加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理工作的思考

劉莎

摘 要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)以及科技不斷發(fā)展的同時(shí)，我國(guó)企業(yè)的發(fā)展也非常迅速，在全新的社會(huì)背景下，企業(yè)發(fā)展最重要的影響因素就是企業(yè)檔案信息的資源管理工作，這些信息資源能夠?yàn)槠髽I(yè)提供重要的參考依據(jù)，在企業(yè)的眾多工作中，這項(xiàng)工作也是極其重要的基礎(chǔ)工作之一，該項(xiàng)工作的質(zhì)量不但反應(yīng)企業(yè)的價(jià)值觀，更影響著企業(yè)的世界觀，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于企業(yè)檔案管理工作的重視程度越來(lái)越高，在煤礦企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理工作的管理值得引起更多人的思考。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè);檔案管理工作

在我國(guó)眾多的企業(yè)當(dāng)中，煤礦企業(yè)占有非常重要的地位，并且我國(guó)主要能源源自煤炭，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，經(jīng)濟(jì)水平的影響受到多方面因素的影響，其中就包括煤礦企業(yè)，在煤礦企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，生產(chǎn)管理的質(zhì)量直接影響著企業(yè)的發(fā)展水平，所以科學(xué)合理的對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行管理才能夠有效的保障煤礦企業(yè)有更好的發(fā)展，才能夠?yàn)槊旱V企業(yè)進(jìn)行科學(xué)的決策提供有效的依據(jù)，在全新的社會(huì)背景下，傳統(tǒng)的煤礦企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，所以要求煤礦企業(yè)檔案管理的相關(guān)工作人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，不斷的學(xué)習(xí)新的知識(shí)，學(xué)習(xí)新的管理方法，這樣才能夠保障檔案管理工作的質(zhì)量，確保企業(yè)的安全生產(chǎn)。

一、煤礦企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)的發(fā)展是不同的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)組成的，也正是這些活動(dòng)構(gòu)成企業(yè)的檔案，對(duì)于不同的企業(yè)類型而言，有著不同的企業(yè)活動(dòng)，并且性質(zhì)也不盡相同，在企業(yè)運(yùn)行以及發(fā)展的過(guò)程中，涉及到很多的企業(yè)活動(dòng)，包括企業(yè)管理以及技術(shù)開(kāi)發(fā)還有具體的生產(chǎn)銷售等活動(dòng)，這些生產(chǎn)活動(dòng)都需要進(jìn)行詳細(xì)的檔案記錄，并且在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中需要對(duì)這些檔案不斷的進(jìn)行補(bǔ)充，不同的檔案內(nèi)容要及時(shí)的進(jìn)行分類整理，在進(jìn)行企業(yè)檔案整理的過(guò)程中，需要遵循一定的客觀規(guī)律，并且能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案的重要作用充分的發(fā)揮出來(lái)。

自從改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，并且已經(jīng)進(jìn)入全球經(jīng)濟(jì)化發(fā)展的軌道，最近幾年，我國(guó)煤礦企業(yè)的發(fā)展穩(wěn)步向前，在煤礦企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)該充分落實(shí)檔案管理工作，并且能夠?qū)崿F(xiàn)嚴(yán)格的管理，有必要借鑒國(guó)外一些先進(jìn)的檔案管理方式，將企業(yè)的檔案管理工作不斷完善，對(duì)于不同企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)而言，檔案管理工作是企業(yè)之間提供競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)性保障，同時(shí)也是企業(yè)之間進(jìn)行合作的有效條件，進(jìn)行企業(yè)檔案管理也有助于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，所以煤礦企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)該重視檔案管理工作，并且加強(qiáng)這方面的工作。

煤礦企業(yè)檔案管理工作最為核心的內(nèi)容就是詳細(xì)以及全面的記錄生產(chǎn)過(guò)程中的相關(guān)信息，也就是要對(duì)企業(yè)發(fā)展的歷程進(jìn)行記錄，企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中有其具體的特點(diǎn)，所以在進(jìn)行煤礦企業(yè)檔案分類的時(shí)候應(yīng)該以企業(yè)所有檔案為參照對(duì)象，包括生產(chǎn)技術(shù)類檔案還有行政類檔案以及經(jīng)營(yíng)管理類檔案，只有整理好這些檔案，才能夠完善企業(yè)檔案管理工作，將企業(yè)的生產(chǎn)效率提高。

