普通高中檔案管理工作存在的問(wèn)題和策略分析

陸衛(wèi)歌

摘 要：本文重點(diǎn)分析普通高中檔案管理工作存在的問(wèn)題和策略，結(jié)合當(dāng)下普通高中檔案管理工作存在的問(wèn)題，從增強(qiáng)師生存檔意識(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、加強(qiáng)檔案收集與管理工作、構(gòu)建行之有效的規(guī)章制度這幾點(diǎn)進(jìn)行深入研究，其目的在于提升普通高中檔案管理工作的有效性，為普通高中實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足發(fā)展提供有利條件。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校;檔案資料;規(guī)范管理

對(duì)于普通高中可持續(xù)發(fā)展來(lái)講，加強(qiáng)檔案管理工作十分重要，其不但與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策制定有關(guān)，還和學(xué)校教育教學(xué)水平有莫大聯(lián)系。因此，相關(guān)部門(mén)需要給予檔案管理工作高度重視，通過(guò)運(yùn)用行之有效的方法，將其存在的積極作用在學(xué)校未來(lái)發(fā)展中發(fā)揮出最大化，給我國(guó)教育行業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。以下主要內(nèi)容為普通高中檔案管理工作存在的問(wèn)題和策略。

1 普通高中檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著教育部門(mén)對(duì)普通高中檔案管理工作的越發(fā)重視，對(duì)應(yīng)的投入力度在逐漸加大，管理效果也有明顯上升，發(fā)揮的功效也日益顯著，但依舊存在很多問(wèn)題有待解決。對(duì)應(yīng)目前普通高中而言，很多人對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不充分，對(duì)于學(xué)生的考核，未有效結(jié)合檔案管理工作，一些普通高中還在學(xué)校的升學(xué)率檔案填寫(xiě)上弄虛作假。此種行為，在某種程度上弱化了檔案管理的實(shí)效性。盡管近些年科技迅猛發(fā)展，對(duì)于一些高中特別是一些縣城學(xué)生而言，他們并未構(gòu)建健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，缺少健全的檔案管理制度，并且沒(méi)有明確的管理要求，致使檔案管理工作的規(guī)范性比較低。

2 普通高中檔案管理工作的幾點(diǎn)問(wèn)題

2.1 管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)待提升

針對(duì)普通高中而言，教書(shū)育人是辦學(xué)宗旨，目的是保證學(xué)校升學(xué)率。盡管意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，但是無(wú)力配置較多的專(zhuān)業(yè)人才，高中相比于初中而言，檔案管理范圍要更加廣泛，需要更多的現(xiàn)代技術(shù)支持，而現(xiàn)如今普通高中在人才配備上明顯有所不足。這是影響普通高中檔案管理工作高效發(fā)展的主要問(wèn)題之一[1]。

2.2 管理方法有待創(chuàng)新

現(xiàn)如今，針對(duì)普通高中而言，還存在檔案管理手段滯后的問(wèn)題，依舊沿用傳統(tǒng)的管理方法，未把現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，例如在收集學(xué)生個(gè)人資料時(shí)抱有應(yīng)付的心態(tài)，從而導(dǎo)致諸多錯(cuò)誤出現(xiàn)。此外，檔案整體規(guī)范性較差，未依據(jù)卷內(nèi)文件目錄的順利展開(kāi)排序，發(fā)生資料缺失的情況。除此之外，很多普通高中檔案工作還處于手寫(xiě)階段，不但任務(wù)量較大，且管理效率很低。

2.3 對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)有待加強(qiáng)

盡管當(dāng)前檔案管理工作得到了普通高中的廣泛關(guān)注，但是和對(duì)教學(xué)工作相比重視程度要差很多，在他們眼中，檔案只是對(duì)過(guò)去的一個(gè)記錄，不用給予太多重視，且大學(xué)招生的主要參考條件還是高考成績(jī)，檔案管理不過(guò)是一個(gè)可有可無(wú)的參考資料。在此種心態(tài)的影響下，檔案管理工作的重要性漸漸的被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師忽略掉[2]。

2.4 部門(mén)間配合不緊密

一般個(gè)人檔案牽涉諸多方面，因此檔案管理工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，單靠管理部門(mén)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，其需要多個(gè)部門(mén)緊密配合?？墒敲總€(gè)部門(mén)都有自己的職責(zé)，檔案信息的收集屬于額外工作，這便致使他們的積極性下降，一般很少主動(dòng)配合檔案管理部門(mén)工作，為檔案收集帶來(lái)諸多麻煩。另外，個(gè)人檔案是隨著本人工作的地方不同而調(diào)動(dòng)的，從地域的層面看有很大困難，檔案收集還要跨過(guò)空間阻礙，這便加大了檔案收集與整理工作的難度。

