現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，大量先進(jìn)的技術(shù)在日常工作、學(xué)習(xí)中得到了運(yùn)用，檔案管理領(lǐng)域也是如此。隨著現(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的檔案管理模式，通過(guò)電子檔案極大的縮小了檔案保存所需的空間，提高了檔案資源利用效率。與此同時(shí)，新的檔案管理模式也為檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，需要檔案管理工作者對(duì)此加以研究，以更好的適應(yīng)現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下的檔案管理工作。本文基于此，分析了現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，并未新時(shí)期加強(qiáng)檔案管理工作提出了建議。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代辦公技術(shù);檔案管理;影響;對(duì)策

隨著電子計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的不斷發(fā)展，一個(gè)覆蓋全世界的信息化時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。新的時(shí)代到來(lái)，它在給生活在這個(gè)時(shí)代的人們帶來(lái)極大便利便利，人們可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能獲得來(lái)自全球任何地方的信息，人們戲稱“地球越來(lái)越小了”。在檔案管理工作中，現(xiàn)代辦公技術(shù)也得到了比較廣泛的應(yīng)用，檔案管理的效率和質(zhì)量明顯提升，人們也越來(lái)越重視現(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。但是現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理究竟有哪些影響，哪些影響是積極的，又帶來(lái)了哪些挑戰(zhàn)，如何充分發(fā)揮其積極作用，克服挑戰(zhàn)帶來(lái)的不利影響，使其更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，這是一個(gè)值得討論的課題。

一、檔案管理應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)現(xiàn)狀

檔案作為一個(gè)單位發(fā)展的記錄，其中涉及單位改革過(guò)程、業(yè)務(wù)信息等重要內(nèi)容，在單位發(fā)展中占據(jù)重要位置。在環(huán)保要求的不斷加強(qiáng)和科技水平的持續(xù)進(jìn)步雙重推動(dòng)下，很多單位的檔案管理應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)的現(xiàn)象比較普遍，但是仍然存在諸多問(wèn)題。

1.現(xiàn)代辦公技術(shù)檔案管理意識(shí)淡薄

很多單位部門在工作過(guò)程中，逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，工作重心不斷向檔案偏移，增加資金投入，但是就檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)來(lái)看，管理意識(shí)淡薄，很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)認(rèn)識(shí)不夠，投入的精力和資金有限，對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)知之甚少。另外，很多單位和部門在長(zhǎng)期手工檔案管理模式的影響下，短時(shí)間內(nèi)無(wú)法掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，自我感覺(jué)手工方式簡(jiǎn)單高效，但是從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，卻無(wú)法適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。即使很多單位安裝檔案信息化管理系統(tǒng)，也會(huì)礙于操作者不會(huì)使用或安裝不便閑置割舍。

2.環(huán)境設(shè)施條件不完善

應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理，需要大量的硬件設(shè)備予以支持，就需要大筆資金采購(gòu)相應(yīng)的設(shè)備。而且，現(xiàn)在辦公設(shè)備在應(yīng)用過(guò)程中，需要后期持續(xù)維護(hù)，成本較高。所以，很多單位為了節(jié)省開支，采購(gòu)的設(shè)備不齊全或版本過(guò)低。公路系統(tǒng)內(nèi)各單位使用的設(shè)備規(guī)格不同，統(tǒng)籌難度較大，也就無(wú)法形成相互通用的檔案管理軟件系統(tǒng)。除了硬件設(shè)施，人才資源對(duì)檔案管理信息化來(lái)說(shuō)也極為重要，當(dāng)前從事檔案管理的人員對(duì)應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)的重要性認(rèn)識(shí)不足，專業(yè)水平有限，接受現(xiàn)代辦公技術(shù)的效果不佳。同時(shí)，應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理，除了要求管理人員具備一定的檔案管理知識(shí)外，還需要計(jì)算機(jī)應(yīng)用、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)的積累。

3.現(xiàn)代辦公技術(shù)檔案管理未能凸顯公路工作特點(diǎn)

