網(wǎng)上預(yù)約報銷模式對高校財務(wù)的影響探析

卓丹丹

摘? 要：隨著我國對高等院校資金投入力度日益加大，高校財務(wù)工作也變得更加復(fù)雜，在會計人員數(shù)量不足的情況下，工作效率問題導(dǎo)致會計人員與報銷師生的矛盾也越來越多。為了解決該矛盾，越來越多的高校開始推行網(wǎng)上預(yù)約報銷模式，實現(xiàn)了由窗口式報銷到網(wǎng)上預(yù)約報銷的轉(zhuǎn)變。然而，網(wǎng)上預(yù)約報銷模式在發(fā)揮優(yōu)勢的同時，在實施過程中也存在不足和問題，作為一名高校會計人員，非常有必要對此進行研究，并思考下一步的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)上預(yù)約;報銷模式;高校財務(wù)

近年來，國家對高等教育日益重視，在人才強國和科教興國等戰(zhàn)略的引導(dǎo)下，高校不斷拓寬籌措資金的渠道，財務(wù)工作量也隨之激增。盡管財務(wù)部門采取了措施，如增加報銷窗口、延長報銷時間等，依然解決不了報銷難、排長隊、工作環(huán)境差等問題，反而加大了財務(wù)人員的工作壓力，更加深了與報銷師生之間的矛盾。針對這一情況，部分高校開始積極借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，更新財務(wù)管理理念，科學(xué)化發(fā)展，網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)隨之上線。新事物的產(chǎn)生有利有弊，應(yīng)適時的進行科學(xué)分析，為擴大優(yōu)勢、減少問題提出合理的建議。

一、網(wǎng)上預(yù)約報銷模式在高校財務(wù)工作中的優(yōu)勢

網(wǎng)上預(yù)約報銷模式的產(chǎn)生是為了解決傳統(tǒng)報銷模式中存在的問題，我們從報銷人視角和財務(wù)人員視角兩個方面來分析。

（一）財務(wù)人員視角

第一，財務(wù)分工科學(xué)化，業(yè)務(wù)處理自動化。傳統(tǒng)報銷模式下，面值小、數(shù)量多的票據(jù)會耗費大量的精力去計算歸集，如出租車票、市內(nèi)公交票、停車費等;國際差旅費、會議注冊費、國外網(wǎng)站購買材料的票據(jù)等，則需要財務(wù)人員逐筆查詢匯率將其折算成人民幣;憑證摘要、結(jié)算方式等具體信息均需手工錄入，降低了工作效率。網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，報銷人員承擔(dān)了計算、匯率折算等基本工作，智能的系統(tǒng)設(shè)置能夠自動計算、控制標(biāo)準(zhǔn)，如差旅費、會議費不超標(biāo)等。新的憑證錄入方式下，在系統(tǒng)里提取預(yù)約單號，便自動生成會計憑證、資金結(jié)算方式，財務(wù)人員只需進行確認(rèn)和必要的修改，縮短了單筆業(yè)務(wù)的時間，減少了手動輸入的錯誤率，提高了工作效率。

第二，核算工作量均衡化。傳統(tǒng)報銷模式下，經(jīng)常排隊報銷的師生對每個窗口的情況很了解，哪些會計手腳麻利，哪些會計偷懶耍滑，時間久了，就造成工作量的不均衡，引發(fā)內(nèi)部不滿。網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，所有業(yè)務(wù)均由預(yù)審窗口統(tǒng)一接單并分單，每人的工作量基本均衡，就不會出現(xiàn)勤快的會計工作量越來越多、耍滑的會計越干越輕松的情況，有效避免了因工作量分配不均導(dǎo)致的內(nèi)部矛盾，也提升了總體效率。

第三，改善了財務(wù)人員的工作環(huán)境，增加了自主安排工作的靈活度。傳統(tǒng)報銷模式下，長長的隊伍讓報銷窗口擁擠嘈雜，財務(wù)人員的心理壓力也隨之增大，尤其是年底，這種環(huán)境容易讓雙方情緒焦躁，當(dāng)報銷人被告知缺少材料或手續(xù)不全時，負(fù)面情緒就會暴發(fā)，產(chǎn)生沖突和爭吵。網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，財務(wù)核算人員不用直接面對報銷師生，窗口也不再有人排長隊，安靜的環(huán)境極大的緩解了他們的心理壓力，從而更專心高效的投入到工作中去。同時，所有的會計業(yè)務(wù)均在后臺處理，每個人在保證按時完成工作的前提下，可以根據(jù)自己手中報銷單的具體情況安排核算順序和資金結(jié)算的時間。

