高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理水平提升的思考

摘 要：文章通過對高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的狀況及其存在的普遍性問題進行探討，分析傳統(tǒng)教學(xué)檔案工作流程及管理方式的弊端，文章從提升二級學(xué)院教學(xué)檔案管理理念和提升專業(yè)水平兩個方向，思考如何提升高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理建設(shè)水平。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;二級學(xué)院;檔案管理

教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動和過程中直接形成的，以各種載體形式存在，具有保存價值的原始記錄。二級學(xué)院的教學(xué)檔案是學(xué)校檔案資源體系的重要組成部分，教學(xué)檔案工作也是學(xué)校檔案工作體系不可或缺的，教學(xué)檔案質(zhì)量好壞是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，也是教育教學(xué)評估的重要依據(jù)，是學(xué)生培養(yǎng)和教學(xué)活動的真實記錄，因此，必須做好教學(xué)檔案的歸檔、檢查、管理、評估等工作。大部分高校規(guī)定“凡需永久性保存的教學(xué)檔案一律移交學(xué)校檔案館保存管理;二級學(xué)院在教學(xué)活動中形成的具有一定保存價值的教學(xué)資料由學(xué)院分別保存管理。二級學(xué)院教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)檔案不可分割的一部分，高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理建設(shè)水平的提升具有深遠(yuǎn)意義。

一、二級學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題

1.教學(xué)檔案歸檔意識較淡薄

由于檔案價值的體現(xiàn)，都有滯后性，所以容易被人忽視。而作為教學(xué)活動的原始記錄，二級學(xué)院的教職工普遍認(rèn)為保存在自己手上比較安全，但隨著時間推移，這種安全實質(zhì)是最不安全的。也就是材料歸檔意識較為薄弱，忽略了對日常工作中教學(xué)檔案的歸檔，認(rèn)為歸檔會增加自己工作負(fù)擔(dān)，對歸檔工作產(chǎn)生抵觸情緒，進而影響到了教學(xué)檔案材料的完整性。

2.教學(xué)檔案管理缺乏專業(yè)人員

檔案管理涉及分類、編目、整理以及信息化等內(nèi)容，檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)眾多，因此檔案工作是技術(shù)性很強的工作，而一般高校二級學(xué)院檔案管理人員檔案專業(yè)素質(zhì)相對較低，主要原因在于學(xué)校缺乏足夠的編制，專業(yè)的檔案管理人員較少，而且大部分都由學(xué)院的教學(xué)人員來兼任。這部分人員不僅沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案管理知識，而且未接受過專業(yè)的指導(dǎo)培訓(xùn)，因此在開展檔案管理工作時，不可避免的會遇到諸多問題，進而降低了歸檔材料的質(zhì)量及其完整性。人員流動性較大也是一種重要因素。

3.教學(xué)檔案管理信息化程度低

隨著社會信息化發(fā)展，高校數(shù)字化校園也如火如茶地開展，一些學(xué)校數(shù)字檔案館建設(shè)也較為先進，但二級學(xué)院的檔案信息化仍然是薄弱環(huán)節(jié)，一方面是學(xué)校數(shù)字檔案館系統(tǒng)未延伸到學(xué)院層級，二是學(xué)院也沒有建立起檔案信息化工作體系。大部分高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理依然以傳統(tǒng)的手工管理方式管理紙質(zhì)檔案，這也就導(dǎo)致了檔案接收效率低、電子檔案無法直接歸檔;檔案查詢效率低，檔案價值得不到體現(xiàn)，間接的也影響了教學(xué)檔案歸檔的積極性。

4.學(xué)校檔案機構(gòu)對二級學(xué)院的指導(dǎo)薄弱

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多高校的檔案機構(gòu)自顧不瑕，疲與應(yīng)付，對二級學(xué)院的檔案管理完全處于荒廢狀態(tài)，有的甚至從來沒有對二級學(xué)院進行過指導(dǎo)或調(diào)研;也沒有統(tǒng)一的管理體系和指導(dǎo)體系，更沒有統(tǒng)一的管理制度和工作流程，使得二級學(xué)院的檔案管理顯得雜亂無章;而實際上二級學(xué)院的檔案資源是非常豐富的。

