論基層農(nóng)業(yè)科研院所如何規(guī)范文書(shū)檔案的管理工作的若干問(wèn)題思考

蔡云婷

摘 要：在基層農(nóng)業(yè)科研院所工作中，文書(shū)檔案管理屬于基礎(chǔ)性和服務(wù)性工作，發(fā)揮著極為重要的作用。能夠記載和整合基層農(nóng)學(xué)科研院所工作的歷史成績(jī)和管理水平等內(nèi)容，可以作為院所發(fā)展的重要依據(jù)。本文對(duì)基層農(nóng)業(yè)科研院所文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出規(guī)范文書(shū)檔案管理工作的意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：基層管理工作;農(nóng)業(yè)科研院所;文書(shū)檔案;管理工作

基層農(nóng)業(yè)科研院所中文書(shū)檔案管理工作具有極為重要的意義，能夠體現(xiàn)本單位的工作成績(jī)和管理水平?，F(xiàn)階段，基層農(nóng)業(yè)科研院所更偏重于進(jìn)行科學(xué)研究，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視程度不足，工作中沒(méi)有充分的挖掘和利用文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值，因此文書(shū)檔案管理工作不能為農(nóng)業(yè)科研院所發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。新形勢(shì)下，為了能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，農(nóng)業(yè)科研院所需要強(qiáng)化文書(shū)檔案管理能力，為單位建設(shè)和科研活動(dòng)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 基層農(nóng)業(yè)科研院所文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案管理工作的作用

農(nóng)業(yè)科研院所是進(jìn)行科學(xué)研究的單位，科研是整個(gè)單位的核心工作，其他工作都是圍繞整個(gè)核心展開(kāi)的。大多數(shù)的員工心中，甚至有些管理人員心中，對(duì)文書(shū)檔案管理工作都沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作只是存留一些資料和文件，只有需要的時(shí)候才會(huì)想到這個(gè)部分。因?yàn)閷?duì)此項(xiàng)工作沒(méi)有足夠的重視，因此在此項(xiàng)工作上的投入力度不足，因此文書(shū)檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮出其優(yōu)勢(shì)作用。

1.2 文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不足

農(nóng)業(yè)科研院所是公益屬性的事業(yè)單位，工作人員大多數(shù)都是從事農(nóng)業(yè)科技研究工作的技術(shù)人員，管理人員數(shù)量有限，還有很多人身兼數(shù)職。文書(shū)檔案管理者也是如此，處理要負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作之外，還可能需要處理行政、后勤等工作，不能將全部的精力和時(shí)間都投入到文書(shū)檔案管理工作中，因此文書(shū)檔案管理工作會(huì)存在各種問(wèn)題，比如不能及時(shí)收集、材料不齊備、分類(lèi)不規(guī)范等。工作人員的專(zhuān)業(yè)能力不足，同時(shí)缺少參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，需要在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，因此工作的規(guī)范性不足。

1.3 文書(shū)工作和檔案工作不能順暢銜接

檔案管理工作的前提是文書(shū)工作，檔案管理是文書(shū)工作的延續(xù)，兩者之間是一個(gè)統(tǒng)一體，但是又相對(duì)獨(dú)立;聯(lián)系緊密又有明顯的區(qū)別。農(nóng)業(yè)科研院所的文書(shū)管理人員檔案管理能力相對(duì)較弱，檔案管理人員對(duì)文書(shū)工作又不熟悉，因此兩方面工作無(wú)法順暢銜接。工作中，文書(shū)管理人員手中會(huì)保留一些文書(shū)材料，沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間歸檔，會(huì)導(dǎo)致遺漏或是丟失。有些歸檔后也沒(méi)有按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行處理。

1.4 缺乏完善的管理制度

農(nóng)業(yè)科研院所不斷對(duì)自身的管理制度進(jìn)行完善，但是對(duì)于文書(shū)檔案管理工作卻沒(méi)有提出明確的要求和規(guī)范，即便是有些規(guī)定涉及文書(shū)檔案部門(mén)，執(zhí)行力度也不足。因此使得很多具有珍貴價(jià)值的文書(shū)檔案沒(méi)有進(jìn)行合理處理。目前并沒(méi)有規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。檔案材料長(zhǎng)時(shí)間擠壓，沒(méi)有規(guī)范處理和歸檔，查找使用不便利。針對(duì)科研項(xiàng)目的專(zhuān)項(xiàng)檔案管理工作能力不足，檔案通常在科研人員手中存放，導(dǎo)致材料無(wú)法發(fā)揮出實(shí)際價(jià)值。

