探析社區(qū)檔案管理工作的難點(diǎn)與對(duì)策

張國(guó)鈺 張文

摘 要：社區(qū)檔案主要指的是社區(qū)服務(wù)與管理等一系列活動(dòng)中而形成的，對(duì)于國(guó)家和社會(huì)具有存儲(chǔ)價(jià)值的各種歷史記錄，其很好地記錄了社區(qū)建設(shè)與發(fā)展歷程，同時(shí)也在很大程度上為我國(guó)城市社區(qū)健康發(fā)展積累了較多的經(jīng)驗(yàn)，能夠有效服務(wù)民生、共建和諧社區(qū)。但是，在新時(shí)期背景下社區(qū)檔案管理工作也具有其自身難點(diǎn)，而本文則是就難點(diǎn)與對(duì)策展開(kāi)了具體的研究。

關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案;管理難點(diǎn);管理對(duì)策

一、引言

近幾年，在政府職能不斷轉(zhuǎn)型、城市體制不斷變革與發(fā)展的環(huán)境下，社區(qū)建設(shè)力度也在這一過(guò)程中不斷加大，社區(qū)需要承擔(dān)的社會(huì)職能相較于之前有了明顯的強(qiáng)化，社區(qū)在推進(jìn)城市化進(jìn)程、提高群眾生活質(zhì)量等多方面都起著越來(lái)越高的作用。社區(qū)檔案本身就直觀的體現(xiàn)出了社區(qū)整個(gè)發(fā)展歷史以及管理情況，做好社區(qū)檔案管理工作是現(xiàn)如今城市建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中較為重要的一項(xiàng)問(wèn)題，所以，筆者也就社區(qū)檔案管理工作的難點(diǎn)與對(duì)策進(jìn)行了如下探析。

二、社區(qū)檔案管理的內(nèi)涵

社區(qū)信息資源也是信息之中的一部分，與城市和各級(jí)政府之間的信息需求可謂是緊密相關(guān)，其不僅能夠直接為城市和各級(jí)政府提供有用信息，同時(shí)，還能有效反映出社區(qū)發(fā)展、生產(chǎn)力的重要標(biāo)準(zhǔn)。社區(qū)群眾的參與自然能夠及時(shí)獲得信息并且讓其成為信息資源，從這點(diǎn)來(lái)分析的話，人力管理介入對(duì)于社區(qū)信息資源的形成以及發(fā)展而言也是十分重要的部分，特別是在人類步入信息時(shí)代之后，科技進(jìn)步以及社會(huì)繁榮發(fā)展自然也與信息豐富度緊密相關(guān)，社區(qū)檔案管理過(guò)程中借助于現(xiàn)代化科技管理手段就能夠讓其價(jià)值實(shí)現(xiàn)最大化，從而真正有效發(fā)揮出社區(qū)檔案的最佳效用。社區(qū)檔案管理過(guò)程中，管理形式也逐漸從之前以圖件文本為主的管理方式逐漸發(fā)展成為了以電子檔案信息管理為主的形式，這是一個(gè)長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展的過(guò)程，也是緊跟時(shí)代發(fā)展步伐的管理技術(shù)創(chuàng)新與優(yōu)化，能夠最大程度提升社區(qū)檔案管理效率和使用效率。

三、社區(qū)檔案管理工作的難點(diǎn)

1.檔案管理意識(shí)薄弱

就目前我國(guó)各個(gè)社區(qū)檔案管理工作情況來(lái)分析的話，檔案管理意識(shí)還是較為薄弱，很多社區(qū)檔案工作都尚未形成完善的領(lǐng)導(dǎo)與工作機(jī)制，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這一項(xiàng)工作的價(jià)值尚未形成正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)于檔案工作相關(guān)法律制度體系也尚未形成完善的了解，檔案管理工作無(wú)法真正有效推進(jìn)下去。

其次，市、區(qū)街道業(yè)務(wù)主管部門在管理過(guò)程中干涉較多，這也促使社區(qū)檔案管理工作無(wú)法有效展開(kāi);再者，部分社區(qū)檔案管理工作人員對(duì)于這一項(xiàng)工作的理解程度不夠，覺(jué)得是一項(xiàng)自找麻煩的工作，甚至還有人覺(jué)得社區(qū)并不需要展開(kāi)建檔工作。

