機(jī)關(guān)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平提高策略

鄭祥安

摘 要：作為機(jī)關(guān)辦公室中的關(guān)鍵性崗位，辦公室文秘對(duì)機(jī)關(guān)辦公室的工作效率和質(zhì)量有著極其重要的影響。本文首先闡述了機(jī)關(guān)辦公室文秘應(yīng)具備的專業(yè)精神，提出了要從重視機(jī)關(guān)辦公室文秘專業(yè)素養(yǎng)的提升、定期開展機(jī)關(guān)辦公室文秘人員培訓(xùn)、適當(dāng)調(diào)整機(jī)關(guān)辦公室文秘人員數(shù)量、培養(yǎng)機(jī)關(guān)辦公室文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)四點(diǎn)入手，提高機(jī)關(guān)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位長遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)辦公室文秘;工作質(zhì)量;工作水平

通過對(duì)機(jī)關(guān)辦公室文秘的日常工作進(jìn)行分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，其工作種類和工作量都比辦公室其他崗位多，這也加大了機(jī)關(guān)辦公室文秘的工作壓力與難度。為了做好機(jī)關(guān)辦公室文秘工作，不僅需要上級(jí)的指導(dǎo)，更需要機(jī)關(guān)辦公室文秘從業(yè)者不斷學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)，為工作質(zhì)量和水平的提高提供保障。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)辦公室文秘還要學(xué)會(huì)如何調(diào)整自己的情緒，避免由于自身問題影響工作，促進(jìn)機(jī)關(guān)辦公室文秘工作水平的進(jìn)一步提升。

1 機(jī)關(guān)辦公室文秘應(yīng)具備的專業(yè)精神

專業(yè)精神是做好機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的前提和基礎(chǔ)，這不僅表現(xiàn)在對(duì)單位規(guī)章制度的遵守上，更體現(xiàn)在對(duì)工作細(xì)節(jié)的把控和對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避上。具體來說，機(jī)關(guān)辦公室文秘應(yīng)具備的專業(yè)精神主要包括以下幾點(diǎn)：1）對(duì)時(shí)間的規(guī)劃。機(jī)關(guān)辦公室文秘需要借助空閑時(shí)間，不斷學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，以此來充實(shí)和武裝自己。除此以外，當(dāng)工作中出現(xiàn)意外情況時(shí)，機(jī)關(guān)辦公室文秘還要抓緊時(shí)間，及時(shí)找出相應(yīng)的解決對(duì)策，降低意外情況給單位帶來的損失;2）對(duì)工作的分工。由于機(jī)關(guān)辦公室文秘的工作量較大、工作范疇較廣，因此常常會(huì)使機(jī)關(guān)辦公室文秘人員感覺力不從心。為了避免出現(xiàn)工作上的混亂，機(jī)關(guān)辦公室文秘就應(yīng)學(xué)會(huì)如何對(duì)工作進(jìn)行分工，確保機(jī)關(guān)辦公室文秘工作質(zhì)量的同時(shí)提高機(jī)關(guān)辦公室文秘工作效率;3）對(duì)全局的統(tǒng)籌。機(jī)關(guān)辦公室文秘應(yīng)秉承顧全大局的原則，做好相應(yīng)工作的統(tǒng)籌，規(guī)避自身工作給單位帶來的風(fēng)險(xiǎn)，保證單位的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

2 機(jī)關(guān)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的提高策略

2.1 重視機(jī)關(guān)辦公室文秘專業(yè)素養(yǎng)的提升

雖然機(jī)關(guān)辦公室文秘工作較為繁重，但這并不是其忽視單位紀(jì)律的理由。機(jī)關(guān)辦公室文秘應(yīng)以遵守單位規(guī)章制度為前提，做到不遲到、不早退、不利用工作時(shí)間開小差，提高自身的工作熱情，以積極、飽滿的態(tài)度全身心投入到日常工作中。除此以外，對(duì)于針對(duì)機(jī)關(guān)辦公室工作的制度，文秘人員也要堅(jiān)決服從，重視工作中的細(xì)節(jié)，確保機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的順利開展。