公路系統(tǒng)工作檔案數(shù)量多、種類雜、專業(yè)性強(qiáng)，是公路工程建設(shè)和開展各種公路服務(wù)業(yè)務(wù)的信息參考。從目前公路檔案工作來(lái)看，雖然應(yīng)用現(xiàn)在辦公技術(shù)，但是內(nèi)容依然按照普通檔案標(biāo)準(zhǔn)來(lái)實(shí)施，未能充分利用現(xiàn)代辦公技術(shù)凸顯公路檔案的社會(huì)功能。公路檔案大多數(shù)只供公路系統(tǒng)內(nèi)部查閱，而與人們息息相關(guān)的出行公路動(dòng)向，則依靠社會(huì)第三方平臺(tái)獲得，官方公路系統(tǒng)沒(méi)有信息化平臺(tái)向大眾開放?？梢?，目前的現(xiàn)代辦公技術(shù)檔案管理未能體現(xiàn)公路工作的社會(huì)性、民眾性和服務(wù)性的特點(diǎn)。

二、現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

現(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用具有十分深遠(yuǎn)的影響，一方面它改變了傳統(tǒng)的檔案管理理念，另一方面它改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式、管理方法等，使檔案管理更加高效、便捷，同時(shí)也對(duì)檔案管理者的素質(zhì)提出了更高的要求。

1.促進(jìn)了管理方法的革新

在現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下，檔案管理從以紙質(zhì)檔案為主的方式向以電子檔案為主的方式轉(zhuǎn)變。電子檔案一般存儲(chǔ)于光盤、硬盤或者云平臺(tái)，他們與紙質(zhì)檔案相比更加節(jié)約空間，更加便利化。在這種條件下，檔案的收集、整理、歸檔、應(yīng)用等發(fā)生了很大的變化，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在明顯的區(qū)別。電子檔案資料的形成需要借助電子計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)存儲(chǔ)、整理、歸檔、登記、立卷、著錄等，并且可以按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行多方位、多角度的重新整合，方便不同需求的使用者快速、精準(zhǔn)的找到相關(guān)的資料。在電子化檔案的檔案管理方式中，檔案資料擺脫了傳統(tǒng)檔案受到時(shí)間、空間因素的制約，使得檔案管理的質(zhì)量和效率大大提升。電子檔案的出現(xiàn)徹底顛覆了傳統(tǒng)檔案管理的方式，為新時(shí)代的檔案管理創(chuàng)造了廣闊的空間。

2.改變了傳統(tǒng)的管理模式

檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性的管理工作，它集政治性、科學(xué)性、服務(wù)性于一身，其中服務(wù)性是其根本屬性，也即是其對(duì)于人類的有用性是他的根本目的。在現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下，檔案管理工作被賦予了極大的舞臺(tái)，這也使得傳統(tǒng)檔案管理模式受到了沖擊。從檔案管理的本質(zhì)屬性來(lái)看，檔案管理其實(shí)是一種保存和提供信息的過(guò)程，如果只有保存而不能提供信息則檔案管理失去了其價(jià)值，如果沒(méi)有保存也就沒(méi)有后期的一系列服務(wù)。這就要求檔案管理工作牢固樹立服務(wù)的理念，創(chuàng)建全新的管理模式。說(shuō)的更加明確一些，就是充分利用現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，為使用者提供更加全面、更加準(zhǔn)確、更加有用的信息，這是目前檔案管理從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)型的現(xiàn)實(shí)要求。

3.提出了新的更大挑戰(zhàn)

在現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下，檔案管理方式、管理模式的變化也對(duì)檔案管理工作者提出了全新的要求，需要檔案管理工作者具備更高的綜合素質(zhì)。但是從我國(guó)目前的情況來(lái)看，檔案管理工作者還不能夠有效適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的需要，一些檔案管理工作者管理理念和管理知識(shí)陳舊，不掌握新型管理技能，比如不了解電子文件整理、信息保護(hù)設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)病毒防護(hù)，有的甚至對(duì)基本的信息收集、錄入、整理、分類、歸檔等都不熟悉，根本不能適應(yīng)現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下檔案管理工作的需要，嚴(yán)重影響了我國(guó)檔案管理工作的創(chuàng)新。雖然現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理提出了更大的挑戰(zhàn)，但是這些挑戰(zhàn)都是暫時(shí)的，檔案信息化管理是一種發(fā)展趨勢(shì)，我們必須適應(yīng)這種趨勢(shì)才能更好地開展檔案管理工作，使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

