檔案數(shù)字化的質(zhì)量與安全保密控制探討

李忠榮

摘 要：在當(dāng)前檔案管理中，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用發(fā)揮了重要的作用，通過(guò)數(shù)字化檔案的建設(shè)和管理，可使檔案管理的效率得到整體提升，同時(shí)也能夠便于檔案使用者對(duì)檔案信息進(jìn)行獲取，為了加強(qiáng)檔案的利用效果，應(yīng)重視檔案數(shù)字化質(zhì)量管理以及安全保密控制。本文對(duì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了概括，提出了檔案數(shù)字化質(zhì)量控制及檔案安全保密控制工作具體策略，通過(guò)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理效果，可使檔案的價(jià)值得到提升。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;質(zhì)量控制;安全保密

在信息技術(shù)的快速發(fā)展下，各行業(yè)開(kāi)始運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)開(kāi)展工作，尤其是數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，發(fā)揮出了較多的優(yōu)勢(shì)。在我國(guó)的檔案建設(shè)及管理中，數(shù)字化檔案也逐漸產(chǎn)生，采用數(shù)字化檔案管理可使管理的效率提升，保證了檔案文件的質(zhì)量。而檔案數(shù)字化的安全性受到了社會(huì)的關(guān)注，因此，為了提升數(shù)字化檔案管理的安全水平，應(yīng)采取有效的措施來(lái)加強(qiáng)檔案安全保密控制，使檔案管理能夠得到進(jìn)一步發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1）有利于部門(mén)落實(shí)立卷制度。檔案部門(mén)立卷作為其中的重要內(nèi)容，當(dāng)前檔案室代替部門(mén)立卷的問(wèn)題比較顯著，一些立卷單位分多次將分散的材料交給檔案室進(jìn)行立卷。在這種情況下，檔案管理員對(duì)部門(mén)的工作缺少了解，難以判斷材料是否完善，導(dǎo)致歸檔工作的質(zhì)量降低。采用數(shù)字化檔案管理的模式，可使各個(gè)歸檔部室的人員將文件錄入到系統(tǒng)中，由檔案管理員進(jìn)行統(tǒng)一的編碼和立卷，使檔案的歸檔工作開(kāi)展更加高效和規(guī)范。

2）使檔案管理工作不受局限性影響。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，只能在上班的時(shí)間開(kāi)展工作，同時(shí)工作的環(huán)境中應(yīng)包括管理人員以及利用者、辦公設(shè)備等內(nèi)容。采用檔案數(shù)字化管理模式可使傳統(tǒng)的模式得到改善，使用網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)就可以進(jìn)行檔案管理，這種變化可使檔案管理的效率提升。單位部門(mén)產(chǎn)生的電子文件可通過(guò)編碼和解碼來(lái)形成電子檔案，使用硬盤(pán)進(jìn)行儲(chǔ)存，這種方式使儲(chǔ)存變得更加靈活，僅僅通過(guò)允許就可以隨時(shí)對(duì)所需的檔案信息進(jìn)行獲取和查閱，因此能夠加強(qiáng)檔案管理的效果。立卷部門(mén)只要在日常工作中將部門(mén)的文件材料輸入到計(jì)算機(jī)中，之后將歸檔材料提交給檔案室，通過(guò)檔案管理人員的操作就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的整個(gè)工作流程。在管理中使用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可對(duì)其進(jìn)行立卷、編目以及打印等操作。

3）提升檔案信息利用的質(zhì)量。采用傳統(tǒng)模式進(jìn)行檔案分類(lèi)整理，這個(gè)過(guò)程比較繁瑣，僅僅能夠保證檔案的完整安全保管和單個(gè)文件利用。采用檔案數(shù)字化管理模式后，各類(lèi)檔案電子文件集中存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中，經(jīng)過(guò)立卷后使用檢索功能可以查找到同一問(wèn)題的多個(gè)有歷史聯(lián)系的電子文件，這種方式可使檔案利用者獲取到更加全面的信息，使檔案信息的利用發(fā)揮出更好的作用。

2 檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的有效措施

1）提升檔案管理人員素質(zhì)水平。在檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中，要想有效加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理，應(yīng)提升管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平，使人員的整體能力提升，減少對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的影響。應(yīng)建立檔案數(shù)字化管理的人才管理制度，對(duì)檔案管理人才進(jìn)行引進(jìn)，為數(shù)字化檔案管理工作提供更好的條件，使具有數(shù)字化操作能力和檔案管理知識(shí)的人員參與到管理工作中。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員的檔案管理數(shù)字化知識(shí)培訓(xùn)，使人員能夠?qū)n案管理有全面的了解，提升自身的信息技術(shù)素養(yǎng)水平，能夠有效運(yùn)用數(shù)字化檔案軟件開(kāi)展工作。