最后，部分社區(qū)檔案管理人員在工作期間尚未形成完善的檔案法制觀念，沒(méi)有對(duì)檔案法律法規(guī)內(nèi)容形成良好的把握。

2.檔案業(yè)務(wù)保障較為薄弱

就目前社區(qū)檔案管理工作難點(diǎn)來(lái)分析的話，檔案業(yè)務(wù)保障十分薄弱也是發(fā)展期間的問(wèn)題之一，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)有待完善，社區(qū)檔案管理工作人員都沒(méi)有配備完善，部分工作人員可謂是身兼數(shù)職，無(wú)法集中精力進(jìn)行社區(qū)檔案管理工作;而且整個(gè)社區(qū)檔案管理隊(duì)伍十分不穩(wěn)定，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)等情況，更甚至還有部分社區(qū)都沒(méi)有配備專門的檔案管理人員，更遑論檔案人員培訓(xùn)與教育等工作的開(kāi)展，在這種情況下，檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)與能力自然十分薄弱，無(wú)法有效提高檔案管理工作質(zhì)量。

其次，社區(qū)檔案管理期間，硬件建設(shè)無(wú)法跟上檔案發(fā)展需求，尤其是在社區(qū)服務(wù)職能不斷擴(kuò)大的環(huán)境下，社區(qū)檔案管理工作內(nèi)容也在不斷增加，這個(gè)時(shí)候檔案管理硬件建設(shè)自然也就無(wú)法滿足全新的工作需求，例如，檔案存儲(chǔ)專柜容量不足等等。

最后，檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)匱乏也是社區(qū)檔案管理過(guò)程中的難點(diǎn)之一，這一問(wèn)題的存在直接促使檔案管理工作缺少檔案管理專柜與裝具。

3.檔案管理規(guī)范程度不足

就目前社區(qū)檔案管理工作難點(diǎn)來(lái)分析的話，檔案管理規(guī)范程度不足也是問(wèn)題之一，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，檔案管理工作機(jī)制尚未構(gòu)建，缺少完善的檔案管理制度，在這種情況下，部分社區(qū)檔案管理工作在開(kāi)展的時(shí)候，大多是處在誰(shuí)形成誰(shuí)就進(jìn)行管理的現(xiàn)象，部分社區(qū)對(duì)于檔案管理、歸檔、借閱與交接等環(huán)節(jié)也缺少合理的制度體系，在文件歸檔與整理過(guò)程中也沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化、集中統(tǒng)一管理，促使檔案信息資料不夠完善，嚴(yán)重降低了社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量。

其次，檔案管理工作信息化建設(shè)水平滯后，沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，對(duì)于產(chǎn)生的電子文件也沒(méi)有做好歸檔工作，這不僅直接影響了社區(qū)檔案完整性，同時(shí)也不利于社區(qū)檔案的開(kāi)放與使用。

4.檔案員業(yè)務(wù)水平有待提升

社區(qū)工作涉及方面較為廣泛，內(nèi)容也十分的多，且任務(wù)重，可是，就社區(qū)檔案管理情況來(lái)看，檔案管理人員較少，人人都身兼數(shù)職，而且管理人員業(yè)務(wù)水平也有待提升、人員穩(wěn)定性明顯不足。現(xiàn)如今有些社區(qū)每三年都會(huì)進(jìn)行一次換屆，這也促使人員崗位變動(dòng)十分頻繁，有相當(dāng)多的檔案員在還未經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就已經(jīng)上崗，對(duì)于檔案管理工作一知半解，在這種檔案管理技能較弱的情況下，社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量自然也就無(wú)法得到保障，無(wú)法真正將其價(jià)值有效發(fā)揮出來(lái)。

四、社區(qū)檔案管理工作的對(duì)策

1.檔案信息化管理工作

一是按照檔案管理要求，研究以“智慧醫(yī)療”建設(shè)為抓手，以信息化、智能化建設(shè)為依托，一是打造南崗區(qū)慢病檔案管理“云”服務(wù)模式，參與建設(shè)“南崗區(qū)數(shù)字化慢病檔案管理云服務(wù)平臺(tái)”，在全國(guó)率先實(shí)行了高血壓、糖尿病、心腦血管等慢性疾病社區(qū)健康檔案數(shù)字動(dòng)態(tài)化管理。榮獲2015年中國(guó)社區(qū)衛(wèi)生協(xié)會(huì)“提升社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)金點(diǎn)子”一等獎(jiǎng)，迎接國(guó)家衛(wèi)生部、北京、上海等城區(qū)31次先后到我區(qū)調(diào)研學(xué)習(xí)慢病檔案管理工作，全面提升了我區(qū)公共衛(wèi)生管理水平和服務(wù)能力。

二是參與“南崗區(qū)數(shù)字化冷鏈檔案監(jiān)測(cè)平臺(tái)”的建立與運(yùn)行，對(duì)我區(qū)疫苗檔案進(jìn)行有效管理，系統(tǒng)解決了區(qū)局12類智能冷鏈管理檔案的可溯源模式。