二、煤礦企業(yè)檔案管理產(chǎn)生問(wèn)題的原因

通過(guò)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)煤礦企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中檔案管理工作產(chǎn)生問(wèn)題最主要的原因有以下幾點(diǎn)，一方面是在實(shí)施縱深挖潛戰(zhàn)略中，很多的煤礦企業(yè)都需要進(jìn)行改革重組工作，另一方面是國(guó)家在施行相關(guān)政策改革的過(guò)程中，一些煤礦企業(yè)都有政策性破產(chǎn)或者轉(zhuǎn)產(chǎn)的危險(xiǎn)，這幾個(gè)問(wèn)題都在說(shuō)明要加強(qiáng)檔案管理工作。

三、煤礦企業(yè)檔案的特征

1.數(shù)量大

煤礦行業(yè)是一個(gè)具有很強(qiáng)專業(yè)性的行業(yè)，對(duì)于各種技術(shù)的涉及面廣，生產(chǎn)作業(yè)復(fù)雜程度高，企業(yè)人員眾多，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)多。再加上煤炭企業(yè)內(nèi)部各單位之間的密切聯(lián)系，在部門(mén)職能方面、專業(yè)能力方面都存在著交叉合作的現(xiàn)象，從作業(yè)面來(lái)看，既有復(fù)雜的井下開(kāi)采環(huán)節(jié)，又有運(yùn)輸提升環(huán)節(jié)，還包括銷售等多個(gè)環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資源。近年來(lái)煤礦企業(yè)的發(fā)展速度較快，無(wú)論是企業(yè)數(shù)量還是規(guī)模都有很大的突破，這使得檔案數(shù)量進(jìn)一步增加。

2.廣泛性

煤礦企業(yè)的檔案從其類型上來(lái)講非常豐富。既有與煤礦的開(kāi)采生產(chǎn)相關(guān)的各種技術(shù)性要求、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、施工流程等等，又有企業(yè)管理相關(guān)的各種檔案文本，還有上級(jí)部門(mén)對(duì)于煤礦行業(yè)的相關(guān)政策規(guī)定、法律法規(guī)等等，還有企業(yè)購(gòu)買的各種設(shè)備、材料的記錄。此外還包括了各種人力資源檔案、設(shè)備檔案、銷售檔案等等?？偟膩?lái)說(shuō)，涉及的范圍非常廣泛。而在這不同種類的檔案中，重要性和價(jià)值也并不相同，這對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)也是其難度進(jìn)一步增加。

3.技術(shù)資料使用頻繁

對(duì)于煤礦企業(yè)來(lái)說(shuō)，“安全第一、生產(chǎn)第二、效益第三”是其根本的管理理念。再加上煤礦生產(chǎn)本身具有的較高的技術(shù)性要求，所以檔案中的各種技術(shù)檔案不但使用價(jià)值極高，而且使用非常頻繁。特別是包括地質(zhì)災(zāi)害治理、瓦斯治理、幾點(diǎn)維護(hù)等等技術(shù)檔案，以及相關(guān)的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)圖紙等，都是日常生產(chǎn)和管理非常重要的參考資料。

四、煤礦企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)于相應(yīng)的工作沒(méi)有足夠的重視

在很多的煤礦企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，很多的管理層領(lǐng)導(dǎo)由于管理知識(shí)欠缺，并且相應(yīng)的檔案管理意識(shí)較為薄弱，再加上對(duì)于《檔案法》的相關(guān)知識(shí)了解不夠，隨意難以對(duì)于檔案管理工作有足夠的重視，這就導(dǎo)致很多的煤礦企業(yè)在檔案管理工作方面的資金投入力度不夠，甚至一些煤礦企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作沒(méi)有過(guò)多的關(guān)注，這回嚴(yán)重影響煤礦企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量以及整體水平，甚至?xí)o其它工作帶來(lái)影響。另一方面，很多檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作同樣存在不夠重視的現(xiàn)象。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，直接體現(xiàn)在對(duì)檔案管理人員的薪酬福利、職業(yè)發(fā)展上，長(zhǎng)此以往，檔案管理人員自己也會(huì)認(rèn)為檔案管理工作并不重要，從而在日常工作中產(chǎn)生懈怠興趣，這對(duì)于煤礦企業(yè)檔案管理工作也是非常嚴(yán)重傷害。

2.相應(yīng)的歸檔文件材料不夠齊全

對(duì)于檔案管理工作而言，卷宗編制的質(zhì)量會(huì)直接影響檔案管理工作的整體水平，但是一些煤礦企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中往往缺乏全面的文件材料，并且一些管理性的工具也不投健全，再加上一些編研材料的內(nèi)容不夠完整，這會(huì)嚴(yán)重影響材料的歸檔，更難以實(shí)現(xiàn)材料的集中保管，甚至還會(huì)出現(xiàn)一些檔案在借閱之后不能及時(shí)歸還的情況，檔案就失去了完整性。

