高校辦公室管理現(xiàn)代化建設思考

陳琦光

【摘要】本文首先分析了高校辦公室工作的主要特點，并研究高校辦公室管理工作的現(xiàn)代化建設方式，主要包括以下幾方面：積極運用現(xiàn)代化的管理方式;提高管理隊伍的工作水平;加強對于信息技術手段的應用。

【關鍵詞】高校;辦公室管理;現(xiàn)代化建設

高校辦公室管理工作的內容主要包括協(xié)調、參謀、服務等許多方面，業(yè)務范圍十分廣泛，具有很強的綜合性。目前，高校在辦學理念和人才培養(yǎng)方式上進行了綜合改革，在這一背景下，也對高校辦公室管理工作提出了新的要求，高校辦公室在管理工作中要不斷提高現(xiàn)代化建設水平，服務于學校各個部門。

一、高校辦公室工作的主要特點

（一）工作內容復雜，綜合性強。高校辦公室工作的一項明顯特征是工作內容上具有很強的復雜性與綜合性。首先，高校辦公室具有對學校領導指示以及重要決策進行落實的職能，負責將學校領導的指令與政策通過文件與會議等方式傳達給學校的各個職能部門，從而使指令和政策得到有效落實。與此同時，高校辦公室還負責對有關學校教師與學生的各項具體情況向有關領導進行匯報，使學校領導通過辦公室所反映的內容開展管理工作。相對于學校的各個職能部門，學校辦公室的工作特點具有更強的綜合性，對于學校各項業(yè)務的實施，以及教學安排和招生計劃、財務收支等方面，高校辦公室都發(fā)揮著重要作用。

（二）具有服務性質。服務性是高校辦公室工作中的主要特點之一，在具體工作中既要服務于上級領導，也要服務于學校師生及員工。其服務職能具體包括收文和發(fā)文、組織和安排學校內部各項會議，以及車輛管理、印章管理和檔案管理等方面的工作。除此之外，高校辦公室也發(fā)揮著與政府、其他學校與單位之間的溝通作用，具有很大的服務范圍。

（三）具有較強開放性。高校辦公室工作還具有開放性強的特點，同時是一種具有窗口性質的公關機構。高校在辦學時，為了提升學校的影響力，獲得更多的生源，需要通過與公眾建立良好互動以提高自身的知名度。在這一過程中，高校辦公室發(fā)揮著與公眾之間進行交流溝通的作用，從而幫助學校獲得政府部門和企事業(yè)單位的支持。因此需要高校辦公室工作人員具有很強的表達能力與交流能力。

二、高校辦公室管理工作的現(xiàn)代化建設

（一）創(chuàng)新管理方式。在高校辦公室的管理工作中，首先要對管理方式作出積極創(chuàng)新，運用先進的管理方式，提升辦公室管理工作的現(xiàn)代化水平。1.運用目標化管理。目標化管理方式是目前許多社會組織廣泛采用的一種管理方法，其主要特點為注重全員參與管理、強調自我控制，能夠將成果與利益進行有效結合，同時強調目標激勵。將目標化管理應用于高校辦公室管理工作中，能夠促進工作效率的提高。在應用這一管理方式時，需要按照各個部門的工作特點與性質制定不同的目標，并結合學校目前的重點工作內容，改進部門工作方式。還要對工作人員的目標作出有效確定，可以根據(jù)不同的崗位職責制定具有差異的目標。最后要重視對目標的考核與管理，合理應用考核結果，具體可以從部門目標與個人目標兩方面開展考核。并建立相應的部門，合理制定出考核規(guī)則，采取有效的獎懲制度。2.運用系統(tǒng)化管理。在應用系統(tǒng)化管理方式時，需要充分重視系統(tǒng)性與全局性，并且在此基礎上采取合理的分工方式，實現(xiàn)系統(tǒng)性與具體分工的有效結合。在高校辦公室管理工作中，需要對高校的科研、人才培養(yǎng)和社會服務等基本職能作出充分把握，從系統(tǒng)的角度將辦公室管理工作與高校的基本職能進行結合。還要在充分發(fā)揮服務能力的基礎上，通過與其他工作的對比和聯(lián)系，與學校的其他部門進行有效合作，并對工作內容進行合理的分工。3.運用精細化管理。精細化管理是指在管理過程當中充分重視各項細節(jié)，從而提升管理水平。精細化管理方式主要依靠制度的合理建設與實施。目前的高校辦公室管理工作具有復雜繁瑣、臨時業(yè)務較多的特點，因此要通過建立一定的制度規(guī)范，對各項工作作出合理的規(guī)劃與管理。具體應包含員工的出勤、請假管理，會議的安排和記錄等方面。同時要細化人員的分工，對辦公室工作人員的工作內容、主要職責、工作性質等方面作出詳細規(guī)劃。對于一些隨機性較強的工作，也應按照此前的工作經驗作出合理判斷。對工作的時間、內容與結果進行量化。

