新形勢下檔案管理現(xiàn)代化問題及改革對策

王素娟

摘 要：新形勢標(biāo)志著我國社會市場經(jīng)濟(jì)進(jìn)入全新的發(fā)展階段，推動著我國檔案管理工作的全面發(fā)展，為檔案管理現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)，然而在迎接新時代挑戰(zhàn)的過程中，檔案管理現(xiàn)代化卻面臨著諸多問題，極大限制了檔案管理事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，難以滿足新形勢對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需求。因此在檔案管理改革進(jìn)程中，應(yīng)解放思想、開拓創(chuàng)新，突破傳統(tǒng)檔案管理理念，尋求出全新的發(fā)展途徑。本文集合檔案管理現(xiàn)代化中所存在的問題，提出相應(yīng)的改革原則及路徑。

關(guān)鍵詞：新形勢;檔案管理;現(xiàn)代化

引言

在信息社會蓬勃發(fā)展的過程中，計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛普及與應(yīng)用，使得我國檔案管理不斷向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，切實地實現(xiàn)了檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。根據(jù)理論闡述及實證研究能夠發(fā)現(xiàn)，檔案管理現(xiàn)代化具體指檔案管理工作在信息、資源、技術(shù)等層面上的現(xiàn)代化與規(guī)范化，是利用互聯(lián)網(wǎng)思維、科學(xué)方法及現(xiàn)代化手段對傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行有效的統(tǒng)籌與規(guī)劃，實現(xiàn)提升工作效率、社會效益及經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展目標(biāo)。新形勢標(biāo)志著社會經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，明確了現(xiàn)代化發(fā)展的渠道及思路，推動了檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、自動化發(fā)展的進(jìn)程。然而在檔案現(xiàn)代化發(fā)展的過程匯總依舊存在著諸多的問題，深入分析檔案管理新問題的形成原因，發(fā)展機(jī)制及改革路徑，能夠有效推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。為我國檔案事業(yè)的健康發(fā)展，指明鮮明的發(fā)展方向。

一、檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容與重要性

1.檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)容

新時期發(fā)展過程中，檔案管理模式發(fā)生改變，同時，檔案管理現(xiàn)代化也出現(xiàn)很多新的管理內(nèi)容。在采用現(xiàn)代化檔案管理方式和內(nèi)容的過程中，最主要的是檔案工作技術(shù)的現(xiàn)代化，通過檔案工作技術(shù)的現(xiàn)代化工作方法，實現(xiàn)對檔案的有效查找、記錄、整理，這種現(xiàn)代化的工作方法是以先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)為基礎(chǔ)，不斷達(dá)到優(yōu)化檔案管理流程、實現(xiàn)各方面檔案信息內(nèi)容共享的目標(biāo)。同時，在檔案現(xiàn)代化管理過程中，對于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作也提出新要求，需要檔案管理人員，結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理工作的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，實現(xiàn)對檔案信息工作的有效記錄和整理，進(jìn)而保障相關(guān)資料在應(yīng)用的過程中更加方便，提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。對于檔案管理現(xiàn)代化人員的能力和素養(yǎng)也提出新要求，需要通過檔案干部知識化的方式，提升檔案管理人員較高的素養(yǎng)和能力，并且還要在檔案現(xiàn)代化管理工作中，具有計算機(jī)技術(shù)使用和創(chuàng)新能力，合理對檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備，進(jìn)行優(yōu)化和管理，從而最大程度地滿足新時期背景下的現(xiàn)代化檔案管理工作需求，提升工作質(zhì)量和發(fā)展效率。

2.重要性

檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，通過現(xiàn)代化檔案管理模式和方法，有助于滿足檔案數(shù)量快速增長的實際需求和客觀需要。并且經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得檔案管理的信息內(nèi)容變得復(fù)雜多樣，為有效提升檔案分類記錄、整理的質(zhì)量，減少工作花費的時間，需要通過現(xiàn)代化的檔案管理方法，對各單位數(shù)據(jù)資料進(jìn)行合理統(tǒng)計和整理，并且發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作效率提升。同時，檔案管理在現(xiàn)代化過程中，還存在缺乏檔案管理意識、投資力度有限的問題，這給檔案管理工作帶來很大挑戰(zhàn)。所以，加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，利用信息化技術(shù)管理檔案資料和數(shù)據(jù)，對于檔案信息高效處理和精準(zhǔn)利用起到積極作用和影響，也能間接地提高檔案管理人員對檔案管理工作的正確認(rèn)識和理解，全面參與到現(xiàn)代化技術(shù)和計算機(jī)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)當(dāng)中，實現(xiàn)對信息資源和檔案信息的高效分類處理，極大促進(jìn)工作效率提高。

