提高國有企業(yè)辦公室工作效率探討

張海濱

【摘要】辦公室復(fù)雜多樣的工作特性給日常工作出現(xiàn)的常態(tài)帶來了挑戰(zhàn)，對大局意識、政治意識、責(zé)任意識的重視，也推進了國有企業(yè)向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化發(fā)展的新形勢。作為中樞機構(gòu)，必須對國有企業(yè)辦公室的工作進行創(chuàng)新改革，提高辦公室的工作效率，實現(xiàn)提高整體素養(yǎng)的目標(biāo)，獲得更好的發(fā)展和認可。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);辦公室工作;措施;工作效率

國有企業(yè)辦公室是中樞機構(gòu)，對國有企業(yè)發(fā)展起著重要的紐帶作用。其包含的內(nèi)容和職能性都比較多，任務(wù)量也較繁雜。既要反饋辦公室工作的實際狀況，又要收集精準(zhǔn)信息來助力企業(yè)管理層的有用決策信息。而國有企業(yè)有著規(guī)模龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、流程繁瑣的特點。在國家要求和競爭激烈的環(huán)境下，作為國有企業(yè)的辦公室，必須做出相應(yīng)對策，提高辦公室的工作效率，適應(yīng)瞬息萬變的市場環(huán)境，實現(xiàn)國有企業(yè)提高辦公室工作效率的目標(biāo)。

一、國有企業(yè)辦公室管理的目標(biāo)和含義

國有企業(yè)管理有特殊的組織特點，計劃縝密、約束性強。在我國市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的大環(huán)境下，人力資源分配的合理性、成本控制的科學(xué)性、企業(yè)工作規(guī)劃的條理性都是國有企業(yè)工作繁瑣復(fù)雜的探討方向。完善和提高工作效率是國家對中樞機構(gòu)創(chuàng)新戰(zhàn)略的重要關(guān)注，更是市場經(jīng)濟的支柱之一。具體表現(xiàn)為：在辦公室實踐工作中，縮短目標(biāo)的差距性、收集信息的有效性、管理的執(zhí)行性和監(jiān)督的阻礙性得以提升，是提高國有企業(yè)辦公室工作效率的核心含義和目標(biāo)所在。

二、國有企業(yè)辦公室管理存在的難題

（一）職責(zé)劃分不清晰。國有企業(yè)的辦公室工作中，雜亂繁瑣的事物往往無層次，邏輯條理無章法，管理比較差。辦公室需要調(diào)度企業(yè)中的各個部門，調(diào)節(jié)企業(yè)中的各種突發(fā)狀況，使得本就繁多的工作陷入雜亂，工作人員的分工和各自的職責(zé)劃分也不夠清晰，給實際工作增加了困難，達不到指定的目標(biāo)。又加上國有企業(yè)精簡機構(gòu)的實施，加大了辦公人員的工作量。除了信息上傳下達、工作督導(dǎo)落實、辦文辦會、材料寫作、國安保密的基本工作外，還要開展制度建設(shè)、信息化等工作，可以說工作內(nèi)容非常復(fù)雜。不僅加大了辦公人員的工作壓力，更會增大工作中出錯的概率，不利于提高國有企業(yè)辦公人員的素質(zhì)。

（二）級別不明地位不高。國有企業(yè)辦公室人員的工作主要是協(xié)助下達指令并監(jiān)督執(zhí)行，本應(yīng)具備一定的公職地位。但在實際工作進行中，辦公室人員的工作有事無巨細的特點，導(dǎo)致更多的時候被認為是企業(yè)的后勤機構(gòu)、輔助部門。不能像企業(yè)其他職能部門一樣得到領(lǐng)導(dǎo)和同事們足夠的關(guān)照和重視，辦公室工作的重要性沒有得到足夠的理解和認可，為企業(yè)作出貢獻和在崗位上兢兢業(yè)業(yè)的員工，不能從其工作中獲得相應(yīng)的位置和待遇，導(dǎo)致辦公人員的工作熱情不高，有時甚至?xí)霈F(xiàn)畏難和抵觸情緒，從而嚴(yán)重影響工作效率，也會給國有企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)造成一定的影響。為此，我們應(yīng)大力提倡業(yè)務(wù)能力強、專業(yè)素養(yǎng)高的工作人員參與管理之中，確保辦公室工作處理及時和有序進行。

