高職院校辦公室短板與對策研究

衛(wèi)長林

【摘要】高職院校辦公室在促進學(xué)校發(fā)展中承擔(dān)著協(xié)調(diào)溝通、服務(wù)保障等職責(zé)。把全體管理服務(wù)部門和教學(xué)單位聯(lián)動起來服務(wù)學(xué)校發(fā)展，辦公室發(fā)揮著重要作用，地位尤為重要。文章分析了目前高職院校辦公室工作的短板現(xiàn)狀，并提出了解決問題的對策。

【關(guān)鍵詞】高職院校;辦公室;短板;對策

在高職院校的內(nèi)設(shè)機構(gòu)中，不能把辦公室的地位和作用與其他管理服務(wù)部門、教學(xué)單位同等而論。在所有的內(nèi)設(shè)機構(gòu)中，辦公室處于樞紐位置，其工作性質(zhì)是綜合性的，服務(wù)是全面性的。辦公室的運轉(zhuǎn)對學(xué)校的正常運行和治理都有著非常重要的作用。對高職院校辦公室存在的短板進行分析，探討克服短板的策略，提高辦公室工作水平，對增強高職院校的治理能力，提升治理水平，服務(wù)學(xué)校發(fā)展改革都具有非常重要的作用。

一、目前高職院校辦公室存在的短板分析

（一）人手不足。大多數(shù)高職院校是近年來中職、中專升格組建的。加之近些年各級政府都非常重視高等職業(yè)教育，在硬件上給予了大量投入，高職院校教學(xué)設(shè)施、實訓(xùn)條件、校園環(huán)境等有了很大改善，招生規(guī)模不斷加大，但教職工隊伍的增加沒有跟上學(xué)生增加的比例，導(dǎo)致教職工總體不足。學(xué)校以教學(xué)為中心，在招考教職工時首先考慮到教學(xué)一線需要，一般很難直接招錄人員到辦公室工作。辦公室在缺人時，學(xué)校一般采取專業(yè)教師兼職的辦法處理，但實際上，這部分教師的精力主要還是在教學(xué)上，辦公室人手不足的問題沒有從根本上解決。

（二）業(yè)務(wù)能力不強。辦公室辦文、辦會、辦事本身要求很高，由于人手不足，很多工作都是應(yīng)付式、交差式完成，工作質(zhì)量上不去，根本談不上發(fā)揮參謀助手的作用。很多教師在兼職辦公室工作時，又把辦公室工作當(dāng)成“副業(yè)”，沒有認真學(xué)習(xí)鉆研辦公室應(yīng)知應(yīng)會知識，長期下來，工作能力自然提升不起來。比如，很多辦公室人員對公文的文種、公文的流程處理都不清楚，經(jīng)常出現(xiàn)請示報告一起用或混用的情況;又如，在撰寫公文時，用學(xué)術(shù)語體來表達，完全不符合公文要求。辦公室崗位要求的能力達不到，工作開展起來非常吃力，導(dǎo)致很多專業(yè)教師不愿到辦公室工作，更加重了辦公室人手不足的惡性循環(huán)。

（三）服務(wù)水平跟不上。近年來，中央對高校黨的建設(shè)非常重視，同時對高校的意識形態(tài)工作、國家安全人民防線等工作提出了很多而且很高的要求。這些工作，要求學(xué)校黨委都要承擔(dān)起主體責(zé)任。作為參謀職能的辦公室，必須協(xié)助提出工作方案和貫徹落實的建議，學(xué)校黨委決定后還要牽頭做好這方面的工作。從這些年的工作看，高職院校的黨建工作工作是有缺失的，工作基礎(chǔ)差，懂黨建工作的干部很少，跟不上全面加強從嚴治黨的需要;對高校意識形態(tài)安全面臨的沖擊認識不足，處置能力跟不上，等等。還有辦公室人員在工作中缺乏預(yù)見性，沒有根據(jù)學(xué)校工作規(guī)律做好服務(wù)，工作中“見子打子”的多，超前思考的少;就問題而解決問題的多，從制度上解決問題的少。比如，校長辦公會上，經(jīng)常出現(xiàn)議題議而不決的情況，問題根源在于會前醞釀、征求意見不充分。辦公室在這種情況下，要有觀堂下之陰而知日月之行的敏銳性，舉一反三，找出根源，從源頭上解決會前充分醞釀的問題，不成熟的議題一定不能上會，不能把決策會開成討論會。

（四）協(xié)調(diào)溝通不到位。一方面，是辦公室內(nèi)部的溝通問題。高職院校辦公室內(nèi)部一般都設(shè)置了文秘、行政、檔案管理等科室，有的還掛靠著發(fā)展中心、采購辦等。從運行看，內(nèi)部科室之間溝通不到位，都只管自己的“一畝三分地”，協(xié)作配合不很好，工作合力沒有形成。某個工作崗位的人員離開后，工作就難以運轉(zhuǎn)了。辦公室內(nèi)部輪崗不夠，工作人員掌握的本領(lǐng)單一，這也是不能協(xié)作補位的一個重要原因。另一方面，是辦公室與平級管理服務(wù)部門、教學(xué)單位之間的溝通問題。學(xué)校有一個特殊現(xiàn)象，就是部門與部門、部門與教學(xué)單位之間認為都是平等的，在工作中不愿主動找對方協(xié)商溝通，一遇到問題就向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，這種思維和工作方式很不利于工作推進。辦公室在這種情況下要主動出面，成為部門之間、教學(xué)單位之間的橋梁，把與事項有關(guān)的部門組織起來共同探討問題，確實需要學(xué)校層面作決策的，經(jīng)協(xié)商一致后提出方案再報請學(xué)校研究。所以，辦公室要發(fā)揮樞紐作用，不能僅僅滿足于當(dāng)“復(fù)印機”“傳聲筒”。