機(jī)關(guān)辦公室文秘每天都會(huì)接到新的工作任務(wù)，因此要做好工作的分類，明白工作的輕重緩急，使工作可以有序進(jìn)行。機(jī)關(guān)辦公室文秘還需具備良好的速記和歸納能力，降低工作中出現(xiàn)遺漏的概率。當(dāng)一件工作完成后，要在第一時(shí)間做好總結(jié)和記錄，對(duì)相應(yīng)工作資料進(jìn)行存檔，為今后工作的審核奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 定期開展機(jī)關(guān)辦公室文秘人員培訓(xùn)

很多機(jī)關(guān)辦公室文秘人員的工作較忙，并沒有多少空閑時(shí)間學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)。為了給機(jī)關(guān)辦公室文秘人員提供更好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和平臺(tái)，單位應(yīng)當(dāng)定期開展相關(guān)培訓(xùn)，使機(jī)關(guān)辦公室文秘人員可以學(xué)習(xí)到新的工作理念和方法，學(xué)會(huì)如何應(yīng)對(duì)各種工作難度，從而降低機(jī)關(guān)辦公室文秘工作難度，提高工作的科學(xué)性和合理性。同時(shí)，通過一段時(shí)間的培訓(xùn)，機(jī)關(guān)辦公室文秘還會(huì)更加明確自身工作的重要性，提高自身的責(zé)任心和事業(yè)心，使機(jī)關(guān)辦公室文秘人員激發(fā)自身學(xué)習(xí)意識(shí)，將工作做到最好，為機(jī)關(guān)單位創(chuàng)造更多的效益和價(jià)值。

2.3 適當(dāng)調(diào)整機(jī)關(guān)辦公室文秘人員數(shù)量

有的機(jī)關(guān)單位辦公室工作效率較低，其根本原因就是辦公室文秘人員數(shù)量較少，導(dǎo)致少量機(jī)關(guān)辦公室文秘人員與繁重的工作之間出現(xiàn)失衡。此外，機(jī)關(guān)辦公室文秘人員數(shù)量不足，還會(huì)造成工作任務(wù)的堆積，讓機(jī)關(guān)辦公室文秘工作愈發(fā)困難，更別提提高機(jī)關(guān)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平了。所以，在日常的機(jī)關(guān)辦公室文秘工作中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位實(shí)際情況和工作需要，適當(dāng)調(diào)整機(jī)關(guān)辦公室文秘人員數(shù)量。值得注意的是，這種調(diào)整并不是一味的增加機(jī)關(guān)辦公室文秘人員數(shù)量，而是要掌握每個(gè)機(jī)關(guān)辦公室文秘人員的工作能力，做好人員的配置，避免因?yàn)闄C(jī)關(guān)辦公室文秘人員過多，出現(xiàn)工作推諉和懈怠的情況，

2.4 培養(yǎng)機(jī)關(guān)辦公室文秘人員的創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的動(dòng)力，在機(jī)關(guān)辦公室文秘工作中也是如此。在以往的機(jī)關(guān)辦公室文秘工作中，很多文秘人員缺少創(chuàng)新意識(shí)、默守陳規(guī)，使機(jī)關(guān)辦公室文秘工作難以取得新的突破。為此，應(yīng)重視對(duì)機(jī)關(guān)辦公室文秘人員創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，讓機(jī)關(guān)辦公室文秘可以學(xué)好變通，避免受到陳舊理念的約束，影響機(jī)關(guān)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平。同時(shí)，要培養(yǎng)機(jī)關(guān)辦公室文秘人員推陳出新的勇氣，使每個(gè)機(jī)關(guān)辦公室文秘人員都能“以單位為家”，靈活的探尋工作方法，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的高效化。

3 結(jié)語

機(jī)關(guān)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平，關(guān)系著機(jī)關(guān)單位的運(yùn)行和發(fā)展。為此應(yīng)當(dāng)不斷探索機(jī)關(guān)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的提高策略，培養(yǎng)機(jī)關(guān)辦公室文秘人員的工作創(chuàng)新意識(shí)和責(zé)任心，使其更好的勝任機(jī)關(guān)辦公室文秘工作，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公室文秘工作的全面發(fā)展。

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