（三）實權(quán)小效率低。辦公室工作對接的層面比較多，面對的都是一些具體工作，本身的權(quán)力較低，除了辦理事務(wù)性工作外，幾乎不能在實際工作中對決策有決定性作用，使得辦公室的工作效率大打折扣。制度制定、工資待遇和員工聘辭等方面均不具備權(quán)利，流程安排難以得到及時有效的處理，辦公室人員只能起到傳遞信息的作用，沒有決策的權(quán)利，在安排和執(zhí)行各項具體工作時受阻，導(dǎo)致效率得不到提高，并出現(xiàn)不服從辦公室管理和無視辦公室工作的不穩(wěn)定現(xiàn)象，給國企辦公室的發(fā)展造成了不良影響。

（四）服務(wù)職能到不了位。服務(wù)職能是辦公室的基礎(chǔ)性工作，其作用的發(fā)揮得不到最佳的狀態(tài)，存在一定的官僚主義現(xiàn)象。國有企業(yè)在傳統(tǒng)歷史的影響下，時常出現(xiàn)門難進、事難辦、臉難看的現(xiàn)象，更是有優(yōu)先處理上級交辦的任務(wù)，拖延對待基層和職工需求的消極現(xiàn)象，事務(wù)得不到迅速的處理。國有企業(yè)辦公室還存在人員配置和職能定位不明確的缺點，一崗多責(zé)的常態(tài)給本就有著大量工作的辦公室人員增加了負擔(dān)，長時間的壓抑情緒使人產(chǎn)生煩躁和逆反心理，失去了工作的熱情和耐性，大大降低了工作的效率，容易產(chǎn)生矛盾。

三、提高國有企業(yè)辦公室工作效率的措施

（一）引進自動化管理技術(shù)。新時期辦公室的自動化辦公平臺越來越受推崇，應(yīng)使國有企業(yè)的辦公室工作人員廣泛得到應(yīng)用，實現(xiàn)辦公室工作的高效便捷。引進自動化管理技術(shù)不僅是標(biāo)準(zhǔn)化的提升，更對促進辦公室工作效率起到?jīng)Q定性作用。工作人員通過學(xué)習(xí)管理平臺的專業(yè)技能，在自身業(yè)務(wù)能力獲得提高的同時，對工作實效性的增強更為有利。盡早實現(xiàn)自動化的辦公環(huán)境，讓信息化網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)在國有企業(yè)的辦公室普及和發(fā)展，使辦公室的各項工作發(fā)生根本的改變，提高整體服務(wù)能力。國有企業(yè)必須按照黨和國家及企業(yè)制度的要求規(guī)范化管理和運作，決不能疏忽工作的細節(jié)，避免造成損失和不利的影響。在自動化管理中強化執(zhí)行管控，加強自我管理，定期審核工作成果，嚴(yán)肅評定服務(wù)能力，及時修正工作細節(jié)減少執(zhí)行偏差。硬件設(shè)施與高素質(zhì)辦公人才的完美組合才是國有企業(yè)提高辦公室工作效率的有效措施。

