檔案卡片處理人事檔案疑難研究

倫鳳華

【摘要】人事檔案卡片在檔案利用工作中發(fā)揮了重要的作用。它制作規(guī)格小巧、精致，內(nèi)容豐富，信息齊全，紙質(zhì)堅韌、厚實，利于保存。從最初的紙質(zhì)卡片，最終演變到現(xiàn)在的電子版卡片，它見證了人事檔案的不斷發(fā)展，為人事檔案的利用工作作出了巨大的貢獻。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;卡片;處理;疑難

人事檔案卡片作為人事檔案的一部分，雖然不收歸在人事檔案正冊中，但是它卻在人事檔案的利用過程中發(fā)揮了重大的作用。特別是自2004年以來，許多高校的新入職教職工檔案全部托管在了人才交流中心。在這種特殊時期，要想查閱一些新教職工的個人信息，就顯得不太方便。此時，人事檔案卡片的作用就顯而易見了。其實，當年人事檔案卡片的產(chǎn)生也不是偶然的，是因為它的規(guī)格小巧，所占空間有限，而個人信息又相對齊全慢慢發(fā)展起來的。

一、卡片材質(zhì)的起源——紙質(zhì)卡片

最初籌建人事檔案卡片時，是20世紀四五十年代，當時就只有紙質(zhì)卡片。而且隨著時代的發(fā)展，造紙技術(shù)的不斷進步，卡片的質(zhì)地也不盡相同。最開始的卡片比較薄，顏色發(fā)黑，紙質(zhì)較為粗糙，質(zhì)地較脆，其實就是一張厚一點的紙，到了20世紀七十年代以后，卡片變得比較厚實，顏色也較白。質(zhì)地也很有韌性，這時的卡片就不是一張厚紙了，而是紙板，查閱起來很方便，不會和其他的卡片黏在一起捻不開。

二、卡片的規(guī)格

卡片規(guī)格比較小巧，長13厘米，寬7.8厘米。我們將卡片按照漢語拼音拼寫順序，排放在木質(zhì)的抽屜盒子里，再把抽屜按照先后順序放進卡片柜里?？ㄆ窆灿袃山M，一組是干部卡片柜，另一組是學生卡片柜。每組柜子有36個小抽屜，每行6個，共有六行。卡片根據(jù)漢語“音序檢字法”的原理，按照卡片姓名的順序排列。每個抽屜上都用標簽注明了本卡片盒里裝的是包含哪些姓氏的卡片，如果某個姓氏包含的卡片較多，可能一個卡片盒里裝不下，那就要放進下一個盒子里，例如張姓就放在了兩個卡片盒里。這種情況也要標清楚此盒中裝的是張姓的哪些卡片，如（張cai-zhuang）。干部卡片柜里裝的是1975年以前入校的學生和所有干部、工人的人事檔案卡片，還有一段特定時期內(nèi)留蘇預備部的留學蘇聯(lián)的學生卡片。學生卡片柜里裝的是1975年以后入校的統(tǒng)招學生（本科、碩士、博士）的檔案卡片。別小看這些或薄或厚、或黑或白、或脆或韌的檔案卡片，我們利用起來得心應手，十分方便。