3 優(yōu)化普通高中檔案管理工作問(wèn)題的有效策略

3.1 增強(qiáng)師生存檔意識(shí)

檔案對(duì)于每個(gè)人都有著非凡的意義，應(yīng)向師生大力普及檔案管理工作的積極作用，讓師生愿意存檔。且讓師生意識(shí)到檔案是一個(gè)人的信息記錄，能夠充分展現(xiàn)出個(gè)人文化，將個(gè)人工作及學(xué)習(xí)情況充分的反映出來(lái)，促使他們積極存檔。檔案管理檔案在普通高中學(xué)校管理工作為核心組成部分，其科學(xué)性與規(guī)范性關(guān)乎著整個(gè)學(xué)校的風(fēng)貌，對(duì)于加強(qiáng)自我具有積極作用。因此要上下一心，從領(lǐng)導(dǎo)到職工都要明確檔案管理法，加強(qiáng)存檔意識(shí)，切實(shí)意識(shí)到檔管理的實(shí)效性[3]。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

針對(duì)普通高中檔案管理工作而言，若想提升其有效性，需要構(gòu)建與完善學(xué)校管理組織，且將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中。學(xué)校需組建檔案管理小組，讓檔案管理工作可以在有序的前提下進(jìn)行。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理實(shí)行監(jiān)督檔案的保管制度、檔案的鑒定銷(xiāo)毀制度、文件材料的管理歸檔制度，保證其完全落實(shí)。

3.3 提升管理人員的質(zhì)量及數(shù)量

缺少檔案管理者為阻礙高中檔案管理工作深入發(fā)展的核心因素。這便需求普通高中檔案管理部門(mén)大力引入檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)原有檔案管理者的綜合素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)技能。這便需要在檔案管理人才選擇時(shí)，展開(kāi)嚴(yán)格考核，并聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)原有檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)教育，讓檔案管理者從思想上意識(shí)到檔案管理工作開(kāi)展的重要性，這樣才能保證他們做好本職工作[4]。

3.4 加強(qiáng)檔案收集與管理工作

若想做好檔案管理工作并非一朝一夕的事情，其為一項(xiàng)積累性工作。首先檔案管理者在常規(guī)工作中要合理收集與整理學(xué)校各類(lèi)資料。另外，檔案管理者需要和各個(gè)科室保持良好關(guān)系，全面收集學(xué)校通過(guò)任何形式產(chǎn)生的檔案資料，并把好學(xué)生檔案的質(zhì)量關(guān)，確保學(xué)生檔案的真實(shí)性與完整性。在實(shí)際管理中結(jié)合種類(lèi)與實(shí)踐展開(kāi)差異性管理，保證檔案存儲(chǔ)的有效性[5]。

3.5 構(gòu)建行之有效的規(guī)章制度

檔案管理工作不但需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與全校師生的高度重視，還要有行之有效的規(guī)章制度做支撐，讓工作人員有明確的工作目標(biāo)，把檔案存儲(chǔ)時(shí)間能夠第一時(shí)間通知給師生。瀏覽檔案管理工作的具體內(nèi)容，并對(duì)檔案管理展開(kāi)定期考核工作，切實(shí)調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作主觀能動(dòng)性。對(duì)于未積極配合工作的人員進(jìn)行懲戒，以加強(qiáng)各部門(mén)人員的配合度，提升檔案管理的規(guī)范性，讓檔案管理工作開(kāi)展更高效、順暢。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上分析，普通高中檔案管理工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和繁雜性，其不單單需要檔案管理者盡職盡責(zé)的工作，還需要有一定的科技做支撐?；诖耍胀ǜ咧袘?yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重視，在保證檔案管理者專(zhuān)業(yè)能力與綜合素養(yǎng)的同時(shí)，加大信息技術(shù)投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平提升到新高度的目標(biāo)。現(xiàn)如今，普通高中檔案管理工作依舊存在幾點(diǎn)問(wèn)題，其中包含管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)待提升、管理方法有待創(chuàng)新、對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)有待加強(qiáng)、部門(mén)間配合不緊密。為了保證普通高中可持續(xù)發(fā)展，詳細(xì)分析上述問(wèn)題，找出問(wèn)題的具體原因勢(shì)在必行，只有了解成因，才能采用對(duì)應(yīng)的方法進(jìn)行優(yōu)化。相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)增強(qiáng)師生存檔意識(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、加強(qiáng)檔案收集與管理工作、構(gòu)建行之有效的規(guī)章制度，來(lái)解決上述問(wèn)題，提升普通高中檔案管理工作效率。

參考文獻(xiàn)

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[3]唐風(fēng)華.關(guān)于普通高中雙套制學(xué)籍檔案管理幾個(gè)問(wèn)題的思考[J].陜西檔案，2018（04）：21-22.

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[5]王婷婷，田海燕.淺談普通高中學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：101.