4.電子檔案界定原件困難

因?yàn)閼?yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件改變?yōu)殡娮游募?，?shí)現(xiàn)了系統(tǒng)內(nèi)部的無(wú)紙化辦公。無(wú)論是電子檔案的制作，還是電子檔案的傳遞，都通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，無(wú)論誰(shuí)接收到的文件都是一樣的，而紙質(zhì)文件的原件都有紅色蓋章、字跡清晰，復(fù)印件則是對(duì)原件的復(fù)制，蓋章變?yōu)楹诎咨?，字跡模糊，通過(guò)肉眼即可辨別。所以，與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的原件和傳遞件毫無(wú)差別，對(duì)原件的界定難度較大。另外，即使檔案使用者使用存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)電子文檔進(jìn)行拷貝，無(wú)論拷貝者是誰(shuí)，拷貝地點(diǎn)何處，他們拷貝的文件與原件一模一樣，而且在計(jì)算機(jī)上顯示也無(wú)是否原件的標(biāo)識(shí)。所以，限于電子檔案界定原件困難，就需要應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，要做好標(biāo)記、保密等工作。比如：在電子檔案原件中插入隱藏的標(biāo)識(shí)，只有管理者可見，使用者不可見;將電子檔案原件設(shè)置密碼，只有經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的批準(zhǔn)，才可查閱和拷貝，并詳細(xì)記錄拷貝人員和拷貝時(shí)間，由經(jīng)辦人簽字。

三、現(xiàn)代辦公技術(shù)下加強(qiáng)檔案管理的建議

在現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下，怎樣更加有效地利用現(xiàn)代辦公技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理是一個(gè)重要的課題，重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)從把握電子檔案文檔管理的特點(diǎn)、保持電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)與完整、提高從業(yè)者素質(zhì)、維護(hù)檔案信息安全等幾個(gè)方面加以改進(jìn)。

1.充分把握電子檔案文檔管理的特點(diǎn)

電子檔案文件與紙質(zhì)檔案文件在內(nèi)容上并沒(méi)有本質(zhì)區(qū)別，但是在處理方式上卻迥然不同，具有其自身獨(dú)有的特點(diǎn)，決不能將紙質(zhì)檔案文件管理的方法直接復(fù)制到電子檔案文件管理中。電子檔案文件通過(guò)電子計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新型技術(shù)進(jìn)行檔案管理，包括信息的收集、整理、歸檔、應(yīng)用等。在處理文件的過(guò)程中，上述新型技術(shù)僅僅是一種手段，沒(méi)有了這些手段，使用現(xiàn)在辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理就失去了相應(yīng)的媒介。為了更好的進(jìn)行電子檔案文檔管理，就必須充分把握電子檔案文檔管理的特點(diǎn)，并針對(duì)其特點(diǎn)采取相應(yīng)的管理措施。比如，電子檔案文件具有十分便捷的可復(fù)制性，可以針對(duì)不同的用戶設(shè)置不同的分類模式，為用戶提供更加具有針對(duì)性的服務(wù)，提升用戶的獲得感。

2.確保電子檔案文件的真實(shí)性和完整性

無(wú)論是紙質(zhì)檔案文件還是電子檔案文件，其最本質(zhì)的屬性就是信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，失去了這一特性，檔案管理也就失去了意義。當(dāng)前，電子檔案管理中存在著諸如信息收集整理不規(guī)范、方法不恰當(dāng)?shù)葐?wèn)題，這些問(wèn)題的存在影響了電子檔案文件的真實(shí)性和完整性。為了充分保證電子檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性，就必須建立和完善電子檔案信息收集、整理、歸檔、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程，確保電子檔案文件處理的全過(guò)程符合相關(guān)的規(guī)范要求。要建立針對(duì)電子文件操作者的可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制，設(shè)置符合安全要求的操作日志，并采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施等，以保證電子文件的真實(shí)性和完整性;要建立健全電子文件管理制度，為確保電子檔案文件的真實(shí)性、有效性提供制度保障;要通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)措施對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，確保數(shù)據(jù)來(lái)源的可靠性。只有通過(guò)這種全方位、全過(guò)程的控制措施，才能真正地確保電子文件的真實(shí)性和完整性。

