檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略

李艷利

【摘要】目前，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理涉及的文案資源不斷增多，這就導(dǎo)致在管理形式以及管理種類上呈現(xiàn)出了非常明顯的多樣性。在此背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能再滿足時(shí)代發(fā)展要求，必須對(duì)現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行不斷創(chuàng)新和完善，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的合理使用，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，從而促進(jìn)檔案管理水平的明顯提升。本文首先針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了深入分析，并結(jié)合實(shí)際情況提出了一些有效的發(fā)展策略，希望能為相關(guān)人員提供合理的參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化;數(shù)字化建設(shè);實(shí)踐;發(fā)展策略

在我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的背景下，以往的檔案管理方式已經(jīng)不能再滿足時(shí)代發(fā)展要求，在檔案管理工作中必須實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理可以面向數(shù)字化的方向不斷發(fā)展，這也是檔案管理滿足時(shí)代發(fā)展要求的重要舉措。因此，對(duì)于相關(guān)的檔案管理部門而言，在信息時(shí)代發(fā)展環(huán)境下迎來了更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這就需要相關(guān)部門對(duì)當(dāng)下所面臨的工作任務(wù)以及工作環(huán)境進(jìn)行全面了解，從而對(duì)現(xiàn)有的管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善，不斷推進(jìn)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，最終形成更加科學(xué)先進(jìn)的檔案管理方式。

一、檔案數(shù)字化的概念分析

（一）檔案數(shù)字化的內(nèi)涵。檔案數(shù)字化是對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行合理應(yīng)用，然后對(duì)管理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效轉(zhuǎn)換，也就是將原本多種形式的載體信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)，或者是將文字、圖片以及語音等轉(zhuǎn)換為數(shù)字編碼，通過這種數(shù)字化的轉(zhuǎn)換方式，可以將原來的內(nèi)容以更加直觀的方式呈現(xiàn)出來，在使用過程中可以體現(xiàn)出更加明顯的間接性與可操作性。如今，在我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，為檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供非常重要的基礎(chǔ)條件。在數(shù)字化建設(shè)工作中，主要使用了數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)以及高速掃描技術(shù)等，在此基礎(chǔ)上可以改變傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案形式，從而以電子文件的形式展現(xiàn)出來，最終儲(chǔ)存在相應(yīng)的系統(tǒng)設(shè)備中。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容。結(jié)合實(shí)際情況可以了解到，檔案數(shù)字化建設(shè)工作主要體現(xiàn)在了以下幾個(gè)方面：

1.檔案工作方式數(shù)字化。在開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作時(shí)，首先需要改變以往的檔案管理方式。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常都采用人工操作的方式，然后對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理以及使用等。檔案數(shù)字化就是將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐曨l、音頻、數(shù)據(jù)以及圖像等，管理人員只需要通過電腦或者是網(wǎng)絡(luò)就可以對(duì)檔案進(jìn)行管理與操作。另外，基于數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)上，可以針對(duì)不同的檔案類型進(jìn)行合理劃分，然后進(jìn)行分盤儲(chǔ)存，建立統(tǒng)一的關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，對(duì)電腦系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性進(jìn)行全面檢查，這也是檔案數(shù)字化建設(shè)工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。2.檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換。如今，在信息技術(shù)水平不斷提升的背景下，如果不能將紙質(zhì)版的信息轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)信息，那么在使用過程中將能難滿足時(shí)代發(fā)展要求，同時(shí)也很難將檔案信息的使用價(jià)值充分發(fā)揮出來。針對(duì)這種現(xiàn)象，在數(shù)字化建設(shè)工作中，檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化就成了其中的重點(diǎn)內(nèi)容。結(jié)合目前的實(shí)際情況來看，在檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作中，主要是采用掃描存檔人工錄入兩種方式，當(dāng)采用掃描存檔的方式時(shí)，可以有效保證檔案信息資料的準(zhǔn)確性，如果才會(huì)用人工錄入的方式時(shí)，可以保證紙質(zhì)檔案加入到檔案資料統(tǒng)計(jì)過程中。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐

（一）樹立正確的檔案數(shù)字化管理意識(shí)。目前，在檔案管理工作中，現(xiàn)有的管理方式與信息時(shí)代發(fā)展要求還存在一定的差異，要想對(duì)目前存在的矛盾問題進(jìn)行合理解決，就必須全面認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要性，在整個(gè)管理工作中使用先進(jìn)的信息技術(shù)與設(shè)備，同時(shí)不斷提升檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)。因?yàn)闄n案數(shù)字化建設(shè)工作涉及的內(nèi)容比較多，所以在整體上具有非常明顯的系統(tǒng)性與長(zhǎng)期性，是檔案管理人員使用信息技術(shù)不斷作用于檔案管理的過程，在這一過程中需要保證主體、介質(zhì)以及客體之間的統(tǒng)一性，其中管理人員發(fā)揮著非常重要的主體作用，為了加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，就必須提升檔案管理人員自身的專業(yè)水平，保證在思想上可以樹立出正確的檔案數(shù)字化管理意識(shí)。

（二）做好檔案鑒定工作。在檔案鑒定工作中，首先應(yīng)該完成對(duì)檔案資料的篩選工作，挑選出具有長(zhǎng)期性與永久性保存價(jià)值的檔案資料，然后針對(duì)這類資料進(jìn)行數(shù)字化管理。針對(duì)相關(guān)的檔案部門而言，一定要將現(xiàn)有的檔案鑒定工作進(jìn)行全面落實(shí)，對(duì)價(jià)值較好并且利用頻率比較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化管理工作，通過這種方式才能有效提升檔案數(shù)字化建設(shè)工作的經(jīng)濟(jì)效益。另外，應(yīng)該做好數(shù)字化建設(shè)成本與開發(fā)使用收益之間的對(duì)比工作，通過對(duì)檔案資料的有效鑒定，可以明確不同檔案的性質(zhì)，分析其是否需要進(jìn)行數(shù)字化管理，將不同重要程度之間的檔案進(jìn)行明確劃分，然后結(jié)合實(shí)際情況按照程序逐步開展。

（三）構(gòu)建檔案專題的信息采集與建庫。通過開展檔案專題信息采集與建庫工作，可以對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)起到非常重要的完善作用，并且在此基礎(chǔ)上保證檔案數(shù)字化工作具有一定的專業(yè)性，這對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展起到了非常重要的推動(dòng)作用，只有這樣才能保證數(shù)字化檔案建設(shè)工作可以實(shí)現(xiàn)更加全面的發(fā)展。加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，有助于檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行更加全面的分析與掌握，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的大量整理，使整個(gè)檔案建設(shè)工作體現(xiàn)出一定的數(shù)字化與信息化特點(diǎn)，從而為相關(guān)單位以及使用人員提供大量的信息數(shù)據(jù)，保證整個(gè)檔案建設(shè)工作可以更加全面高效地開展。

（四）培養(yǎng)檔案數(shù)字化專業(yè)管理人員。目前，國(guó)家已經(jīng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作引起了高度重視，所以很多高校逐漸開設(shè)了檔案管理專業(yè)。檔案數(shù)字化建設(shè)工作必須由專業(yè)的人員來操作，因此，需要全面落實(shí)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，保證每一個(gè)檔案管理人員可以全面了解管理方法、技術(shù)以及數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容等。首先，應(yīng)該提升檔案管理人員自身的技能水平，只有這樣才能為檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展提供良好的基礎(chǔ)條件。另外，還應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理人員具備一定的管理能力，這樣在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中才能將自身的執(zhí)行作用充分發(fā)揮出來，主動(dòng)投入到檔案工作中，從而不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展策略

如今，我國(guó)正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展快速發(fā)展的重要時(shí)期，人們?cè)谌粘Ｉ钆c生產(chǎn)中對(duì)于信息資源需求量一直呈現(xiàn)出上升的趨勢(shì)，同時(shí)，隨著數(shù)字技術(shù)水平的不斷提升，也進(jìn)一步加快了檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，通過加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，不但可以促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作面向數(shù)字化的方向不斷發(fā)展，還能在很大程度上保證檔案工作質(zhì)量和效率。目前檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，在未來的發(fā)展過程中，應(yīng)該將檔案信息化與數(shù)字化之間進(jìn)行有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的有效管理，保證系統(tǒng)接口上的統(tǒng)一性，保證檔案數(shù)字化管理工作具有一定的規(guī)范性與系統(tǒng)性。

四、結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能再滿足時(shí)代發(fā)展要求。因此，一定要全面認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要性，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)以及科學(xué)技術(shù)的合理應(yīng)用，從而在最大程度上發(fā)揮出檔案信息的使用價(jià)值。

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