高職院校檔案管理信息化建設(shè)實(shí)施理論探析

王雅麗

摘 要：檔案管理工作既是高職院校管理工作的一部分，又是提高學(xué)校工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。管理高職院校檔案的科學(xué)規(guī)范化，是衡量一個(gè)學(xué)校管理水平的重要尺度。隨著以電子信息為核心的高科技的突飛猛進(jìn)，已經(jīng)進(jìn)入一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代，并且日益深入地影響到人們生活、學(xué)習(xí)和工作的方方面面。在新的發(fā)展時(shí)期，高校檔案工作作為高職院校文化建設(shè)的重要組成部分，為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理等項(xiàng)工作服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案在高職院校教育事業(yè)中的作用。因此，高職院校檔案管理向新模式的轉(zhuǎn)變已是勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：高職院校檔案;檔案信息化;數(shù)字化檔案;信息化建設(shè)

1 高職院校檔案管理信息化實(shí)施的現(xiàn)實(shí)意義

檔案數(shù)字化即是將大量紙質(zhì)文檔通過先進(jìn)的電腦設(shè)備轉(zhuǎn)變成可供電腦方便查閱的電子影像文件。隨著電子計(jì)算機(jī)、電子載體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，檔案信息資源是全球、國家、區(qū)域信息的一個(gè)重要組成部分。在當(dāng)今信息公開程度越來越高的形勢(shì)下，檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代，只有當(dāng)檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來。作為管理和擁有檔案信息資源的高職院校管理部門，要更好地適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，著眼未來，運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)，從以下幾方面對(duì)高職院校檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

1.1 更好地管理和收集檔案材料，利于檔案的長(zhǎng)期保存、節(jié)省檔案存放空間

眾所周知，紙質(zhì)載體檔案是最原始的證據(jù)材料，這一點(diǎn)是它的客觀性的體現(xiàn)，而相對(duì)于檔案紙質(zhì)載體的有效保存就顯得尤其重要。通常，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的收集、查閱方式是利用者需要到相關(guān)檔案保管部門進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的查閱，摘錄或復(fù)制自己所需要的信息。這樣的利用方式不僅浪費(fèi)了大量的人力和時(shí)間，還影響了檔案的利用效率，并且加重了紙質(zhì)檔案的磨損，檔案數(shù)字化管理給搜索、查找、即時(shí)閱讀檔案帶來的便捷是毋庸多言的，它能夠簡(jiǎn)化并極大提高高職院校檔案管理的質(zhì)量和效率。

1.2 有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，方便多次利用，利于高效管理和快速查閱

許多紙質(zhì)或其他實(shí)物檔案，由于年月已久，只要?jiǎng)右粍?dòng)就會(huì)散裂或塵化，損毀風(fēng)險(xiǎn)極大，通過數(shù)字化采集圖片、視頻、尺寸、材質(zhì)、介紹、文字描述等內(nèi)容就可以在未來相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)期保證原始檔案的完好性，并且便于供需要的人進(jìn)行利用和參考。使高校檔案管理工作變得更加安全、方便、快捷與高效。

1.3 利于數(shù)據(jù)共享，提升發(fā)展速度，形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)

數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。有些高職院校將檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)連接了學(xué)校辦公自動(dòng)化設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫與檔案原件及其存放位置的一一對(duì)應(yīng)，方便快速取閱。