2）制定完善的數(shù)字化檔案管理方案。應(yīng)根據(jù)數(shù)字化檔案館管理的目標(biāo)和要求，將檔案數(shù)字化建設(shè)中的問(wèn)題處理好，建立科學(xué)完善的檔案管理數(shù)字化工作方案。首先，應(yīng)將檔案管理數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行明確，重視檔案數(shù)字化管理總體目標(biāo)與階段目標(biāo)的設(shè)置，根據(jù)實(shí)際情況來(lái)制定管理方案，還應(yīng)結(jié)合數(shù)字化檔案管理的科學(xué)理念開(kāi)展工作。其次，應(yīng)制定詳細(xì)的檔案管理數(shù)字化工作制度，使管理工作能夠得到規(guī)范，減少檔案管理中的問(wèn)題，使檔案管理數(shù)字化更加標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)能夠使人員按照要求進(jìn)行操作，保證檔案數(shù)字化管理的效果。

3）建設(shè)檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)。為了提升檔案管理數(shù)字化工作的水平，應(yīng)完善檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)，使用專(zhuān)業(yè)的軟件，使檔案管理數(shù)字化的開(kāi)展更加順利，全面發(fā)揮出檔案管理數(shù)字化的功能。應(yīng)通過(guò)軟件系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲(chǔ)以及檢索，使檔案數(shù)據(jù)的處理更加高效，還應(yīng)提醒檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息中的錯(cuò)誤問(wèn)題產(chǎn)生重視，避免錯(cuò)誤帶來(lái)影響。其次，應(yīng)對(duì)檔案管理數(shù)字化軟件進(jìn)行有效的維護(hù)，避免軟件在使用中出現(xiàn)問(wèn)題，影響工作的進(jìn)行，定期進(jìn)行更新和維護(hù)，使軟件的使用具有更好的效果，能夠?yàn)闄n案管理數(shù)字化的進(jìn)行帶來(lái)有利的條件。

3 檔案安全保密控制工作具體策略

1）加強(qiáng)安全保密技術(shù)應(yīng)用。在數(shù)字化環(huán)境中，為了提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，應(yīng)重視安全保密控制工作，避免信息產(chǎn)生流失等問(wèn)題，使檔案數(shù)據(jù)安全得到保障。首先，應(yīng)引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理軟件操作系統(tǒng)，使用有效的加密技術(shù)以及防火墻技術(shù)等進(jìn)行加密處理，使檔案信息能夠得到保護(hù)，加強(qiáng)了檔案信息安全保密效果。其次，應(yīng)重視使用安全防護(hù)技術(shù)，對(duì)相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行改善，可利用內(nèi)網(wǎng)開(kāi)展檔案信息管理工作，避免信息被篡改，發(fā)揮出安全保密控制的有效作用。

2）建立科學(xué)的安全管理制度。通過(guò)建立完善的檔案管理制度，可使檔案的安全保密工作進(jìn)行更加高效。在數(shù)字化環(huán)境中進(jìn)行檔案建設(shè)和管理，應(yīng)對(duì)相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行明確，使檔案的操作使用能夠具有安全性，這樣可使檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)。應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案使用過(guò)的程序以及安全方案要求進(jìn)行全面的完善，針對(duì)不同級(jí)別的檔案使用及管理人員應(yīng)開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)，結(jié)合檔案安全內(nèi)容進(jìn)行教育。還應(yīng)建立保密制度，加強(qiáng)對(duì)保密檔案使用的專(zhuān)門(mén)審核，并且使保密檔案數(shù)據(jù)信息在封閉環(huán)境中使用，這樣可使檔案泄密的風(fēng)險(xiǎn)降低，提升數(shù)字化檔案管理的安全水平。

3）重視塑造檔案安全保密氛圍。在檔案管理中，為了進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全保密控制工作的效果，應(yīng)建立一定的安全保密控制氛圍，使人員形成正確的習(xí)慣。首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案使用等人員的安全教育，使人員能夠具有安全保密意識(shí)，提升其安全保密技能水平，根據(jù)檔案管理中容易產(chǎn)生的安全問(wèn)題，應(yīng)對(duì)人員進(jìn)行相應(yīng)的警示教育，使檔案保密安全控制工作的質(zhì)量得到提升，減少安全問(wèn)題的產(chǎn)生。其次，在建設(shè)檔案保密文化氛圍的時(shí)候，可開(kāi)展關(guān)于檔案安全保密內(nèi)容的活動(dòng)，使人員能夠更加重視對(duì)檔案的安全保護(hù)，定期開(kāi)展檔案安全工作檢查，使檔案數(shù)據(jù)的管理能夠得到安全保障。此外，應(yīng)結(jié)合檔案安全工作的情況進(jìn)行有效的調(diào)整，考慮到檔案管理的需求和實(shí)際現(xiàn)狀，及時(shí)將漏洞進(jìn)行更新，做好病毒查殺工作，使數(shù)字化檔案管理能夠具有更好的條件，全面加強(qiáng)管理的效果。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展為檔案管理提供了更加便捷的條件，提升了檔案管理利用的效率。采用數(shù)字化檔案管理可使檔案文件的歸檔、整理以及存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)變得更加便利，能夠保證檔案文件的完整性，同時(shí)也減少了工作的繁瑣過(guò)程。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的質(zhì)量控制和安全保密管理，重視對(duì)檔案的管理，借助先進(jìn)技術(shù)提升管理質(zhì)量，使檔案信息能夠得到有效的保護(hù)，進(jìn)而使檔案管理工作得到全面的改善。

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