如何做好文書檔案標(biāo)題命名編寫工作

唐孟

摘 要：文書檔案是我國最為常見的一類檔案，具有延續(xù)時(shí)間長、涉及范圍廣、利用頻率高等特點(diǎn)。文書檔案的查找利用要通過對(duì)檔案中的全引目錄、案卷目錄和卷內(nèi)目錄按需求進(jìn)行檢索來實(shí)現(xiàn)，各類目錄標(biāo)題編寫得恰當(dāng)與否直接關(guān)系到檢索結(jié)果是否準(zhǔn)確，進(jìn)而影響到文檔的利用效率。作者旨在通過本文，提出文書檔案標(biāo)題的重要性以及在文件歸檔時(shí)要重視和做好標(biāo)題命名編寫。

關(guān)鍵詞：文書檔案;標(biāo)題;命名

文書檔案有狹義和廣義之分。狹義的文書檔案是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在日常行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案。文書檔案不僅包括常用的15種黨政公文（包括決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要），還包括未作為正式公文文種，但在工作中常常用到的準(zhǔn)則、條例、規(guī)定、辦法、規(guī)則、細(xì)則、具體舉措、通訊、簡報(bào)、信函、計(jì)劃和總結(jié)等。廣義的文書檔案還包括諸如外交、法律、訴訟、會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)、藝術(shù)、教學(xué)等門類的專門檔案和具有檔案價(jià)值的私人信函、日記、記錄等。文書檔案是作為與自然科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的一個(gè)概念，有時(shí)又被稱為普通檔案或一般檔案。

文書檔案形成以后，主要通過檔案目錄進(jìn)行檢索和利用，文書檔案的名稱是否準(zhǔn)確，分類是否合理直接影響到檔案的使用效果，因此文書檔案在全引目錄和案卷目錄編寫時(shí)要加以區(qū)分，全引目錄的標(biāo)題力求詳盡，案卷目錄標(biāo)題可以精簡，這是因?yàn)榘妇砟夸浭且员揪硎占奈臋n的共有特征為主進(jìn)行命名的，是某件事、某類事的概括，內(nèi)容大多泛指而不具體。全引目錄是一種在案卷目錄基礎(chǔ)上發(fā)展起來的以全宗為涉及范圍，以全宗內(nèi)的所有文檔為基礎(chǔ)的目錄，反映了全宗內(nèi)檔案實(shí)際編輯順序，全引目錄以該卷內(nèi)每份文檔的各自特征為主分別命名，以文檔的名稱作為目錄的基本層次，能夠直接切中文檔的內(nèi)容。故在目錄標(biāo)題編寫中不能用全引目錄來替代案卷目錄，更不能用案卷目錄來替代全引目錄。

1 文書檔案標(biāo)題的重要性

人們常把標(biāo)題比作公文的眼睛，常言道“眼睛是心靈的窗戶”，一個(gè)人內(nèi)心的喜怒哀樂，可以通過眉宇間觀察知曉，而文書檔案的內(nèi)容，可以通過閱讀標(biāo)題領(lǐng)會(huì)出來。簡單來說一份文書檔案的標(biāo)題應(yīng)該比較準(zhǔn)確完整地概括出文檔的主要內(nèi)容，并標(biāo)明制文單位名稱和文件種類。文書檔案的標(biāo)題一般由制文單位、內(nèi)容（事由）和文種（名稱）三部分組成。由于檔案的處理分為全宗、案卷、文件三級(jí)，光憑案卷標(biāo)題進(jìn)行主題分析和標(biāo)引是不夠的，還需深入到文件級(jí)。因此做好對(duì)文書檔案標(biāo)題的命名和標(biāo)引不僅能全面反映出檔案的內(nèi)容，還能便于信息不全時(shí)的檢索和模糊查詢。在進(jìn)行標(biāo)題命名時(shí)，不僅要概括出案卷標(biāo)題，還要詳盡命名出卷內(nèi)文檔的標(biāo)題，以保證較高的檢全率和檢準(zhǔn)率。

2 如何做好文書檔案的標(biāo)題命名編寫

文檔是構(gòu)成全宗和案卷的基礎(chǔ)，文書檔案標(biāo)題是文檔的直接名稱，它是以準(zhǔn)確的語言概括揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。文書檔案標(biāo)題編寫時(shí)要注意：1）文字簡練、內(nèi)容詳盡。要用簡明的文字將卷內(nèi)文件所涉及的主要內(nèi)容全部揭示出來，一般在五十個(gè)字以內(nèi)。2）結(jié)構(gòu)完整。文檔標(biāo)題一般由制文單位、內(nèi)容（事由）和文種（名稱）三部分構(gòu)成。針對(duì)階段性、特定時(shí)間的文件，題目中要標(biāo)明年度。針對(duì)需要上級(jí)單位、外單位答復(fù)的文件（如：請(qǐng)示與批復(fù)，函與復(fù)函）要統(tǒng)一歸類存檔，統(tǒng)一進(jìn)行標(biāo)題命名，當(dāng)年歸檔時(shí)仍未回復(fù)的要在存檔的請(qǐng)示、商洽函后附上本年因何原因未回復(fù)的備注。