二、提升二級學(xué)院教學(xué)檔案管理理念

1.新式集成化管理模式

教學(xué)檔案管理是一項集成式的管理任務(wù)，二級學(xué)院作為教學(xué)基層單位，為學(xué)校教學(xué)檔案資源提供支撐，是龐大而重要的資源體系。一方面二級學(xué)院的教學(xué)檔案工作要集成到學(xué)校檔案工作中，成為學(xué)校工作體系的一部分;另一方面隨著信息化發(fā)展，信息資源體系集成化和管理模式集團化，以流程再造為核心的信息化理念越來越強，新式集成化管理模式將逐步取代以傳統(tǒng)流程改造為目標(biāo)的分散型信息化，而成為發(fā)展趨勢。因此必須要有統(tǒng)一的檔案工作機構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)和組織學(xué)院內(nèi)各專業(yè)團隊的材料立卷歸檔?？梢园呀虒W(xué)檔案管理與其他信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，構(gòu)建成一種多類數(shù)據(jù)共享共用的集成式的管理體系。

2.檔案人員隊伍專業(yè)化

文章前面提到，檔案工作是技術(shù)性工作，對任職人員的技術(shù)與專業(yè)水平有較高的要求，這就要求檔案人員隊伍必須專業(yè)化。首先任職人員政治素質(zhì)要過硬，其次要有較強的檔案意識，第三要具備檔案專業(yè)素養(yǎng)和知識。也可以從幾個方面對教學(xué)檔案管理人員的進行能力培養(yǎng)要求：政治素質(zhì)和保密意識的培養(yǎng);參加檔案專業(yè)繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn);參加檔案工作年會和檔案學(xué)術(shù)會議;掌握一定的信息化基本技能;要具備良好的溝通與協(xié)調(diào)能力;鼓勵檔案信息資源開發(fā)與檔案學(xué)術(shù)研究;給予專業(yè)技術(shù)崗位和晉升通道。

3.加強教職工歸檔意識

歸檔意識的提升不是一朝一夕的事情。首先教職工必須意識到教學(xué)資料歸檔不是一個部門或者某一人的工作，因為人人都產(chǎn)生檔案資料，人人都是檔案員。所以，可以從幾個方面來提升歸檔意識，一是定期召開檔案知識培訓(xùn)，讓教職工意識到檔案管理的重要性;二是將教材資料歸檔作為考核指標(biāo)之一，形成制度約束力;三是開展檔案展覽和檔案服務(wù)，讓教職工自覺的形成資料歸檔的意識;四是建議學(xué)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌檔案的收集、歸檔和利用等。

4.融入審美情趣實現(xiàn)內(nèi)容與形式的完美統(tǒng)一

通過開發(fā)利用檔案資源，能夠更好的促進社會經(jīng)濟的發(fā)展。目前，整個檔案界越來越重視將以往封閉式的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式。但在社會不斷發(fā)展的情況下，人們的審美水平越來越高，過去單一的檔案已經(jīng)無法滿足人們多樣化的閱讀需求。2005年，李嵐清在浙江大學(xué)首次提到了“將審美情結(jié)與科研融合到一起”的觀點，為檔案界提供了重要的理論指導(dǎo)。在創(chuàng)建學(xué)院內(nèi)學(xué)科交叉材料冗雜的教學(xué)檔案時，將審美情結(jié)有機的融入，并運用大量相關(guān)的理論知識，如文學(xué)、檔案學(xué)等，不僅使檔案的美學(xué)及利用價值得到充分體現(xiàn)，而且將教學(xué)檔案的內(nèi)容與形式完美的結(jié)合到一起，并獲得良好的視覺與使用效果。比如，教學(xué)檔案的整理需要將材料的嚴(yán)謹(jǐn)美體現(xiàn)出來;電子群庫的構(gòu)建應(yīng)強調(diào)畫面美等等。通過融入審美情結(jié)，既使得服務(wù)質(zhì)量與管理水平得到了有效提升，而且全面提升了利用價值，極大的促進了檔案管理的現(xiàn)代化，并為檔案管理學(xué)的研究提供了相應(yīng)的理論參考。

