大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理探討

聶利樂

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和IT時(shí)代的到來，單軌式的檔案管理方式逐步被雙軌制管理模式所代替，尤其是當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)將逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域并逐步普及。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來給社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展帶來了不同的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;研究與分析

隨著我國科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和物聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，來自社會(huì)組織的大量信息已經(jīng)產(chǎn)生了巨大的數(shù)據(jù)群，這些數(shù)據(jù)群不斷衍生，逐步推翻了“云”概念，并為進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行了必要的推動(dòng)。由于信息技術(shù)（尤其是Internet的迅速發(fā)展）對(duì)社交生活的影響，檔案管理員已經(jīng)開始意識(shí)到，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已成為檔案文件管理的基本工具和技術(shù)之一。因此，積極利用大數(shù)據(jù)和Internet平臺(tái)與傳統(tǒng)管理方法集成的管理方法，可以為企業(yè)檔案管理構(gòu)建一種更廣泛而有效的管理模式。

一、基于大數(shù)據(jù)運(yùn)用的檔案智能管理的必要性

對(duì)于大數(shù)據(jù)運(yùn)用的檔案智能管理的必要性來說，檔案的大數(shù)據(jù)智能管理是高效便捷查找與使用文件的必然要求。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，檔案管理早已不再局限于傳統(tǒng)的電子文檔和歷史數(shù)據(jù)檢索，而是支持來自不同崗位的實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。在傳統(tǒng)的文件管理模式下，用戶可以通過簡單的切換生產(chǎn)子系統(tǒng)來檢索歷史數(shù)據(jù)，或致電相關(guān)部門獲取實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)?；诖髷?shù)據(jù)的文件檔案智能管理與來自各種業(yè)務(wù)生產(chǎn)子系統(tǒng)的大量文件數(shù)據(jù)結(jié)合在一起，讓用戶只需獲取和定制文件智能管理系統(tǒng)，即可快速提取所需的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括實(shí)時(shí)滾動(dòng)數(shù)據(jù)。通過使用大數(shù)據(jù)式檔案管理，我們可以快速達(dá)到“發(fā)現(xiàn)問題—搜索數(shù)據(jù)—提供解決方案”的最終目標(biāo)。

另一方面，智能檔案管理是提高文件管理水平的一項(xiàng)基本任務(wù)。近年來，諸如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和寬帶無線等新的信息和通信技術(shù)迅速興起，新技術(shù)應(yīng)用程序的成熟為轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)操作模式創(chuàng)造了更多更新的機(jī)會(huì)，并為有效促進(jìn)文件管理模式創(chuàng)新提供了重要基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代給現(xiàn)有檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)的檔案與文件管理需要面對(duì)大量爆炸性的數(shù)據(jù)信息，這給傳統(tǒng)的文件管理模式帶來了一系列挑戰(zhàn)和困境，主要是在以下幾個(gè)方面有所體現(xiàn)：

（一）對(duì)常規(guī)檔案管理概念的影響。傳統(tǒng)的文件管理任務(wù)主要是在不同類型的文件和不同級(jí)別的文件管理概念的指導(dǎo)下組織和管理所有類型的文件;而大數(shù)據(jù)時(shí)代各種文件是交織在一起的，這種數(shù)據(jù)信息在進(jìn)行管理時(shí)，管理者要具備強(qiáng)大的決策能力、敏銳的信息發(fā)現(xiàn)能力和清晰的解析能力等，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來可以說已經(jīng)推翻了傳統(tǒng)的文件管理概念，讓檔案管理工作邁上了一個(gè)新的臺(tái)階。

（二）對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種類型的文件檔案基本形式已從傳統(tǒng)發(fā)展到大數(shù)據(jù)時(shí)代，即從我們熟知的紙質(zhì)檔案為主的階段逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)為主的網(wǎng)絡(luò)電子檔案。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技水平的提高，企業(yè)檔案的數(shù)量與日倶增，呈直線型大幅增長，在這種形勢(shì)下，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案管理方式已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息管理工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，文件管理的重點(diǎn)是歸檔大量信息，但要專業(yè)地處理這些文件信息并發(fā)掘其中包含的巨大價(jià)值，然后更好地使用所有文件管理器，實(shí)現(xiàn)文件管理的科學(xué)性和高效率。以上是我們亟須考慮的重點(diǎn)問題。

（三）對(duì)檔案管理人員的工作高要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案文件管理正朝著更高水平的專業(yè)知識(shí)和更加多元化和開放性的階段發(fā)展，大數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)云計(jì)算之間的關(guān)系非常緊密，檔案文件管理在收集、管理和使用方面與過去大不相同，比如，基于大數(shù)據(jù)的檔案管理需要處理相關(guān)信息的分布式體系結(jié)構(gòu)，這些高端和精密的工作都對(duì)檔案管理工作者的管理概念和專業(yè)技能提出了更多的要求，所有這些都使現(xiàn)代檔案管理人員面臨著更大的“不進(jìn)則退”的困境和挑戰(zhàn)。