三、卡片的內(nèi)容

卡片的頁面設(shè)置和內(nèi)容隨著年代的變化而變化，具有明顯的時代特色。最開始填寫的卡片內(nèi)容十分簡單，只有正面有內(nèi)容，內(nèi)容只有姓名、姓名拼音和曾用名三項，其他地方空空如也。緊接著二十世紀五十年代初期卡片的內(nèi)容一下變得豐富起來，比最初的姓名增加了學籍號、籍貫、年齡、性別、民族、個人職業(yè)、宗教、黨派團體，最后學歷是在某學校、某系科、幾年級畢業(yè)，個人經(jīng)歷、特長，來本校入某部、某班、入校日期、轉(zhuǎn)某部某班，日期是什么，調(diào)往何處，因何原因退休學，日期是某年某月某日，最后是通訊處。只有正面，反面沒有內(nèi)容。由此可見，這張人事檔案卡片的作用顯著，利用率也頗高，只有姓名及拼音已經(jīng)滿足不了利用者的需求。到了五十年代中后期，卡片的內(nèi)容又有所修改和增加，將年齡修改為出生日期某年、某月、某日，將來本校入某部、某班、改成了某系、某年級、某班。把原來的部隊編制，轉(zhuǎn)為了學校正規(guī)編制。增加了干部編入單位，何時何地參加民主黨派，介紹機關(guān)。而且卡片的反面也補充了內(nèi)容，左邊是個人簡歷，右邊是家庭情況，包括家庭主要成員姓名、職務(wù)、與本人關(guān)系，共有幾口人、本人籍貫、現(xiàn)在住址、是否華僑、僑居何國。到了六十年代初的卡片在學籍號的位置又增加了檔案編號，其結(jié)果就是學籍號或檔案編號，還增加了現(xiàn)有文化水平，最后學歷是某年在某省某縣市什么立什么學校什么系（中）幾年級（畢業(yè)），家庭出身、個人成分，健康狀況，校內(nèi)變動。到了七十年代又增加了何時何地參加共產(chǎn)黨，何時何地參加共青團，何時何地參加反動黨派，檔案轉(zhuǎn)往機關(guān)。經(jīng)歷了近半個世紀的不斷摸索，不斷完善，到了二十一世紀以來最終形成了現(xiàn)代版的人事檔案卡片，其主要內(nèi)容正面是姓名、姓名拼音、學籍號（干部工資號）、曾用名、性別、籍貫、出生日期、民族、家庭住址、郵政編碼、現(xiàn)有文化程度、畢業(yè)學校、畢業(yè)時間、何時何地入團、何時何地入黨、宗教信仰、何時何地參加工作、身份證號、來自何學校（單位）、入校日期，編入單位分為干部和學生兩欄：學生填寫某院（系）某年級、某專業(yè)、某班、教職工的填寫教工干編入單位，接下來是校內(nèi)變動、離校日期、調(diào)往何處、檔案轉(zhuǎn)寄單位?？ㄆ疵娴膬?nèi)容有個人簡歷（要求從小學填起）、宅電、家庭主要成員情況（姓名、單位、職務(wù)、與本人關(guān)系）宿舍住址、宿舍電話和手機號碼。很明顯，人事檔案卡片內(nèi)容是隨著時代的發(fā)展而不斷發(fā)展改變的。最初的卡片只有姓名和姓名拼音，后來由于內(nèi)容的過于簡單，利用者想要得到的信息太少了，以至于無法滿足其查閱的要求。他們只能簡單的了解某個人是否在此大學學習過。其他情況一無所知。于是到了五十年代卡片就有了不斷的發(fā)展變化。內(nèi)容豐富了不少，因為時代的不同要求，內(nèi)容也不斷調(diào)整，甚至名稱的叫法也有所改變，比如某部、某班后來改成了某學校、某系科，最后標準是某院（系）某年級、某專業(yè)、某班，學籍號、檔案編號最終形成學號。

四、檔案卡片的電子信息化

為了對檔案卡片實體進行保護，檔案卡片的電子信息化勢在必行。人事檔案管理系統(tǒng)為檔案卡片的電子信息化提供了平臺。1.著錄卡片本人的簡單信息，包括：姓名、性別、身份證號、年級、專業(yè)、家庭住址、宗教信仰、檔案號、頁號。2.電子掃描卡片，分為正反面，叫作上頁和下頁。3.圖像掛接。4.卡片的實體與電子版的校對，核實工作繁瑣、細致，做到一一對應。5.查閱檢索的項目與著錄的信息一致。

五、人事檔案卡片的利用

人事檔案卡片的利用，開始查詢的是實體卡片柜，按照姓氏排列進行查詢。對紙質(zhì)卡片破壞性很大。后來，卡片做了信息化，查詢起來更快更方便了。只要輸入要查詢的簡單信息，立刻就能顯示卡片圖像，真是方便快捷，省時省力。別看一張小小的卡片，用途可是很廣泛。1.簡單查閱某個學生在校狀態(tài)（畢業(yè)或在校）。2.查閱畢業(yè)生檔案去向。3.查閱學生在校期間有無休學、留級或出國，教職工有無崗位的變化，時間點是什么。4.查閱教職工是在職、退休還是去世，檔案去向是什么。

案例1：某畢業(yè)生急急火火打來電話，說到處找不到自己的人事檔案，結(jié)果調(diào)出該學生的人事檔案卡片電子版一看，其檔案在畢業(yè)的時候就轉(zhuǎn)回了原籍的人才交流中心，按照這條線索，該畢業(yè)生很快找到了自己的檔案。案例2：某位已經(jīng)不在本校任職多年的老師，從國外歸來到學校尋找自己的檔案。調(diào)出檔案卡片查閱，原來當年該教師出國未歸，學校已經(jīng)按自動離職處理了，而且，集中了一批相同情況，將這部分教師的檔案全部轉(zhuǎn)到了全國人才交流中心。案例3：某畢業(yè)學生的檔案從收發(fā)室退回了，要及時通知學生本人，問清退檔原因，這時就要查閱人事檔案卡片，獲得該學生的聯(lián)系方式，聯(lián)系學生，解決退檔問題和再次將檔案寄至正確的檔案接收地。這些只是我們在接待檔案利用者過程中遇到的最普通的案例，還有許多用到人事檔案卡片的情況，例如每年對在教育戰(zhàn)線從事工作30年的教職工進行表彰，要查詢教職工的教齡、工齡;查找核對學校畢業(yè)校友的相關(guān)信息;為早年畢業(yè)的學生補辦畢業(yè)生派遣證提供當年學生派遣的單位;為收發(fā)室核實信件收件人的基本信息等等。

六、結(jié)語

伴隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，人事檔案卡片最終實現(xiàn)了完全電子版，不再填寫紙質(zhì)的卡片。這樣既節(jié)約了時間，又節(jié)約了空間，還節(jié)約了資源，而且檢索起來也更加方便。檔案管理的大數(shù)據(jù)時代正向我們走來，我們檔案工作者要充分利用這一契機做好檔案管理的信息化，做好檔案工作。