三、提升二級學(xué)院教學(xué)檔案管理專業(yè)水平

1.資源集約化管理集團化

二級學(xué)院的檔案資源豐富，是學(xué)校檔案資源的重要組成部分，二級學(xué)院檔案室也是學(xué)校檔案機構(gòu)的重要分支，學(xué)校檔案機構(gòu)有義務(wù)也有職責(zé)要對二級學(xué)院檔案室進行指導(dǎo)檢查。而構(gòu)建集約化的檔案資源體系和實現(xiàn)集團化統(tǒng)一管理，是提升學(xué)校檔案工作的重要途徑。根據(jù)中南大學(xué)智慧數(shù)字檔案館項目研究組的研究結(jié)果，構(gòu)建了集團化架構(gòu)的學(xué)校檔案管理體系，如圖1。

2.實行分類管理

在制定教學(xué)檔案的歸檔范圍和保管期限的基礎(chǔ)上，可以將二級學(xué)院的教學(xué)檔案劃分成以下幾類來管理：綜合類，綜合類檔案包括學(xué)校學(xué)院制定下發(fā)的有關(guān)教學(xué)規(guī)章制度與規(guī)定、與教育教學(xué)相關(guān)的會議通知及文件等;管理類，教學(xué)管理類涵蓋與學(xué)生學(xué)籍管理相關(guān)的文件、試驗項目文件、教學(xué)檢查表以及教學(xué)媒體課件等;業(yè)務(wù)類，教學(xué)業(yè)務(wù)類涵蓋的材料主要有實習(xí)大綱、畢業(yè)設(shè)計報告、教學(xué)總結(jié)、教案等。

3.實施信息化

信息化的發(fā)展階段從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化，再到智慧化。信息化的特點是工作效率高，信息資源可高度共享，信息記錄比較全面。數(shù)字化是基礎(chǔ)，包括存量檔案資源的數(shù)字化，增量資源的電子化歸檔等。信息化建設(shè)包括人才隊伍建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施硬件平臺、數(shù)字資源體系、基礎(chǔ)軟件平臺、標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)、安全保障體系等六個方面。關(guān)于人才隊伍建設(shè)，一是要引進和培養(yǎng)相關(guān)人才，二是要通過建立有效的激勵機制，鼓勵檔案人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識，三是全員信息素養(yǎng)的培養(yǎng)。

4.做好著錄標(biāo)引

著錄標(biāo)引是存儲與檢索最為基礎(chǔ)的工作，簡單的來說，著錄就是提示文獻外部征;標(biāo)引是揭示文獻內(nèi)容特征。著錄標(biāo)引不僅應(yīng)用在紙質(zhì)載體，還要在數(shù)字化的信息中充分利用，規(guī)范語言是人機快速交互的樞紐，一方面通過簡潔的詞匯向人傳遞其背后的信息;另一方面通過負(fù)責(zé)后端的數(shù)據(jù)處理得出相關(guān)標(biāo)簽。因此著錄標(biāo)引應(yīng)該是人為規(guī)定的高度精練的特征詞匯來揭示文獻特征，這些詞匯必須具備兩個重要特征：語義清晰，使用者能簡單易懂地理解每個主題詞的含義;指向明確，一個主題詞通常只反映一個信息。通過對檔案信息進行著錄標(biāo)引，能夠更加快速的調(diào)取教學(xué)檔案資料，進而使檔案管理人員工作的效率得到提升。

5.建立特色教學(xué)檔案庫

為了更好的管理教學(xué)檔案，高校學(xué)院應(yīng)構(gòu)建一套完善的電子數(shù)據(jù)庫，而紙質(zhì)副本不僅符合現(xiàn)代化的管理要求，而且有助于管理水平的提升。

第一，科學(xué)的管理原文。基于教學(xué)檔案體系，為教學(xué)檔案構(gòu)建專門的電子群庫，并利用多媒體來逐層建設(shè)畫面，從而建立起一個涵蓋諸多數(shù)據(jù)庫的“群庫”。如此一來，能夠?qū)W(xué)院教學(xué)檔案的特色充分突顯出來，并使教學(xué)檔案管理的規(guī)范性與完整性得到全面提升。