2 高職院校檔案數(shù)字化存在的問題

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展較好的一些地區(qū)，高校的檔案管理平時(shí)都是在檔案管理網(wǎng)絡(luò)上，文書處理部門將收文或發(fā)文，都掃描到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時(shí)，只需向檔案管理部門移交一份分類組卷清單，把檔案信息及數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)，按照檔案數(shù)據(jù)格式的要求，將數(shù)字化的檔案導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中即可，從而簡(jiǎn)化了檔案管理人員的數(shù)據(jù)錄入工作。這在高校的科研、教學(xué)、設(shè)備等各類檔案管理中同樣適用。然而，在諸多經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)落后的地區(qū)，由于受到很多客觀條件的限制，一些高職院校的檔案管理依然采用相對(duì)傳統(tǒng)、滯后的檔案管理模式。許多檔案在各部門形成的初期時(shí)，只是經(jīng)過計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單的處理，然后直接移交給檔案管理部門，而真正檔案信息化和數(shù)字化的大量工作仍是在檔案管理部門完成，例如掃描、修圖、上傳數(shù)據(jù)、編制電子文件的檔號(hào)、檢索等工作程序。而在高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，常常遇到以下一些問題：高校檔案數(shù)字化建設(shè)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、管理機(jī)制的落后、檔案管理軟件無法統(tǒng)一規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊全和技術(shù)支持不滿足、檔案數(shù)字化專業(yè)人才的短缺以及缺乏對(duì)檔案專業(yè)人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的投入，等等一系列的困難和問題跟不上新形勢(shì)發(fā)展的要求，成為高校檔案數(shù)字化發(fā)展的“瓶頸”，制約著高校檔案數(shù)字化發(fā)展建設(shè)的步伐。

3 對(duì)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)對(duì)措施

高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化恰恰是提高師生員工對(duì)檔案關(guān)注力的有效手段，同時(shí)又可以提高高職院校檔案的管理效率。具體從以下幾方面采取應(yīng)對(duì)措施：

3.1 要增強(qiáng)高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫感，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

做好高職院校檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的高校檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，高職院校檔案管理部門必須面臨新形勢(shì)的挑戰(zhàn)，適應(yīng)電子文件歸檔管理的迫切需求，著眼于高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，探索高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)道路，實(shí)現(xiàn)高職院校的歷史檔案與未來檔案的有機(jī)鏈接。要完成這一重要?dú)v史跨越，是我們這一代高校檔案工作者必須承擔(dān)的歷史職責(zé)。

3.2 統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案系統(tǒng)資源的建設(shè)資金，把檔案數(shù)字化納入高職院校信息化建設(shè)的總體計(jì)劃

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的最大障礙。加大投入取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門的地位和作用的認(rèn)識(shí)程度。作為高職院校檔案信息服務(wù)中心的管理部門，其地位和作用日益突出，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。近年來，許多高職院校撥?？罱o檔案管理部門購置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。

3.3 建立高職院校信息互通兼容系統(tǒng)，使數(shù)字化檔案在通用標(biāo)準(zhǔn)下順暢轉(zhuǎn)換

高職院校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值，利用它來正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)、黨政管理各方面工作的開展和進(jìn)步。新時(shí)期，高職院校檔案管理部門必須以高速發(fā)展的信息科技為依托，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)模式，創(chuàng)新服務(wù)方式。要以室藏檔案信息資源為服務(wù)內(nèi)容，從社會(huì)需求、學(xué)校需要的角度站位出發(fā)，把高職院校的內(nèi)外利用者作為服務(wù)對(duì)象，為高職院校檔案的開發(fā)和利用創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間，實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息資源的共享。

4 結(jié)束語

高職院校檔案管理的實(shí)質(zhì)目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，合理有效地利用，體現(xiàn)高職院校檔案的自身價(jià)值，立足于我國現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的高校檔案管理工作研究成果，實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，要完成這一重要?dú)v史的跨越，是我們這一代高校檔案工作者必須承擔(dān)的歷史職責(zé)。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會(huì)和高校的全面進(jìn)步，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉宇潔.論高校實(shí)物檔案管理體系制度化建設(shè)[J].黑龍江檔案，2016（5）：87.

[2]唐微.新時(shí)期檔案工作的創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（2）：119.

[3]宋喜瑩.檔案信息化管理存在問題及對(duì)策建議[J].魅力中國，2014（17）：373-373.

[4]胡政.淺談高職院校檔案管理.[J].當(dāng)代經(jīng)濟(jì)，2008（8）.