二、解決高職院校辦公室短板的對策探討

（一）要重視辦公室工作。辦公室在學(xué)校的管理服務(wù)部門、教學(xué)單位中作用是非常大的，不能等同于其他部門和教學(xué)單位。如果辦公室運轉(zhuǎn)不好，整個學(xué)校運轉(zhuǎn)正常是不太可能的。學(xué)校黨委、行政要認清辦公室的地位和作用，重視辦公室建設(shè)。

（二）要加強隊伍建設(shè)。第一是要選好辦公室主任。辦公室的特殊地位和作用，決定了擔(dān)辦公室主任的人選很關(guān)鍵?？傮w要求是，辦公室主任要有大局全局觀念，具備較強的管理能力，善于表達和擅長溝通協(xié)調(diào)，還要有較強的文字功底等。第二是選好干部職工。一方面，在公開招錄時，有針對性的招錄行政管理、語言文字、文學(xué)類等專業(yè)的畢業(yè)生進入辦公室，給辦公室增加專業(yè)化、年輕化人才，為辦公室注入新力量，增添新活力;另一方面，可以報政府人事部門批準后，在一定范圍公開遴選，選取曾經(jīng)有辦公室工作經(jīng)歷的人員，確保招來的人員是熟手，到了就可以用。部分高職院校近年來采取了這種方式，一些在黨和政府機關(guān)工作過的人員進入了高職院校辦公室工作，效果很明顯。這部分人員的溝通協(xié)調(diào)能力、工作視野、文稿寫作的優(yōu)勢得到了充分展現(xiàn)，教職工也是認可的。第三是加強辦公室人員培訓(xùn)。辦公室要服務(wù)學(xué)校全面工作，除了培訓(xùn)辦公室必備的業(yè)務(wù)知識和技能外，還要安排辦公室人員參加教學(xué)、思政、黨務(wù)、職業(yè)教育發(fā)展政策等方面的培訓(xùn)，讓辦公室人員熟悉了解學(xué)校全面工作，才能跟得上服務(wù)步伐。第四是抓好校內(nèi)辦公室系統(tǒng)人員的建設(shè)。高職院校辦學(xué)規(guī)模擴大后，有的服務(wù)部門和教學(xué)單位教職工人數(shù)增加，有的教學(xué)單位學(xué)生人數(shù)達三四千人，教職工達四五十人。這種情況下，就要有辦公室的角色發(fā)揮作用。學(xué)校辦公室要主動作為，牽頭抓好管理服務(wù)部門、教學(xué)單位的辦公室隊伍建設(shè)，可以通過上掛跟訓(xùn)、專題辦班培訓(xùn)、下基層現(xiàn)場指導(dǎo)等方式進行培訓(xùn)，把整個學(xué)校辦公室系統(tǒng)人員的水平提升起來。

（三）辦公室自身要加強建設(shè)。如果前面兩個方面的問題解決了，那接下來就是辦公室身自需要解決的問題。辦公室自身建設(shè)，第一是把職責(zé)搞清楚，知道辦公室應(yīng)該做什么，這是開展好工作的前提，不能出現(xiàn)工作缺位。第二是要明白標準是什么，工作要達到什么水平才符合要求。比如辦理文件，必須執(zhí)行公文的相關(guān)規(guī)定，不能憑想當(dāng)然、自作主張。第三是要履行好職責(zé)和達到標準的辦法是什么，這就是要加強學(xué)習(xí)，悟透工作要求，提高工作本領(lǐng)和業(yè)務(wù)能力。第四是建立工作制度，比如在文件管理、公務(wù)接待、車輛管理等方面都要用制度來規(guī)范，通過制度管理提高辦公室工作效能。如果解決了有人、有能力、有制度的問題，那辦公室的運轉(zhuǎn)就基本正常了。第五是要善于協(xié)調(diào)溝通。通過定期工作例會、個人報告工作、工作輪崗等方式加強內(nèi)部溝通，既增進工作交流了解全面工作，又能相互學(xué)習(xí)提高，變“單打獨斗”為“協(xié)同作戰(zhàn)”。還要加大與其他部門、教學(xué)單位之間的溝通，爭取工作支持。要帶動部門與部門、部門與教學(xué)單位之間的主動溝通，形成共識，共同推進工作。

三、結(jié)語

在推進職業(yè)教育改革發(fā)展的關(guān)鍵時期，各高職院校特別是主要領(lǐng)導(dǎo)要重新審視辦公室工作，重視辦公室建設(shè)，從隊伍建設(shè)入手，強化培訓(xùn)教育，為辦公室發(fā)展?fàn)I造良好的外部環(huán)境。高職院校辦公室特別是辦公室主任要進入角色，站好位置，發(fā)揮帶頭人作用，在學(xué)校提供優(yōu)良的外部發(fā)展環(huán)境下，要借機加強內(nèi)部建設(shè)，樹好形象，錘煉過硬隊伍，提升自身發(fā)展水平，在學(xué)校管理部門、教學(xué)單位中走前列、作表率。通過內(nèi)外努力，解決工作短板，提高辦公室工作整體水平，助力學(xué)校發(fā)展。

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