農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問題及原因剖析

馬鑫

摘要：基于對農(nóng)業(yè)科研單位的調(diào)查分析結果，總結部分科研單位在檔案管理中存在的主要問題，借鑒國內(nèi)外成功的管理經(jīng)驗，提出切實可行的改善措施和建議。通過建立程序化、科學化的檔案管理機制，提升科研檔案的管理水平。

關鍵詞：科研檔案;農(nóng)業(yè);綜述;管理制度;設施

2017—2018年的調(diào)查研究表明，遼寧、山東、河南等省的農(nóng)業(yè)科研單位在科研檔案管理過程中，普遍存在制度和管理不規(guī)范、激勵和考核機制缺乏、設備設施落后、檔案利用率低等問題，造成檔案文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)，歸檔率低。通過分析造成上述問題的主要原因，提出切實可行的改善措施，對建立程序化、科學化的檔案管理機制具有重要的意義。

1 農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的主要問題

1.1 制度和管理不規(guī)范

調(diào)查結果顯示，大部分科研單位未制定切實可行的檔案管理制度，或制度執(zhí)行和落實力度不足，致使檔案管理處于不完整歸檔和零散保管狀態(tài)。

目前，農(nóng)業(yè)科研檔案的管理依據(jù)主要是《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》、《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T2-1992）和農(nóng)業(yè)部的農(nóng)業(yè)科技檔案工作部頒標準《分類、著錄與標引匯編》等文件，但這些文件只是農(nóng)業(yè)科研單位開展檔案管理時的參考文件，并非強制執(zhí)行的文件和規(guī)定，也沒有嚴格的檢查、獎懲機制，容易導致農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理制度不統(tǒng)一、不規(guī)范，具體表現(xiàn)為：周期不同，格式各異，制度規(guī)范有別，保管期限有待統(tǒng)一;分類標準不統(tǒng)一，管理各自為政;未集中統(tǒng)一管理，網(wǎng)絡體系不健全。

1.2 激勵和考核機制缺失

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的“三納入”“四同步”未得到落實?！叭{入”是指將檔案工作納入單位工作計劃，納入領導工作議事日程，納入職工經(jīng)濟責任制和崗位責任制?！八耐健笔侵竼挝幌逻_計劃任務與文件材料歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查文件材料形成同步;評審鑒定成果與驗收、鑒定檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)情況同步;上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

在缺少激勵機制和考核制度的情況下，科研人員和檔案管理人員欠缺整理、管理農(nóng)業(yè)科研檔案的動力，在一定程度上制約了農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的規(guī)范化。

1.3 設備設施落后

調(diào)查結果顯示，遼寧省農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理設備設施相差懸殊，有的單位配備先進的現(xiàn)代化設備并購置相應的檔案管理軟件，而多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理設備非常落后，缺少計算機、復印機、照相、掃描儀、記錄機、服務器等電子設備，未實現(xiàn)電子化管理，只有少部分單位處于向現(xiàn)代化數(shù)字化管理的轉化中。電子化管理設備的缺失，使檔案管理方式和檢索手段顯得落后，直接影響其查閱和利用。

1.4 檔案資源利用率低

當前，檔案資源未能得到充分開發(fā)利用的原因主要有：1） 農(nóng)業(yè)科研檔案專業(yè)性強，需要查閱者少。2） 服務對象單一，僅限于相關專業(yè)的農(nóng)業(yè)科研人員，利用率低。3） 農(nóng)業(yè)科研檔案不齊全，無法滿足查閱需求，影響查閱人員的積極性。4） 宣傳不到位。農(nóng)業(yè)科研人員對農(nóng)業(yè)科研檔案的了解有限，影響檔案的開發(fā)利用。5） 當代社會科學技術發(fā)展迅速，知識更新快，農(nóng)業(yè)科研檔案需向情報型、交流型發(fā)展，以文獻形式編寫報告和進行交流，而各單位普遍缺乏促進科研檔案交流的機制和措施。6） 課題成果鑒定驗收后，在申報獎勵或成果轉化中材料形成周期長、不定期，造成歸檔不及時、材料不完整，使科研人員可能對檔案室提供的數(shù)據(jù)、核心內(nèi)容產(chǎn)生質疑，信息資源不能發(fā)揮應有作用。7） 檔案信息資源開發(fā)嚴重滯后，多數(shù)停留在一二次文獻編研上，無法滿足科研人員高層次的需求。