（二）報銷人視角

第一，有效的緩解了排長隊問題，節(jié)省了報銷人員的時間精力。傳統(tǒng)報銷模式下，只有排到隊的師生才能報銷，為了能順利報銷，會很早來排隊，排了半天輪到自己的時候，被告知手續(xù)不全需要回去補材料，之前的排隊就白費了。網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，只要有網(wǎng)絡(luò)，報銷人可以根據(jù)自己的時間安排隨時填寫報銷單，選擇報銷時間，時間靈活性增大;同時，財務(wù)增加了預(yù)審接單、分單的流程，在預(yù)審階段，第一時間就可以發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的票據(jù)或者是缺少材料的情況，讓報銷人及時補充，大大節(jié)約了報銷人的時間。

第二，報銷信息科學(xué)化，達到了資金預(yù)算管理實時控制的效果。傳統(tǒng)報銷模式下，由于對財務(wù)規(guī)定不了解、課題報銷人不固定、經(jīng)費報銷信息無法及時互通等因素，經(jīng)常會出現(xiàn)因預(yù)算超支而調(diào)賬、項目負(fù)責(zé)人對經(jīng)費使用進度不清楚等問題。網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，報銷人在系統(tǒng)提交報銷申請時，需要詳細(xì)錄入經(jīng)費的各種信息，更好的掌握了資金使用情況和進度，在結(jié)題審計時更加胸有成竹，提高了參與度;另外，在項目立項時，科技處或財務(wù)處可以在系統(tǒng)中設(shè)置各類支出的預(yù)算控制額度，報銷人在網(wǎng)上填制時，若金額超出預(yù)算控制額度，系統(tǒng)會無法保存，項目決算時也不需要反復(fù)進行賬目調(diào)整，有利于報銷人合理規(guī)劃各項開支，自主監(jiān)管各種經(jīng)費。

第三，無現(xiàn)金支付增加了報銷賬款的安全性和便捷性。傳統(tǒng)報銷模式下，在記賬憑證完成后，報銷人需要去出納窗口排隊，以取得現(xiàn)金、現(xiàn)金卡、支票的形式完成本輪報銷，一般情況下，刷現(xiàn)金卡僅限于在本校開戶銀行辦理的銀行卡，若是沒有或者忘記帶了，只能取支票去銀行提現(xiàn)，支票是存在有效期的，對報銷人來說并不方便。網(wǎng)上預(yù)約報銷模式取消了現(xiàn)金結(jié)算，開通了銀校直聯(lián)的網(wǎng)上銀行支付系統(tǒng)，實時轉(zhuǎn)賬實時到賬，避免了報銷人攜帶現(xiàn)金的風(fēng)險，也解決了拿著支票到銀行辦理時可能造成的時間延誤。

二、網(wǎng)上預(yù)約報銷模式在實踐中存在的不足

第一，報銷人對流程和系統(tǒng)不了解，信息填制不規(guī)范，報銷單返工率較高。新事物的普及不是一個容易的過程。年紀(jì)大的教師對電腦操作不熟悉，缺乏嘗試新事物的積極性， 會產(chǎn)生抵觸情緒，想要獨立完成網(wǎng)上預(yù)約報銷環(huán)節(jié)是比較困難的。雖然高校教師的學(xué)歷普遍很高，但是財務(wù)制度有很強的專業(yè)性，一般教師會了解甚少。即便是財務(wù)部門在推行網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)初期已經(jīng)對各部門、學(xué)院有針對性的開展專題培訓(xùn)，依然會出現(xiàn)各種各樣的問題，例如，對系統(tǒng)的操作流程不夠熟練，報銷信息錄入比較困難;隨意改變資金用途和開支范圍，票據(jù)整理匯總后不知該填在哪一類等，各類的不規(guī)范填寫增加了退單風(fēng)險，打擊了報銷人的信心。

第二，溝通模式的轉(zhuǎn)變，影響雙方溝通，降低報銷效率。傳統(tǒng)報銷模式下，財務(wù)人員和報銷人員是面對面交流，報銷單出現(xiàn)問題可以及時溝通。網(wǎng)上預(yù)約報銷模式下，當(dāng)財務(wù)人員在審核過程中發(fā)現(xiàn)問題時，最常采用的方式是打電話，如果報銷單上預(yù)留的經(jīng)辦人電話號碼不準(zhǔn)確、或者報銷人不方便接聽電話，就會錯過及時溝通的機會，影響報銷進度。即使順利的打通電話，想要讓報銷人清楚了解此次報銷存在的問題也需要解釋較長的時間，如果溝通不順利，或者雙方意見產(chǎn)生分歧，會耽誤其他工作的效率，不利于財務(wù)工作的順利開展。