（二）提升管理隊伍水平。管理隊伍的工作水平對于高校辦公室管理工作的開展具有重要影響，在具體工作中，需要不斷提高管理隊伍的專業(yè)化程度，才能更好促進高校辦公室管理的現(xiàn)代化建設。在高校辦公室管理人員的選擇上，首先需要選擇具備一定專業(yè)知識背景的人員。目前，多數(shù)高校的辦公室管理人員為碩士研究生，在一些重點大學對管理人員的要求更高，要求管理人員為985、211高校的碩士研究生或博士研究生。通過選擇具有較高學歷的管理人員，有利于在工作中更好把握工作目標與工作內容，并且具有一定程度的經驗積累。另外還需要注重專業(yè)人才的選擇，逐步提升管理人員的專職化程度。在合理選擇管理人才的基礎上，還應定期開展具有針對性的培訓工作。學校應根據(jù)自身情況制定合理的人才培訓計劃，在培訓過程中注重規(guī)劃設計，根據(jù)管理內容的差異性合理安排培訓內容，確保具有良好的針對性。同時也應定期組織辦公室管理人員進行校外交流活動，促進其積極學習先進的管理理念，更有利于提升管理水平。還可以選擇辦公室管理人員參加與教學及管理工作相關的研討會議，在相互交流過程中促進管理隊伍水平的提高。對于高校辦公室管理人員自身來說，需要樹立終身學習的理念，提升個人素質，從而更好適應辦公室管理工作的變化，充分滿足工作要求。此外還應在工作中積極總結相關工作經驗，通過仔細觀察發(fā)展中存在的問題，在借鑒他人經驗的基礎上采取合理的改進措施。

（三）加強信息技術手段的應用。目前信息化管理手段在辦公室管理工作中逐步得到推廣，能夠顯著提升管理效率。因此，高校辦公室應對辦公設備進行升級，引進信息技術管理人才。利用網絡系統(tǒng)對信息進行獲取、分析與整理，能夠確保信息數(shù)據(jù)具有較高的質量，更好滿足現(xiàn)代化建設的需求。其中可以通過以下措施促進高校辦公室管理的信息化。第一，應加強信息化基礎設施的建設。在辦公室信息化管理中，主要依靠包括計算機與網絡在內的信息化設備，為了實現(xiàn)信息化管理的目標，高校應加強對于信息化基礎設施建設的資金投入，在各個辦公室中安裝電子信息系統(tǒng)，提高計算機硬件與軟件配置水平。加強校園網絡建設，確保校園范圍內全面實現(xiàn)網絡覆蓋，并重點加強辦公區(qū)域、圖書館及科研區(qū)域的網絡建設。第二，應重視對信息技術的應用。通過合理應用信息技術，能夠有效促進高校辦公室管理工作水平與工作效率的提升。在具體工作中，應積極利用信息化管理平臺，對各院系與部門的信息進行收集整理與傳遞工作，在此基礎上建立系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫。利用大數(shù)據(jù)技術進行各類數(shù)據(jù)資源的分析工作，建立完整的信息化管理體系。通過上述措施能夠促進各類信息資源的高效利用。第三，在加強信息技術手段應用的同時，還需要做好信息安全管理工作，建立信息安全管理制度。具體可以采取身份認證、訪客登記等措施，有效進行賬號管理以及信息發(fā)布等工作，對操作人員權限進行全面規(guī)范。還應保證辦公室工作人員熟練應用信息技術方式開展管理工作，采取相應的培訓措施促進辦公室管理人員掌握常見辦公軟件。

三、結論

高校辦公室工作具有較強的綜合性，同時具有較高的服務性與開放性。高校辦公室管理的現(xiàn)代化建設當中，需要積極創(chuàng)新管理方式，提升管理隊伍的工作水平，在具體工作中還應加強信息技術手段的應用。

【本成果受廣東省教育科學“十三五”規(guī)劃項目（新時代高校行政事務預約服務機制創(chuàng)新研究，2018GXJK040）資助】

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