2 提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平的建議

2.1 完善制度和規(guī)范管理

實施檔案規(guī)范化、標準化、科學化管理，規(guī)范檔案的收集、整理、開發(fā)利用等程序，是做好農(nóng)業(yè)科研檔案管理的基礎和前提。為此，遼寧省應結合農(nóng)業(yè)科研單位的具體情況，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學技術檔案工作條例》等，制定切實可行的農(nóng)業(yè)科研檔案制度，如《農(nóng)業(yè)科研檔案管理辦法》《農(nóng)業(yè)科研檔案分類標準》《農(nóng)業(yè)科研檔案工作規(guī)范》等，進一步指導和規(guī)范農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，提升農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平和規(guī)范化程度，加強科研檔案的利用與開發(fā)。同時，對農(nóng)業(yè)科研檔案工作實行規(guī)范化管理。一是科研檔案本身規(guī)范化。歸檔以前，根據(jù)科技文件材料的形成規(guī)律分類建檔，且書寫、質量、格式、形式、程序、整理、加工等按照統(tǒng)一標準集中管理。二是科研檔案管理工作規(guī)范化。制定整理、保管、利用、鑒定、借閱、統(tǒng)計、保密、銷毀、移交等規(guī)章制度，強化科研原始記錄撰寫的規(guī)范化、正規(guī)化、嚴謹化、詳實化，確保檔案具有連續(xù)性、完整性和科學性。

電子檔案作為檔案的數(shù)字化形態(tài)，已成為農(nóng)業(yè)科研單位科研管理的重要組成部分，其規(guī)范化管理是科研管理手段提升的重要標志。將電子文件的收集納入各科室崗位責任制，在形成紙質文件時留存電子版本，并以只讀形式保存。

2.2 健全激勵與考核機制

提高領導者、檔案員和農(nóng)業(yè)科研人員對農(nóng)業(yè)科研檔案重要性的認識，將農(nóng)業(yè)科研檔案管理納入單位工作計劃、議事日程，真正把檔案工作"三納入、四同步"落到實處。制定科研檔案收集的獎懲制度，并與單位綜合目標管理、年度考核、檔案管理及科研人員職稱晉升掛鉤，定期開展檔案工作評定。通過制定切實可行的考核制度，激勵和促進科研人員、檔案員做好科研檔案的收集和管理工作。

2.3 增加設備設施投入

在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)快速發(fā)展的當今，加大農(nóng)業(yè)科研檔案設施設備投入、改善農(nóng)業(yè)科研檔案管理條件、提升管理水平是大勢所趨。配備相應硬件設施，如大型數(shù)據(jù)庫服務器、圖文掃描儀、刻錄機、移動硬盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、空調(diào)、防靜電設備等，可以改善檔案管理軟環(huán)境。

推進農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化進程，是當前檔案工作的發(fā)展方向和趨勢。在以計算機為主的信息時代，要求農(nóng)業(yè)科研檔案管理現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化。在更新技術設備的基礎上，與辦公自動化技術相結合，開發(fā)靈活、實用的檔案信息管理軟件，研制具有查詢、檢索、閱讀、打印、添加等功能的農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

2.4 提高檔案利用率

農(nóng)業(yè)科研檔案作為內(nèi)部情報資料，重在歸檔保存，具有一定的封閉性。同時，農(nóng)業(yè)科研機構相對獨立，缺少跨機構、跨部門的科研文件檔案管理機制，不利于信息與知識的交流和共享。在信息化飛速發(fā)展的今天，應將科研檔案在一定范圍內(nèi)開放，通過信息資源共享實現(xiàn)群體互動式學習。

美國的四大科技報告（AD報告、NASA報告、DE報告、PB報告）以“交流和使用”為中心，將科技檔案工作融于情報信息工作，充分發(fā)揮其交流和使用的功能?？蓪W習借鑒國外做法，使科研檔案由“以管為中心”向“交流和使用為中心”轉變。將原始記錄材料編寫成能夠交流的科技報告（如總結報告、研究報告、學術論文、進展報告）、實驗室筆記、觀察報告等，對外提供可公開的部分信息，內(nèi)部和涉密部分信息只在單位內(nèi)部交流。

3 結語

在農(nóng)業(yè)科研檔案管理中，應按專業(yè)理順關系，開展檔案收集、整理、編研等業(yè)務，建立符合現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展需求的體系化管理模式。遼寧省農(nóng)業(yè)科學院以院圖書檔案館為核心，以各業(yè)務所、重大課題組為紐帶組建分級管理網(wǎng)絡，各單位選派專（兼）職檔案管理人員管理所在單位的課題和成果檔案。這種管理模式加大了科研檔案管理力度，可及時有效指導科研資料歸檔，確保歸檔材料齊全完整?？蒲袉挝坏目蒲袡n案管理既有共性又有個性，選擇適合本單位科研特點的管理模式，對提高科研管理效率具有重要意義。

參考文獻

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