三、大數(shù)據(jù)支持下檔案管理體制改革的策略

（一）搭建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，提供高價(jià)值信息資源。千里之行，始于足下。建立一個(gè)高效率的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)是創(chuàng)新檔案文件管理模型“千里之行”的第一步，只有做好這個(gè)基礎(chǔ)，我們才能進(jìn)一步構(gòu)建文件管理系統(tǒng)的信息管理模型。隨著企業(yè)規(guī)模和業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)在大幅度增長，檔案管理人員面對(duì)大量的文件信息如果堅(jiān)守傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，不僅會(huì)占據(jù)檔案管理的大量空間，而且會(huì)浪費(fèi)文件管理人員不必要的工作時(shí)間。因此，在大數(shù)據(jù)的支持下，檔案管理部門有必要及時(shí)轉(zhuǎn)變文件管理模式，建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，儲(chǔ)存或查詢檔案。例如，構(gòu)建一個(gè)相應(yīng)的檔案信息平臺(tái)，或者將大數(shù)據(jù)用于建立一種電子文件管理系統(tǒng)，在這個(gè)文件管理信息平臺(tái)中科學(xué)設(shè)置資源管理渠道，以最大程度地提高檔案管理的工作質(zhì)量。同時(shí)，將常規(guī)的紙質(zhì)文件管理整合到大數(shù)據(jù)中，可以有效實(shí)現(xiàn)常規(guī)紙質(zhì)文件的信息化轉(zhuǎn)換，這種操作可以使平臺(tái)為企業(yè)工作發(fā)展提供更多有價(jià)值的信息資源供給。

（二）深入挖掘檔案文件資源，增強(qiáng)檔案資源共享能力。首先，企業(yè)可以有效利用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，結(jié)合多種信息管理方法來實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理，創(chuàng)建適合文件信息管理模式的管理環(huán)境，并為相關(guān)信息文件創(chuàng)建一個(gè)針對(duì)性的管理系統(tǒng)，然后通過這個(gè)管理系統(tǒng)，在企業(yè)的各個(gè)職能部門之間集成信息，進(jìn)而提高數(shù)據(jù)檔案信息的管理水平。其次，企業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建要做到及時(shí)響應(yīng)，與時(shí)俱進(jìn)地更新計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等設(shè)備，為每個(gè)職能單位的文件信息管理服務(wù)器建立一個(gè)單獨(dú)的子系統(tǒng)，部署專門的服務(wù)器維護(hù)人員。再次，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案文件信息管理是一項(xiàng)科學(xué)而系統(tǒng)的工程，在此過程中，管理人員應(yīng)深入開展檔案資源挖掘，提升信息共享能力，最大程度地提高大數(shù)據(jù)文件信息利用效率。

（三）提高檔案安全重視程度，優(yōu)化信息系統(tǒng)管理。為有效防范檔案信息管理過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，有關(guān)單位應(yīng)該在認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新檔案管理模式，加大檔案管理方面的資金投入力度，完善基礎(chǔ)工作設(shè)施。同時(shí)積極采取各種行之有效的措施，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。比如選擇配備具有檔案信息化管理專業(yè)知識(shí)的人員進(jìn)行培訓(xùn);或者聘請(qǐng)檔案信息化管理領(lǐng)域的專家學(xué)者，針對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化安全風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行授課，以提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng);有條件的單位還可以直接招聘專業(yè)人才，提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案的信息化管理流程尤其重要。企業(yè)可以根據(jù)本單位工作實(shí)際，制定符合發(fā)展特征的檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)，并在內(nèi)部進(jìn)行宣傳和普及，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照指定的工作標(biāo)準(zhǔn)和流程執(zhí)行，并且在數(shù)據(jù)共享的過程中盡量避免與外網(wǎng)接觸，建立一定的安全防御系統(tǒng)，嚴(yán)格工作程序，提升數(shù)據(jù)資料的安全系數(shù)，有效提高檔案信息化管理的整體質(zhì)量。

四、結(jié)語

在新的大數(shù)據(jù)環(huán)境中，充分收集、存儲(chǔ)和挖掘這些數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)來說不僅僅是一個(gè)難點(diǎn)，而且還是現(xiàn)代文件管理的重要機(jī)遇。因此，在Internet+先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上，檔案管理部門必須順應(yīng)當(dāng)前發(fā)展趨勢(shì)，努力改善傳統(tǒng)的檔案管理方案，積極整合用戶檔案管理要求，針對(duì)性地制定完善的文件管理模式，保證檔案文件管理的可持續(xù)發(fā)展。

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