二、檔案管理在現(xiàn)代化過程中所存在的問題

1.科學(xué)認(rèn)識缺乏

現(xiàn)階段，我國社會群體及單位機(jī)構(gòu)對檔案管理缺乏規(guī)范意識，簡單地認(rèn)為檔案管理是對作業(yè)流程、人員信息的總結(jié)與記錄。在檔案建立及存儲后，也很少能夠幫助單位提升現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)收益、社會效益及體系改革，很少得到充分地應(yīng)用。甚至存在部分單位或部門無法深入理解檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的價值與意義，無法及時地提供技術(shù)與資金層面上的幫助。導(dǎo)致檔案管理設(shè)備、技術(shù)及方法不能真正地引入到檔案管理體系中，致使檔案管理依舊沿襲傳統(tǒng)的分類、整理、記錄等作業(yè)體系。由此可知缺乏科學(xué)認(rèn)識是阻礙檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要原因及基本問題。在現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化發(fā)展的過程中，管理階層應(yīng)深入理解檔案現(xiàn)代化的價值與作用，從檔案管理改革的角度，創(chuàng)新管理方法，提升管理效率，增強(qiáng)檔案管理在經(jīng)營管理、政務(wù)管理中的作用，使現(xiàn)代化思維真正成為我國檔案管理健康發(fā)展的思維樞紐及理論引導(dǎo)。

2.投入力度有限

在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，企業(yè)所面臨的最大難題是經(jīng)費有限。由于檔案管理在經(jīng)營管理、組織架構(gòu)中的作用與價值不夠突出、不夠明顯，導(dǎo)致管理經(jīng)費有限，難以配置信息化設(shè)備，尤其在基層單位及中小企業(yè)中，依舊存在檔案館管理設(shè)備簡陋、基礎(chǔ)條件差、管理工作不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范等問題。并且在傳統(tǒng)管理模式上，依舊存在著諸多的問題。根據(jù)現(xiàn)代化發(fā)展的理念及要求，提升資金投入比例，改革管理模式，深化信息化發(fā)展理念，是檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求，如果相關(guān)資金、設(shè)備及人力難以滿足現(xiàn)代化建設(shè)的需求，將導(dǎo)致現(xiàn)代化建設(shè)論文形式、紙上談兵，無法切實地深入到單位建設(shè)、企業(yè)發(fā)展及政務(wù)管理等層面中，難以真正地推進(jìn)現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求，進(jìn)而阻礙了檔案事業(yè)的健康發(fā)展，喪失了基本的功能及作用。

3.缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是我國檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的有機(jī)組成部分，是社會各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代化的基本要素及制度保障。能夠使社會各行業(yè)部門在現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，有章可循、有理可依，規(guī)避檔案管理管理混亂、責(zé)任不清，制度模糊等問題。然而根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國部分單位及部門在檔案管理層面，存在著明顯的不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)等問題，導(dǎo)致存儲不合理、分工不明確，隨意使用、隨意整理等問題。進(jìn)而給企業(yè)其它工作及活動帶來不便，進(jìn)而使企業(yè)蒙受損失。雖然我國相關(guān)政府部門對檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提出了嚴(yán)格的要求，部門及單位領(lǐng)導(dǎo)也深刻認(rèn)識到問題地嚴(yán)重性，但在實際的現(xiàn)代化建設(shè)與工作中，該類問題依舊難以得到有效地解決。

4.忽略人員專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，需要增強(qiáng)對管理人員專業(yè)培訓(xùn)工作的重視，進(jìn)而才能在檔案現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展中，防止檔案現(xiàn)代化管理工作缺乏專業(yè)性的問題發(fā)生。從目前發(fā)展形勢來看，新時期背景下的檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，還存在忽略人員專業(yè)培訓(xùn)的問題。由于檔案管理工作上的投入有限，進(jìn)而使檔案管理工作在推進(jìn)中，對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作較少。通常是對人員進(jìn)行簡單培訓(xùn)后，讓其進(jìn)行檔案管理工作，在有效提升檔案管理人員安全意識和風(fēng)險意識方面存在不足。此外，雖然相關(guān)部門對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)操作和問題處理能力方面的培養(yǎng)，但是在增強(qiáng)檔案管理人員維護(hù)檔案信息安全性的能力上缺乏培養(yǎng)力度，進(jìn)而很難避免檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中專業(yè)性錯誤的發(fā)生，影響相關(guān)工作的現(xiàn)代化發(fā)展，也會降低檔案現(xiàn)代化發(fā)展與管理工作效率。

