìn)意見和建議等。

1.4查閱的注意事項(xiàng)。

（1）甄別記錄的真?zhèn)?。如明顯涂改、明顯的時(shí)間不清晰等不能作為真實(shí)客觀的記錄;

（2）邊查閱邊記錄，以免反復(fù)的查;

（3）對于不清晰的問題要得到審核方和受審核方共同確認(rèn)，避免引起歧義;

（4）沿著問題線索進(jìn)行連續(xù)性查閱和深度查閱，避免只收集到表面證據(jù)。

2.訪談法

訪談是收集信息的重要手段，審核員在整個(gè)訪談過程中應(yīng)該主動營造輕松和愉快的氛圍，良好的訪談法有利于建立融洽的關(guān)系，消除心理障礙，為獲得更多更客觀的證據(jù)確定良好的前提。

2.1訪談的目的。與企業(yè)不同層次的人員都適合做訪談，與企業(yè)最高管理者、管理者代表及各級部門領(lǐng)導(dǎo)訪談，可以確認(rèn)他們對各自職責(zé)的熟悉和掌握的程度，對HSE體系實(shí)施和運(yùn)行的構(gòu)想與計(jì)劃以及改進(jìn)的思路等等;與現(xiàn)場員工訪談，可以判斷他們對程序文件、操作規(guī)程、規(guī)章制度的了解程度和執(zhí)行情況，以此判斷體系的實(shí)施情況和存在的主要問題以及尋求改進(jìn)的機(jī)會。訪談時(shí)，應(yīng)謹(jǐn)記：

（1）有關(guān)的控制是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求;

（2）有無符合標(biāo)準(zhǔn)的客觀證據(jù);

（3）當(dāng)出現(xiàn)異常情況時(shí)，有關(guān)活動能否保持處于受控狀態(tài)。

2.2訪談的要點(diǎn)。

（1）解釋訪談的目的;

（2）用開放的方式提問;

（3）對問題展開探索式反應(yīng);

（4）證據(jù)必須客觀;

（5）用標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則衡量訪談結(jié)果;

（6）用封閉式提問確認(rèn)事實(shí);

（7）記錄訪談的問題（審核發(fā)現(xiàn)）。

2.3訪談時(shí)掌握的技巧

（1）明確訪談主題，必須選有代表性的訪談對象;

（2）少說多聽，捕捉不同談話內(nèi)容的典型信息和要點(diǎn)信息;

（3）尊重為出發(fā)點(diǎn)，讓對方明白對方為HSE工作作出的努力;

（4）取得信任，營造良好范圍;

（5）避免欺騙性提問、誘導(dǎo)性提問和復(fù)合型提問。

2.4訪談注意事項(xiàng)。

（1）應(yīng)當(dāng)在被訪談人正常產(chǎn)的工作地點(diǎn)和工作時(shí)間時(shí)開展;

（2）訪談的記錄與真實(shí)情況相符;

（3）對于訪談獲得的信息，特別是涉及到法律法規(guī)、數(shù)據(jù)的一些信息，還應(yīng)該通過其他渠道獲取進(jìn)一步客觀證據(jù);

（4）應(yīng)當(dāng)感謝被訪談人的合作和參與。

3.現(xiàn)場觀察法

從訪談中了解情況，從觀察中得到證實(shí)，現(xiàn)場觀察法可用于判斷組織在實(shí)際工作中是否遵守了程序文件和操作規(guī)程的要求，即企業(yè)管理體系過程是否被充分開展并按文件要求貫徹和落實(shí)。

3.1現(xiàn)場觀察的對象。觀察的對象主要是人的不安全行為和物的不安全狀態(tài)，最主要還是觀察人的不安全行為，主要分為七個(gè)方面：人員的反應(yīng)、人員的位置、使用的工器具、個(gè)人防護(hù)用品用具、應(yīng)遵守的程序、人提功效學(xué)、整潔等。

3.2現(xiàn)場觀察的方法。

（1）隨意觀察法。審核員采取隨意走走、不經(jīng)意的觀察尋找觀察對象、內(nèi)容和結(jié)果，以獲取更客觀真實(shí)的證據(jù);

（2）追根溯源法。即發(fā)現(xiàn)問題后，對相關(guān)聯(lián)的部門開展尋求更多原因的觀察，以獲得更多的客觀證據(jù);

（3）回訪觀察法。為了驗(yàn)證審核發(fā)現(xiàn)的真實(shí)性或查找新的證據(jù)，可以出其不意的回訪已經(jīng)審核過的部門持續(xù)開展審核;

（4）全方位觀察法。除重點(diǎn)區(qū)域和關(guān)鍵場所的觀察，還應(yīng)把容易忽視但卻具有代表性的區(qū)域作為審核觀察區(qū)域，如倉庫（是否有?；罚⑹程茫ㄊ称妨魳踊蛘呷?xì)鈭?bào)警器）、臨時(shí)作業(yè)場所（臨時(shí)作業(yè)場所是否經(jīng)過危害因素辨識、作業(yè)許可等）。

3.3現(xiàn)場觀察的技巧。

為了成為一名熟練的觀察者，需要在看、聽、聞、摸、感覺等幾方面進(jìn)行觀察：

看---主要是通過眼睛直觀的觀察人的不安全行為、物的不安全狀態(tài)等，包括上面、下面、后面、里面等等;

聽---聽機(jī)器異常的響動，聽物體異常的響動等等;

聞---聞現(xiàn)場的味道，如有無氣體泄漏的味道，機(jī)器有無過熱后產(chǎn)生的刺鼻味道等等;

摸---在安全和被許可的情況下摸物體有無刺人的棱角、機(jī)器是否過熱等等;

感覺---作業(yè)空間的大小、異常的震動（謹(jǐn)記需要待進(jìn)一步測量進(jìn)行確認(rèn)）。

3.4現(xiàn)場觀察的注意事項(xiàng)。

（1）首先要求清楚體系文件及法律法規(guī)的相關(guān)要求，然后才能進(jìn)行很有效的進(jìn)行現(xiàn)場觀察;

（2）確認(rèn)現(xiàn)場審核的范圍、路線;

（3）巡查主要生產(chǎn)、動力、安全和環(huán)保等設(shè)備設(shè)施和關(guān)鍵作業(yè)現(xiàn)場，了解其相關(guān)的過程、工藝信息;

（4）觀察和了解危害因素及其影響的現(xiàn)場信息;

（5）將現(xiàn)場觀察的情況與查閱、訪談的信息建立聯(lián)系。

結(jié)束語：

內(nèi)部審核是HSE管理體系重要組成部分，通過良好的審核方法，優(yōu)秀的審核技巧，一定能夠?qū)崿F(xiàn)審核目的，使管理體系不斷得到提升，有效的為企業(yè)安全助，形成良好安全文化。

參考文獻(xiàn)：

[1]Q/SY1002.1-2013健康、安全與環(huán)境管理體系第1部分：規(guī)范

[2]Q/SY1002.1-2013健康、安全與環(huán)境管理體系第3部分：審核指南

[3]HSE管理體系審核教程

（作者單位：1.中國石油管道局工程有限公司

第四分公司質(zhì)量安全環(huán)保部;

2.中國石油管道局工程有限公司第四分公司工程與信息部;

3.中國石油管道局工程有限公司投產(chǎn)運(yùn)行公司行政服務(wù)中心;

4.中國石油管道局工程有限公司第四分公司定向鉆分公司）