2 規(guī)范基層農(nóng)業(yè)科研院所文書(shū)檔案管理工作的有效措施

2.1 轉(zhuǎn)變思想，提升對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

基層農(nóng)業(yè)科研的檔案匯總了各項(xiàng)組織活動(dòng)及科研活動(dòng)的完備材料，既體現(xiàn)不同時(shí)期的物化成果，同時(shí)也是同類(lèi)型科研工作重要?dú)v史依據(jù)，對(duì)于院所未來(lái)發(fā)展有著重要作用。因此基層農(nóng)業(yè)科研院所管理人員首先要提升對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視度，將其納入重要管理工作范疇內(nèi)，并且認(rèn)真執(zhí)行和落實(shí)。將相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)定利用多種形式在單位內(nèi)部進(jìn)行宣傳和學(xué)習(xí)，讓職工能夠充分了解文書(shū)檔案管理工作的重要性，從而積極配合文書(shū)檔案管理工作，促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作規(guī)范的開(kāi)展。同時(shí)要建立完善的機(jī)制對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行管控，單位還要加大投入力度，能夠給予文書(shū)檔案工作更多的支持，全面提升文書(shū)檔案管理工作水平和質(zhì)量。

2.2 建立完善的規(guī)章制度

單位需要建立完善的文書(shū)和檔案管理制度，明確工作人員的崗位職責(zé)，制定細(xì)節(jié)工作的規(guī)范和制度，使文書(shū)檔案工作能夠有據(jù)可依，并要求工作人員能夠嚴(yán)格執(zhí)行，確保落實(shí)每項(xiàng)細(xì)節(jié)工作，例如制定文書(shū)檔案收集規(guī)定、保管制度、保密制度、查閱制度和查閱權(quán)限等制度，并且要監(jiān)督工作人員能夠嚴(yán)格按照制定的規(guī)章制度辦公，提升文書(shū)檔案管理工作的實(shí)效性，使文書(shū)檔案管理工作更為規(guī)范和高效。

2.3 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升人員總體素質(zhì)

基層農(nóng)業(yè)科研院所目前專(zhuān)職文書(shū)檔案管理人員較少，工作人員沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)訓(xùn)練，不具備熟練的專(zhuān)業(yè)技能，和工作標(biāo)準(zhǔn)化要求具有較大的差距。如果還兼任其他職位，工作效率較低。因此農(nóng)業(yè)科研院所需要根據(jù)實(shí)際情況，配備足夠的專(zhuān)職文書(shū)檔案管理人員，使其能夠致力于文書(shū)檔案管理工作，提升文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，單位還要積極的引入信息技術(shù)和文書(shū)檔案管理綜合人才，能夠利用信息化技術(shù)不斷完善文書(shū)檔案管理工作。同時(shí)要重視對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，積極學(xué)習(xí)新的知識(shí)和新型工作理念，能夠提升人員的專(zhuān)業(yè)能力和技術(shù)水平，更好的開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，滿足新時(shí)期社會(huì)對(duì)基層農(nóng)業(yè)科研院所文書(shū)檔案管理工作的新要求。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、勇于創(chuàng)新的檔案管理人才。

2.4 強(qiáng)化部門(mén)配合，提升文書(shū)檔案工作效率

檔案工作管理內(nèi)容主要為職能部門(mén)的文書(shū)材料，因此文書(shū)質(zhì)量直接決定了檔案工作水平。必須首先重視提升文書(shū)質(zhì)量，人員需要及時(shí)準(zhǔn)確的處理文書(shū)，重要的治療需要及時(shí)收集，整理后立即歸檔，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案一體化。新時(shí)期，還要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)和智能化技術(shù)，將其應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作中，提升文書(shū)檔案管理工作效率，能夠更好的保存文書(shū)檔案資料，可以方便的調(diào)取和使用，提高文書(shū)檔案的利用率。配備專(zhuān)業(yè)設(shè)備開(kāi)展無(wú)紙化辦公，將文書(shū)檔案處理為數(shù)字資料進(jìn)行存儲(chǔ)，節(jié)省存儲(chǔ)空間同時(shí)還能避免因?yàn)楦鞣N原因?qū)е挛臅?shū)和檔案丟失、破損，更好發(fā)揮文書(shū)檔案工作價(jià)值。

3 結(jié)束語(yǔ)

基層農(nóng)業(yè)科研院所的文書(shū)檔案管理工作客觀的記錄了單位各方面的真實(shí)發(fā)展和科研活動(dòng)等情況，能夠作為后續(xù)工作的重要依據(jù)，具有極高的參考價(jià)值。因此單位領(lǐng)導(dǎo)需要提高重視度，強(qiáng)化部門(mén)之間的配合，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和部門(mén)信息化建設(shè)，提升人員綜合素質(zhì)，全面提升文書(shū)檔案管理工作的水平和質(zhì)量，更好的服務(wù)于科研活動(dòng)和單位發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉丹，閆敏.農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理工作的思考與實(shí)踐[J].管理觀察，2017（10）.

[2]張蔚蔚，吳潔，趙濤.試議農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化建設(shè)[J].農(nóng)業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息，2017（10）.

[3]溫夏萍.農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)研究[J].中國(guó)管理信息化，2019（09）.

[4]范俐.以“南天檔案”軟件為例談?wù)勣r(nóng)業(yè)科研院所的科技檔案錄入[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018（07）.