第二，通過學(xué)校網(wǎng)站上的“文件資料管理”軟件來管理所有檔案的條目。設(shè)置不同的查詢方式，如關(guān)鍵字、年度等，并將順序、發(fā)文日期等排序查詢的方式添加到其中。針對進入二級學(xué)院的密碼，可以根據(jù)體系的編號將本院所有檔案的目錄與條文輸入，使用戶能夠任意點擊其中一個快速的將材料的條目與出處查到，接著根據(jù)所需對原文的數(shù)據(jù)庫進行查找。

第三，為分院建立“資料檔案在線”網(wǎng)頁，基于本院的檔案管理系統(tǒng)對相應(yīng)的檢索模塊進行設(shè)置，并且可以對能夠公開的檔案資料進行查找。在與校園網(wǎng)鏈接到一起之后，不僅提高了查閱的速度，而且使訪問率得到了提升。由于該檢索工具是基于不同的利用需求所編制，因此不僅能夠?qū)^藏信息資源全面揭示出來，而且有助于學(xué)院更好的開發(fā)與利用教學(xué)檔案信息;

最后，統(tǒng)一管理檔案編研成果，數(shù)字化索引類的檔案編研成果。在管理實踐期間，筆者發(fā)現(xiàn)通過編研教學(xué)檔案，能夠有效促進檔案管理的數(shù)字化。所以，將紙質(zhì)文件融入電子群庫，能夠構(gòu)建起一個內(nèi)容豐富的系級教學(xué)資料群庫，從而使檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

四、結(jié)語

二級學(xué)院的教學(xué)檔案是學(xué)校檔案資源體系的重要組成部分，教學(xué)檔案工作也是學(xué)校檔案工作體系不可或缺的，教學(xué)檔案質(zhì)量好壞是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，也是教育教學(xué)評估的重要依據(jù)，是學(xué)生培養(yǎng)和教學(xué)活動的真實記錄。目前主要存在教職工歸檔意識淡薄、缺乏專業(yè)人員、歸檔效率不高、數(shù)字化建設(shè)意識淡弱薄等問題，需要加強檔案管理人員的專職化以及非專業(yè)人員的素養(yǎng)培訓(xùn)，加強教職工歸檔意識，從而使教學(xué)檔案信息的管理實現(xiàn)標(biāo)簽化、數(shù)字化與共享化。

筆者通過對高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的狀況及其存在的普遍性問題進行分析，發(fā)現(xiàn)存在教學(xué)檔案歸檔意識淡薄、專業(yè)人員缺乏、信息化程序低、學(xué)校檔案機構(gòu)對二級學(xué)院指導(dǎo)欠缺等等多方面的問題，提出了新式集成化管理模式、檔案人員隊伍專業(yè)化、加強教職工歸檔意識、融入審美情趣實現(xiàn)內(nèi)容與形式的完美統(tǒng)一等管理理念。探討從資源集約化和管理集團化的管理模式、檔案資源分類管理、實施信息化途徑、對檔案資源做好著錄標(biāo)引、建議特色教學(xué)檔案庫等方面來提升二級學(xué)院教學(xué)檔案管理專業(yè)水平。

文章主要分析傳統(tǒng)教學(xué)檔案工作流程及管理方式的弊端，從提升二級學(xué)院教學(xué)檔案管理理念和提升專業(yè)水平兩個方向，思考如何提升高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理建設(shè)水平。由于水平有限，研究存在不足，特別是在對二級學(xué)院的檔案管理信息化和集團化體系架構(gòu)等方面還有待更深入的研究。

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（作者單位：湖南省語言文字培訓(xùn)測試中心）

基金項目：湖南省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃專項課題（PZ194099）《檔案數(shù)據(jù)挖掘在高校助學(xué)金評定中的應(yīng)用研究》研究成果之一。

作者簡介：鄢明芳（1967-），女，湖南益陽人，學(xué)歷：本科，職稱：副研究館員，研究方向：檔案管理與電子檔案。