如何提高醫(yī)院基建檔案的歸檔率

劉瑛

摘 要：基建檔案作為對(duì)醫(yī)院各類基建工程施工信息的如實(shí)記錄，在核實(shí)工程質(zhì)量、后期工程維護(hù)、改建擴(kuò)建等方面發(fā)揮了重要的參考價(jià)值，確?；n案能夠及時(shí)、全部歸檔是醫(yī)院檔案管理部門的重要職責(zé)。但是在具體工作中，存在各種各樣的因素會(huì)影響基建檔案的正常歸檔。例如重要工程資料丟失，或是紙質(zhì)文件破損等。醫(yī)院方面首先要從思想上高度重視基建檔案歸檔的價(jià)值所在，隨后還要結(jié)合歸檔工作需要和既往存在問題，以完善歸檔制度為抓手，以推進(jìn)檔案管理信息化為保障，實(shí)現(xiàn)基建檔案歸檔率和利用率的同步提升。

關(guān)鍵詞：基建檔案;歸檔率;責(zé)任機(jī)制;信息管理系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：R197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2020）02-0198-02

0引言

追求更高的歸檔率，是現(xiàn)階段工程建設(shè)檔案管理工作的主要目標(biāo)。相比于普通的建筑工程，醫(yī)院基建項(xiàng)目具有特殊性，對(duì)基建檔案的歸檔工作也提出了更為嚴(yán)格的要求。近年來醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化程度不斷提升，為提高基建檔案歸檔率奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。但是我們也要客觀看待當(dāng)前檔案歸集中存在的不足，借鑒其他醫(yī)院在提高基建檔案歸檔率方面采取的一系列措施，取長(zhǎng)補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)本院檔案管理工作優(yōu)化開展。現(xiàn)就如何提升醫(yī)院基建檔案歸檔率展開簡(jiǎn)要分析。

1醫(yī)院基建檔案歸檔的必要性分析

1.1為醫(yī)院各類工程的維護(hù)和改建提供參考依據(jù)

醫(yī)院建筑用途的特殊性決定了其內(nèi)部結(jié)構(gòu)不同于一般的建筑物，如感染科污染物的流向、腫瘤科放射設(shè)備的埋放、功能科室儀器房的設(shè)計(jì)等都至關(guān)重要、所以原始基建檔案的保存可以為這些特殊建筑的維護(hù)、改建、拆建等提供非常重要的依據(jù)。但是這些建筑物有一定的使用年限，并且在建成一段時(shí)間后，必須要開展維護(hù)工作，以保證使用安全。在后期進(jìn)行維護(hù)、改建和擴(kuò)建等一系列工作時(shí)，施工人員必須要調(diào)去這些基建工程的檔案，從而制定更加科學(xué)、可行的施工方案。從這一方面來看，做好基建檔案歸檔管理工作十分必要。

1.2 有利于保障工程質(zhì)量和使用安全

基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個(gè)過程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測(cè)繪文件、設(shè)計(jì)文件、施工技術(shù)文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容，基建檔案反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程。在后期對(duì)醫(yī)院基建工程項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)檢驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收部門可以直接查看相關(guān)的檔案，并且結(jié)合檔案中的具體信息，判斷基建工程是否存在質(zhì)量隱患，或是有不規(guī)范施工的地方，為嚴(yán)格驗(yàn)收和確保質(zhì)量安全也有積極作用。

1.3 為其他市政工程建設(shè)提供技術(shù)指導(dǎo)

醫(yī)院基建檔案除了可以對(duì)本院工程項(xiàng)目的維護(hù)、改建等工作開展提供必要指導(dǎo)外，還可以作為其他市政工程建設(shè)的參考資料。例如，醫(yī)院污水池的建設(shè)資料，可以作為工業(yè)企業(yè)建設(shè)污水處理池提供技術(shù)參考;醫(yī)院放射室的建設(shè)資料，可以作為一些生產(chǎn)放射性產(chǎn)品的化工企業(yè)建設(shè)廠房提供技術(shù)參考等。為此，醫(yī)院方面有必要做好基建資料的歸檔工作，并且本著“檔案共用，知識(shí)共享”的原則，支持其他企事業(yè)單位工程建設(shè)工作的開展。