（二）提升管理質(zhì)量。提高管理工作人員的自身素質(zhì)是更為重要的，對于辦公室工作而言，人才的因素往往起著決定性的作用，提高工作效率實際上是對人才的更好利用和發(fā)展。國有企業(yè)辦公室工作有著內(nèi)容多、事務(wù)瑣碎的特點，且工作環(huán)境單一，對工作敷衍應(yīng)付的情況時有發(fā)生，因此，為人才提供更有效的激勵政策和完善考核制度是推進辦公室工作效率的有效措施。人才素質(zhì)的優(yōu)劣直接影響工作的成效，強化人才隊伍的素質(zhì)教育和壯大隊伍的發(fā)展迫在眉睫。國有企業(yè)一定要引進更多的管理人才，用更好的環(huán)境去吸引優(yōu)秀的人才，對已有的人員進行培訓(xùn)提高，并量身定制適合自身特點的培訓(xùn)學(xué)習(xí)課程，提升管理質(zhì)量，提高管理和工作能力。

（三）重視職業(yè)能力。國有企業(yè)辦公室人員職業(yè)能力的高低，對企業(yè)發(fā)展走向帶來深遠的影響，職業(yè)能力是形成企業(yè)聲譽的關(guān)鍵，其作用不容忽視。那么，國有企業(yè)辦公室的管理人員在工作中的能力表現(xiàn)便成了重要的因素，應(yīng)該更加嚴(yán)格規(guī)范執(zhí)行流程，把工作做得更加細致，避免出現(xiàn)工作嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象。國有企業(yè)應(yīng)該依據(jù)自身情況，建立更加完善和健全的辦公規(guī)范機制，使辦公室的工作人員素質(zhì)得到較大的提升，重視考核的相關(guān)工作，加強評定制度和監(jiān)督到位，采取更加有效的應(yīng)對措施來提高國有企業(yè)辦公室的工作效率。

（四）采納新型觀念。幫助辦公室工作人員樹立新型辦公觀念是提高工作效率的又一舉措，促進國有企業(yè)更好地發(fā)展。按照領(lǐng)導(dǎo)的指示開展工作的陳舊觀念使得自身工作的創(chuàng)造性比較差，沒有主動意識，害怕承擔(dān)責(zé)任，更是影響工作效率。所以，必須讓辦公室管理人員形成主動服務(wù)的意識，應(yīng)該走進基層了解工作中的實際需要和心聲，這樣才能保障工作人員的利益，根據(jù)實際需要安排工作和調(diào)節(jié)工作，精準(zhǔn)性得到提升，工作效率的成果才能突顯。

（五）明確職責(zé)嚴(yán)肅紀(jì)律。先進企業(yè)的共性都有著完善的辦公室管理體系，各個層次都有著明確的職責(zé)分工和獎懲機制，在激烈的市場環(huán)境中站穩(wěn)腳跟。加強改革的力度，定位辦公室各項規(guī)章制度的責(zé)任劃分，使辦公室工作走向正規(guī)化軌道，確定工作人員的崗位內(nèi)容和工作職能，采取責(zé)任制管理。明確管理流程，杜絕公物私用、以權(quán)謀私等現(xiàn)象，成就一批經(jīng)驗豐富、嚴(yán)肅認真的高素質(zhì)人才團隊，整體提高辦公室的工作效率。

四、總結(jié)

國有企業(yè)辦公室的工作有重要的管理主體，認識到國有企業(yè)辦公機制的結(jié)構(gòu)完善和人員管理的重要性是做好辦公室工作的核心，提高工作人員的責(zé)任意識和辦事效率是幫助提高辦公室監(jiān)督管理和實現(xiàn)提高工作效率的重要因素，幫助企業(yè)有效應(yīng)對市場競爭和政府要求，分析國有企業(yè)辦公室工作中的常態(tài)現(xiàn)象，及時研究成因，解決問題。

【參考文獻】

[1]辛鵬.如何提高企業(yè)辦公室人員的工作效率與綜合素質(zhì)[J].人力資源，2019（16）：38.

[2]毛岳云.如何提高國有企業(yè)辦公室的執(zhí)行力[J].企業(yè)改革與管理，2016（11）：69.

[3]鄧靜，王雪酈.關(guān)于如何提高企業(yè)辦公室工作效率探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（09）：7-8.