三是在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢(shì)下轉(zhuǎn)變醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)模式，在全省率先試點(diǎn)，建設(shè)了“家約健康”和“家約醫(yī)護(hù) Home E-care”O(jiān)2O（Online To Offline）一體化健康管理服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了在線管理健康檔案、在線家庭醫(yī)生簽約與在線預(yù)約醫(yī)療護(hù)理服務(wù)等功能，其中“家約健康”的“互聯(lián)網(wǎng)+家庭醫(yī)生簽約”健康檔案管理服務(wù)平臺(tái)，是“黑龍江省公共衛(wèi)生服務(wù)信息系統(tǒng)”的居民端，強(qiáng)調(diào)以人為本，面向家庭和社區(qū)老年人等重點(diǎn)人群，通過(guò)平臺(tái)的使用推廣，我區(qū)基本實(shí)現(xiàn)了家庭醫(yī)生對(duì)已簽約一般人群15.27萬(wàn)人與重點(diǎn)人群15.69萬(wàn)人健康檔案的在線管理健康檔案，健康問(wèn)題在線咨詢，健康數(shù)據(jù)隨時(shí)掌握，精準(zhǔn)就醫(yī)綠色通道等連續(xù)、綜合、長(zhǎng)期的健康管理服務(wù)，讓社區(qū)的家庭醫(yī)生科學(xué)管理簽約居民及家人健康，讓居民獲得持續(xù)性、動(dòng)態(tài)化的專業(yè)健康跟蹤指導(dǎo)服務(wù)，優(yōu)化簽約體驗(yàn)，改善簽約服務(wù)感受度。

2.強(qiáng)化支持保障，促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作齊抓共管

社區(qū)檔案管理工作在推進(jìn)的時(shí)候，街道辦事處作為社區(qū)直接行政管理部門，在管理期間一定要加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理工作的支持與關(guān)心，進(jìn)一步完善社區(qū)檔案管理工作在推進(jìn)期間需要的基礎(chǔ)保障，例如，必備的管理經(jīng)費(fèi)、人員、裝具保護(hù)設(shè)備與庫(kù)房等一系列基礎(chǔ)保障，這樣才能真正為社區(qū)檔案管理工作的有序展開(kāi)提供良好的基礎(chǔ)條件。社區(qū)檔案管理工作本身就屬于一項(xiàng)系統(tǒng)化工程，涉及部門與內(nèi)容較多，在管理過(guò)程中，需要將各個(gè)相關(guān)職能部門有效結(jié)合在一起來(lái)形成管理合力，從而有效提高社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量。為此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要對(duì)社區(qū)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，制定出統(tǒng)一的歸檔與整理標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)部門之間也需要達(dá)成良好的公式，構(gòu)建出完善的社區(qū)檔案協(xié)同管理體系，以此來(lái)對(duì)社區(qū)檔案資源進(jìn)行整合與集中管理，最終有效提高社區(qū)檔案管理效率和質(zhì)量。此外，還需要加強(qiáng)對(duì)社區(qū)檔案管理工作人員的培訓(xùn)與教育，通過(guò)這一手段來(lái)為社區(qū)檔案管理工作提供強(qiáng)有力的人才支撐，這樣也才能真正有效提高社區(qū)檔案管理工作效率和質(zhì)量，有效突破社區(qū)檔案管理過(guò)程中面臨著的難點(diǎn)。

3.構(gòu)建規(guī)章制度，有效提升社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量

社區(qū)檔案管理工作效率和質(zhì)量要想得以提升，除了上述幾點(diǎn)之外，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)則需要借助于各種渠道，來(lái)促進(jìn)與社區(qū)主管機(jī)關(guān)之間的聯(lián)系與溝通，盡量獲得社區(qū)行政管理部門的支持，這也能為社區(qū)檔案管理工作的有序開(kāi)展提供良好的條件。在這一過(guò)程中，可以先為社區(qū)檔案管理工作安排一名分管領(lǐng)導(dǎo)，讓其專門負(fù)責(zé)社區(qū)檔案工作，確保其業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力;另外，還需要為社區(qū)檔案管理工作開(kāi)展構(gòu)建出和諧的外部環(huán)境，例如，可以為社區(qū)檔案工作人員提供較為穩(wěn)定的崗位，同時(shí)，盡量提高其晉升機(jī)會(huì)以及待遇，這樣才能讓檔案管理工作人員更好地參與到檔案管理工作之中。