三、檔案現(xiàn)代化的改革思路

1.解放思想

檔案現(xiàn)代化中的解放思想，主要指改變傳統(tǒng)檔案管理的理念及觀念，采用新的工作方式及模式，推動檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。其理論內(nèi)涵是破舊唯新，打破舊思想、舊理念，建立新模式與新方法，其實踐基礎(chǔ)是傳承與發(fā)展，保留傳統(tǒng)方法、傳統(tǒng)理念及傳統(tǒng)模式的精髓，去除影響現(xiàn)代化建設(shè)的制度、觀念及認(rèn)識。簡而言之，就是在保留有利思想、實踐經(jīng)驗的前提下，改變，去除傳統(tǒng)的工作方法、模式、環(huán)節(jié)及流程?，F(xiàn)代化是新形勢下，社會發(fā)展的主要內(nèi)容及重要方向，因此企業(yè)及單位要想獲得發(fā)展，就必須打破傳統(tǒng)的認(rèn)識，建立創(chuàng)新理念，通過繼承與發(fā)展，解構(gòu)與重構(gòu)的過程，推動現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。

2.開拓創(chuàng)新

解放思想是前提，開拓創(chuàng)新是關(guān)鍵。在檔案管理開展現(xiàn)代化建設(shè)工作的過程中，負(fù)責(zé)人應(yīng)提升自身的創(chuàng)新思維、創(chuàng)新理念、創(chuàng)新能力，在打破傳統(tǒng)模式、理念及認(rèn)識的基礎(chǔ)上，結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”的思想，構(gòu)建全新的檔案管理體系及模式，形成新的管理方法、技術(shù)及路徑。然而開拓創(chuàng)新，并不僅僅局限在檔案管理內(nèi)，更應(yīng)注重檔案管理的應(yīng)用范疇、實踐模態(tài)，使檔案管理與單位及企業(yè)的組織管理、經(jīng)營管理、財務(wù)管理相聯(lián)系，使其延伸到部門及企業(yè)的各個環(huán)節(jié)及范疇，提升檔案管理的時效性與針對性，使檔案現(xiàn)代化逐漸成為企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的階梯與基石，使其真正成為經(jīng)營管理、組織建設(shè)的重要組成部分。

3.思維革新

根據(jù)現(xiàn)代化思想及理念，能夠發(fā)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化發(fā)展的主要內(nèi)容，是應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)、前沿設(shè)備、信息化手段革新傳統(tǒng)的工作模式、體系的過程。這便要求企業(yè)從信息化技術(shù)的角度，探析檔案現(xiàn)代化發(fā)展的途徑及渠道。通常來講，“互聯(lián)網(wǎng)+”思想是影響檔案管理信息化、現(xiàn)代化建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵因素，如果企業(yè)負(fù)責(zé)人不能內(nèi)化“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，將導(dǎo)致信息化建設(shè)停留在表面，無法深入到檔案管理體系當(dāng)中，無法形成真正意義上的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”理念要求檔案管理者根據(jù)信息化內(nèi)容、技術(shù)，解構(gòu)傳統(tǒng)的工作模式及發(fā)展體系，圍繞信息內(nèi)容及技術(shù)，構(gòu)建全新的制度體系及發(fā)展機(jī)制。因此提升“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，是推動檔案現(xiàn)代化發(fā)展的先決條件

四、檔案現(xiàn)代化改革路徑及策略

1.增強(qiáng)科學(xué)認(rèn)識，創(chuàng)新檔案管理制度

首先，部門及單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確新形勢對單位發(fā)展的影響與挑戰(zhàn)，深化檔案管理在經(jīng)營管理、政務(wù)工作中的價值與作用，明確檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展目標(biāo)，提升自身對檔案管理的科學(xué)認(rèn)識，進(jìn)而提升檔案管理方面的設(shè)備投入、資金投入及資源投入，推動檔案管理事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。其次，加強(qiáng)思想教育，提升管理人員、部門人員在檔案管理中的思維理念，深化現(xiàn)代化在檔案管理中的意義，引導(dǎo)相關(guān)人員將檔案管理現(xiàn)代化作為自身職業(yè)發(fā)展、崗位發(fā)展的基石。最后，為有效推動檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，提升現(xiàn)代化發(fā)展的有效性與實效性。相關(guān)政府部門應(yīng)通過構(gòu)建政策機(jī)制、規(guī)章制度的方式，推動檔案現(xiàn)代化的健康發(fā)展，提升單位人員的現(xiàn)代化認(rèn)識。