文書檔案標(biāo)題的構(gòu)成有以下幾種：一是“制文單位+內(nèi)容（事由）+文種（名稱）”。這種適合于文件專卷，就是由一個(gè)單位在各類工作業(yè)務(wù)中形成的政策規(guī)定、要求做法。文書檔案中絕大部分案卷題名都是采用這種形式。比如“重慶廣播電視集團(tuán)（總臺(tái)）做好部分議事協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)小組規(guī)范運(yùn)行通知”。二是“制文單位+特定時(shí)間+內(nèi)容（事由）+文種（名稱）”。這種形式適合于綜合類、特殊形式資料組成的案卷，由總結(jié)、計(jì)劃、規(guī)劃、安排、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)、介紹信、黨政會(huì)議記錄等組成的案卷。這類資料時(shí)間性較強(qiáng)，在標(biāo)題中寫明時(shí)間，更能便于檢索和查閱。比如“重慶廣播電視集團(tuán)（總臺(tái)）2019第十一屆中國西部動(dòng)漫文化節(jié)工作情況報(bào)告”。三是“時(shí)間+固定出版資料名稱”。適合單位制作的各類通報(bào)、簡報(bào)、內(nèi)部刊物、雜志資料及公開出版物等。比如“2019年重慶廣播電視集團(tuán)（總臺(tái)）增強(qiáng)‘四力教育實(shí)踐工作專報(bào)（第1—8期）”。四是“會(huì)議名稱+文件資料”。適合于重大會(huì)議資料組成的案卷，召開一個(gè)會(huì)議會(huì)形成會(huì)前請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議通知，會(huì)中各類會(huì)議手冊(cè)、資料、講話、議程，會(huì)后各種總結(jié)報(bào)告、簡報(bào)、紀(jì)要等等?？芍痪帉憰?huì)議名稱加上文件資料。比如“中共重慶廣播電視集團(tuán)（總臺(tái)）委員會(huì)第一屆黨員代表大會(huì)+文件資料”“重慶廣播電視集團(tuán)（總臺(tái)）經(jīng)營形勢(shì)分析會(huì)+文件材料”。五是“制文單位+內(nèi)容（事由）文種（名稱）+來往文書信件單位”。適合于單位之間商洽工作的函與復(fù)函、合同、協(xié)議書等組成的案卷。比如“重慶廣播電視集團(tuán)（總臺(tái)）供電電源存在安全隱患復(fù)函重慶市供電公司”。

文書檔案標(biāo)題的各部分編寫的注意事項(xiàng)：首先，制文單位部分。標(biāo)注制文單位盡量用全稱少用簡稱，以避免同一個(gè)單位因編目時(shí)隨意使用全稱或簡稱帶來的混亂。同時(shí)，為了方便模糊查找，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，應(yīng)把它們?nèi)繕?biāo)出;責(zé)任者是領(lǐng)導(dǎo)人的要在姓名前標(biāo)明他們的職務(wù)，如果有多個(gè)職務(wù)，文檔中涉及的內(nèi)容是由領(lǐng)導(dǎo)的某項(xiàng)職務(wù)進(jìn)行履職，則領(lǐng)導(dǎo)的該項(xiàng)職務(wù)應(yīng)全部標(biāo)注，其他職務(wù)在不超出字?jǐn)?shù)的前提下，也可以標(biāo)注。其次，文件內(nèi)容（事由）部分。標(biāo)注問題時(shí)不能把文件內(nèi)容全部照抄到題名中，既要精練，又要把涉及的方面寫全。第三，文種（名稱）部分。指的是案卷內(nèi)的文件名稱，包括文種。文種較多時(shí)可以省卻文種由內(nèi)容（事由）+文件資料（材料）替代。第四，時(shí)間部分。在時(shí)間的歸檔上要按照文檔內(nèi)容涉及的時(shí)間，而非簡單的文件成文時(shí)間來命名，特別是在一些跨年度的請(qǐng)示、商洽函的回復(fù)文件中，時(shí)間往往過了一個(gè)自然年，在歸檔標(biāo)題編寫上，可以突出回復(fù)文件是關(guān)于某一年某項(xiàng)內(nèi)容的回復(fù)，把它們歸入與之相對(duì)應(yīng)的請(qǐng)示、商洽函的案卷中。第五，可以精簡的部分。文書檔案標(biāo)題應(yīng)該做到該省的省、該全的全。一般件中的“關(guān)于”“有關(guān)”“的”“懇請(qǐng)”“商請(qǐng)”等不含有文件內(nèi)容的詞語全部都可以省略，不寫入文檔標(biāo)題。這些語氣助詞雖然在正式文件中可以起到恭敬、嚴(yán)整、符合禮儀規(guī)范的效果，但是在文件歸檔后，文檔的查找和利用中起不到任何作用，文書檔案的標(biāo)題本來就要求簡練，有一定的字?jǐn)?shù)限制，對(duì)于這類無實(shí)際含義的字詞，在文檔標(biāo)題命名中是完全可以省略掉的。另外，文件與文檔是有很大區(qū)別的，若是在命名編寫中發(fā)現(xiàn)歸檔文件的標(biāo)題不能充分、準(zhǔn)確地反映文件內(nèi)容，則需要在編寫時(shí)改寫為符合文書檔案要求的標(biāo)題。

3 文書檔案標(biāo)題命名恰當(dāng)有利于提升檔案查詢效率和利用價(jià)值

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”檔案的價(jià)值在于傳承與利用，要高效的利用檔案，離不開準(zhǔn)確的查詢檢索工具。因此，做好文書檔案標(biāo)題的命名工作可以為檔案的利用打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。由于每個(gè)案卷卷首都附有卷內(nèi)文件目錄，列舉了卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和成分，如文件作者、文件內(nèi)容（事由）、文種字號(hào)等，只要根據(jù)以上內(nèi)容做好了文書檔案標(biāo)題的編寫，就能準(zhǔn)確地依據(jù)文檔標(biāo)題對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行分析檢索，快速查找到需要的內(nèi)容，極大地促進(jìn)文書檔案的開發(fā)利用。