3.全面提升檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

在現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下，檔案管理工作者的綜合素質(zhì)在很大程度上決定著電子檔案管理的水平，必須充分認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)和鍛煉檔案管理工作者的重要意義。檔案管理工作者必須具備過(guò)硬的政治素養(yǎng)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)具有熟練應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理的技能，二者缺一不可。過(guò)硬的政治素養(yǎng)是做好檔案管理工作的前提，熟練應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段是實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的基礎(chǔ)。要切實(shí)加大針對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)力度，定期開展專業(yè)化培訓(xùn)，從政治素養(yǎng)、管理理念、管理方法、技術(shù)能力等方面進(jìn)行全方位培訓(xùn)，讓檔案管理工作者能夠在現(xiàn)在花辦公條件下積極適應(yīng)甚至創(chuàng)造性開展檔案管理工作，為檔案管理貢獻(xiàn)自己的力量。

4.重視和確保電子檔案文件的安全

與紙質(zhì)檔案文件不同，電子檔案文檔在保管上有其特殊性。電子檔案文件以數(shù)據(jù)的形式存于硬盤、光盤、云系統(tǒng)內(nèi)，雖然在保管方面十分便捷，但是也存在諸如容易被篡改、刪除、介質(zhì)容易損毀等問(wèn)題。必須高度重視并確保電子檔案文件的安全，要切實(shí)把好電子檔案文件載體的質(zhì)量關(guān)，使用安全可靠的數(shù)據(jù)載體;要做好外部防護(hù)工作，確保電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備不會(huì)受到來(lái)自外部的威脅而出現(xiàn)損毀，比如遭到嚴(yán)重撞擊、火燒等;要做好文件數(shù)據(jù)的備份，始終保有兩份及兩份以上的電子文檔，防止因文件數(shù)據(jù)丟失帶來(lái)的負(fù)面影響，切實(shí)保障信息數(shù)據(jù)安全;要定期對(duì)電子計(jì)算機(jī)的殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)更新，并適時(shí)做好殺毒工作，防止電子計(jì)算機(jī)受到病毒的攻擊，造成數(shù)據(jù)的損壞或丟失。

5.重視電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套管理

從目前檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，電子檔案還無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案依然發(fā)揮著十分重要的作用，這就要求檔案管理工作者必須同時(shí)重視電子檔案盒紙質(zhì)檔案的管理工作。盡管如此，應(yīng)用現(xiàn)代化辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理仍然是一種發(fā)展趨勢(shì)，尤其是在電子檔案的應(yīng)用方面，現(xiàn)代化辦公技術(shù)的引入使檔案應(yīng)用的效率大大提升。而紙質(zhì)檔案存在的意義在于其能夠最準(zhǔn)確的還原檔案的原貌，確保檔案的真實(shí)性。針對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案的不同特點(diǎn)，要充分發(fā)揮其各自的優(yōu)勢(shì)，在運(yùn)用現(xiàn)代辦公技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面更加重視如何更加有效地利用檔案，在紙質(zhì)檔案的管理過(guò)程中，更加重視如何更加有效地保存原始檔案。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下，新技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理帶來(lái)了極大地便利，人們可以更加便捷的收集、整理、歸納、使用各類檔案數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的充分共享。與此同時(shí)，新的檔案管理方法、新的檔案管理模式又為檔案管理帶來(lái)了諸多挑戰(zhàn)，但是絕不能因噎廢食，只有充分了解現(xiàn)代辦公條件下檔案管理的特點(diǎn)，采取有針對(duì)性的措施，才能更加積極適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的需要，使檔案管理工作更好的服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

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（作者單位：淄博市淄川公路事業(yè)服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：楊學(xué)兵（1967-），男，漢族，山東淄博人，檔案館員，大學(xué)學(xué)歷，從事檔案管理相關(guān)工作。