3.檔案管理人員的整體素質(zhì)不夠高

在煤礦企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理人員的整體素質(zhì)會(huì)對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重的影響，在很多煤礦企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，不但缺乏相應(yīng)的檔案管理工作人員，而且還存在檔案管理人員整體水平不高的情況，甚至一些檔案管理的工作人員屬于兼職工作人員，對(duì)于檔案管理工作而言，其并不具備相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，甚至一些檔案管理工作人員并沒(méi)有掌握充分的現(xiàn)代化管理知識(shí)。正是因?yàn)殚L(zhǎng)期以來(lái)，企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為該崗位不要專業(yè)能力，所以在人員安排上也非常隨意，這也使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)明顯不足。

4.借閱制度不嚴(yán)格，查檔審批手續(xù)不全

煤礦企業(yè)在我國(guó)眾多的企業(yè)類型中占有舉足輕重的作用，其在發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的一些材料或者一些檔案會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量，并且煤礦企業(yè)檔案屬于國(guó)家的國(guó)有資產(chǎn)，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)該重視不斷加強(qiáng)對(duì)檔案借閱制度的審批管理，否則容易造成國(guó)有資產(chǎn)的流失，企業(yè)也會(huì)產(chǎn)生一些損失，很多的煤礦企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中借閱制度不嚴(yán)格，查檔審批手續(xù)不全的情況比比皆是。

五、加強(qiáng)煤礦企業(yè)檔案管理的建議

1.不斷進(jìn)行意識(shí)強(qiáng)化，進(jìn)行方式以及理念方面的轉(zhuǎn)變

經(jīng)濟(jì)以及科技的發(fā)展要求企業(yè)在發(fā)展的同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)意識(shí)上的轉(zhuǎn)變，這就要求煤礦企業(yè)的相關(guān)管理人員能夠從思想上充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和緊迫性，在實(shí)際的工作中能夠突出重點(diǎn)，確保檔案的完整，并做好相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)，這才能確保檔案管理的質(zhì)量。煤礦企業(yè)的檔案是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是對(duì)當(dāng)前企業(yè)擁有的各種資源的整體性的記錄，也是推動(dòng)企業(yè)繼續(xù)不斷發(fā)展的知識(shí)基礎(chǔ)，是企業(yè)重要的財(cái)富。只有企業(yè)管理者對(duì)檔案管理給與了應(yīng)有的重視，才能讓檔案管理工作人員更加熱愛(ài)自己的工作，從而更好的完成檔案管理工作。

2.不斷提高煤礦企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力

對(duì)煤礦企業(yè)檔案管理的質(zhì)量有直接影響的就是檔案管理人員的專業(yè)水平以及專業(yè)素養(yǎng)，所以在煤礦企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中對(duì)煤礦企業(yè)檔案管理人員的整體水平有了更高的要求，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也逐漸趨向于現(xiàn)代化，只有具備現(xiàn)代化能力，熟練的掌握現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，才能夠確保的檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員需要具備相應(yīng)的專業(yè)能力。所以，一方面要通過(guò)招聘等方式，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力;另一方面對(duì)在職的檔案管理人員，務(wù)必要做好定期培訓(xùn)，積極參加各種檔案管理交流活動(dòng)，從而提升檔案管理隊(duì)伍的綜合能力。此外，隨著信息化的不斷發(fā)展，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)同樣非常重要。

3.建立科學(xué)有效的規(guī)范體系

為更好的進(jìn)行檔案管理，企業(yè)需要建立科學(xué)有效的規(guī)范體系，為確保建立規(guī)范體系的質(zhì)量，需要從幾個(gè)不同的方面進(jìn)行有益嘗試和探索，最重要的就是要做好以下幾個(gè)方面的工作，首先要充分了解市場(chǎng)的發(fā)展情況，重點(diǎn)了解市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)點(diǎn)，然后結(jié)合實(shí)際情況對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的分析，有必要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況建立檔案室，這樣才能夠提高檔案管理工作的效率，其次就是要意識(shí)到進(jìn)行檔案集中管理的重要性，這樣才能夠有效的實(shí)施管理，同時(shí)進(jìn)行集中管理也是企業(yè)內(nèi)部其它工作順利進(jìn)行的有效保障，建立有效的監(jiān)督考核機(jī)制也十分必要，這樣能夠有效的監(jiān)督相關(guān)的工作人員，確保其工作質(zhì)量。