2.創(chuàng)新應(yīng)用方法，增強(qiáng)檔案管理實效

首先，檔案管理部門應(yīng)深入理解“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，將信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的理念融入到檔案現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，以信息化技術(shù)的特征、特點及內(nèi)容，重新構(gòu)建檔案管理的錄入、整理及分類過程。其次，構(gòu)建部門聯(lián)動、協(xié)同發(fā)展的工作機(jī)制，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建實體檔案錄入與電子檔案整合的雙向發(fā)展機(jī)制，即在保持原有的檔案錄入環(huán)節(jié)不變的基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)，將不同部門的檔案資源及內(nèi)容共享并傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中，形成與實體檔案相對應(yīng)的電子檔案。隨后根據(jù)實體檔案的內(nèi)容，調(diào)整電子檔案，從而為檔案現(xiàn)代化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。最后，在設(shè)備引進(jìn)與應(yīng)用層面，由于檔案管理工作對企業(yè)或單位的組織工作作用不明顯，處于資金考慮，企業(yè)可將日常檔案管理業(yè)務(wù)委派給第三方機(jī)構(gòu)，使其為企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，提供技術(shù)支持。

3.構(gòu)建檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)保障，同時也是影響檔案管理事業(yè)制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要前提。因此企業(yè)在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的過程中，應(yīng)圍繞信息系統(tǒng)，構(gòu)建出規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理機(jī)制。首先，企業(yè)應(yīng)根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”理念，構(gòu)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理機(jī)制，尤其在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，企業(yè)及部門應(yīng)明確現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢，使信息資源在流通的過程中，更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。其次，在添加空調(diào)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、計算機(jī)、掃描儀的基礎(chǔ)上，引入云終端、服務(wù)器、電腦機(jī)房等信息化設(shè)備，根據(jù)檔案管理需求及內(nèi)容，構(gòu)建富有實效性的檔案管理系統(tǒng)。

4.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升管理人員專業(yè)性

為推動檔案管理系統(tǒng)化發(fā)展，還需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提升管理人員專業(yè)性與能力。在培訓(xùn)檔案管理人員的過程中，不僅要增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和信息技術(shù)使用能力，還要強(qiáng)化檔案管理人員在現(xiàn)代化管理系統(tǒng)中的風(fēng)險防范意識和信息安全意識，進(jìn)而才能在檔案管理系統(tǒng)運用的過程中，具有維護(hù)檔案信息安全的能力，更好實現(xiàn)對相關(guān)檔案的合理管理與維護(hù)。此外，在專業(yè)化培訓(xùn)的過程中，為防止檔案管理工作出現(xiàn)專業(yè)性錯誤，還可以采用強(qiáng)化檔案管理人員信息化素養(yǎng)與能力的方式，讓其更好通過現(xiàn)代化管理方式進(jìn)行工作。從而最大化的提升檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展質(zhì)量，保證企業(yè)檔案管理工作的順暢運轉(zhuǎn)。

結(jié)語

檔案管理現(xiàn)代化對推動我國企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展具有著重要的發(fā)展作用，能夠有效提升現(xiàn)代化建設(shè)的質(zhì)量與實效，使檔案管理事業(yè)呈現(xiàn)出自動化、智能化的發(fā)展特征。然而針對現(xiàn)代化建設(shè)中所存在的問題，企業(yè)應(yīng)解放思想、開拓創(chuàng)新，積極地創(chuàng)新現(xiàn)代化應(yīng)用方法、制度體系及管理模式，使檔案現(xiàn)代化，真正成為企業(yè)發(fā)展的有機(jī)組成部分。

參考文獻(xiàn)：

[1]潘 昕，李名家.高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的實踐與思考——基于檔案管理現(xiàn)代化的視角[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2013

[2]陳永成.檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[J].中國檔案，2003

[3]劉光偉.檔案管理現(xiàn)代化是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢[J].四川檔案，2006

[4]劉中祥.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018

（作者單位：1.山東省農(nóng)業(yè)可持續(xù)發(fā)展研究所;

2.農(nóng)業(yè)農(nóng)村部華東都市農(nóng)業(yè)重點實驗室）