2醫(yī)院基建檔案歸檔率不高的原因分析

2.1基建項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，資料丟失情況嚴(yán)重

醫(yī)院基建項(xiàng)目較多、周期較長(zhǎng)，生成了大量的基建資料。由于很多管理人員存在懈怠心理，對(duì)基建資料收集、管理的重視程度不高，導(dǎo)致第一手資料沒有被及時(shí)、全面的收集起來。雖然部分基建檔案按照程序正常歸檔，但是這些檔案的內(nèi)容不完整、信息不全面，基建檔案的利用價(jià)值也會(huì)大打折扣。部分檔案管理人員在醫(yī)院基建項(xiàng)目開展前期，還能遵循本部門的相關(guān)要求，從各部門收集和整理基建檔案。隨著時(shí)間的延長(zhǎng)，逐漸放松了要求，造成了重要資料的丟失。此外，檔案管理人員對(duì)工程建設(shè)方面的知識(shí)不了解，對(duì)基建資料的重要性缺少客觀認(rèn)識(shí)，也是基建資料歸檔率不高的原因之一。

2.2缺少一套標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的歸檔流程

醫(yī)院基建檔案的種類復(fù)雜、數(shù)量較多，且具有很強(qiáng)的專業(yè)性。對(duì)于檔案管理人員來說，他們對(duì)于這些專業(yè)性極強(qiáng)的工程圖紙、表格等缺少了解，也就無法準(zhǔn)確判斷這些基建資料是否具有留存價(jià)值。醫(yī)院的檔案管理部門內(nèi)，缺少一套基建資料收集標(biāo)準(zhǔn)，也沒有明細(xì)的資料歸檔流程。檔案人員在收集基建資料時(shí)，由于操作不規(guī)范、認(rèn)識(shí)不到位，造成了一些重要的資料、文件，沒有及時(shí)歸檔，基建檔案的完整性、可用性都受到了影響。部分醫(yī)院雖然提供了一份檔案收集明細(xì)表，但是沒有具體到基建類別，例如照明工程、水電工程、消防工程中，需要收集和歸檔的資料有很大差別。檔案管理人員如果沒有參考標(biāo)準(zhǔn)，也無法保證較高的歸檔率。

2.3基建檔案管理的信息化水平不高

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案管理的信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)發(fā)展的主流趨勢(shì)。從各個(gè)行業(yè)的應(yīng)用效果來看，檔案信息化的優(yōu)勢(shì)突出，例如可以動(dòng)態(tài)進(jìn)行檔案收集和更新，通過定期備份可以避免檔案丟失、損壞等。但是目前來看，醫(yī)院方面在檔案管理信息化建設(shè)上的投入明顯不足。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，除了一些大型的三甲醫(yī)院外，多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的檔案管理部門，信息基礎(chǔ)設(shè)施并不完善。同時(shí)，檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)的運(yùn)用不夠熟練，也無法利用信息工具高效的完成醫(yī)院基建資料的收集、歸檔和利用等工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的背景下，信息化建設(shè)滯后已經(jīng)成為制約歸檔率的重要因素。

3提高醫(yī)院基建檔案歸檔率的有效措施

3.1 增強(qiáng)檔案收集意識(shí)，引進(jìn)歸檔責(zé)任機(jī)制

基建檔案的及時(shí)、完整歸檔，不僅與本院建筑工程的管理、維護(hù)和改建等工作直接相關(guān)，也會(huì)對(duì)其他市政工程建設(shè)產(chǎn)生一定程度的影響。為此，醫(yī)院方面負(fù)責(zé)基建資料歸檔的相關(guān)人員，既要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，能夠參與到醫(yī)院基建的一線中，積極聯(lián)系建設(shè)單位做好相關(guān)資料的收集工作。同時(shí)，也要引進(jìn)責(zé)任機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，將基建檔案的歸檔率，作為員工考評(píng)的重要依據(jù)。例如，醫(yī)院的某一基建項(xiàng)目完工后，如果歸檔率不足95%，則追究相關(guān)人員的責(zé)任。如果歸檔率達(dá)到了100%，則對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行表彰。通過強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，為基建資料的收集和歸檔奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2細(xì)化檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案收集范圍

每一個(gè)工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過工程準(zhǔn)備、監(jiān)理、施工、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。如住院樓工程項(xiàng)目，除了土建、水電、照明、消防、通訊、信息系統(tǒng)等之外，還需要中心供氧、負(fù)壓、對(duì)講等設(shè)備帶系統(tǒng)。所以，在訂立檔案資料收集范圍時(shí)，檔案員要事先了解清楚工程項(xiàng)目的規(guī)模和使用功能等情況，列出必須收集的檔案資料清單，以便在資料收集和匯總時(shí)做到心中有數(shù)。通過定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓檔案管理人員也了解一些基建相關(guān)的知識(shí)。同時(shí)，要熟悉基建資料收集標(biāo)準(zhǔn)和歸檔范圍，堅(jiān)決不讓任何一份有價(jià)值的基建資料流失，在追求更高歸檔率的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮基建檔案的利用價(jià)值。