4.加強(qiáng)檔案宣傳工作

在很多煤礦企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，檔案宣傳工作的核心內(nèi)容最多的就是著重進(jìn)行相關(guān)法規(guī)條例的宣傳，這種宣傳工作難以實(shí)現(xiàn)很好的宣傳效果，在進(jìn)行檔案宣傳工作的過(guò)程中，應(yīng)該將檔案工作的新亮點(diǎn)以及新特點(diǎn)及時(shí)的進(jìn)行捕捉，這樣才能夠確保宣傳工作更具活力，更加有效，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在全新的社會(huì)背景下，有必要運(yùn)用全新的宣傳方式進(jìn)行宣傳，可以通過(guò)上網(wǎng)以及制作還有VCD等形式進(jìn)行宣傳，確保宣傳的檔案能夠在不同的部門(mén)呈現(xiàn)，并且能夠起到一定的作用。

5.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作屬于企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的一項(xiàng)服務(wù)工作，所以應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案管理部門(mén)的服務(wù)意識(shí)應(yīng)該從多個(gè)方面做起，首先應(yīng)該做好技術(shù)改造方面的服務(wù)，確保相應(yīng)的檔案信息資源能夠得到充分的利用，還要注重做好節(jié)能挖潛方面的服務(wù)，也就是要充分利用好檔案資料，最好要做好維護(hù)企業(yè)權(quán)益方面的服務(wù)，由于煤礦企業(yè)在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中常常會(huì)涉及到很多的法律文書(shū)，所以檔案管理工作還要注重做好法律文書(shū)的保護(hù)工作，確保企業(yè)在面臨糾紛的時(shí)候能夠幫助企業(yè)更好的解決問(wèn)題，在更大程度上減少企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失，使企業(yè)有更好的發(fā)展。

6.配備好專職檔案人員

在很多煤礦企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，常常缺乏高水平以及高素質(zhì)的檔案管理工作人員，沒(méi)有充足的檔案管理專職人員會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量，檔案管理工作質(zhì)量的整體水平也難以提高，另外，檔案管理專職人員專業(yè)水平較低以及工作不規(guī)范的情況也會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量，結(jié)合這一情況，在煤礦企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中應(yīng)該意識(shí)到構(gòu)建一支具備一定專業(yè)知識(shí)和能力的專職檔案人員隊(duì)伍的重要性，并且能夠加強(qiáng)對(duì)于這些工作人員的培訓(xùn)力度，使其能夠在實(shí)際的工作過(guò)程中運(yùn)用現(xiàn)代化的專業(yè)理論知識(shí)，這樣也能夠確保檔案管理的整體質(zhì)量，為其他部門(mén)提供更多科學(xué)有效的數(shù)據(jù)檔案。

7.加大檔案信息服務(wù)力度

在煤礦企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作屬于服務(wù)性工作，這項(xiàng)工作需要檔案管理部門(mén)更能夠結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況及時(shí)的了解不同部門(mén)的發(fā)展情況，并且能夠及時(shí)的梳理不同部門(mén)的檔案信息，做好收集，并且能夠搞好編研，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中能夠進(jìn)行有針對(duì)性的分類整理，這樣做的主要目的就是能夠方便其他的部門(mén)對(duì)檔案信息進(jìn)行了解，讓企業(yè)的職工能夠?qū)n案管理工作的作用有更好的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而能夠高效的進(jìn)行工作。

8.強(qiáng)化信息化檔案管理工作

當(dāng)前信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用都取得了非常顯著的效果，檔案管理信息化也是其重要的發(fā)展方向，所以煤炭企業(yè)檔案管理必須要重視信息化建設(shè)。通過(guò)建立信息化系統(tǒng)，不但能夠讓人工勞動(dòng)得到大幅降低，避免重復(fù)性的勞動(dòng)，而且還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的管理，減少人為因素在檔案管理中的影響，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率和質(zhì)量的雙重提升。更重要的是，通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，能夠極大的提升檔案的運(yùn)用效率，還能夠充分發(fā)掘檔案的價(jià)值，為企業(yè)決策提供更可靠、更有效的智力支持。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案是一個(gè)企業(yè)在成長(zhǎng)和發(fā)展過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和知識(shí)積累，是企業(yè)歷史的重要見(jiàn)證，也是對(duì)當(dāng)前企業(yè)資源有效管理的重要方式，因此必須要給予高度重視，對(duì)于當(dāng)前很多煤礦企業(yè)在檔案管理方面的不足之處，必須要予以改善。在全新的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，做好煤礦企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的必然選擇，同時(shí)這項(xiàng)工作也應(yīng)該引起更多人的關(guān)注，高質(zhì)量的企業(yè)檔案管理才能夠促進(jìn)企業(yè)有更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

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（作者單位：陜西涌鑫礦業(yè)有限責(zé)任公司）