社區(qū)檔案管理工作在推進(jìn)的時(shí)候，管理人員自身也需要做好以下幾點(diǎn)：第一，不斷加強(qiáng)檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，積極參與到檔案行政管理部門提供與組織的培訓(xùn)與教育之中，以此來(lái)有效提高自身檔案管理業(yè)務(wù)能力與水準(zhǔn)，學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備來(lái)展開(kāi)檔案管理。第二，指導(dǎo)社區(qū)工作人員做好檔案相關(guān)文件資料信息收集、整理與歸檔等工作，同時(shí)對(duì)其展開(kāi)相關(guān)教育與培訓(xùn)，以此來(lái)提高檔案收集與歸檔的合理性。第三，對(duì)于本社區(qū)檔案不僅要確保其安全性，還需要進(jìn)一步提高其利用效率，在日常工作過(guò)程中，一定要及時(shí)對(duì)生成的檔案文件材料做好積累與歸檔工作，特別是對(duì)于一些勞動(dòng)保障、民政救助、殘疾、老齡、保險(xiǎn)等一系列有涉及到民生的檔案信息資料，更是要及時(shí)進(jìn)行收集，這樣才能真正確保社區(qū)檔案資料完整性，這樣才能真正有效提高社區(qū)檔案管理工作效率和質(zhì)量，有效突破社區(qū)檔案管理過(guò)程中面臨著的難點(diǎn)。

4.加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，提高群眾檔案意識(shí)

社區(qū)檔案管理工作要想順利實(shí)施，在檔案管理過(guò)程中還可以加大對(duì)《檔案法》的宣傳力度，借助于有效宣傳與教育來(lái)提高群眾檔案意識(shí)，從而有效促進(jìn)社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量得以提升。在這一過(guò)程中，社區(qū)可以積極借助于簡(jiǎn)訊、板報(bào)、標(biāo)語(yǔ)橫幅、分發(fā)檔案宣傳資料等多種形式來(lái)對(duì)社區(qū)群眾進(jìn)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》宣傳，以此來(lái)提高群眾對(duì)于檔案在社區(qū)建設(shè)中重要性的認(rèn)識(shí)，讓社區(qū)居民都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并且也主動(dòng)積極的參與到其中，這樣宣傳自然能夠得以有效發(fā)展和提升。

5.加強(qiáng)檔案員培訓(xùn)，提高檔案管理水平

社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量要想得以保障，加強(qiáng)檔案員培訓(xùn)可謂是有效提高檔案員業(yè)務(wù)水平的根本。各街道辦事處在這一過(guò)程中，可以定期對(duì)社區(qū)檔案員進(jìn)行有效業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，借助于實(shí)地操作、講解等方式來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)，也可以邀請(qǐng)檔案局工作人員上門進(jìn)行指導(dǎo)，亦或者是通過(guò)咨詢服務(wù)等方式來(lái)對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)與教育，以此來(lái)提高其檔案管理水平。除此之外，也可以積極參與到上級(jí)檔案行政管理部門舉辦地業(yè)務(wù)培訓(xùn)班之中，讓社區(qū)檔案管理人員真正走出去觀摩與學(xué)習(xí)，這樣他的管理意識(shí)與方法才能得到有效優(yōu)化，從而進(jìn)一步提高檔案員對(duì)于檔案管理基本技能與知識(shí)的把握，進(jìn)一步激發(fā)其工作積極性、提高其工作責(zé)任意識(shí)。

6.強(qiáng)化強(qiáng)度與指導(dǎo)，促進(jìn)社區(qū)檔案工作持續(xù)發(fā)展

實(shí)踐調(diào)查結(jié)果顯示，要想真正做好社區(qū)檔案工作，一定要將監(jiān)督與指導(dǎo)貫徹到整個(gè)工作始終，真正對(duì)社區(qū)檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)有力的監(jiān)督與指導(dǎo)，這樣才能為其指明方向、提供保障。在這一過(guò)程中，相關(guān)人員可以結(jié)合社區(qū)當(dāng)?shù)貙?shí)際情況因地制宜來(lái)進(jìn)行指導(dǎo)，例如，基礎(chǔ)條件較為良好的社區(qū)，就可以邀請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)突擊檔案員工作情況，并且加強(qiáng)指導(dǎo)與教學(xué)，讓其能夠?qū)W會(huì)檔案管理工作;而對(duì)于基礎(chǔ)較差的社區(qū)，則可以對(duì)其進(jìn)行專業(yè)化指導(dǎo)服務(wù)，這樣就能讓其得以更為良好的發(fā)展與提升。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社區(qū)檔案直接記錄了我國(guó)城市現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展歷史，同時(shí)也很好地記錄了我國(guó)社會(huì)主義精神文明建設(shè)與發(fā)展歷史，是社區(qū)建設(shè)與服務(wù)民生的重要參考依據(jù)，在城市社區(qū)建設(shè)不斷推進(jìn)的環(huán)境下，社區(qū)檔案管理工作受到的關(guān)注度也在不斷提升，做好這一項(xiàng)工作能夠?yàn)槲覈?guó)城市社區(qū)建設(shè)與發(fā)展留下寶貴歷史，更好地服務(wù)于民生，同時(shí)真正構(gòu)建出和諧發(fā)展的社會(huì)。

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（作者單位：1.哈爾濱市南崗區(qū)花園社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心;2.東北農(nóng)業(yè)大學(xué)）