3.3建設(shè)信息管理系統(tǒng)，拓展檔案收集渠道

近年來醫(yī)院各類基建項(xiàng)目有增加趨勢(shì)，給基建檔案的整理帶來了較大的壓力。為了提高基建資料收集效率和提升歸檔率，必須要充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建立統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)。這樣一來，檔案管理人員不需要到施工現(xiàn)場(chǎng)，通過互聯(lián)網(wǎng)就可以與建設(shè)單位取得聯(lián)系。各種基建資料可以通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸給檔案管理人員，并將其存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中。電子文件和數(shù)字檔案，相比于紙質(zhì)檔案更容易收集和管理，并且可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行無限次的備份，即便是因?yàn)橐馔庠驅(qū)е沦Y料丟失，也可以啟動(dòng)備份文件，有效解決了以往紙質(zhì)資料、文件經(jīng)常丟失的問題，歸檔率得到了大幅度的提升。

4關(guān)于提高醫(yī)院基建檔案歸檔率的幾點(diǎn)思考

4.1思想重視的基礎(chǔ)

在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中做好各類資料、文件的收集，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對(duì)于醫(yī)院基建工程來說同樣如此。為了保證較高的歸檔率，院方的領(lǐng)導(dǎo)人員，以及醫(yī)院檔案管理部門的全體工作人員，都必須從思想上對(duì)基建檔案的歸檔工作高度重視，這是指導(dǎo)檔案管理工作開展的必要基礎(chǔ)。因此，無論醫(yī)院基建工程規(guī)模大小、數(shù)量多少，都必須從思想層面上給予足夠的重視。在基建項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，有必要組織本院的檔案管理人員開展針對(duì)性培訓(xùn)，切實(shí)提高相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，為下一步開展精細(xì)化的基建檔案歸檔工作提供思想上的保障。

4.2 制度建設(shè)是核心

鑒于醫(yī)院基建檔案在多方面均發(fā)揮著重要參考價(jià)值，在加強(qiáng)歸檔管理時(shí)，除了要依靠每一名檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)外，還必須采取一定的強(qiáng)制手段。立足于基建檔案管理的特征，建立健全歸檔管理的配套機(jī)制，通過發(fā)揮制度約束作用，進(jìn)一步激發(fā)檔案管理人員的能動(dòng)性、主動(dòng)性，進(jìn)而將歸檔率再提升一個(gè)層次。例如某醫(yī)院引進(jìn)了激勵(lì)機(jī)制，將歸檔率的高低，直接與檔案管理負(fù)責(zé)人的獎(jiǎng)金多少、職稱評(píng)定、職務(wù)晉升等掛鉤。該制度推行后，檔案管理人員收集基建資料的主動(dòng)性明顯提升，歸檔率也從原來的92%提升到了98%。

4.3 信息技術(shù)是保證

通過對(duì)以往歸檔工作的回顧性分析，可以發(fā)現(xiàn)基建資料收集不及時(shí)、紙質(zhì)文件破損等情況，是降低歸檔率的常見因素。而信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的推廣應(yīng)用，則可以充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，消除上述問題。例如，整個(gè)基建工作中，盡量使用電子檔案，少用紙質(zhì)檔案。這樣一來是減輕了資料歸集的壓力，檔案管理人員只需要通過計(jì)算機(jī)，或是移動(dòng)設(shè)備（如PAD、智能手機(jī)等），就可以完成基建檔案的歸檔工作;二來是打破了檔案管理部門和工程施工部門的信息壁壘，實(shí)現(xiàn)了基建資料、文件的高度共享，為提高歸檔率提供了技術(shù)支持。另外，從基建檔案的利用角度來看，信息技術(shù)也在檔案信息挖掘、整合、利用等方面發(fā)揮了明顯的優(yōu)勢(shì)。

5結(jié)語

在醫(yī)院基建規(guī)模不斷擴(kuò)大的背景下，基建資料的收集、歸檔等工作，也逐漸引起院方的高度重視。在實(shí)際工作中，影響基建檔案歸檔率不高的原因多種多樣，其中既有主觀因素的影響，例如檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、積極性不高，也有客觀因素的限制，例如檔案收集的手段單一，檔案管理信息化建設(shè)滯后等。醫(yī)院方面要開展廣泛調(diào)研，對(duì)現(xiàn)階段基建檔案的歸檔情況做到全面了解，對(duì)其中存在的問題進(jìn)行深入剖析。然后“對(duì)癥下藥”，保持思想上的高度重視，開展制度上的建設(shè)，做好信息系統(tǒng)的引進(jìn)。通過多措并舉，在提升基建檔案歸檔率的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮醫(yī)院基建檔案的利用價(jià)值。

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